El control és la principal condició per a un negoci amb èxit. Quan es treballa amb diverses contrapartides, cal conèixer bé la informació i no oblidar-se de confirmar de tant en tant les paraules amb números reals. És per aquest propòsit que en el flux de documents modern hi ha un acte de reconciliació dels assentaments mutuos.
Descripció del document
Les relacions entre socis no es poden basar només en la confiança. A més dels sentiments, hi ha d’haver fets reals que en qualsevol moment puguin confirmar o refutar diverses sospites. Qualsevol activitat està realment associada a l’adquisició o venda d’alguna cosa. Alguns produeixen béns o proporcionen serveis, mentre que altres els compren pactant un acord adequat. Per tant, uns i altres estan obligats periòdicament a verificar les seves despeses.
Per això fan servir informe de reconciliació assentaments mutuos. En quins casos es fa necessari elaborar aquest document? Les raons poden ser molt diferents:
- Si una de les parts proporciona els seus productes sense prepagament ni per terminis.
- En el cas quan es venen productes especialment valuosos.
- La companyia compta amb un gran nombre de socis, cadascun dels quals subministra béns en un rang bastant ampli.
- En el cas d’una cooperació llarga i contínua de contrapartides.
- En una situació en què les dues parts decideixen ampliar l’abast de les seves relacions, i conclouen nous acords.
Qualsevol d’aquests motius pot servir de motiu per sol·licitar al vostre soci un acte de conciliació d’assentaments. En aquest sentit, no hi hauria cap desconfiança ni cap prejudici.
Detalls importants
Tot comptador sap què és un acte de reconciliació d’assentaments. Això no és sorprenent, perquè són ells els que l’han de compondre. En aquesta situació, cal un empleat que posseeixi determinada informació. Per compilar aquest document, heu de recollir dades de diferents comptes:
- els avanços emesos anteriorment;
- per ingressos;
- sobre obligacions assumides;
- segons les mancances existents.
L’accés a aquesta informació només està disponible per a un comptador. En la direcció del cap, recull la informació necessària i les elabora en forma de document d’un determinat patró. Tanmateix, la responsabilitat de les dades proporcionades recau en el comptable principal. Si no hi ha un desacord aparent entre els socis, llavors aquest formulari és la confirmació dels resultats de les activitats durant un període determinat. Alguns comptables actuen d’aquesta manera quan resulta que es perden els documents de transaccions principals o són massa mandrosos per buscar-los. Tot i això, això no els eximeix de la responsabilitat per la informació proporcionada.
Procediment
Com s’ha d’elaborar un acte de conciliació d’assentaments? L’emplenament de la mostra serà una presentació seqüencial d’informació específica.
Aquest acte haurà de contenir la informació següent:
- El nom del document.
- El període per al qual es compon.
- Nom de les contrapartides.
- La base de la transacció (contracte, acord).
- Dates, números i números específics extrets de documents primaris (ordres de pagament, factures i altres). Contenen informació que confirmarà l’entrega o el pagament de les mercaderies. Aquesta informació, per comoditat, es recopila normalment en una taula dividida en dues parts. En aquest cas, cadascuna de les parts té l’oportunitat d’indicar per separat les dades que té.
- Signatures dels representants de cadascuna de les parts.
El document es compila necessàriament en dues còpies per tal que cada organització el pugui conservar a casa.La signatura del comptable principal aquí ha de ser obligatòria. I de vegades pot ser l’únic. Això es pot fer en els casos en què no hi ha discrepàncies en les dades. Molt sovint, com a confirmació, també es requereix la signatura del cap de l'empresa.
Automatització comptable
Alguns empleats estan interessats en elaborar un acte de conciliació d’assentaments mutuos, com omplir-lo al programa “1C: Comptabilitat”? No hi ha dificultats particulars. Gràcies a l’ordinador, el treball és molt més senzill.
Només cal realitzar diverses operacions seqüencials:
- Vés a la secció "Vendes" o "Compres" (si cal). A continuació, a la pestanya "Acords amb contrapartides", seleccioneu "Informe de conciliació".
- Mentre esteu dins del diari seleccionat, feu clic al botó "Crear" i després aneu a la pestanya "Acte de reconciliació amb contrapartides". Apareix un quadre de diàleg que es pot omplir de dues maneres: automàticament o manualment. L’especialista tria per si mateix exactament el que necessita.
- Seleccioneu la pestanya “Segons l’organització”, després feu clic a “Completa” i especifiqueu la sol·licitud amb la tecla “Completa segons la comptabilitat”. A la pantalla apareixerà una llista de totes les operacions realitzades. Si necessiteu informació sobre tots els contractes per al període especificat, només heu de marcar la casella de selecció "Distribució per contractes".
- Anoteu una nota "Reconciliació acordada".
- Cerqueu la pestanya "Avançada" i seleccioneu a la llista de persones necessàries per signar l'acte.
Només queda registrar aquest document i el podeu enviar per imprimir.
Normes per a la confecció d’un document
Els comptables sovint han de fer un acte de reconciliació dels assentaments. Un exemple de recopilació i emplenament d'aquest formulari és estrictament individual per a cada organització. Tenint en compte que la llei no preveu una forma estricta i unificada, els empleats de qualsevol empresa es veuen obligats a formar-la ells mateixos, guiats per normes i requisits generals:
- Qualsevol acte comença amb un "encapçalament" amb informació inicial sobre els socis.
- A continuació ve la frase estàndard que s’utilitza en tots els contractes. Afirma que els representants sotmesos de les dues parts van redactar el present acte, confirmant que el següent estat de comptabilitat.
- Seguint aquestes paraules hi ha la taula ja coneguda. La primera línia que apareix és "el balanç al començament del període". A continuació es presenten les operacions, dividides en “dèbit” (realització de treballs o lliurament de mercaderies) i “crèdit” (pagament). Després segueix el balanç al final d’aquest període. I la taula acaba amb el càlcul del deute.
- El segell rodó de l'empresa ha de confirmar la signatura de les persones autoritzades.
En lloc d’un líder, una altra persona pot signar l’acte. Per fer-ho, necessiteu un apoderat que li doni aquesta autoritat. Per cert, al jutjat, la seva absència pot posar en dubte tot el document.
