Quin tipus de document és la descripció del lloc de treball? Disponible a totes les institucions, determina les funcions, drets i mesura de responsabilitat de l’empleat que ocupa un lloc específic. La instrucció és necessària per a la correcta distribució de deures, la realització puntual d’una tasca laboral, la definició de contactes laborals dels empleats i les seves relacions, l’organització d’una càrrega uniforme.
D'on provenen les instruccions
Quan elaboren aquest document, es basen en l’estructura existent de l’organització, una guia de classificació i els estàndards de gestió.
Considereu l’exemple de la professió de gerent d’oficina, com es fa la descripció del lloc de treball del secretari. Una mostra d’aquest (per regla general, típica) té diverses seccions.
La primera és la de disposicions generals. El primer apartat proporciona informació sobre la persona contractada: qui pot sol·licitar exactament aquest càrrec, a qui sotmet el secretari i en què se li guiarà en el treball, descriu els seus coneixements i habilitats i qui la substituirà durant la seva absència. El segon apartat tracta de les responsabilitats funcionals. Què requereix la descripció del lloc de treball per a la secretària?
Controla l’execució per part d’altres empleats de les ordres i ordres del cap, organitza reunions i reunions, truca telefònicament del seu cap immediat, rep visitants, registra la correspondència.
Aquestes són funcions comunes: les fa qualsevol secretari. Es poden expandir en funció de les particularitats de l’empresa, que comentarem a continuació.
Altres articles i seccions
La secció "Responsabilitats" descriu amb detall tots els detalls de l'activitat. El seu contingut es desprèn de l’anterior.
Al paràgraf "Drets", la descripció del lloc de treball del secretari explica què pot sol·licitar. Es tracta d’optimització del procés laboral, la capacitat d’utilitzar els documents o informació necessàries per al treball, augmentant el nivell professional.
En l'últim paràgraf, "Responsabilitat", es descriu quin és el secretari responsable de l'empresari. Aquesta secció, com l’anterior, sol ser normal per a la majoria d’aquestes instruccions.
I amb més detall?
Què fa exactament aquest empleat? Penseu en quina funcionalitat conté una descripció del treball típica del secretari del cap.
Organitza i proporciona des d’un punt de vista tècnic les activitats directives del cap. Accepta correspondència entrant, trasllats a empleats específics o a unitats estructurals.
Realitza tràmits, realitza diverses operacions a l’ordinador per recollir i processar la informació necessària per prendre decisions.
La descripció del lloc de treball del secretari-referent assumeix moltes responsabilitats diverses. Accepta les sol·licituds i prepara els documents per a la seva signatura al cap, selecciona els materials necessaris per a aquest treball. Controla la correcció d’execució i fa l’edició dels esborranys de documents, organitza trucades telefòniques del cap, corregeix informació en la seva absència, la transmet i la rep per fax, copia documents en una fotocopiadora, rep i envia missatges telefònics.
La descripció del lloc de treball del secretari-referent implica la condició d’un ajudant competent i competent que prepara sol·licituds i cartes en nom del cap, elabora les respostes.
I no tot ...
El secretari també planifica i organitza reunions i reunions de les autoritats, per a les quals recull els materials necessaris, avisa els participants sobre l’agenda de l’esdeveniment, la seva data i també elabora acta.
Supervisa el compliment de comandes i comandes de forma precisa i puntual i manté un fitxer de targeta de registre. La descripció del lloc de treball del secretari, entre altres coses, el fa obligat a proporcionar al cap del lloc de treball equipament d’oficina i papereria.
Imprimeix material d'oficina, manté una base de dades d'informació actual. Gestiona la recepció de visitants, ajuda a la consideració operativa de sol·licituds i altres problemes. Executa casos, envia a l'arxiu, controla la seva seguretat.
El seu mode de funcionament s’estableix d’acord amb les regles del calendari laboral de l’organització. La descripció del lloc de treball del secretari en cap li fa càrrec de deures oficials i viatges de negocis en cas de necessitat industrial.
Parlem de drets i responsabilitats
Els drets del secretari a l’organització impliquen la possibilitat d’exigir condicions laborals normals per part de la direcció, assistència en l’exercici de les funcions oficials, suport d’informació; pot sol·licitar qualsevol document que necessiti en el seu treball.
Té dret a millorar les seves pròpies qualificacions, a conèixer les properes decisions de gestió sobre les seves activitats, a presentar propostes i fer preguntes.
El secretari té dret a signar documents de referència i informació de la seva competència.
Com qualsevol empleat, és responsable del seu propi incompliment de les tasques laborals segons el Codi del Treball de la Federació Russa, per les infraccions comeses durant el període d’activitat, per causar danys materials.
Si els drets i les mesures de responsabilitat preses per a aquesta posició en diferents institucions són força similars, les funcions dels secretaris, com ja s’ha dit, poden variar significativament. Considereu aquestes diferències com un exemple de les responsabilitats d'altres representants del càrrec.
Fitxa del lloc de treball del secretari de la unitat formativa
Aquest especialista es considera un contractista tècnic. Per ser designat al càrrec, necessita una formació professional superior o secundària especialitzada. Què ha de fer exactament el secretari del departament de formació?
Com qualsevol secretari, està obligat a realitzar els tràmits competents, a familiaritzar-se amb el lideratge de tots els departaments de la institució, a poder utilitzar gravadores de veu, dispositius de recepció i comunicació, gravadores de cinta. Compleix els estàndards del sistema de documentació empresarial i les regulacions laborals, així com la protecció i la seguretat del treball.
