Quan es realitzi qualsevol transacció, s’ha de prestar molta atenció a si els documents de tancament estan disponibles i s’executen correctament. I no es tracta de pagaments, rebuts, estats bancaris, que també són obligatoris i molt importants.
Els documents de cloenda són valors en els quals ambdues parts confirmen el fet de finalitzar la transacció en relació amb la realització per part dels socis de l’objecte de l’acord.
Per tal que les contraparts no tinguin malentesos i malentesos sobre cap detall de les operacions, es recomana que anoteu sempre amb cura tots els matisos del contracte. No serà superflu especificar en un mateix lloc quins documents són necessaris per tal que es consideri implementat l’acord. 
Per a què serveixen els documents de tancament?
Perquè la transacció es consideri legalment finalitzada i no només pagada, cal que hi hagi una confirmació per escrit d’aquest fet. Per això, hi ha diversos documents de tancament.
La comptabilitat de cada empresa requereix una comptabilització estricta de les operacions i la disponibilitat de tots els papers sobre elles. Si es transfereix diners per a un producte o servei, el comptable ha de disposar d’un document que indiqui que l’empresa l’ha rebut. I viceversa, l’empresa de contrapartida tanca l’operació amb els mateixos documents sobre la recepció de fons i confirma per què es va pagar. 
Per a diferents tipus d’operacions, hi ha diversos acords, així com valors que confirmen la seva implementació. Quins són els documents de tancament, per a cadascun d'ells anem a considerar més endavant.
Confirmació de la implantació del contracte de subministrament
El document principal que cobreix contracte de subministrament de béns, materials, matèries primeres o qualsevol altra propietat és factura. 
Només els documents originals són vinculants legalment. Per tant, fins i tot si, en algun període provisional, per determinades circumstàncies, es va acceptar una còpia de la factura, l’original encara s’hauria d’adjuntar als registres de comptabilitat. Ni tan sols una reserva en un contracte és capaç de canviar-ho.
Detalls obligatoris de la factura
Quan es vengui una mercaderia, el proveïdor està obligat a emetre una factura en dues còpies: per a ell i el comprador. Hauria de tenir detalls com:
- nom i data del document;
- nom del proveïdor;
- descripció dels valors transferits;
- quantitat i unitat de mesura (en equivalents físics i monetaris);
- firma del responsable, amb indicació de la seva posició i inicials.
La llei no estableix el formulari obligatori de factura. Qualsevol empresa pot desenvolupar la seva pròpia forma. Tanmateix, els detalls anteriors, d’acord amb la Llei Federal de Comptabilitat, han de tenir tots els documents de tancament del contracte de subministrament sense fallar.
Si hi ha dubtes sobre la correcció d’autocompilació del formulari, aleshores podeu utilitzar amb èxit el número de formulari TORG-12, que es va considerar obligatori fins al 2013.
Exemple
Per a la mostra, podeu considerar la factura següent:
FACTURA núm. 12 de 19 de març de 2015
Emissor: Chip LLC.
Destinatari: LLC Astra.
La base de l’alliberament de mercaderies: contracte núm. 7 del 13 de gener de 2015
Procura núm. 25 de data 28 de febrer de 2015 a través del responsable de contractació E. G. Viktorov.
| Núm. P / p | Nom | Unitats rev. | Quantitat | Preu
fregar policia. |
Import
fregar policia. |
| 1 | Cartutx | pcs | 1 | 3000,00 | 3000,00 |
| TOTAL | 3000,00 | ||||
Acaba de publicar un nom
Per valor de: Tres mil rubles. 00 copecks
Va enviar el director _____________________ A. A. Sergeev
Article rebut _______________________
M.P.
Confirmació de la implantació de l’acord de servei
Si el tema del contracte és un servei o obra, el document principal que tanqui el contracte serà un acte. Com passa amb la factura, cal confirmar la transacció amb l'original. 
Tot i això, hi ha algunes excepcions. Si els documents de tancament dels serveis no són un requisit previ del contracte i la seva absència és permesa per la llei, es podran adjuntar còpies d’actes als registres de comptabilitat (si cal). Tot i això, aquests papers només es poden utilitzar per facilitar la comptabilitat. Aquests casos es produeixen a la conclusió d’acords d’arrendament i oferta.
Acte de treball realitzat (serveis prestats): document que demostra no només la finalització de la transacció, sinó també la falta de queixes dels clients. Funciona com a confirmació principal, que permet tenir en compte els costos de l’operació i incloure’ls a les declaracions d’impostos. L’acte s’imprimeix en dues còpies, que són guardades per cadascun dels participants en la transacció.
Detalls obligatoris
La llei no introdueix una forma unificada de l’acte de l’obra finalitzada. A cada empresa, els documents de tancament en virtut d’un acord de servei es desenvolupen de forma independent, però el seu disseny ha de complir clarament els estàndards establerts.
Els detalls principals que calen són:
- nom i numeració del document;
- quina data es compon;
- nom del contractista i client;
- descripció de l’operació;
- unitat de mesura i quantitat (indicadors naturals i de valor);
- signatures dels responsables de l'operació, amb indicació de les seves posicions i inicials.
Mostra
Llei núm. 98, de 12 de desembre de 2014, d’acceptació de l’obra realitzada (serveis prestats).
El contractista Chip LLC, representat pel director A. A. Sergeyev, d’una banda, i el client Astra LLC, representat pel gestor de contractacions I. V. Kulebyakin, d’altra banda, van redactar un acte en què constava que el client acceptava el treball realitzat i no hi va haver cap queixa té.
| Núm. P / p | Nom | Unitats rev. | Quantitat | Preu, frega. policia. | Import
fregar policia. |
| 1 | Reompliment del cartutx | pcs | 1 | 500,00 | 500,00 |
| TOTAL | 500,00 | ||||
Import total: Cinc-cents rubles 00 copecs.
Artista:
Director de Chip LLC _______________________ A.A. Sergeev
Client:
Supply Manager de Astra LLC ______________________ I.V. Kulebyakin
Falta de documents de tancament
Les factures i actes necessàriament han de completar la transacció. Només després es considera complet i tancat per totes les normes.
Tot i això, de vegades hi ha casos en què es perden documents de tancament per diverses circumstàncies. O, el cap de l'empresa ha de fer front a la negligència dels subordinats i, com a resultat de les inspeccions, es revela l'absència d'aquests papers. 
Una de les conseqüències negatives d’aquests incidents desagradables és la càrrega addicional d’impostos. Al cap i a la fi, el comptable de l'empresa no tenia dret a incloure a la declaració despeses que no estiguin documentades. En aquest cas, l’impost sobre la renda està menystingut, i no només cal pagar-lo, sinó també enumerar totes les multes i sancions. A més, seran castigats també per la manca de documents. 
Per tal d’evitar aquestes conseqüències i no malmetre la reputació de l’empresa i les relacions amb les autoritats fiscals, cal supervisar acuradament l’estat de la gestió i la comptabilitat de documents de l’empresa. És important completar tots els treballs a temps i en una forma adequada.
Si el gestor dubta sobre la competència o la responsabilitat del seu comptable, és millor pagar a l’empresa d’auditoria i realitzar una auditoria que aleshores desenes, o fins i tot centenars de vegades més, per pagar la manca de documents.
