Un document anomenat “Acta d’acceptació i transferència de casos” només és familiar per a aquells que hagin ocupat alguna vegada càrrecs alts. La resta ho saben només en audiència. I és molt poc probable que algú pugui compondre’l tu mateix.
Motius principals
En qualsevol empresa, les coses normalment es prenen per diverses raons:
- Assignació per a cada àrea de responsabilitat específica.
- Valoració de la quantitat total de treballs a realitzar per un nou empleat contractat.
- Execució temporal de les funcions per a un empleat actualment absent.
- Organització del treball continuat.
Però la raó per transferir-los d’un empleat a un altre pot ser:
- llarg viatge de negocis;
- estada perllongada en baixa per malaltia;
- permís de maternitat;
- transferència a una altra feina;
- acomiadament d’un empleat.
En aquests casos, un dels seus col·legues assumeix les funcions de l’empleat que es jubila, i necessàriament s’elabora un acte de recepció i trasllat de casos.
Normalment enumera tots els documents que es guardaven de la persona acomiadada. A més, l’acte de recepció i trasllat de casos conté una descripció completa del treball realitzat, i es noten per separat totes les deficiències identificades. El document es compila necessàriament en dues còpies, una de les quals es troba arxivada al fitxer personal de l’empleat jubilat, i la segona queda al departament, és a dir, amb el nou propietari.
Situació difícil
Curiosament, el que inicia aquesta acció, per regla general, és el director. Al capdavall, juntament amb el treballador a temps parcial acabat de trobar, li interessa posar les coses en ordre. Però de vegades es presenta una situació així que l’antic treballador abandona sense signar l’escriptura de transferència d’assumptes. Això pot succeir a causa d’una combinació de circumstàncies o retards intencionats. De vegades, un empleat, coneixent les seves mancances, retarda sobretot el temps. Al capdavall, tothom sap que el líder no pot retardar el seu historial de treball ni el càlcul final, però està obligat a donar-ho tot el dia de l'acomiadament. L’empleat simplement marxa, i l’empresari es veu obligat a buscar una sortida d’aquesta situació. Què ha de fer un propietari nou si aconsegueix un objecte orfe? En aquesta situació, no us molesteu. Només heu d’assumir qüestions de fet per no ser responsable dels errors dels altres. De vegades, el director com a pas intermedi es responsabilitza temporalment dels assumptes i només després els transfereix a un nou empleat. Pot ser així, però encara cal recordar la responsabilitat per les accions comeses.
Substitució de comptador en cap
L’assumpció del nou cap de comptabilitat va precedida de sis passos importants:
- Emissió d’una comanda signada pel director, en la qual estipula tota la seqüència d’accions i el procediment per a la futura transferència de casos. Segons els motius de l’acomiadament de l’ex-especialista, els empleats tenen a la seva disposició no més de dues setmanes.
- El comptable principal actual ha de completar tots els temes d’actualitat segons el temps previst (fer les notes necessàries, elaborar documents primaris i elaborar informes). S’ha d’enquadrar i tallar el paper.
- Realització d'un inventari.
- Verificació d'auditoria.
- Transferència d’assumptes.
- Ingressant informació sobre el nou comptable a totes les fonts.
No sol semblar l’acte de rebre i transferir casos quan canvieu el comptable principal. La mostra conté una llista enorme de problemes als quals cal prestar molta atenció:
- Organització del treball de tota comptabilitat, així com les característiques generals de la comptabilitat a l'empresa.
- Estat comptable de totes les transaccions de liquidació.
- Comptabilitat i moviment de tota la caixa.
- Comptabilitat i amortització de materials.
- Assentaments amb empleats.
- Saldos de compte.
- Documents primaris.
- Formes d’informació estricta.
- L’estat de les coses a l’arxiu.
- Llista de documents que falten i explicacions sobre aquest fet.
Només després que es signi l’acte, cosa que significa, en essència, l’assumpció del càrrec.
Nou líder
La substitució del lideratge comença normalment amb una reunió general dels fundadors. La decisió sobre ella es redacta en forma de protocol o comanda. Aquesta informació es trasllada immediatament a la inspecció tributària i només després que s’iniciï el procediment principal, el resultat de la qual serà un acte d’acceptació-transferència de casos. Quan canvieu de director, serà més voluminós.
Normalment, aquest document consta de tres parts:
- Introducció. Conté informació sobre el lloc i l'hora de la reunió, així com informació sobre el representant de l'assemblea general.
- Descriptiu. Inclou una llista completa dels documents que es transfereixen al nou director. Aquesta llista és molt llarga. Inclou, en primer lloc, documents constitutius, certificats i dades de registre. Després hi ha acords amb els bancs i tots els acords addicionals amb ells. Després d'això arriba el torn de les comandes per a l'empresa. Els segueixen els contractes relacionats amb el negoci principal de l'empresa. A continuació, es presenten informes de comptabilitat, documents de caixa i informació sobre valors. Al final de la llista hi ha documentació sobre seguretat, salut i seguretat contra incendis. Després d'ells, només queda la correspondència amb els organismes estatals i reguladors i, finalment, un diari sobre el moviment de llibres de treball.
- La final. Llista tots els presents que posen les seves signatures.
L’últim punt serà el segell rodó de l’empresa.