Responsabilitats del secretari part de formació
La descripció del lloc de treball del secretari en una institució educativa té les seves particularitats. Manté minuts de reunions de la comissió de selecció, elabora els fitxers personals dels alumnes (estudiants). Emetrà i introdueix la informació necessària als carnets d’identificació i registres acadèmics dels estudiants, omple llibres sobre l’emissió de diplomes i els seus duplicats, certificats, registres d’estudiants per ordre alfabètic.
Té en compte les hores d’ensenyament i l’assistència a estudiants, prepara revistes de formació, ordres per al moviment del contingent. Rep documentació de comptabilitat i informes sobre aplicacions, processa fitxers personals dels estudiants i envia a l'arxiu.
Les seves activitats tenen lloc en estret contacte amb els caps de departaments, professors i departaments de comptabilitat d’una institució educativa.
I què fa el secretari de l’escola?
La descripció del lloc de treball del secretari escolar indica que aquest empleat és acceptat i acomiadat directament pel director, l'educació ha de tenir formació professional secundària o educació general amb formació especial per al programa requerit.
En la seva activitat es guia per documents normatius sobre paperassa, legislació laboral, instruccions per mantenir els llibres de treball, normes de protecció laboral, la carta de l’escola i la seva pròpia instrucció.
Parla un discurs escrit competent, sap treballar en equips d’oficina.
Les principals direccions de treball
La descripció del lloc de treball del secretari secretari de l'escola els enumera amb prou detall. Atén les activitats del director i dels diputats de l'escola, realitza tràmits, recopila informació sobre els treballadors i els estudiants de l'escola. Organitza trucades telefòniques per al director, rep i transmet faxos, missatges telefònics, registra missatges en absència del director.
El secretari organitza reunions del consell escolar, reunions generals de personal, tutela i consells pedagògics, a càrrec del director de les reunions. Per fer-ho, recopila i prepara els materials necessaris, notifica als convidats sobre l’esdeveniment, registra els participants. Elabora protocols finals.
Tasques addicionals
Com qualsevol secretari, proporciona al director equips d’oficina i material d’oficina, crea les condicions perquè el cap funcioni de manera eficaç. Transmet i rep informació, imprimeix documents i materials.
Forma casos segons la nomenclatura aprovada, que s’envia a l’arxiu a temps. Accepta la correspondència, sistematitza la forma adoptada a l’escola, passa del director als intèrprets designats, fa el seguiment de la implementació, envia la correspondència.
Accepta sol·licituds i documents d’empleats, estudiants, pares. Organitza la recepció, la seqüència òptima de sol·licituds i suggeriments.
La descripció del lloc de treball del secretari secretari a l'escola, per regla general, assumeix un calendari de treball irregular, vinculat al calendari laboral, però procedeix d'una setmana laboral de 40 hores. En el procés, interactua amb el personal d’administració, docència i serveis.
Descripció de la feina del secretari judicial
També té les seves pròpies característiques específiques. El secretari judicial en el seu treball procedeix de la tasca de vetllar pel bon funcionament de l'aparell judicial. Ha de dur a terme una gran quantitat de treballs rutinaris necessaris relacionats amb la recepció dels ciutadans, preparació de cartes, consultes, extrets i cites, trucades de testimonis i participants del procés.
Elabora els llocs i els llocs de revisió dels casos que es consideraran a la reunió, comprova la notificació de la notificació, dóna còpies de les conclusions, comprova l'assistència de les persones convocades a la reunió, assenyala el moment de la seva presència al tribunal en cites.
A més, el secretari elabora documents perquè les víctimes i testimonis convocats paguen els desplaçaments, a petició dels participants aporta el contingut del registre judicial, elabora casos al final de la revisió (administrativa, penal i civil), guarda un llibre de registre.
Difícil professió
El seu deure és també preparar còpies de documents judicials, executar i transferir escrits d’execució, altres materials relacionats amb l’execució de la sentència, així com en una ordre judicial separada.
La descripció del lloc de treball del secretari requereix un nivell suficient de qualificació per exercir les tasques. Ha de complir amb algunes prohibicions i restriccions específiques per a la funció pública, les normes de comportament oficial dels empleats.
Quins coneixements i habilitats requereixen el secretari judicial?
En primer lloc, legal. La descripció oficial del lloc de treball del jutjat judicial exigeix conèixer moltes lleis, des de la Constitució i el Codi del treball fins a les instruccions clericals aprovades en la seva entitat constituent de la Federació Russa.
La majoria es refereixen a procediments judicials i a les activitats de les autoritats.A més d’ells, cal conèixer els fonaments bàsics de la interacció amb estructures de gestió i diverses organitzacions, treball d’oficina, normes gramaticals de la llengua russa, subtileses de l’estil empresarial en llengua escrita i parlada, les regles de la correcció i l’edició.
Això també inclou el nivell bàsic de requisits de qualificació en matèria de tecnologia de la informació, coneixement del flux de treball i problemes de seguretat de la informació.
I molt, molt més ...
El secretari necessita habilitats per planificar una jornada laboral, analitzar i sistematitzar la informació entrant, preparar materials analítics i dur a terme un diàleg constructiu.
En la seva activitat, necessita poder treballar amb dispositius informàtics perifèrics i Internet, utilitzar correu electrònic, fulls de càlcul i editors de text, preparar presentacions, etc.
Com podem veure, la descripció del lloc de treball del secretari-mecanògraf durant les últimes dècades ha sofert canvis radicals i avui en dia inclou molts nous requisits tècnics i informatius. El secretari modern ha de ser no només un empleat atent i executiu, sinó que s’ha de mantenir al dia amb l’edat, utilitzant les novetats del seu camp professional.
