Qualsevol organització, independentment de la forma de propietat i el camp d’activitat, crea documents. Comandes, protocols, cartes, electrònica i en paper. Tots ells formen part de la gestió general i de personal de l'empresa. L’èxit del negoci i la prosperitat de l’empresa depenen directament de la estabilitat d’aquest procés.
Fonaments generals del treball clerical d’organització
El tràmit és un procés de creació i circulació de tots els documents d’una organització. Incloure la seva recepció, processament, declaració sobre control i execució. A l'empresa, es dedica a aquesta activitat un secretari, un directiu d'oficina o una unitat sencera dirigida per un especialista capdavanter, especialista en documents.
Les etapes principals del treball d’oficina són:
- Creació o recepció de documents, inclòs el seu registre.
- Control sobre l’execució del document, la seva transferència als funcionaris adreçats, signatura, resposta i altres accions.
- Tràmits per a emmagatzematge operatiu o arxivístic. En alguns casos, la destrucció d’arxius i papers és possible.
El registre de l'empresa es pot organitzar de diverses maneres, els més habituals són els següents:
- descentralitzat: els documents es creen, s’accepten i es processen individualment a cada unitat. Això és cert per a grans empreses amb activitats diverses;
- centralitzada: l’organització té una unitat especial dedicada exclusivament al treball amb documentació. Aquesta pot ser la secretaria, el departament d’oficina o un empleat que exerceixi aquestes funcions. Característic per a petites i mitjanes empreses;
- mixta: inclou una combinació dels dos primers tipus.
No importa la forma d’organitzar els tràmits, això s’ha de reflectir en els documents normatius de l’empresa.
Gestió de documents i gestió de documents a l'empresa: necessitat organitzativa
L’èxit financer de les activitats de l’empresa depèn directament de la forma d’organització del procés de flux de treball. Els directius haurien de seleccionar el personal competent, regularment enverinar els secretaris per obtenir més formació i supervisar els canvis en la legislació.
En qualsevol organització, els tràmits són, de fet, el "sistema circulatori" de l'empresa. Amb un enfocament competent, funciona correctament, lliurant els papers necessaris als funcionaris responsables, enviant cartes, eliminant documents innecessaris per emmagatzemar-los.
Qualsevol gestor de l’empresa entén que la paperassa és un sistema que ha d’actuar amb claredat i competència. Si cal, considereu diverses opcions per als assistents electrònics i, en conseqüència, formar personal per treballar en aquests sistemes.
La gestió de registres de recursos humans es basa en el funcionament estable de l'empresa
En la majoria de les grans empreses, participen activament no només en general, sinó també en la gestió de registres de personal. És a dir, un sistema que inclou documents relacionats amb les dades personals i laborals dels empleats.
La gestió dels registres de personal es caracteritza per una regulació molt més estricta. La majoria dels documents s’emeten en formularis normalitzats. Totes les redaccions i notes han d’estar d’acord amb la llei, en particular, el Codi del treball. A més, l’empresa té els seus propis actes que regulen les relacions laborals amb els empleats.
L'organització de la gestió de registres de personal és sempre una unitat separada de l'empresa.Si l’empresa és petita, pot ser que sigui un sol empleat, però en aquest cas s’han de concretar les seves funcions al contracte de treball.
Els noms de les unitats poden ser molt diferents:
- "Departament de Recursos Humans";
- "Servei de personal";
- "Gestors de recursos humans";
- Departament de RRHH.
Regulació del treball d’oficina i del flux de treball
L’estructura del treball clerical de l’empresa s’ha de concretar a les regulacions locals.
Pot ser:
- contracte laboral col·lectiu;
- instrucció sobre el treball clerical de l’organització;
- descripcions de treball dels empleats directament relacionats amb el treball amb documents;
- narració d’empresa.
Els documents normatius de l'empresa relacionats amb el personal i la feina general d'oficines no han de contradir la legislació vigent.
La base del funcionament estable de l'empresa és la base del personal organitzat i de la documentació general adequada.
