Descripció del treball de gestor d’Office: mostra

El responsable de l’oficina exerceix un control complet, recepció i recompte de tot el volum de documentació, així com declaracions personals dirigides al director de l’empresa. Després de comprovar i comptar totes les còpies, aquest empleat les ha de portar per signatura.

Documentació del departament

1. Posar un segell amb l'escut de tots els contractes i comandes.
2. Implementació del treball amb una gran varietat de documentació, que consisteix en la preparació, aprovació del projecte. El responsable de l’oficina no només ha de prendre part en el disseny i l’acabament de la documentació, sinó que també ha de posar en coneixement dels seus empleats el seu contingut, desxifrar detalls obscurs i ser capaç d’explicar tots els aspectes sobre els quals la gent pugui tenir preguntes. A més, de vegades aquest empleat ha de fer un seguiment del rendiment i de l'efectivitat de diverses innovacions, si és requerit per la direcció.
3. Registre complet de tota la correspondència entrant. El gestor d’oficines interactua amb cartes, missatges i notificacions. Està obligat a acceptar i registrar la informació íntegrament, i després transferir-la al destinatari. Si cal, afegeix informació a la documentació de l’informe i, en alguns casos, la recopila i emmagatzema, i també és responsable de la confidencialitat i la seguretat de tota la documentació rebuda.

Responsabilitats addicionals

1. Enviament i garantia de la recepció de la documentació per correu electrònic i adreces postals, així com la comanda i supervisió del lliurament de missatgeria.
2. Assistència a reunions amb la finalitat d’enregistrar o filmar tots els esdeveniments que tenen lloc en elles, així com el registre de les dades rebudes de la millor manera possible, el seu trasllat a funcionaris.
3. Emissió de procurador mitjançant ordre prèvia per a funcionaris que els permetin rebre determinades correspondències o realitzar altres accions.
4. Elaboració de còpia i duplicació de la documentació en format imprès, així com controlar la seguretat i la distribució adequada de totes les còpies.
5. Elaboració de projectes i plantilles de cartes, si es rep l’ordre del director general. A més, entre les funcions del responsable d’oficina s’inclouen la formació i l’enviament de diverses sol·licituds, si és necessari i afecten notablement les activitats de l’empresa.
6. Impressió de materials d'oficina, així com la formació de la base de dades, la seva distribució i ampliació de noves subseccions.

Responsabilitats similars a Secretaria

1. Estada constant al lloc de treball per rebre trucades puntuals, registrar totes les dades rebudes o transferir la trucada als telèfons dels empleats a qui va dirigida.
2. Gravació de la informació que s’ha enviat personalment al director general, la seva gravació íntegrament, posterior emmagatzematge i transmissió.
3. Preparació d'esdeveniments a l'empresa per part del conseller delegat. Això s’aplica a informar els empleats i a organitzar locals, a comprar els articles necessaris per a una reunió de ple dret o a altres esdeveniments similars, que es determinen per la descripció de llocs de treball del responsable de vendes d’oficines.

Assignatures importants i urgents

1. Activitats organitzatives en projectes dedicats a reunions de clients, convidats o visitants de l'empresa.
2. Reserva de bitllets per a viatges d'empleats, reserva d'habitacions d'hotels, seguiment del curs de viatges de negocis, resposta puntual a informes d'inconvenients en el camí o problemes complicats, resolució de problemes i, si escau, notificació de problemes a altres empleats o al conseller delegat.

Activitats dins del despatx

1. Comanda puntual d’aigua per a la possibilitat de la seva utilització per part de tots els empleats en qualsevol quantitat.
2. Cada trimestre ha de dur a terme l’ordre de l’oficina. Per fer-ho, el gerent de l’oficina realitza una enquesta d’empleats i inspecció de llocs de treball per identificar les mancances en determinades coses i, posteriorment, n’aconsegueix tots els detalls. Així ho proporcionen les descripcions de llocs de treball del responsable d’oficina.
3. Subscripció a publicacions empresarials o científiques necessàries per al desenvolupament de l'empresa o per a empleats específics que desitgin rebre correspondència al lloc de treball.
4. Acceptació i execució de les sol·licituds de pagament de les factures en locals de lloguer, així com de tots els documents de pagament relacionats amb el pagament de les factures de serveis públics, que es determina per la descripció del lloc de treball del responsable de l’oficina amb funcions de comptable.
5. Organització de mesures de seguretat relacionades tant amb la feina dels empleats com amb els equips corresponents en el lloc de treball, supervisant-ne el compliment.

El director d’oficina supervisa la feina d’alguns empleats

Les funcions del gerent d’oficina inclouen controlar les activitats d’aquests empleats:

1. El conductor. Quan interactueu amb aquest empleat, el responsable de l’oficina ha d’acceptar i guardar registres de totes les aplicacions que determinin la necessitat d’utilitzar la màquina, així com formar un calendari i velocitat del servei d’entrega.
2. Missatgeries.
3. Les dames de neteja.

