Oficial Funcions de secretari constitueixen la part principal de les instruccions per realitzar activitats laborals per al lloc de treball designat. A més de la llista de certes recomanacions vinculants, un document similar conté informació sobre els requisits, els drets, l’àrea de responsabilitat del secretari, així com les normes generals laborals. No s’ha de considerar que una posició professional d’aquest tipus sigui simple i no requereixi tenir en compte certs matisos.
Responsabilitats generals
Primer has d’entendre quins són els deures clàssics i unificats del secretari. Breument, es poden reduir a les següents recomanacions obligatòries:
- Garantir les activitats administratives de gestió.
- Recepció i redistribució de la correspondència, processament, preparació i enviament de respostes a les cartes rebudes, segons calgui.
- Proporcionar treball d’oficina, recollir i processar la informació necessària per a alts directius.
- Acceptació de documents dels empleats per a la seva transmissió a persones superiors per a la seva signatura i familiarització.
- Preparació de les reunions i el seu acta.
- Adquisició d’oficines i altres productes necessaris per assegurar activitats de treball normals.
- Organització de l’acollida d’empleats i altres visitants.
- Compliment d'una sèrie d'instruccions.
Requisits de coneixement
Les responsabilitats de l’empleat poden variar lleugerament en funció de la seva especialització bàsica. Tot i això, independentment d’això, el coneixement en les següents àrees per a aquesta posició serà superflu i molt útil:
- Fonaments del dret laboral i administratiu.
- Ètica general i etiqueta comercial.
- Fonaments de la paperassa.
- Precaucions de seguretat.
- Normes per treballar amb informàtica, recepció i negociació, així com equipament d'oficina.
- Protecció laboral.
- Requisits per dur a terme correspondència empresarial.
Entre altres coses, és impossible complir adequadament les funcions del secretari sense conèixer els fonaments interns de l’empresa, la rutina d’activitats, els documents normatius i molt més.
Responsabilitats assistents
Les funcions del secretari del gerent no són gaire diferents de les exigències generals anteriors. També rep i transmet la correspondència, es dedica a copiar i arxivar documents, controla el lliurament de comandes del responsable a les persones responsables, realitza els tràmits necessaris, assegura la compra de béns prioritaris. Entre altres coses, aquest especialista hauria de poder tractar:
- prestació d’activitats administratives i administratives;
- recollida i processament i, a continuació, proporcionar informació a petició d’un nivell superior;
- organització de converses telefòniques i personals;
- escriptura de cartes comercials;
- la creació de condicions per augmentar l’efectivitat del líder i de molts altres.
Com a regla general, aquestes funcions oficials del secretari del cap poden ser exercides per persones amb formació professional superior i secundària. En aquest darrer cas, un avantatge significatiu és la presència d’experiència laboral en la professió de 2 anys.
Drets del secretari
Cal recordar que no només les funcions oficials del secretari determinen la seva feina, l’empleat, per descomptat, també té certs drets. Així doncs, inclouen l’oportunitat de familiaritzar-se amb els projectes de treball i el dret de fer propostes racionals com a part de la seva descripció de feina.A més, quan identifiquin deficiències en el marc de la seva competència, el secretari té dret a cridar l’atenció del cap sobre aquests aspectes.
Requisits per a les activitats del secretari
Les funcions del secretari secretari, per regla general, són lleugerament diferents de les descrites anteriorment. En aquest cas, el subdirector hauria de proporcionar, principalment, activitats de gestió directa, mentre que el secretari es centra en la major part del treball de paper. Les instruccions per al seu treball han d’incloure aspectes com:
- Processament del correu entrant, recopilació i enviació de respostes.
- Supervisar la implementació de comandes i instruccions.
- Comprovació de la correcció del disseny de la documentació interna.
- Registre, comptabilitat, emmagatzematge de documents.
Requisits per a les activitats del secretari
Entre els canvis molt més rellevants s’inclouen els deures oficials del secretari. Per regla general, aquests especialistes participen directament en el manteniment i la resolució de sessions judicials. A més, preparen cartes, indagacions i altres documents, podran trucar les persones que participen en el debat judicial. Aquest treball actiu pot ser realitzat per una persona amb formació superior i incompleta, sense experiència laboral rellevant. Per regla general, aquesta posició és escollida per joves i nenes que volen adquirir experiència en l’àmbit judicial i continuar la seva carrera en l’àmbit de la jurisprudència.
Alguns poden semblar que una vacant no requereix coneixements i habilitats especials, per la qual cosa s’adaptarà a molts, però això no és del tot cert. Què més fa el secretari judicial? Les seves funcions són:
- Compliment de la Constitució, les lleis federals i els altres actes i ordres legals reguladors.
- Execució d’ordres d’un jutge o d’altres persones autoritzades.
- Interacció amb altres membres de l'estructura judicial per resoldre problemes que són competència del secretari.
Informació general
Oficial deures del secretari, el subdirector i el personal judicial estan regulats per un document especial anomenat descripció del lloc de treball. La seva presència en qualsevol empresa és obligatòria, perquè precisament segons la llista de regles especificada, un empleat entén quines accions ha de realitzar i quines no. Aquest document està elaborat i redactat amb la participació de l'equip directiu i, sense cap problema, conté subseccions com disposicions generals, drets i obligacions, àrea de responsabilitat, relacions amb els empleats dins de l'empresa, així com les sol·licituds necessàries.
