Според проучвания, проведени от различни набиращи агенции, професията „секретар“ е една от тези, свързани с най-големия брой рафинерии и необходимостта от адаптиране към работния график на ръководството. Тази група включва също шофьори и представители на някои други специалности.
Какво е секретар?
Този термин идва от латинското "тайна", така наречените прокси в древен Рим. И тогава, и по-късно (по кралските дворове) те бяха изключително мъже, понякога успяваха много умело да стигнат до властта.
Тази професия придоби женски облик още в края на Първата световна война, с появата на пишеща машина и появата на такава длъжност като секретар-референт. В наши дни с техните съвременни технологии има дори виртуални асистенти секретари. Това е името на компании или лица, предоставящи онлайн услуги за писане на имейли или получаване на телефонни обаждания (преведени) без физическото присъствие на секретар в офиса.
Какво прави?
Сред хората личният секретар на режисьора има стереотипно изображение - красавица с дълги крака, която може главно да пише на компютър, да прави кафе и да отговаря на обаждания. Понякога това се отразява в шеги с не твърде прилично съдържание. Всъщност професията „секретар“, както и длъжността референт в голяма компания, предполага наличието на много сериозен багаж от умения, знания, а също и определени работни качества. Истинският представител на тази професия не може без организация, старание, точност и дипломация.
Задълженията на секретаря (секретаря-референт) включват познаване на всички нормативни документи, свързани с офисната работа, управление на документи, организация на офисната работа, структура на управление, основни принципи на офис техника, правила за защита на труда. Всичките му многобройни права, задължения и видове извършена работа се регулират от длъжностните характеристики. Тя е основният правен документ, касаещ дейността на такъв служител. За съставянето му във всеки случай се изисква с цялата отговорност.
Нека се запознаем с основните раздели на този документ.
Какво чете инструкцията за помощник секретар?
Общите му разпоредби съдържат името на организацията, посочват непосредствените началници и призовават този, който ще замести секретаря в случай на негово отсъствие. Там ще намерите изискванията за стаж и квалификация на служителя и списък на всички необходими документи за работата (правила, GOSTs, кодове и разпоредби).
Функциите, възложени на секретаря, са дадени във втория (същия) раздел. Това включва задължението да се подготвят необходимите документи съгласно инструкциите на ръководството, да се регистрират, получават и изпращат кореспонденция, да се организира и контролира работата на приемната, да се води документална документация и много други.
По-подробно неговите дейности са описани в следващия раздел - „Задълженията на секретаря“. Говорим за безопасността и отчитането на кореспонденцията, издаване на удостоверения относно различни регистрирани документи, организиране и подготовка на официални срещи, копиране и печат, записване на съобщения за началници, оставени в негово отсъствие и информиране за тях, осигуряване на офиса на компанията с необходимите канцеларски материали.
Във всяка организация задълженията на секретаря могат да имат свои собствени характеристики в зависимост от спецификата на работата. Неговата позиция може да звучи като "секретар-секретар", което означава разширяване на обхвата на основните отговорности.
За правата на секретаря
На какво има право секретарят? Според инструкциите се разрешава да поиска материалите, които ще се изискват при работата в различни отдели на компанията, за да определи процедурата за тяхното използване.
Друго нещо е да прехвърлите сканираните документи директно на изпълнителите директно на изпълнителните директори, да установите последователността на посетителите в приемната и да разпространявате телефонни обаждания според тяхната важност и да изисквате от служителите да обясняват в случай на дисциплинарни нарушения.
Както всеки друг служител, личният секретар на ръководителя има право да работи в подходящи условия, които трябва да спазват изисквания за защита на труда и стандарти за безопасност.
За какво отговаря помощник секретарят?
Той носи отговорност за неразгласяване на поверителна информация, за качеството на документацията и навременно подаване на ръководството й, отговорно отношение към управлението на документи, запазване на собствеността и документите на организацията, тактични отношения с ръководството и служителите.
