Segons estudis realitzats per diverses agències de contractació, la professió de "secretària" és una de les associades amb el major nombre de refineries i la necessitat d'adaptar-se al calendari laboral de la direcció. Aquest grup també inclou conductors i representants d’algunes altres especialitats.
Què és un secretari?
Aquest terme prové del llatí "secret", anomenats representants a l'antiga Roma. I després, i més tard (a les corts reials) eren homes exclusivament, de vegades aconseguint arribar al poder de manera molt hàbil.
Aquesta professió va adquirir un aspecte femení ja al final de la Primera Guerra Mundial, amb l’arribada d’una màquina d’escriure i l’aparició d’un càrrec com a secretari-referent. Avui en dia, amb les seves tecnologies avançades, hi ha fins i tot secretaris assistents virtuals. Aquest és el nom d’empreses o individus que presten serveis en línia per escriure correus electrònics o rebre trucades telefòniques (traduïdes) sense la presència física d’un secretari a l’oficina.
Què està fent?
Entre les persones, el secretari personal del director té una imatge estereotipada: una bellesa de potes llargues que es pot escriure principalment en un ordinador, fer cafè i respondre trucades. De vegades això es reflecteix en acudits de contingut no massa decent. De fet, la professió de “secretari”, així com la posició de referent en una gran empresa, pressuposa la presència d’un bagatge molt seriós d’habilitats, coneixements i també certes qualitats laborals. Un autèntic representant d’aquesta professió no pot prescindir d’organització, diligència, puntualitat i diplomàcia.
Les funcions del secretari (secretari-referent) inclouen el coneixement de tots els documents normatius relacionats amb el treball d’oficina, la gestió de documents, l’organització del treball d’oficina, l’estructura de gestió, els principis bàsics dels equips d’oficina, les normes de protecció laboral. Tots els seus nombrosos drets, deures i tipus de treballs estan regulats per fitxes de treball. És el principal document legal sobre les activitats d'aquest empleat. Per compilar-ho en cada cas es requereix amb tota responsabilitat.
Vegem les seccions principals d’aquest document.
Què llegeix la instrucció per a la secretària adjunta?
Les seves disposicions generals contenen el nom de l’organització, indiquen els superiors immediats i truquen qui hauria de substituir el secretari en cas d’absència. Allà trobareu els requisits d’antiguitat i qualificació de l’empleat i una llista de tots els documents necessaris per al treball (normes, GOST, codis i regulacions).
Les funcions assignades al secretari es donen a la segona secció (mateixa). Això inclou l’obligació de preparar els documents necessaris segons les instruccions del lideratge, registrar, rebre i enviar la correspondència, organitzar i controlar el treball de la recepció, realitzar tràmits documentals i molt més.
Més detalladament, les seves activitats es descriuen a la secció següent - "Les funcions del secretari". Estem parlant de la seguretat i la comptabilitat de la correspondència, l’emissió de certificats sobre diversos documents registrats, l’organització i la preparació de reunions oficials, la còpia i la impressió, l’enregistrament de missatges per als superiors que queden en la seva absència i l’informen sobre ells, proporcionant a l’oficina de l’empresa la papereria necessària.
En cada organització, les funcions del secretari poden tenir característiques pròpies en funció de les particularitats del treball. La seva posició pot semblar un "secretari secretari", que significa ampliar el rang de responsabilitats bàsiques.
Sobre els drets del secretari
A què té dret el secretari? Segons les instruccions, se li permet sol·licitar els materials que seran requerits a l’obra en diversos departaments de l’empresa, per determinar el procediment per al seu ús.
Una altra cosa és transferir els documents escanejats directament als marmessors directament als directius, establir la seqüència de visitants a la sala de recepció i distribuir trucades de telèfon segons la seva importància i exigir als empleats que expliquin en cas d’infraccions disciplinàries.
Com qualsevol altre empleat, el secretari personal del cap té dret a treballar en condicions adequades, que han de complir requisits de protecció laboral i normes de seguretat.
De què és responsable el secretari adjunt?
És responsable de la no divulgació d’informació confidencial, per la qualitat de la documentació i l’enviació puntual a la seva gestió, l’actitud responsable davant la gestió de documents, la preservació de la propietat i els documents de l’organització, les relacions tàctils amb la direcció i els empleats.
