Moltes organitzacions participen en diferents licitacions. Però, al mateix temps, sovint no saben com recopilar i certificar adequadament els documents de licitació. A més, aquesta qüestió és una de les més importants que necessiten una atenció especial. Tant el procediment com la composició de la documentació de licitació es determinen per lleis i reglaments que han de complir.
Concepte de licitació
La licitació és una competició per a la prestació de serveis, béns o la realització de qualsevol obra. Les regles per a la realització d’aquestes seleccions s’indiquen a la documentació de l’oferta, segons la qual els participants que vulguin participar en la lluita han de proporcionar a la comissió les condicions més favorables que ofereix el client.
El contracte de licitació es conclou amb el participant que pugui oferir l’oferta més avantatjosa per a l’organitzador, aquest haurà de complir plenament les instruccions emeses.
La documentació de licitació és un paquet de documents que revela les condicions de la licitació i el contingut del futur contracte.
Conté necessàriament parts tant tècniques com comercials.
La part tècnica consisteix en informació sobre les condicions del contracte, característiques i descripcions de l’objecte o objecte de licitació, instruccions destinades als proveïdors, així com targetes informatives que indiquen el procediment d’implementació i presentació de sol·licituds per a la participació en les ofertes. També s'inclouen els requisits per al contingut de la comanda de compra: nom, horaris volumètrics, referències a estàndards i condicions tècniques.
La part comercial de la documentació de licitació conté tots els preus i el procediment per al seu càlcul, les condicions que estableix el calendari de pagaments, les fonts de finançament d’aquest contracte. També indica les garanties proporcionades pel banc per a l'execució de l'operació de licitació per part del client i els requisits per a diversos tipus d'assegurances.
La documentació de licitació, una sol·licitud d’exemple i recomanacions per emplenar-les es troben a l’OdS 80-4.2000 Gosstroy de Rússia. El contingut més detallat de la documentació el determina la comissió de licitació.
Elaboració del procediment
La preparació dels documents de licitació és un procediment independent, molt important i irrenunciable per realitzar qualsevol oferta competitiva. Estipula, d'acord amb la legislació aplicable, el contingut de les dades personals, com ara:
- Nom de l'organitzador.
- La seva adreça legal i números de telèfon.
- Nombres de fax i adreces de correu electrònic.
- Preu, lloc i condicions d’obtenció d’un paquet de documents.
Les autoritats inspectores sempre presenten requisits per a la disponibilitat d'un projecte de contracte de la llista de condicions que s'han de definir. La documentació també indica el mètode per avaluar les propostes realitzades mitjançant un sistema específic.
Liquidació
L’elaboració de la documentació de licitació pot ser realitzada tant per l’organitzador com per una empresa de consultoria especial. Per recopilar-ho, podeu utilitzar les mostres i recomanacions metodològiques estàndard, així com la legislació, que detalla els requisits normatius per a la compilació. També podeu contactar amb el centre financer, on un especialista en documentació de licitació oferirà els seus serveis per a la seva preparació competent. Allà dins a curt termini proporcionar assistència professional i qualificada.
Contingut
El formulari de documentació de la licitació, a més de la informació destinada als futurs licitadors, hauria de contenir informació com el contingut numèric i detallat del paquet de documentació elaborat pel proveïdor, amb confirmació expressa de la seva sol·licitud de participació:
- Sol·licitud de participació.
- Descripció dels documents adjunts.
- Referència bancària sobre l’absència de deutes vençuts.
- Informació tècnica, operativa i de qualitat necessària, així com una descripció detallada dels materials i productes adquirits.
- Projecte de contracte de compres previstes.
- Instruccions metodològiques per fer càlculs a la sol·licitud de licitació, inclosos els seus components, com ara la despesa per al pagament de les assegurances i pagaments duaners, serveis de transport, diversos impostos i taxes, a més del cost de la mercaderia lliurada, així com una taula de preus detallada.
- S’indica la moneda amb què s’expressen els preus a la licitació.