Следващият раздел от длъжностното описание посочва какви са работните взаимоотношения и функционалните взаимоотношения, които съществуват между помощник секретаря и различни структури на компанията. По правило в средно голяма организация секретарят трябва да взаимодейства по материални и технически въпроси (осигурявайки офиса с офис консумативи) с административно-икономическия отдел, по въпросите на управление на документи - с други звена и, разбира се, директно с ръководството.
Изпълнението на секретаря се оценява според основните избрани критерии, което също е регламентирано в съответния раздел от инструкцията. В по-голямата част от случаите такива критерии са ефективност и старание. Има и ситуации, в които инструкцията подлежи на преразглеждане. Това може да се случи при промяна на функциите му или организационната структура.
За да обобщим
При наемане на лице, назначеното на тази длъжност се запознава с инструкцията за обслужване, в която са изброени всички задължения на секретаря. Припомнете ги отново отново.
- Приемане на телефонни разговори за главата.
- Цялата работа с документацията - сортиране по важност, проектиране, подготовка, получаване и разпространение, съхранение и систематизация.
- Организация на приема на посетители.
- Помощ на шефа при планирането на работния график, ако е необходимо, резервиране на билети и резервация на хотел.
- Подготовка и организация на бизнес преговори.
- Поръчайте офис консумативи и други необходими дреболии, понякога продукти.
След запознаване със списъка на задълженията служителят подписва под инструкцията, също се поставя подписът на ръководителя. Обърнете внимание, че всяка организация има своя версия на инструкцията, но нито една от тях не трябва да противоречи на действащото законодателство или приетите трудови стандарти.
Съдебен секретар
Спецификата на работа във всяка институция, както знаете, е различна. Какво например прави съдебен служител? Какви са неговите длъжностни задължения? Има много от тях:
- дизайн на корици на текущи дела;
- получаване на искове от съдебни помощници;
- подаване на документи и материали по дела;
- съставяне на описи на нови дела;
- номериране на страници;
- разпространение на копия от съдебни решения на участници (страни);
- изпращане на копия от съдебни решения на конкретни лица от името на съдията;
- информиране на страните за датите и датите на съдебните заседания.
В допълнение
Задълженията, изпълнявани от съдебния служител, включват, но не се ограничават до:
- публикуване на списъци със съдебни дела за седмица;
- проверка на външния вид на страните на събранието;
- съдебна документация;
- контрол на получаването и изпращането на всички документи, участващи в случая.
Секретарите трябва да запознаят страните с материалите по делото, да контролират получените уведомления по пощата, да предават разписки, известия, копия от актове и други важни документи. Те въвеждат информация в списания и карти, в компютърната система, разпечатват ръкописни актове, предават делата на съдиите за проверка и ги взимат след нея, издават и подават изпълнителния лист и правят много други неща от името на съдиите.
Изисквания към секретаря
- Документите трябва да бъдат номерирани, подгънати.
- Списък на делата и други документи се съставя отделно.
- Снимките и пликовете са номерирани, в случай на повреда номерирането започва наново, старите числа трябва да бъдат зачеркнати (не се коригират!).
- Всички корекции се удостоверяват в съответствие с приетата форма.
- Покритията на делата се съставят, като се посочват името на съда, номерът и заглавието на делото, имената на страните, датите на начало и край, броя на листовете и срока на годност.
- Инвентаризациите се извършват ръчно или на компютър.
Какво трябва да направи секретарят на училището?
Понякога има реклами „Имам нужда от секретар в училище“. Каква е тази позиция и какво трябва да се направи там? Нека да разберем.
Училищният секретар е първият и най-важен помощник на директора. Той трябва да изпълни всички инструкции и инструкции на своите началници, свързани с функционирането на образователната институция.
Основните му отговорности включват водене на бизнес по промяна на персонала (уволнение, приемане) на служители, записване и експулсиране на студенти. Неговата задача е да изготви документ, който директорът ще трябва да увери със собствения си подпис. Ако е необходимо, секретарят трябва да събере и предаде подписаните документи в подходящия момент за разглеждане на висшите органи.
