Cap empresa moderna pot treballar sense documents. Per tant, l'organització competent del flux de treball és un dels factors que afecten el rendiment global de l'empresa. Què inclou aquest concepte? Quins són els tipus i el sistema de flux de treball? Això ho tindrem en compte a l’article.
Flux de treball i tràmits
A primera vista, es tracta de conceptes idèntics. Però si mireu de prop, podeu veure la diferència. La documentació inclou tres etapes:
- Creació d'un document sobre el fet de l'activitat econòmica: documentació.
- L'organització de la comptabilitat de valors i el seu moviment per tota l'organització i més enllà és un flux de documents.
- Emmagatzematge de documents: arxivatge.
El flux de documents és una de les etapes del treball d’oficina. Dins d’aquest procés també es distingeixen etapes o fluxos:
- La documentació entrant és allò que arriba a l’empresa des de fora.
- Sortint: que l’empresa envia a contrapartides.
- La documentació interna és el que es crea a l’organització i s’utilitza per a activitats de gestió.
L’organització adequada del procés permet controlar el moviment del document en totes les seves etapes, des del moment de la creació fins a la recepció de l’emmagatzematge. Això permet conèixer en qualsevol moment el lloc on es troba el paper, quin tipus de treball s’està fent.
Passos de processament de documents
Cada document entrant a l'empresa passa per determinades etapes. La longitud del camí depèn de l’ordre que es fixi a l’organització. Tota la correspondència entrant inicialment pot anar a la taula al cap i només llavors als intèrprets. Aquest és un camí llarg, no s’utilitza tan sovint.
Un camí més curt és quan el secretari s’ocupa de la distribució dels departaments. Aquesta opció s’utilitza més sovint. El seu avantatge és obvi: els documents arriben més aviat al contractista.
Cada document entrant passa pel procediment de registre. Això es fa en una revista especial. S'indica la data de recepció, així com el número de sèrie prèviament assignat.
Es poden controlar documents especialment importants. L’última fase del processament és enviar el document a l’emmagatzematge d’arxiu.
Principis d’organització del flux de treball
L’organització del flux de treball pretén reduir el temps dedicat als documents. Per assolir aquest objectiu, s’han desenvolupat alguns principis:
- Recepció centralitzada, preprocessament i enviament. En petites organitzacions, el secretari es dedica a això; en una gran empresa, tot un departament pot realitzar tasques.
- Reducció de punts de pas del document, eliminant la possibilitat del seu retorn.
- Desenvolupament d’esquemes i regulacions de flux de treball.
- Registre de papers.
- Introducció de l’etapa preliminar de consideració de documents.
El compliment d’aquestes regles elimina la pèrdua de temps en accions duplicades i crea una càrrega uniforme en les persones que treballen amb papers.
Què és el flux de documents?
Per tant, és habitual trucar a documents similars amb finalitat o tipus, que tenen un propòsit a seguir.
El flux es caracteritza per estructura, freqüència i densitat. En una organització comercial que envia cada dia mercaderies a un gran nombre de botigues minoristes, el flux de documents tindrà una estructura uniforme, quotidianitat i alta densitat. Si l'empresa es dedica a la producció d'equips industrials cars, el flux serà de diferents característiques.
Gestió de documents electrònics
El fet que a la circulació de documents clàssica hi hagi un material material del document crea diversos problemes greus. En qualsevol cas, els documents han de ser transferits d'una organització a una altra. Per això s’utilitzen missatgeria o correu. Això requereix costos financers i de temps, a més, són possibles errades de lliurament i errors deguts a factors humans. El flux de documents suposa una despesa financera i de temps important.
Els documents s'han de guardar en algun lloc. Si l’organització és gran, es requereixen grans àrees d’emmagatzematge. En circumstàncies de força major, és possible la mort dels documents sense possibilitat de restauració posterior. I això està lluny de tots els problemes.
La gestió electrònica de documents és un sistema que cada vegada és més popular, ja que no té els inconvenients anteriors. S'utilitzen sistemes segurs i moderns per a la transferència de dades, això garanteix un lliurament ràpid i precís, redueix el temps d'intercanvi de documents i garanteix l'emmagatzematge fiable. 
Les organitzacions governamentals, com la fiscalia o el fons de pensions, van apreciar ràpidament els avantatges de compartir informació de manera electrònica, de manera que estan intentant que tantes organitzacions puguin informar-se com sigui possible.
Un flux de treball clar és la possibilitat de trobar ràpidament la informació necessària i enviar-la a l’adreça amb el mínim temps.
