Quan contracti qualsevol especialista, l’empresari inicia una targeta personal especial. Es forma en forma de T-2. Conté diverses dades sobre l’empleat i també indica la data d’ocupació. L’agent de personal es dedica a la preparació d’aquest document. Per introduir dades, s’utilitza una mostra de la targeta personal de l’empleat, que permet comprendre quina informació ha de contenir en aquest document. Aquestes targetes han d’estar formades tant per empreses diferents com per empresaris individuals que contractin oficialment ciutadans.
Calen targetes personals d’empleat?
Les targetes personals estan representades per un important document comptable que conté informació personal sobre un determinat empleat de l'empresa. Les característiques de la seva compilació inclouen:
- certament està format per cada especialista per l'empresari, representat pel cap de l'empresa o per l'empresari privat;
- Per crear aquest document, s’utilitza el formulari T-2 aprovat;
- s’elabora una targeta per a absolutament qualsevol empleat de l’empresa que pugui treballar sobre la base d’un contracte de durada determinada o il·limitat;
- aquest document es crea immediatament després de l’ordenació formal d’un especialista específic, i s’hi introdueix informació fins a la finalització de l’ocupació;
- la targeta personal es tanca en el moment en què el ciutadà se’n va, però al mateix temps s’ha de guardar a l’empresa almenys 10 anys.
Aquestes targetes es troben al departament de personal de qualsevol empresa.
Puc negar-me a sol·licitar targetes personals?
Els empresaris han de preparar i completar aquest document. No està permès substituir les targetes per fitxers personals. Per tant, la targeta T-2 personal és un document obligatori per a tots els empresaris.
Aquest document ha de duplicar la informació introduïda al quadern de treball. Per tant, la informació s’indica no només sobre la contractació, sinó també sobre la recepció de diversos premis per part d’un ciutadà, sobre trasllats, acomiadaments o altres esdeveniments. L’empresari ha de conèixer l’especialista directe amb la signatura de cada entrada indicada a la targeta.
Quins documents es necessiten?
Tots els empresaris han de disposar d’un formulari uniforme de la targeta personal d’un empleat. Per introduir informació diferent en aquest document, el cap de l'empresa ha de sol·licitar al ciutadà certa documentació, que inclou:
- passaport d'un ciutadà;
- llibre de treball;
- el personal militar presenta un DNI militar;
- documents sobre educació;
- SNILS;
- TIN;
- altres documents, i depenen de quina posició ocuparà un ciutadà a l’empresa, per tant, sovint es requereixen certificats mèdics, permís de conduir, certificat de desenvolupament professional, així com diversos papers que confirmen que l’empleat ha rebut anteriorment diversos premis de l’estat.
A més, s'introdueix informació de documents administratius publicats pel cap de l'empresa. El ciutadà transmet altres dades de manera oral, ja que no es poden obtenir de documents oficials. Aquests inclouen informació sobre la composició de la família, informació de contacte, dates de naixement dels fills, nivell de coneixement d’alguna llengua estrangera o altres dades. Tota aquesta informació es transmet de forma oral. Per tant, quan inicialment empleneu una mostra de la targeta personal d’un empleat, cal que l’especialista estigui present durant aquest procés.
Quines seccions hi ha disponibles?
La targeta personal té moltes seccions diferents, cadascuna de les quals té la seva finalitat única. La informació només s’introdueix en presència de documents oficials dels quals es transfereixen dades. Les seccions de la targeta personal de l’empleat estan representades per els següents elements:
- informació general sobre el ciutadà;
- informació sobre el registre militar;
- la data en què un ciutadà va ser contractat o traslladat a un altre lloc de l'empresa;
- informació sobre certificació aprovada;
- informació sobre els cursos sobre la base dels quals es va millorar la qualificació d’un ciutadà;
- recuperació de dades;
- enumera tots els premis, premis i honors rebuts per l’especialista;
- informació de vacances;
- es proporcionen dades sobre diverses prestacions socials que un empleat pot utilitzar en funció dels requisits legislatius;
- informació addicional;
- informació sobre la finalització de les relacions laborals amb l’empleat, i inclou informació sobre la comanda en funció de la qual es va rescindir el contracte laboral.
