El principal recurs de qualsevol organització són els seus empleats. Contribueixen al creixement i a la prosperitat de la producció. Els caps competents valoren els seus empleats. Entre d'altres càrrecs importants, destaca l'assistent de direcció. Deures i la importància dels quals és difícil sobreestimar. Aquesta és la mà dreta i l’assessor principal, l’organitzador d’esdeveniments i el coordinador de reunions. Sense un bon assistent, serà molt difícil que un alt directiu gestioni una empresa.
Característiques distintives i especificitats de l’assistent
No hi ha cap càrrec que sigui tan contradictori i ambigu quant a requisits com a subdirector. Entre les responsabilitats dels empleats que participen en aquest tipus d’activitats s’inclouen alguns punts. A més, sovint es confon els assistents personals amb secretaris o directius d’oficines. Tot i que són similars, són diferents tipus d’activitats.
Funcions funcionals de l'assistent de direcció:
- Garantir la jornada laboral del cap: programació, reunions, signatura de documents i viatges de negocis;
- proporcionar un lloc de treball còmode per a un alt directiu: tenir cura del microclima, neteja i confort de la sala;
- treballar amb documents del cap, en particular amb les cartes i trucades entrants;
- assegurar el confort psicològic dels superiors;
- negociacions inicials;
- traducció;
- proporcionar papereria de lideratge, etc.
Aquesta llista és molt més àmplia que la de secretaria i les funcions administratives. Tot i això, les especificitats que ha de fer front l’empleat en la posició d’assistent personal al cap, les responsabilitats i els matisos de l’activitat seran diferents per als diferents empresaris.
Passa que es tracta principalment de secretariat. O l’assistent es dedica exclusivament a assegurar la comoditat i l’ordre del cap. Alguns assistents són diputats de ple dret i tenen subordinats dels seus empleats.
Consultes professionals de l’empresari pel candidat per al càrrec d’assistent de direcció, deures i requisits d’educació
Els requisits per a l’educació bàsica i l’experiència laboral variaran, segons les percepcions de direcció. Molt sovint, aquesta vacant es considera una carrera inicial. Tanmateix, un màxim directiu seriós es buscarà com a ajudant d’una persona amb una certa experiència professional i de vida.
El requisit mínim és l’ensenyament secundari relacionat amb l’administració o la jurisprudència. A més, els empresaris esperen les següents qualitats professionals dels sol·licitants:
- capacitat de treballar en tots els programes d’oficina;
- impressió d'alta velocitat;
- alfabetització;
- coneixement d'almenys una llengua estrangera, sovint anglès;
- coneixement dels fonaments bàsics de la programació i dels programes informàtics no estàndard;
- capacitat de realitzar tràmits i correspondència d’acord amb els requisits normatius;
- coneixement dels fonaments de la legislació vigent;
- discurs competent i pronunciat.
Aquests són els requisits mínims per al sol·licitant per a la posició d’assistent personal al cap. Les responsabilitats també es poden complementar, segons l’àmbit de l’organització. En algunes empreses, el requisit previ per a l’admissió a aquest treball és el perfil o l’ensenyament relacionat. A més, es considera un gran avantatge l'educació empresarial addicional o els cursos de formació continuada.
Atributs personals assistents
A més dels professionals, es presenten diversos requisits personals als subdirectius.Les funcions específiques del càrrec, de les funcions i de les funcions de "assistent d'administrador" requereixen un magatzem de caràcters especials.
En primer lloc, és:
- resistència a l’estrès: al capdavall, un assistent sovint ha d’agafar la ira dels seus caps i escoltar el descontentament dels seus subordinats;
- multitasking: la capacitat de realitzar diverses tasques simultàniament és la qualitat més valuosa d’un bon ajudant;
- pensament positiu: sense aquest tret de caràcter, el subdirector no farà front a responsabilitats addicionals, perquè les seves activitats sovint van més enllà de l’àmbit de la cooperació empresarial estàndard;
- alta capacitat d’aprenentatge: el desig d’aprendre coses noves i de comprendre el flux de treball hauria d’estar present a tots els bons assistents.
