Tots els participants en el volum de negocis estan obligats a guardar registres, segons estableix la llei. La responsabilitat legal de la seva correcció i puntualitat s'assigna al propietari o al cap de l'empresa autoritzat per ell, així com al comptable principal.
Entitats de signatura
El cap de l'empresa i el comptable principal, per regla general, signen tots els documents comptables de l'empresa. Aquest dret els és assignat legislativament o pels documents interns de l'empresa.
Les facultats del líder se solen fixar en els documents constituents i el contracte; els poders del comptable principal es poden fixar en la seva descripció de treball, en l'ordre del cap o en el contracte de treball.
Què fer si canvien els funcionaris
El canvi de director o comptable principal és un negoci força problemàtic i requereix un enfocament atent. En aquest cas, l'empresa no només ha de notificar a les autoritats reguladores i al banc de serveis, sinó que també ha de dur a terme correctament l'acceptació i la transferència de documents comptables primaris a un nou empleat.
Legislativament, una ordre només es proporciona a organitzacions pressupostàries; les empreses autoportants ho determinen de manera independent, per exemple, mitjançant una ordre o reglament separat. En qualsevol cas, es redacta un acte d’acceptació de documents, el qual es mostra a continuació.
A partir de la pràctica empresarial vigent, quan canvien les persones responsables de la comptabilitat, l’empresa crea una comanda per ordre d’una comissió especial que realitza una auditoria interna i accepta documents del responsable o comptable principal.
No és obligatori una auditoria, però l’empresa pot contractar de forma independent auditors que donaran una opinió sobre l’estat de la comptabilitat i la comptabilitat fiscal. Aquest document pot ajudar l’empresa a evitar futures sancions financeres dels organismes d’inspecció.
Si els funcionaris que canviaven eren els responsables financers, es fa un inventari obligatori de la propietat i dels documents de la manera prescrita.
Com transferir documents correctament quan canvieu un director o un comptable principal
A causa de la violació del procediment comptable a l'empresa, els funcionaris tenen responsabilitat penal, per tant, és tan important organitzar correctament la recepció i la transferència de documents quan els canviïn.
Els casos es traslladen al director o comptador nou nomenat, i en absència de candidats a la comissió o a l'empleat designat per encàrrec. Posteriorment, la comissió o executiu trasllada els documents acceptats al director o comptable nou nomenat. Si el comptable principal canvia, el responsable de l'empresa pot acceptar directament els documents.
L’acte s’executa en tres còpies: una per a l’empleat a torn, la segona per a l’empleat designat, la tercera per a comptabilitat. Els membres de la comissió o un empleat responsable, comptable i nou responsable signen un acte d'acceptació de documents després d'un canvi de conseller. I en cas de canvi del comptable principal, ho fan els membres de la comissió, el cap de l'empresa i el nou comptable.
Acte d’acceptació de documents: mostra
El contingut de les empreses de transferència és determinat per l’empresa per si sol. A continuació es mostra l’acte de rebre i transmetre documents quan es canvia el comptable principal. Aquesta és una opció indicativa, per exemple, una empresa.
Acte d’acceptació dels documents comptables primaris de la LLC “Rang”.
Data, lloc de compilació.
Nosaltres, el director de la OOO Rang, Pavlov Ivan Trofimovich, actuant sobre la base de la Carta, membres de la comissió per a l’acceptació de documents per l’economista Olepta V.V., el comptable Kud N.P., l’arxivista T. Rudenko, actuant sobre la base de la comanda, amb d’una banda, i el comptable principal V. A. Alferova, actuant sobre una ordre d’ocupació i fitxes de llocs de treball, d’altra banda, aquest acte es va redactar en la qual Alferova V.A. Transfer, i LLC “Rang” en la persona del director i la comissió accepta els següents documents de LLC “Rank” per al període d’abril de 2010 a abril de 2015 (llista detallada):
- factures per al llançament de béns i factures fiscals, actes sobre l’alliberament de béns i materials i béns, contractes, factures, actes de treball realitzat, actes reconciliacions;
- informació fiscal i financera;
- el desglossament de les quantitats de deutes, actius i passius;
- documentació salarial;
- actes d’acceptació i transferència de documents a l’arxiu;
- inspeccions de les autoritats reguladores (si n’hi ha).
El director i la comissió van establir una escassetat d’una factura tributària de 01/04/2014 en virtut del contracte de subministrament núm. 3 de 01/01/2014. Sobre aquest fet de V. Alferova. es va rebre una nota explicativa i es va sol·licitar a la contrapartida un duplicat del document que faltava.
La resta de comentaris sobre els registres de comptabilitat no estan disponibles.
Verificació d'auditoria i l'inventari no es va realitzar per falta de justificació.
L’acte es va elaborar en tres còpies autèntiques: una per a V. A. Alferova, la segona per al departament de comptabilitat de LLC “Rank”, la tercera per al director de LLC “Rank”, i signada per tres parts.
Assessorament legal: per comoditat, la llista de documentació es pot emetre en forma d’annex obligatori a l’acte d’acceptació.
Qui i com s’ha de notificar sobre el canvi de persones responsables
Dins dels deu dies següents a la data dels canvis, l'empresa ha de notificar a les autoritats fiscals el canvi de la persona responsable. Aquest avís s'emet mitjançant l'enviament d'un formulari de registre aprovat.
També cal sol·licitar al banc de serveis una targeta nova amb signatures mostrals, notarial.
Si l’empresa té una signatura digital electrònica, haureu de contactar amb el centre de certificació per cancel·lar-ne l’antiga i emetre una nova signatura digital, necessària per a la presentació d’informes electròniques.
En cas de canvi de conseller, també cal fer canvis al registre estatal de les empreses: per a això es proporciona un formulari especial.
Responsabilitat i sancions
Si es produeixen infraccions internes durant la transferència de casos, la comissió ha de sol·licitar explicacions per escrit al director o al comptador principal. En cas de falta o destrucció del document, cal notificar-ho per escrit a les autoritats encarregades de la policia i incloure el seu representant a la comissió.
La llei estableix que els signants tenen la responsabilitat d’una comptabilitat incorrecta, però, això no eximeix l’empresa de possibles sancions durant les inspeccions. El nou director o comptador no serà responsable dels errors de l’anterior i es podran imposar sancions financeres a l’empresa, com a entitat empresarial. És per això que és tan important elaborar adequadament el procés de recepció i transmissió de documents en canviar d’oficial.
Acte de cessió d'assumptes del comptable principal
