Una carta de presentació és un document universal que s’utilitza en les àrees més diverses del negoci d’una empresa. Una escolta correctament compilada salvarà totes les parts de moltes mancances i ambigüitats. Com escriure una carta de presentació als documents?
Quan és necessari?
El treball d'una empresa, especialment una de gran, s'acompanya d'una gran varietat de qüestions que sovint s'han de completar per escrit. Les contrapartides intercanvien missatges i notificacions entre si, els documents són obligatoris per part del banc, impostos, fons de pensions i auditors. Els clients també escriuen sol·licituds d’informació i documentació variada.
En tots aquests casos, un socorrista i, alhora, una carta de presentació es convertiran en una cara digna de l’empresa. Escrit en un formulari sòlid, correctament compilat i executat correctament, no només farà una impressió adequada sobre el destinatari, sinó que també realitzarà diverses funcions pràctiques per a l’enviador:
- explicarà al destinatari qui li està escrivint i per què
- assumirà el paper informatiu, alliberant la documentació adjunta de sobrecàrregues semàntiques;
- detallar la llista de documents adjunts;
- estalvieu diners mitjançant l’eliminació de correus innecessaris amb un inventari;
- complir el paper d’evidència compacta d’entrega de tota una pila de documents.
La "escort" habitual amb el plantejament adequat pot ser tan útil!
Com escriure una carta de presentació als documents?
No tothom sap escriure una carta de presentació als documents, tot i que és important.
La compilació de l '"escolta" hauria de començar amb una frase introductòria: referir-se al nombre de la sol·licitud entrant o indicar l'essència del problema sobre el qual està en curs la correspondència. En els paràgrafs següents de la carta, és lògic indicar els motius del document: actes legals normatius, clàusules del contracte, actes d’inspeccions, instruccions de les autoritats reguladores i altres.
La declaració finalitza amb una sol·licitud, oferta o demanda. Després de la redacció del text, s’indica una llista de documents adjunts amb la numeració, el nom i els detalls, així com el nombre de fulls adjunts.
Detalls necessaris de la carta de presentació als documents
Com escriure una carta de presentació als documents, ja hem parlat anteriorment. Ara una mica sobre el seu disseny.
- La "tapa" del document. Aquí, s’indica la posició del cap o d’un altre representant del destinatari, el nom de l’empresa o el nom complet, el nom i el patronímic de la persona privada; adreça completa i codi postal.
- Data de compilació de la carta de presentació, i si l’emissor és una persona jurídica, el número sortint del registre.
- Adreçar-se al destinatari d’acord amb les regles de la carta comercial. Tant si es tracta d’una persona privada com del cap d’una empresa, es dirigeixen a ell per nom i patronímic, i afegeixen l’atractiu "respectat".
- Llista detallada dels documents adjunts, perquè el propi nom implica que la lletra "acompanya" una certa sortida bàsica.
- La carta està signada per la primera persona o plenipotenciari de l'organització a la qual se li atorga aquest dret. Si la carta és d’una persona privada, l’enviador o el seu representant signen el “escort”. Abans de signar, és habitual afegir a mà garantia "amb respecte".
- Cognom, inicials i mitjà de comunicació de l’intèrpret de la carta.
Aquests són els requisits bàsics per a la forma de la carta.
Exemple de carta de presentació als documents
Un excel·lent punt de referència en la preparació serà una mostra de carta de presentació documentada demostrada per pràctiques. Per descomptat, el seu contingut variarà en funció de les necessitats del compilador, però el llenç general es manté invariable.
Cap de la inspecció tributària de Goloseevsk
Khitrun I.V.
c. Vasilievski, 3,
Kukino - 31005
562 de data 05/04/2015
Estimat Ivan Vasilievitx!
Per a la vostra comanda núm. 12/389 de 01/04/2015, relativa a l’emissió d’una inspecció no programada de viatges no programada, t’informem de la següent.