Aquests són només els trets bàsics de caràcter bàsics necessaris per a cada ajudant de direcció per tenir una carrera professional exitosa. Però el requisit personal més important: el temperament i el comportament del cap i ajudant no han de dissonar, sinó complementar-se idealment.
Responsabilitats generals
L’assistent treballa directament amb la direcció de l’organització, realitzant tant tasques personals com deures professionals. Generalment inclouen:
- realització de treballs d'oficina del cap i, en alguns casos, de tota l'organització. En empreses individuals, els assistents gestionen el secretariat de l'organització;
- coordinació de gestió. Programa reunions empresarials, recorda als superiors sobre esdeveniments i activitats de diversos tipus;
- realització de correspondència en nom de l'organització;
- recepció i redistribució de trucades de telèfon entrants;
- proporcionant al responsable tota la informació necessària a petició.
Responsabilitats addicionals de l’assistent al cap de l’organització
L’assistent personal al cap amb funcions i funcions addicionals és la vacant més habitual en aquest camp d’activitat. Sovint, la direcció busca un empleat bastant divers, capaç d’ampliar responsabilitats.
Les responsabilitats addicionals més comunes són:
- traducció d’un idioma estranger, inclosa durant les negociacions. No sempre la direcció pot confiar plenament en els treballadors externs, i el coneixement d'almenys anglès serà molt útil aquí;
- l’organització de viatges del cap i l’acompanyament en viatges. Aquesta activitat suposa que l’assistent s’ocuparà de tots els moments domèstics: trasllat, comanda d’un taxi i hotel, restauració i tràmits;
- acompanyar els superiors als esdeveniments protocolaris;
- serveis a la llar.
Aquesta llista no ha estat completa. Molt sovint és bastant difícil respondre de forma inequívoca a la pregunta de quina és la responsabilitat d’un ajudant de direcció? Aquesta activitat és molt diversa. Cada cap fa les seves demandes, el principal és assegurar-se que totes estan dins de la llei.
Mod d'Auxiliar Personal
Una de les característiques principals d’aquesta activitat és la dependència de la jornada laboral de l’empleat de la direcció. Per descomptat, es prescriu normativament una jornada laboral de vuit hores. De fet, els assistents comparen el seu règim amb els caps.
Aquesta "difusió" del temps de treball i la necessitat de mantenir-se sempre en contacte amb la direcció solen espantar els graduats d'aquestes vacants. De fet, no heu de treballar més que en cap altre lloc. El temps de descans i de treball es converteix en inestable.
Assistent Manager de la descripció del treball
L’estructura del lloc de “subdirector”, els deures, els requisits d’educació i l’experiència laboral s’han d’indicar a la descripció del lloc de treball. Es tracta d’un document que proporciona transparència dels requisits de gestió i control fàcil sobre l’exercici de les funcions dels empleats.
La descripció del lloc de treball és normativa i vinculant.Aquest document detalla totes les subtileses de la tasca d'un ajudant de direcció. Això és pràcticament una guia d’acció. El document inclou no només deures, sinó també drets, responsabilitats i característiques de la resolució de conflictes laborals.
En relació amb les particularitats de les activitats de l’assistent de direcció, s’ha de tractar amb especial atenció la preparació de la descripció del seu lloc de treball. Assegureu-vos de prescriure les característiques del treball, els matisos d’organització del temps de treball i descans, la compensació per al processament.
Cal distingir la descripció del treball de l’assistent del mateix document per a la posició d’assistent responsable de projecte ”. Els deures d’aquests són sovint temporals, com també és l’obra.
A més, la descripció del treball ha de constar clarament el nom del lloc. Molt sovint indiquen “secretari”, “secretari-referent”, “directiu de direcció”. Comproveu amb cura que aquesta entrada sigui coherent amb la normativa vigent i estigui actualitzada.
Què cal indicar al currículum de l’assistent executiu
La posició d’assistent personal és un gran inici per a una carrera de graduats. Així, podeu aconseguir el vostre primer lloc de treball i obtenir una experiència professional inigualable. No obstant això, per a persones que busquen feina amb experiència, aquesta vacant pot semblar interessant. Sobretot si teniu previst canviar l’àmbit d’activitat.