Други отговорности на училищния секретар включват получаване и предоставяне на информация на ученици и персонал. При липса на директор, секретарят е длъжен да запише общия брой и съдържание на обаждания, жалби и апели на посетители, включително и ученици от началното училище.
допълнително
Марката, която съдържа инструкциите на училищния секретар, гласи: също така е отговорност на последния да изпълни допълнителни (други) инструкции. Какво означава това?
Дешифрира се по следния начин: секретарят на директора на училището трябва да следва всички инструкции, с изключение на лични молби. Това може да бъде например призив за разговор между ученик или учител, изпращане на поща, извършване на паричен превод, закупуване на необходимото за училището оборудване. Този списък е практически неизчерпаем, тоест задълженията на секретаря в училище са много, много обширни.
Ако училището не предвижда длъжността счетоводител, финансовите въпроси се възлагат и на секретаря. Неговата задача е да изпраща информация за заплатите, да попълва табела за време, да прави необходимите корекции.
Помощта на секретаря може да се изисква не само от директора, но и от всеки посетител на рецепцията. Те се обръщат към него да отпечата текста, да копира документа и да изясни огромен брой въпроси.
Ако работите като помощник секретар на изпълнителния директор
В този случай вие сте един от специалистите и директорът ще ви приеме и уволнява, а вие директно ще му се подчините. За да стигнете до тази длъжност, трябва да имате висше (или поне специално средно) образование, стаж от 1 година. Ако няма опит, удостоверение за посещение на курсове за секретар-референт.
Трябва да сте компетентни по въпросите на икономическата и финансовата дейност на предприятието, перспективите за неговото развитие, организацията на управление на документи и управление на работата, компютърни умения и офис техника, превод на чужд език на производствена документация, бизнес етика.
Функции и отговорности
Трябва да поемете всички справочни и информационни услуги, свързани с документацията на предприятието. Както и организацията и контрола на офисната работа в клоновете и отделните подразделения на компанията. Нищо чудно - не сте обикновен секретар-чиновник. Те трябва да могат да документират и бързо да организират дейностите на своите управленски и консултативни органи. Ако няма кадрови инспектор, пазете всички записи и записи на персонала.
Помощникът секретар на генералния директор трябва да подготви документите, необходими за осигуряване на финансово-икономическите дейности на цялото предприятие, да организира приемането им, регистрацията, счетоводството, съхранението. Той контролира точността на подготовка, одобрение и одобрение на цялата документация, представена за подпис на ръководството на предприятието. Взима мерки за качествено своевременно изпълнение на поръчки от висшестоящи, пренася информация директно на изпълнителите, извършва анализ и издава становища по доклади и сертификати, изпращани на ръководството.
В допълнение функциите на секретаря включват поддържане на оперативна комуникация по въпросите на дейността на компанията с граждани - физически лица и отделни организации (държавни и търговски). Приема посетители, може да провежда кадрови дейности - да попълва лични досиета, поръчки, трудови книжки, договори (договори), пътни документи и удостоверения за неработоспособност, да води табела за часове и да издава удостоверения за заплата.
И отново за правата
Тази длъжност предполага не само разширените задължения на секретаря, но и правата, отговарящи на тях. В допълнение към общоприетите, те включват правото да изискват необходимите материали и информация от всякакви функционални услуги на предприятието и изискването за обяснение на причините за забавяне на изпълнението на управленските задачи. Тогава: възможно е да се изисква попълването на документи, подготвени от изпълнители в нарушение на приетите правила в съответствие с GOST 6.38-90 или ISO - международни стандарти за документация.
Той има право да вижда, в рамките на собствената си официална компетентност, документи, свързани с дейностите по управление на предприятията, да представя на ръководството за разглеждане лични предложения за подобряване работата на организацията в областта на управлението на документи и използването на най-новите компютърни технологии.
Той има достъп до документи с надпис „Поверително“ и може да взаимодейства с всички служители и служби на предприятието, за да следи изпълнението на управленските решения и да предоставя тази информация.
