Què ha de fer qualsevol organització, independentment de les especificitats i línies d'activitat? Per descomptat, guardeu els registres. El flux de documents és el que hi ha a qualsevol institució, per tant és clar d’on prové i per què és important aquesta professió com a secretari.
Posició important
Molts diuen que no té sentit contractar un secretari si el personal ja té un secretari o fins i tot diversos secretaris. Aquest enfocament és absolutament incorrecte, perquè les funcions d’aquestes dues professions completament diferents inclouen la realització de tasques diferents: el secretari ha d’ajudar el gerent a seguir el calendari, respondre trucades, portar cafè, dur a terme petites tasques i les funcions del secretari inclouen el control de tota la documentació de l’organització.
Complex de control documental
El secretari responsable no només ha de controlar la circulació de documents a l’organització, sinó que també és el principal supervisor de l’arxiu. Les funcions del secretari inclouen les funcions següents:
- gestió correspondència empresarial enllaç de gestió;
- formació d’una base de documentació estructurada;
- supervisar la implementació de les disposicions especificades en un document concret.
La comptabilitat de la correspondència (tant entrant com sortint) també condueix a les funcions del secretari.
Diferència de responsabilitats en petites i grans empreses
Tal com demostra la pràctica, com més gran sigui l’organització, més personal hi haurà. En les organitzacions petites, on simplement no hi ha cap forma de contractar un secretari, però no es pot prescindir dels seus serveis, atrauen una persona que ocuparà el lloc de secretària. Responsabilitats del secretari com ja està clar, es tracta d’una barreja dels deures d’aquests dos llocs. Una persona aconsegueix fer front a tot, perquè el flux de treball de les petites empreses no és tan ric i variat com el de les megacompanyes.
Requisits específics que es poden presentar a un empleat potencial
Les responsabilitats del secretari depenen de les particularitats de l’organització. Per exemple, organitzacions o empreses internacionals que tinguin socis estrangers poden requerir als seus oficinistes la traducció de correspondència, per exemple, de l’anglès i viceversa.
Una persona amb experiència en el treball és més sovint portada a una posició d’aquest tipus, perquè aquí cal tenir un alt nivell de perseverança i ser una persona realment escrupolosa, que treballa des de fa diversos anys. Els joves que acaben de graduar-se en institucions educatives en aquest camp i que no tenen experiència haurien d’intentar impressionar el potencial empresari potencial amb el seu desig de treballar, i potser hi ha la possibilitat d’obtenir aquesta posició fins i tot en una organització prometedora gran.
Heu d’entendre les especificitats de l’empresa, amb la documentació de la qual heu de treballar. El coneixement suficient i profund del marc legal que guia l'empresa és també un gran avantatge per a un potencial empleat.
Heu d’estar preparats pel fet que haureu d’estudiar no només l’estructura de l’empresa, sinó també convertir-vos en un autèntic especialista en l’àmbit de les normes i normes de protecció laboral i també recordeu etiqueta comercial comunicació.
El que les organitzacions no poden fer sense empleats
La posició de secretari sempre existeix a les escoles i a les llars d’infants de les grans ciutats.Això es deu al fet que sense una persona que sigui capaç de fer un seguiment de tota la documentació i, si cal, subministrar immediatament cap dels documents emmagatzemats, no podreu fer-ho.
Les funcions del secretari a l'escola són lleugerament diferents de les funcions del secretari, per exemple, en una organització comercial. Aquí es treballarà amb els documents de cada estudiant. Al final del període de presentació, caldrà proporcionar informació sobre els treballs realitzats. És millor si una persona que treballa en aquestes organitzacions pugui trobar fàcilment un llenguatge comú tant amb els fills com amb els pares, perquè els problemes de gestió de documents, la presència d’incoherències que cal aclarir, són un fenomen força habitual.
Qualsevol gran jardí d'infants també té el seu propi secretari. Les responsabilitats laborals aquí són similars a les que tenen empleats d’aquest perfil a les escoles. Això es deu al focus únic de les activitats d'aquestes organitzacions públiques o privades. Aquestes institucions també volen que un secretari responsable i qualificat hi treballi. Les responsabilitats a la llar d'infants per a aquest especialista continuen sent les mateixes: treballar amb la base de documents i arxius.
Algunes qualitats personals hauria de tenir un bon secretari
- Una persona que vol convertir-se en un secretari de luxe ha de tenir un molt bon record. L’emocionalitat és un enemic que cal combatre i no permetre de manera que els canvis d’humor puguin afectar d’alguna manera la productivitat del treball.
- La tolerància és un autèntic tresor que hauria de tenir un secretari. Les seves responsabilitats laborals es complementen amb la funció d’explicar a moltes persones “en els dits” el significat de molts documents i la importància de cada “full” individual, sense els quals no seria realista realitzar cap desig.
- L’autocontrol és tan important com la tolerància. En aquest àmbit, amb freqüència hi ha situacions que poden provocar que una persona no estigui preparada. Cal controlar-se constantment.
- Les habilitats de comunicació empresarial us ajudaran a resoldre ràpidament problemes de flux amb persones que treballen a la mateixa organització o que es connecten per contactes comercials amb l'empresa.
- Organització a nivell maníac. De fet, un bon secretari mai no es posa en evidència i documentació, perquè entén que això pot comportar errors o caos complets, cosa que no hauria de deixar-se treballar amb documents en cap cas.