La següent secció de la descripció del lloc de treball indica quines són les relacions laborals i les relacions funcionals que existeixen entre la secretària adjunta i diverses estructures d’empresa. Per regla general, en una organització de mida mitjana, el secretari ha d’interactuar en qüestions materials i tècniques (proveint l’oficina de material d’oficina) amb el departament administratiu i econòmic, en qüestions de gestió de documents - amb altres unitats i, per descomptat, directament amb la direcció.
El rendiment del secretari es valora segons els criteris principals seleccionats, que també està regulat per la secció corresponent de la instrucció. En la gran majoria dels casos, aquests criteris són eficiència i diligència. També hi ha situacions en què la instrucció és objecte de revisió. Això pot succeir en canviar les seves funcions o estructura d’organització.
Per resumir
Quan es contracta una persona, la persona designada per a aquest càrrec es coneix amb la instrucció del servei, que enumera totes les funcions del secretari. Recordeu-les breument.
- Recepció de trucades telefòniques per al cap.
- Tot funciona amb documentació: ordenació per importància, disseny, preparació, recepció i distribució, emmagatzematge i sistematització.
- Organització de la recepció de visitants.
- Assistència al cap en la planificació del calendari de treball; si és necessari, la reserva d’entrades i la reserva d’un hotel.
- Preparació i organització de negociacions empresarials.
- Comandar material d’oficina i altres trifles necessàries, de vegades productes.
Després d’haver-se familiaritzat amb la llista de deures, l’empleat firma sota la instrucció, també es posa la signatura del cap. Tingueu en compte que cada organització té la seva pròpia versió de la instrucció, però cap d’elles no hauria de contradir la legislació vigent ni els estàndards laborals acceptats.
Secretari del tribunal
Les característiques del treball de cada institució, com ja sabeu, són diferents. Què fa, per exemple, un secretari judicial? Quines són les seves responsabilitats laborals? Hi ha molts:
- disseny de portades d’actualitat;
- recepció de reclamacions d’assistents judicials;
- arxivar documents i materials en casos;
- recopilació d’inventaris de nous casos;
- paginació
- distribució de còpies de sentències judicials a participants (parts);
- l'enviament de còpies de sentències judicials a persones concretes en nom del jutge;
- informant les parts sobre les dates i dates de les audiències judicials.
A més
Les funcions que exerceix el secretari judicial inclouen, però no es limiten a:
- publicar llistes de casos judicials durant una setmana;
- verificació de l’aparició de les parts a la reunió;
- conservació de registres judicials;
- control de la recepció i enviament de tots els documents implicats en el cas.
Els secretaris han de familiaritzar les parts amb els materials del cas, controlar les notificacions rebudes per correu electrònic, lliurar els rebuts, avisos, còpies d’actes i altres papers importants. Introdueixen informació a revistes i targetes, al sistema informàtic, imprimeixen actes escrits, lliuren els casos als jutges per a la seva verificació i els agafen després, emeten i arxiven l’expedient d’execució i fan moltes altres coses en nom dels jutges.
Requisits per al Registrador
- Els documents hauran de comptar amb un número numerat.
- Una llista de casos i altres documents es compila per separat.
- Les fotografies i els sobres es numeraran; en cas de fallada, la numeració comença de nou, s’han de creuar els números antics (no corregits!).
- Totes les correccions estan certificades d’acord amb el formulari acceptat.
- Es presenten cobertes dels casos indicant el nom del tribunal, el número i el títol del cas, els noms de les parts, les dates d’inici i finalització, el nombre de fulls i la vida útil.
- Els inventaris es realitzen manualment o en un ordinador.
Què ha de fer un secretari de l’escola?
De vegades hi ha anuncis "necessito un secretari per a l'escola". Quina és aquesta posició i què s’ha de fer allà? Anem a esbrinar
El secretari de l'escola és el primer i més important assistent del director. Ha de complir totes les indicacions i instruccions dels seus superiors relacionades amb el funcionament de la institució educativa.
Les seves principals responsabilitats són la de realitzar negocis sobre canvis de personal (acomiadament, ingrés) dels empleats, matrícula i expulsió d’estudiants. La seva tasca és elaborar un document que el director haurà d’assegurar amb la seva pròpia signatura. Si cal, el secretari ha de recollir i lliurar els documents signats en el moment adequat per a la seva consideració a les autoritats superiors.