Conèixer les principals responsabilitats d’un ajudant de direcció, no és difícil redactar un currículum. Aquest document suposa que heu llegit la part teòrica de la pregunta i que esteu preparats per començar a treballar. Estudieu detingudament els requisits per al sol·licitant i comenceu a escriure el text.
Dades que s'han d'indicar al currículum per a la vacant "assistent" o "assistent personal al cap":
- El nom complet del cognom i patronímic, al currículum per a una empresa estrangera, només es permeten els dos primers.
- Estat civil. Aquest és un punt obligatori: la posició d’assistent assumeix sovint una jornada de treball irregular. Cal assegurar-se que aquest horari no afectarà negativament les responsabilitats familiars.
- Educació Indicada per ordre cronològic. Si encara esteu estudiant, assegureu-vos de comprovar el temps que trigarà a completar-se. Sovint, els empresaris prenen com a assistents finals estudiants dels darrers cursos, seguits de l’avanç professional. Aquí també s'indica el coneixement d'una llengua estrangera i el nivell de domini d'aquesta.
- Experiència laboral. Indiqueu el darrer. Si no ho és, enumereu els vostres projectes de voluntariat, participació en activitats comunitàries o organitzacions professionals, pràctiques de formació i altres activitats adequades. Si no podeu proporcionar res, feu una caracterització al departament de postgrau i escriviu que esteu preparat per proporcionar-lo.
- Característiques personals. Feu-vos la valoració més veritable. Descriviu el personatge en termes de psicologia clàssica i assegureu-vos de notar els vostres punts forts i febles.
- Informació addicional Aquí heu d’escriure per què l’empresari l’hauria d’escollir entre altres sol·licitants. A més, assegureu-vos d’indicar habilitats addicionals, com ara tenir un permís de conduir. Fins i tot en aquest moment serà útil escriure sobre la disponibilitat d’educació addicional, cursos de formació continuada, educació empresarial.
- Contactes Deixeu el màxim nombre possible de contactar amb vosaltres: telèfon mòbil i de casa, adreça de correu electrònic, skype, enllaç a una pàgina d’una xarxa social. Indiqueu només les dades actuals.
L’empresari no passarà desapercebut d’un currículum correcte compilat.
Responsabilitats de l'assistent de direcció
Normalment, els sol·licitants d'ocupació busquen feina com ajudant de direcció personal. Però és més fàcil començar la promoció en aquest nínxol de carrera, amb la posició de "subdirector departament de vendes ". Els deures d’aquest empleat no són tan voluminosos, però l’experiència i les perspectives són incomparablement majors.
La diferència principal entre els subdirectors de departaments en les seves activitats més específiques i poc centrades. Realitzen treballs relacionats amb una àrea específica de producció o gestió. Aquesta experiència és inestimable per avançar en la seva carrera professional.
Les funcions de l’assistent al cap de la unitat inclouen les mateixes que les del cap de l’empresa. Però hi ha una especialitat especial:
- la necessitat de conèixer a fons l’essència del procés de producció, gestió o comercialització de la unitat;
- contacte amb assistents d’altres departaments i un ajudant del director general;
- conservar documentació específica de la unitat.
Perspectives professionals d’assistent personal
Els joves veuen aquesta publicació com un inici de carrera. Tanmateix, heu de distingir quin tipus de promoció voleu. Horitzontal o vertical? En aquesta empresa, o és només la línia de partida en un futur currículum? L’estratègia d’accions posteriors depèn de les respostes a aquestes preguntes.
La direcció agraeix bons ajudants i això, malauradament, és dolent per al seu creixement professional. El cap no vol deixar escapar l'empleat ideal, es compromet a augmentar el sou i proporciona avantatges addicionals, és una opció per a una carrera horitzontal. Més comú entre assistents personals.
La forma més senzilla és pujar l'escala de carrera d'una determinada organització des de la posició d'assistent de cap d'unitat. Aquestes posicions sovint es prenen amb la perspectiva de conèixer millor l’empleat i formar-se. Si voleu una carrera vertical, aquest és el vostre camí.
La posició d’assistent de direcció no és visible a l’ull exterior, però molt significativa per a l’organització. Un ajudant competent és capaç de millorar l'eficàcia dels caps i proporcionar així més beneficis a l'empresa.