Una part dels documents sobre relacions contractuals amb l’empresa d’estat d’emergència “Gedeon” va ser requisada sobre la base del protocol de confiscació de data 03/02/2015 (s’adjunta una còpia) Els documents a disposició de l’empresa s’envien en forma de còpies degudament certificades d’acord amb l’apèndix.
Aplicació (total 6 litres):
- Còpia ordre de pagament amb una marca del banc número 3 de 15/01/15 - per 1 litre.
- Una còpia de l'ordre de pagament amb la marca del banc nº 6 de 14/02/15 - 1 litre.
- Còpia informe de reconciliació en el contracte de subministrament núm. 56 / P de 12.15.14 - per 1 litre.
- Una còpia del protocol de confiscació de data 03/02/15 - 3 litres.
Salutacions
Director de l'Empresa Estatal "Planta de Processament de Carns de Goloseevski"
Golokhvastov F.E.
Artista: Pupko A.V.
(067)4658291
Aquest "escort" és adequat per a molts materials sortints a petició de les agències estatals, regulatòries i de policia, només cal ajustar-lo lleugerament a les vostres necessitats.
Carta de presentació als documents de contracte
En concloure contractes comercials, sovint es presenta una situació en què les contrapartides estan geogràficament allunyades les unes de les altres i no es poden permetre viatjar a una altra ciutat per signar el contracte.
En aquest cas, l’execució de la carta de presentació es converteix en una mena de balisa, que permet concloure un contracte legalment vàlid a distància, sense una reunió personal de representants. Amb l'ajuda d'una carta de presentació, un bàndol no només pot enviar els formularis de contracte signats a considerar, sinó que també pot expressar per escrit la seva posició sobre els aspectes essencials del contracte.
A més, una carta de presentació permet registrar què i quant s’ha adjuntat i enviat al destinatari. Per exemple, el contingut es pot indicar de la manera següent.
"Li enviem dues còpies del contracte de prestació de serveis d'informació, signades i segellades per nosaltres. Us suggerim que considereu l'esborrany especificat i, si esteu d’acord, signeu el contracte retornant-nos una de les còpies. Apèndix: projecte de contracte en 2 còpies en 6 fulls cadascuna. "
Carta de reclamacions: és necessari?
De vegades es presenta una situació quan és necessari enviar una reclamació a una part en virtut d’un acord que no compleix les seves obligacions. Normalment, totes les reclamacions, justificacions i sol·licituds s’indiquen directament a la reclamació. Sembla, per què potser necessiteu una carta de presentació?
El fet és que una reclamació pot convertir-se no només en proves oficials en un tribunal, sinó en alguns casos un document executiu. Hauria d’indicar coses legalment correctes i significatives, però no desenvolupa una funció comunicativa.
Si la contrapart no només ha de presentar una queixa, sinó que també ha d’enviar algunes paraules informals de benvinguda o aclariment, millor que una carta de presentació, un sol document no complirà aquest paper.
La carta de presentació és una bona manera de conèixer-nos.
Sovint una empresa té una promoció interessant o només vol fer-ho oferta comercial cercle il·limitat de persones. Per a això, les cartes de presentació típiques, divertides i concises, són molt adequades.
A una "targeta de visita" podeu adjuntar productes promocionals, catàlegs, llistes de preus, llistes de preus i qualsevol material que pugui interessar a un client o soci potencial.
Fins i tot si hi ha un munt de cartes, el responsable o el responsable no necessita dedicar-hi gaire temps: només cal que sigueu els clics ja preparats i que els pugueu enviar tal i com es preveu.
Qui signa l'escorta?
Finalment, aclarirem una qüestió important. Qui signa el document que l'acompanya? Per això, s’utilitza la regla de jerarquia: és millor contactar amb el president de l’empresa amb el director de l’empresa; la documentació al banc pot ser transferida pel comptable principal; La subdirectora de Recursos Humans la pot signar el subdirector de recursos humans "d'acompanyament" a la informació del centre d'ocupació.
Si es publica correctament, una carta de presentació es pot convertir en una targeta de visita imprescindible.