Altres funcions del secretari de l’escola són rebre i entregar informació a estudiants i personal. En cas que no hi hagi un director, el secretari ha de registrar el nombre total i el contingut de les trucades, queixes i apel·lacions dels visitants, inclosos els estudiants de primària.
Opcional
La marca, que conté les instruccions del secretari de l’escola, estableix: és responsabilitat d’aquest també complir (altres) instruccions. Què vol dir això?
Es desxifra de la manera següent: el secretari del director de l’escola ha de seguir qualsevol instrucció, excepte les sol·licituds personals. Pot ser, per exemple, una trucada per a una conversa entre un alumne o un professor, l’enviament de correu electrònic, la transferència de diners, la compra de l’equip necessari per a l’escola. Aquesta llista és pràcticament inesgotable, és a dir, les funcions del secretari a l’escola són molt, molt extenses.
Si l'escola no preveu el càrrec de comptable, els assumptes financers també s'assignen a la secretaria. La seva tasca és enviar informació salarial, omplir un full de temps, fer els ajustos necessaris.
L’ajuda del secretari pot ser requerida no només pel director, sinó també per qualsevol visitant de la recepció. Es dirigeixen a ell per imprimir el text, copiar el document i aclarir un gran nombre de preguntes.
Si treballes com a secretària adjunta del conseller delegat
En aquest cas, ets un dels especialistes, i el director t’acceptarà i l’acomiadarà, i l’observarà directament. Per arribar a aquesta posició, heu de tenir una formació superior (o almenys especial) de secundària, experiència en la posició d’1 any. Si no hi ha experiència, certificat d'assistència a cursos de secretària-referent.
Heu de ser competent en matèria d’activitats econòmiques i financeres de l’empresa, les perspectives del seu desenvolupament, l’organització de la gestió de documents i la gestió del treball, les competències informàtiques i els equips d’oficina, la traducció a un idioma estranger de documentació de producció, l’ètica empresarial.
Funcions i responsabilitats
Heu d’assumir tots els serveis de referència i informació relacionats amb la documentació de l’empresa. Així com l'organització i el control del treball d'oficina a les oficines i divisions individuals de l'empresa. No és d'estranyar: no sou secretari secretari ordinari. Haurien de poder documentar i organitzar ràpidament les activitats dels seus òrgans de gestió i assessorament. Si no hi ha cap inspector de personal, guardeu tots els registres i registres de personal.
El secretari adjunt del director general ha de preparar els documents necessaris per assegurar les activitats econòmiques i financeres de tota l’empresa, organitzar la seva recepció, registre, comptabilitat, emmagatzematge. Controla la correcció de la preparació, aprovació i aprovació de tota la documentació enviada per a la seva signatura a la direcció de l'empresa. Pren mesures per a la qualitat en l'execució puntual de comandes dels superiors, aporta informació directament als intèrprets, realitza anàlisis i emet opinions sobre informes i certificats enviats a la direcció.
A més, les funcions del secretari inclouen mantenir una comunicació operativa sobre qüestions de les activitats de l’empresa amb els ciutadans - individus i organitzacions individuals (tant estatals com comercials). Accepta els visitants, pot realitzar activitats de personal: omplir expedients personals, comandes, llibres laborals, contractes (contractes), documents de viatge i certificats d’incapacitat per al treball, conservar un full de temps i emetre certificats de sou.
I de nou sobre els drets
Aquest càrrec implica no només les funcions ampliades del secretari, sinó també els drets que els corresponen. A més dels acceptats generalment, inclouen el dret a sol·licitar els materials i informació necessaris de qualsevol servei funcional de l’empresa i l’exigència d’explicar els motius dels retards en l’execució de les tasques de gestió. Aleshores: és possible exigir l’emplenament dels documents elaborats pels contractistes amb infracció de les normes acceptades d’acord amb GOST 6.38-90 o normes internacionals ISO de documentació.
Té dret a veure, en el marc de la seva pròpia competència oficial, documents relacionats amb les activitats de gestió d’empreses, sotmetent a la direcció per considerar propostes personals sobre la millora del treball de l’organització en el camp de la gestió de documents i l’ús de les últimes tecnologies informàtiques.
Té accés a documents marcats "Confidencials" i pot interactuar amb qualsevol empleat i servei de l'empresa per tal de supervisar la implementació de decisions de gestió i proporcionar aquesta informació.