Cada secció ha d’incloure només informació fiable, per a la qual és important utilitzar els papers rebuts de l’empleat, així com diverses comandes elaborades per l’empresari.
Normes de compilació
Quan introduïu informació al document, es recomana utilitzar una mostra de la targeta personal de l’empleat per tal d’evitar errors. Per mantenir aquest document, es tenen en compte les regles següents:
- el formulari està imprès exclusivament en cartró;
- s'utilitza impressió dúplex;
- si es crea una targeta per a personal científic i pedagògic, s'utilitza el formulari T-4;
- aquesta documentació es guarda a l’arxiu durant 75 anys;
- si l'empresa tanca o la propietat intel·lectual deixa de funcionar, el document serà enviat a l'arxiu de la regió, ja que serveix com a prova de l'ocupació d'un determinat ciutadà.
La targeta personal T-2 no s’inicia per als ciutadans que treballen a temps parcial, per tant es creen exclusivament per a empleats a temps complet.
Els matisos d’omplir
Quan introduïu qualsevol informació en forma de targeta personal, cal que l’oficial de personal s’ajusti a algunes normes. Aquests inclouen:
- les dues primeres pàgines s’han d’omplir immediatament després de contractar un nou especialista;
- totes les altres pàgines que s’omplen durant el treball del ciutadà a l’empresa, per exemple, en rebre un premi o transferir-lo a una altra posició;
- tota la informació es transfereix exclusivament de documents oficials;
- Cada informació introduïda es completa amb una referència a la font, normalment presentada per ordre del manual.
L’empresa pot utilitzar un sistema electrònic que li permeti guardar les targetes personals dels empleats en forma electrònica. Però en tot cas, la documentació completada correctament s’imprimeix en cartró.
A continuació, es pot trobar un exemple de la targeta personal d’un empleat.
Totes les dades s’introdueixen als camps corresponents. Continuació del document següent.
Quina informació personal s’introdueix?
A la primera pàgina de la targeta personal hi ha informació personal sobre l’especialista contractat. Per a això s'utilitzen dades d'un passaport, diploma i altres documents similars disponibles per a l'especialista contractat.
Les regles per introduir informació personal inclouen:
- indica el nom del ciutadà;
- Indiqueu quines llengües estrangeres parla un empleat;
- informació de l’experiència es pot treure del llibre de treball o d’altres documents transmesos per l’empleat;
- es prescriu la data i el lloc de naixement del ciutadà i no és recomanable utilitzar abreviatures;
- si una persona té una segona ciutadania, es prescriu el nom de l’estat;
- informació sobre membres de la família d’un ciutadà;
- El lloc de registre i residència està indicat.
Els punts principals del document s’omplen precisament a l’hora de sol·licitar una feina. La targeta personal de l'empleat es conserva al departament de personal de l'empresa.Un cop entrada tota la informació necessària, l’empleat s’ha d’assegurar de la seva fiabilitat, després de la que signarà el document.
Dades del registre militar
Aquesta informació s'introdueix a la segona secció. A aquest efecte, s'indica si el nou empleat és responsable del servei militar i també es proporciona informació sobre si és apte per al servei militar.
L'empleat del departament de personal ha de rebre informació exclusivament del DNI militar de l'empleat. Si un empleat està sotmès a una trucada, aquest fet s’indica a la targeta personal.
Informació sobre educació
Cada empleat pot tenir el seu propi nivell d’educació, per al qual s’utilitzen els codis adequats durant l’ús de la targeta.
Per exemple, si un empleat només té una formació general bàsica, el número 03 es posa i, si es va graduar, el codi és 18. Si un estudiant estudia als darrers cursos de l’institut, es fa un registre de la presència d’educació superior incompleta. Per fer-ho, es demana al ciutadà un certificat especial, que pot rebre a la institució educativa.
Professió
La informació sobre la professió es troba al paràgraf 7 del document. Refereix quina professió té un nou empleat.
