En el procés de fer negocis, sovint es presenten situacions quan es requereix que les contrapartides puguin conciliar els assentaments amb obligacions contractuals. A més de la funció de control, aquesta operació pot ser un argument important per fer valer els drets del creditor.
Quin document s'utilitza per conciliar pagaments
La verificació dels assentaments es pot dur a terme en virtut d’un acord específic o de totes les obligacions del complex. Es reconcilia els pagaments recíprocs segons sigui necessari, i la legislació no estableix l'obligació de dur a terme aquestes comprovacions. Però, malgrat això, aquestes reconciliacions són molt populars i importants per dur a terme activitats comercials.
L’acte de reconciliació, que s’executa segons els resultats de l’auditoria, és un document important que s’utilitza àmpliament. Aquest document impedeix que es produeixin errors en la comptabilitat i demostri clarament les obligacions de deute dels socis.
La forma unificada d’aquest document no s’ha aprovat per a la comptabilitat, per tant, les empreses elaboren un registre de liquidació en cap forma, però al mateix temps observen la regla de detalls obligatoris.
Per tal que la informació es reflecteixi de la manera més clara possible, cal afegir les constants següents a l’acte de conciliació dels càlculs:
- El nom de l'organització.
- Període de reconciliació.
- Detalls de la contrapartida amb qui es realitza la verificació.
A la part tabular del document, els pagaments s’han de situar en el context d’acords conclosos i dates de pagament, factures. Les línies poden contenir el nombre de factures, ordres de pagament, actes i comptes. Tots els pagaments es sumen al valor total. En confirmació de la correcció d'emplenar el document, l'acte està avalat per ambdues parts. Cal un segell a la part inferior.
En cas de desacord d’una de les parts, l’acte no es signarà fins que es corregeixin les inexactituds. O el soci que discrepa aporta en la seva part del document aquells números que considera correctes. La diferència resultant entre els dos registres tabulars pot ser objecte de disputa i absolució judicial.
L'absència d'un atribut particular no fa que el document sigui nul. Una excepció només són les signatures de les parts, que consoliden la posició financera de cada participant en la transacció.
L’informe de reconciliació s’ha de fer per duplicat. El comptable en cap o director de l'empresa té dret a signar el document. Però si aquest document apareix al jutjat, ha de ser necessàriament avalat pel cap.
A partir de l'acte, es pot establir l'estatut de limitacions dels deutes vençuts.
Molt sovint a la pràctica comptable hi ha deutes el termini de pagament que ha caducat fa temps. Aquestes quantitats es consideren sense esperança. Per reflectir el panorama real dels cobraments, aquestes obligacions es cancel·len després de l'estatut de limitacions.
Mitjançant l’acte de reconciliació, podeu fixar la data d’inici del període de tres anys. Un acte de reconciliació recentment signat interromp l'estatut anterior de limitacions i el compte enrere torna a començar. Per aquesta acció, el deutor confirma la seva obligació amb el soci.
Un informe de reconciliació completat incorrectament al tribunal no hi ajudarà
Si l'acte es va omplir de manera incorrecta, llavors no podrà protegir els drets del deutor o de la creditora davant el tribunal. Per exemple, la manca d’informació sobre l’ocurrència del deute serà motiu pel no demandat per no reconèixer l’obligació. A més, tota la informació inscrita al registre ha de ser confirmada per documents primaris.
Reconciliació dels pagaments d’impostos
Per evitar problemes a l’hora d’afrontar l’impost, es recomana realitzar una conciliació regular de les deduccions fiscals. És convenient demanar un acte de conciliació amb l’impost almenys un cop a l’any. Aquest document també és útil per obtenir un certificat d’absència de deute, que es proporciona a petició.
Actualment, el certificat de conciliació fiscal es pot sol·licitar a través de canals de comunicació electrònica. Per fer-ho, heu d’enviar una sol·licitud a través d’un operador especialitzat i certificar el document amb signatura digital electrònica. També podeu encarregar l’acte de manera personalitzada, però per a això necessitareu una carta de consulta amb els detalls de l’empresa.
La part tabular de l’acte reflecteix no només l’import dels pagaments, sinó també l’import de les penalitzacions acumulades en cas de retard en el pagament d’impostos.