- Requisits per licitar.
- Es discuteix la possibilitat de canviar o revocar aquestes sol·licituds durant i abans del termini per anunciar els resultats de la licitació.
- Terminis, lloc de presentació de sol·licituds.
- Lloc, data i hora d’obertura de sobres per a les ofertes.
- Informació sobre la possibilitat de proporcionar prioritats als fabricants nacionals.
Un proveïdor potencial té dret a sol·licitar per escrit a l’organitzador de la licitació amb una sol·licitud d’aclariment de les clàusules i les disposicions de la documentació de la licitació com a molt tard 10 dies abans de la decisió final. Al seu torn, l’organitzador de la licitació ha d’enviar, en un termini de tres dies a partir de la recepció d’aquesta sol·licitud, enviar les explicacions oportunes a tots els proveïdors que participen en aquesta oferta, sense indicar l’autor de la sol·licitud inicial.
Realització de canvis i addicions
Un especialista en la preparació dels documents de licitació podrà realitzar addicions o modificacions a petició de l'organitzador de licitacions. Aquestes accions no són il·legals ni il·lícites. Si és necessari, l’organitzador de la licitació té dret a realitzar canvis al paquet de documents relacionats amb l’expressió de la seva pròpia iniciativa o com a resposta a una sol·licitud d’un proveïdor potencial, com a molt tard 7 dies naturals abans del termini per presentar les ofertes.
Després d’haver fet canvis sobre aquests, és immediatament necessari avisar a tots els proveïdors potencials a qui s’hagi emès la documentació de licitació. El termini per a la implementació d'aquestes notificacions i la substitució de la documentació per lots es fixa en cinc dies hàbils.
Contingut de sol·licitud de licitació
Els requisits per a la documentació de licitació determinen la seva composició:
- Sol·licitud de participació a la licitació i llista de documents presentats adjunts a aquesta.
- Documents que confirmen el compliment dels requisits presentats a un proveïdor potencial.
- La taula de preus, que ha de reflectir plenament tots els costos realment rebuts, participant en el preu final.
- Si l’oferta és el subministrament de productes o dispositius tècnics, assegureu-vos d’adjuntar les característiques tècniques dels models proposats.
- El preu de la llista de serveis relacionats proposada, si n’hi ha.
- El document original, que és la confirmació real de la garantia de la licitació.
Documents que confirmen el compliment del proveïdor potencial amb els requisits de qualificació proposats
Tots els proveïdors potencials que hagin decidit participar en la licitació hauran d’aportar els documents següents:
- Còpies de llicències que confirmen el dret d’un proveïdor o fabricant potencial a desenvolupar les seves activitats.
- Una còpia del document que ofereix el dret a realitzar activitats empresarials, certificada per una autoritat notarial.
- L’auditoria original del darrer any de notificació o una còpia notarial del mateix.
- Certificat de registre estatal de l'organització o empresa i la seva còpia.
- En cas d’empresari individual: còpia de la seva targeta d’identitat o passaport civil.
- La carta de l'organització que indica la composició dels seus fundadors, accionistes, així com tots els accionistes en forma de còpia notarial.
- El certificat original emès per les autoritats fiscals on consta que el proveïdor no té endarreriments fiscals.
- Certificat de l’entitat bancària sobre l’absència de deutes vençuts dels darrers tres mesos d’activitat.
Taula de preus
El registre dels documents de licitació té en compte les llistes de preus. Un proveïdor potencial està obligat a elaborar una taula de preus que indiqui i enumeri les unitats de mercaderies, el preu total total de tota la oferta. Hauria de ser compilat i presentat en forma de llistes de preus impreses i electròniques.
La taula també és una especificació tècnica per als productes i serveis proporcionats i ha de complir tots els requisits establerts per a la documentació de licitació.