Cal indicar no només la professió principal, sinó també altres, si n’hi ha. La principal hauria de ser l’especialitat, que sigui la més significativa per a l’empresa immediata.
Experiència laboral
Es calcula a partir de la informació disponible al quadern de treball o altra documentació de l’empleat. Mitjançant aquesta informació, podreu entendre si l’empleat té dret a diverses prestacions.
És important considerar no només l’experiència general, sinó també contínua. Per fer-ho, es calcula el temps transcorregut entre les dates d’acomiadament i l’ocupació. Si hi ha un període superior a un mes, en aquest cas l’experiència s’interromp.
Informació de la família
La informació sobre si un ciutadà està casat oficialment es treu del passaport. Si l'empleat no ha estat mai en una sala, s'indica el codi 1, i si té un cònjuge oficial, es posa la figura 2.
Per als vids, s’utilitza el codi 4 i, si l’home es divorcia, s’aplica el codi 5. A més, s’introdueix informació sobre la composició de la família a la targeta personal. La informació es troba al paràgraf 10. És important indicar aquí qui és un parent proper del ciutadà. S'inclouen pares, germans, cònjuges i fills. A més, cal proporcionar informació sobre tots els alumnes sobre els quals s’hagi lliurat la tutela oficial.
Al paràgraf 11, es donen els detalls del passaport de l’empleat.
Lloc de residència
Aquesta informació es considera important, ja que us permetrà trobar un empleat si no entra de sobte a la feina. A més, en base a aquesta adreça, podeu enviar diverses notificacions per correu electrònic.
Al paràgraf 12 s'introdueix la informació de contacte possible sobre l'empleat.
Ocupació i transferències
Aquesta secció necessàriament comença amb un registre, sobre la base del qual s’accepta un especialista a l’empresa. A més de la targeta personal de l’empleat, també s’emplena el llibre de treball. Per a això, es té en compte la informació de la comanda emesa per l'empresari. Cal indicar les dades següents:
- data de recepció o transferència;
- nom del departament on treballarà l’especialista;
- càrrec ocupat, qualificació i rang;
- salari, bonificacions i tipus tarifari.
Al final, l’empleat ha de signar el document.
Certificació i formació avançada
Aquesta secció s’emplena si la certificació dels empleats es realitza a la feina. Per a això, s’indica la data d’aquest esdeveniment i la decisió presa per la comissió.
Si un ciutadà se sotmet a una formació de llarga durada, sobre la base de la qual millora les seves qualificacions, aquesta informació s'introdueix en una targeta personal. En aquest cas, només es té en compte l’entrenament que dura més de 100 hores.
A més, s'introdueix informació sobre la nova formació del personal. En aquest cas, l’empleat adquireix una altra professió.Però la formació hauria de portar més de 500 hores acadèmiques en el temps.
Vacances i prestacions socials
A l’apartat destinat a vacances es registren tots els dies de descans. La informació es dóna sobre permisos d’estudis o d’estudis, així com els dies elaborats sense pagar.
La base pot ser una ordre de gestió o un calendari de vacances.
Acomiadament
Aquesta secció només es completa després de la finalització de l'ocupació amb l'empleat. Aquí s’indica la data d’acomiadament i els detalls de la comanda pertinent.
Un cop feta aquesta entrada, la targeta personal es tanca. Significa l’oficial de personal i l’empleat.
Normes d'emmagatzematge
La targeta personal de l’empleat es guarda mitjançant una caixa forta o un armari. No està permès que tot el personal de l'empresa tingui accés a aquests documents.
Organitzeu documents utilitzant els delimitadors habituals en ordre alfabètic i departaments de l'empresa. Es conserven durant 75 anys.
Conclusió
Una targeta personal és un document obligatori i important per a cada empleat. S'omple en qualsevol empresa. Conté diverses dades sobre l’empleat, presentades per les dates de la seva contractació i acomiadament, així com dades personals.
El document només es guarda en una caixa forta o en un armari tancat, ja que no està permès que tots els empleats de l’empresa tinguin accés. L'emplena un oficial de personal designat.