A la vida quotidiana russa ha aparegut una nova paraula anglesa "back office". Què és això Quines funcions exerceix? En quines empreses existeix? Intentem comprendre amb més detall.
Back office. Què és això
Aquestes unitats existeixen en moltes organitzacions. Una oficina central és un departament o departament d'una empresa que té determinades funcions. Es tracta de serveis rutinaris, administratius i de serveis. Tradicionalment, les funcions també inclouen tecnologia de la informació (administració i suport), recursos humans i comptabilitat.
En algunes organitzacions, es prescriuen per separat les instruccions addicionals de treball que hauria de realitzar l’oficina central. Què és això Sovint, els empleats d'aquest departament es dediquen a la comptabilitat estadística i analítica de vendes, compres, saldos d'inventari i manteniment de l'arxiu.
Si aquesta oficina central és una divisió del banc, aleshores les funcions inclouen operacions de neteja, serveis de liquidació d’efectiu actuals, etc.
Historial de oficines
A les fases inicials del desenvolupament empresarial, la disposició dels locals de qualsevol empresa va ser especial. El primer pla l’ocupava l’anomenada oficina. Això es va fer perquè els clients tinguessin l'oportunitat de trobar fàcilment i fàcilment l'empleat adequat. Naturalment, la direcció va invertir molt en aquesta habitació, fent reparacions, neteja i mobiliari costosos. La recepció hauria d'haver fet la millor impressió, ja que és la "cara" de qualsevol empresa.
Els seus empleats també han de ser coherents en l’estil de vestimenta i de comportament. Aquesta és la cara pública de qualsevol empresa.
Al fons, tradicionalment s’ha ubicat el despatx. Es tracta d’un lloc on es realitzava la producció pròpia, hi havia un sistema de locals administratius, diversos departaments, magatzems, etc.
Per tant, aquests territoris han estat tradicionalment bruts, sombres i poc cuidats. La presentabilitat d’aquests locals no va ser gaire vista, ja que els clients mai no apareixien. Naturalment, no s’imposen requisits especials a l’aparició dels empleats. Es va prestar més atenció a les habilitats professionals.
Aquesta divisió de l'oficina en dues grans divisions que desenvolupen funcions diferents s'ha demostrat bé fins avui.
Els empleats de la oficina creen una bonica "imatge" per a l'empresa. Al mateix temps, és gràcies al personal de fons que l'empresa desenvolupa i floreix. Per què? Mirem.
Importància i importància de les oficines centrals per al desenvolupament de l'empresa
La pràctica mostra com és de gran el paper d'aquesta unitat per a l'organització.
En primer lloc, la oficina central ajuda a mantenir la reputació de l'empresa en un entorn altament competitiu. Naturalment, si els empleats compleixen les funcions bé i clarament. De fet, per a qualsevol client, el principal criteri per a una bona empresa és un servei de qualitat. Gràcies als empleats de back-office, es realitza un cicle complet d’una operació determinada.
En segon lloc, la gestió de riscos també la porta a terme el consultori. Què aporta això a l’empresa? Són els empleats d’aquest departament qui elaboren informes, seleccionen dades, factors i fan càlculs en funció de quines decisions de direcció es prenen. Per tant, la seva correcció i exactitud són molt importants per al futur de l’empresa. Els empleats fan un treball molt responsable, reduint significativament els riscos.
En tercer lloc, el servei de back office també està desenvolupant nous mètodes d’estalvi i propostes de racionalització. Naturalment, els empleats no guanyen directament recursos econòmics per a l'empresa. Però poden influir indirectament en aquest procés.
Oficina posterior al banc
És una unitat de comptabilitat operativa. Gràcies a la seva tasca, les activitats dels principals departaments estan assegurades.
La oficina central està dedicada a la comptabilitat i registre de transaccions amb valors, gestió de passius i actius, així com a liquidacions amb clients. Però aquesta és només la punta de l’iceberg.
El back office realitza operacions de processament de préstecs. A més, els empleats solen participar en l’obertura de comptes, la comptabilitat i la gestió de riscos.
Back office. Execució i suport documental d’una transacció al mercat de valors
Als bancs, l'oficina central sovint consta de diverses divisions. Sobretot si l’organització realitza un gran nombre de transaccions al mercat de valors. Les funcions dels empleats inclouen el processament electrònic i documental, el seu suport. Aprofitem amb més detall.
En primer lloc, l’empleat de la oficina manté un registre d’operacions, elabora un contracte de venda de valors d’un determinat emissor.
A continuació es produeix el procés de registre de títols. Es tracta d’una transferència de propietat. Per iniciar aquest procés, l’empleat de la oficina de seguretat ha d’emetre una ordre de transferència i legitimar la transacció actual.
Després que es realitzi el registre nou i es rebi un document acreditatiu, l'empleat controla el procés de liquidació final.
L'empleat de despatx té una responsabilitat molt gran. Si es produeix la menor exactitud en el procés de tràmits, es reconeix que la transacció no és vàlida. Com a resultat, el client patirà, i l'empresa patirà greus pèrdues.
A més, la oficina central es dedica a transaccions analítiques (internes) entre departaments de l'organització en el sistema de redistribució de les finances.
En els darrers anys, en el camp del comerç, sovint s’utilitzen diversos programes d’automatització de back-office.
Despatx al detall
Quan s’organitza un negoci, un directiu s’enfronta a molts problemes. És necessari proporcionar els béns de negociació, automatitzar la comptabilitat de magatzems a l'empresa, gestionar els preus, interactuar amb proveïdors i sucursals.
Per resoldre aquests i molts altres problemes, com es va assenyalar, hi ha programes especials per a la oficina de fons.
En el sistema de venda al detall, els empleats d'una unitat així ajudaran a controlar l'arribada i alliberament de mercaderies, cancel·lar-se i desplaçar-se, reavaluar, fer devolucions, efectiu i operacions bancàries treballar amb equipament comercial.
El paquet de programari pot tenir diferents configuracions: venda al detall no alimentària, botiga de conveniència, botiga de conveniència o supermercat. Actualment, hi ha una opció.
Back office
Les àrees de treball principals en el comerç de xarxes són:
- realitzar canvis i addicions a un gran ventall de productes;
- intercanvi de dades entre departaments;
- comptabilitat centralitzada;
- obtenció d'informes operatius sobre el funcionament de les sucursals, etc.
Per facilitar el treball i garantir la interacció de l’oficina amb una xarxa de punts de venda, solen utilitzar una versió automatitzada de back-office. Aquests programes permeten a l’organització treballar de manera més eficient i ràpida.
Despatx de restauració
El treball del personal de restauració de fons és principalment operatiu. Inclouen tradicionalment els següents:
- realitzar operacions obligatòries de rutina;
- la realització de comptabilitat de mercaderies i magatzems;
- el procés de control sobre la producció de plats;
- recollida i anàlisi de dades;
- informes
Segons la mida i el volum de negocis de l’organització, l’oficina central del comerç sol passar de tres a tretze a quinze persones.
Actualment, com es va assenyalar, hi ha sistemes automatitzats per facilitar la implementació de les operacions que els empleats han de realitzar. Això, per descomptat, és un moment positiu per al cap de l’organització. Però no sempre per als treballadors. La pràctica demostra que l’adquisició de sistemes automatitzats que realitzen la major part del treball de tornada comporta una reducció de personal.