Responsabilitats d’un directiu d’oficina com a membre d’un equip de treball

1. Complir amb de bona fe els deures previstos per a ell, no desviar-se de la rutina interna de l’equip, el dret laboral i els principis morals i ètics. Això ho determina les descripcions de llocs de treball del responsable de l’oficina.
2. Observeu la disciplina laboral i tots els requisits que la direcció de l'empresa estableixi i expressi.
3. Complir puntualment i rigorosament totes les ordres entrants de l’administració i el responsable, que elabora constantment i porta al responsable d’oficina una llista de les seves funcions i les accions necessàries per a cada dia, que preveu la descripció del lloc de treball del gestor. departament de vendes.
4. Feu servir tot el temps assignat per treballar per a treballs de consciència, sense apartar-se de les tasques pròpies.
5. Realitzeu totes les tasques a temps i amb la qualitat adequada. Sovint, a més de realitzar activitats laborals, el gerent de l’oficina es veu obligat a compilar documents d’informació, per tant, sempre és necessari fer un seguiment de les tasques finalitzades i registrar-les de la manera prescrita, que prescriu la descripció del lloc de treball del gestor amb funcions d’un funcionari de personal.

Responsabilitats importants

1. Participeu en la neteja per tal de conservar el seu propi lloc de treball net i ordenat. Així mateix, el gerent de l’oficina fa un seguiment puntual de la neteja de les oficines. Es veu obligat a vigilar el compliment del procediment per emmagatzemar la documentació i la documentació de disseny, si cal, sistematitzar tots els materials pel seu compte. Això ho determina les descripcions de llocs de treball del responsable de l’oficina.
2. Apliqueu amb cura i de manera eficaç l’equip d’oficina, els ordinadors i qualsevol altre dispositiu subministrat. dirigint el seu treball només als objectius de l’empresa, no realitzant assumptes personals a través d’equips subministrats per l’empresa. Els receptaris per fer-ho Descripció del lloc de treball del secretari gerent d’oficina.
3. És econòmic i beneficiós gastar els materials i altres recursos proporcionats, utilitzar-los només en benefici de l’empresa i obtenir resultats elevats del treball propi i del treball d’altres empleats de l’empresa. La descripció del lloc de treball del gerent de l’oficina, que mostra una mostra de tots els requisits per al treball d’aquest empleat, confirma que no només ha de treballar, sinó que també aportarà el màxim benefici a l’empresa.
4. Observar i supervisar la implementació d’estàndards i regulacions sobre protecció del treball, garantint la seguretat en el lloc de treball de cada empleat, que es determina mitjançant la descripció del lloc de treball del responsable d’oficina amb funcions de secretari.
5. No s'utilitza per a la implementació de publicacions periodístiques o científiques, discursos, informació obtinguda en virtut de la posició oficial, ni visualització de documents propietat de l'empresa. Està prohibit l’ús d’informació, la divulgació de la qual pugui comportar danys materials a l’empresa o danyar la seva reputació. Així ho proporcionen les descripcions de llocs de treball del responsable d’oficina.

Drets

1. Per rebre informació, així com dades confidencials per a les accions necessàries en el marc de l’autoritat oficial i amb el lideratge de les autoritats.
2. Per exigir a diversos empleats que finalitzin o modifiquin els documents elaborats amb errors, conté informació incorrecta.
3. Efectuar el control i confirmació de documents en el marc de la seva pròpia competència i els poders designats pels gestors.
4. Presentar davant les autoritats els requisits per millorar les condicions per al treball independent, així com l'activitat laboral d'altres treballadors. L’administrador d’oficina pot fer suggeriments no només sobre les activitats d’un determinat empleat o departament, sinó també sobre el treball de tota l’empresa.
5. Exigir la disposició de condicions adequades per garantir la seguretat de tots els documents i la capacitat de garantir la confidencialitat de la informació i de les accions realitzades si es necessiten amagar de competidors.
6. Prendre decisions sobre les activitats de determinades persones de l'empresa dins de la seva pròpia competència i credencials.
7. Distribuïu incentius financers o laborals, així com apliqueu penalitzacions als empleats que informin al gerent de l’oficina. Per a la implementació d’aquestes accions és necessària l’autorització prèvia del CEO.

El responsable de l’oficina està obligat a complir clarament i correctament les seves funcions, a dur a terme activitats en benefici de l’empresa. Fa tot el treball per sistematitzar i simplificar les activitats d'altres empleats, així com per transmetre al director general o al seu diputat èxits o errors en la feina d'altres treballadors.