Quan s’elabora la documentació de licitació, es determina la composició dels preus finals. El valor indicat, a més del preu propi de la mercaderia, hauria d’incloure en la seva composició:
- Despeses realitzades després de la certificació, procediments d’assegurança i transport de mercaderies a una destinació determinada.
- Tots els pagaments d’impostos, deures i altres tipus de pagaments i taxes obligatòries, previstos per la legislació vigent de la Federació Russa.
- Altres components de preus que el proveïdor potencial consideri necessaris incloure en el preu final de la mercaderia.
Si el proveïdor potencial no indica diversos components del quadre de preus que inclouen els costos descrits anteriorment, la comissió de licitació considera les dades sobre el preu de les mercaderies que li proporcionen com a cost total, tenint en compte tots els costos. En aquest cas, aquests preus a la conclusió del contracte ja no es poden revisar ni canviar.
Els preus indicats a la taula es mantenen fixats durant tot el termini d’acompliment de les obligacions contractuals en matèria de contractació i subministraments i no es poden canviar.
Els preus s’indiquen a les monedes que s’especifiquen als requisits esmentats en el moment de la sol·licitud de la licitació. El pagament al proveïdor es realitza en el moment de l’entrega de la mercaderia a la destinació, a mesura que arribin fons pressupostaris, tret que s’ofereixin altres condicions i s’indiquin al contracte.
Seguretat de l’aplicació
En alguns casos, el proveïdor proporciona una garantia de garantia, expressada en efectiu, en forma de compromís als comptes bancaris de l’organitzador, per un import mínim del 3% de l’import final del contracte, amb un període de validesa d’almenys els terminis establerts especificats en l’organisme de la licitació.
El suport financer garantit d’un contractista potencial per a la realització de la licitació en forma de penyora d’un import monetari es diposita en un compte especialment creat de l’organitzador de la licitació.
Si el proveïdor potencial no guanya la licitació, els fons proporcionats a l’organitzador com a garantia de la seva capacitat financera es retornaran dins dels terminis establerts en el contracte.
Presentació d’ofertes
Els proveïdors potencials els proporcionen les ofertes amb una forma cosida, numerada i s’ha de segellar i signar.
També es presenten les especificacions tècniques de la licitació, assegurades també per signatura i segell i la garantia original. Aquests documents es segellen en un sobre juntament amb la sol·licitud i es remeten a la comissió.
Només el proveïdor potencial o el seu representant oficial pot signar la sol·licitud. No està permès tenir insercions, subtables i publicacions diverses a la documentació.
Els proveïdors potencials segellen de forma autònoma els documents en un sobre, que indica el nom i l’adreça legal de la seva organització, i l’organitzador de la licitació, la data i l’hora fixades per obrir els sobres s’indiquen en la forma de la inscripció “no s’obri fins a…” com a adreça de lliurament.
La documentació de licitació es pot enviar tant personalment com amb l’ajuda d’oficines de correus en els terminis establerts. Totes les ofertes rebudes després de les dates i les hores establertes són rebutjades o seran retornades sense sol·licitud als sol·licitants.
Sense violar els terminis i el procediment establert per a la documentació de licitació, la correcció, la substitució de condicions, preus i similars poden aplicar-se al seu disseny. És possible fer alguns canvis o retirada definitiva de la licitació abans que finalitzi el termini sense perdre el dret de fer-la o assegurar-la. L’organitzador envia un escrit elaborat per un potencial proveïdor sobre la intenció de corregir o retirar completament la seva sol·licitud per escrit i com a molt tard el termini especificat per a la seva presentació. Al final de la data i l'hora establertes, no podran fer-se aquests ajustaments.
Un cop acceptades totes les sol·licituds en el termini especificat, l’organitzador de la licitació obre els sobres i, amb l’ajuda de la comissió de licitació, selecciona el guanyador, que s’anuncia mitjançant una notificació per escrit de tots els proveïdors potencials que participen en la decisió, amb una còpia de l’acta de la comissió de licitació.
L’execució i documentació adequades determinen en gran mesura l’èxit de la mateixa oferta.
