El procés laboral consisteix en establir tasques pel cap i la seva implementació per part d’un empleat de l’empresa. De tant en tant, cada empleat elabora un informe de progrés. La freqüència depèn de les regles internes de l'empresa, així com de la forma. No subestimeu la rellevància d’aquest document per a la gestió.
En aquest article analitzarem com elaborar adequadament un informe sobre la feina feta, una mostra d’emplenar un document i alguns consells sobre la seva preparació.
Per què necessiteu informar-vos adequadament del treball
El flux de treball es pot presentar en forma d’un mecanisme complex en què cada empleat de l’empresa és un engranatge. En aquest exemple, el cap de l’organització és un enginyer que ha de vetllar perquè tots els mecanismes funcionin de manera fluida i el més ràpidament possible.
A la vida real, és difícil que els caps puguin avaluar el funcionament dels treballadors si no veuen els resultats del treball. Per tant, en gairebé totes les empreses, la direcció obliga cada empleat a elaborar periòdicament un informe sobre la tasca realitzada. Sovint aquest document es crea amb una freqüència d’1 setmana. Així, els caps poden veure què feien els empleats, així com la utilitat que tenien per a l'empresa.
Exemple incorrecte
El document és de forma gratuïta. Potser és per això que hi ha un gran nombre d’informes que no parlen amb la direcció sobre res o fan pensar que el treballador no està fent front a les funcions que li són assignades. A més, un empleat específic pot ser un treballador dur i complir el seu pla. La culpa d’això és un informe mal elaborat sobre la feina feta. A continuació es mostra una mostra d’aquest document.
“A: el cap del departament de planificació Ivanov P. M.
De: economista de la 1a categoria del departament de planificació Petrov Yu. R.
Tipus de document: informe de progrés del període comprès entre el 15.02.16 i el 19.02.16
S'ha completat el següent:
- implementat horari laboral taller de producció;
- Els resultats de cronometratge s’inclouen al programa de treball;
- estàndards de temps calculats;
- Es van recopilar respostes a les sol·licituds d’inspectories laborals, així com diversos clients;
- va participar en una conferència sobre la millora de l'eficiència laboral a l'empresa.
Data de la compilació: 19.02.16
Signat: Petrov Yu. R. "
Si l’empleat elabora un informe sobre la feina feta d’aquesta manera, la direcció considerarà que no està prou carregat.
Quins són els errors?
L'exemple anterior mostra clarament els errors estàndard en la preparació d'aquests documents.
Els principals són:
- manca d’una llista de tasques que es van executar;
- no hi ha plans per al proper període de presentació;
- manca d’especificitat;
- no hi ha cap anàlisi;
- la manca d’iniciativa de l’empleat es posa en relleu per la manca d’ofertes en el seu camp de treball.
Els requisits anteriors s’han d’utilitzar tant en l’elaboració de formularis setmanals, com quan es genera un informe sobre la tasca realitzada durant l’any.
Opció adequada
És probable que la primera vegada que es compili un informe de qualitat no funcioni. Per facilitar-lo, us donem un exemple de com escriure un informe al líder sobre la feina feta, indicat en el primer exemple:
“A: el cap del departament de planificació Ivanov P. M.
De: economista de la 1a categoria del departament de planificació Petrov Yu. R.
Informe sobre els resultats del treball (15.02.16-19.02.16 gg.)
Per a la setmana dels informes, es van establir les tasques següents:
- Per dur a terme la sincronització del treball del taller de producció, per al qual els estàndards de temps actuals no hi ha o estan desfasats.
- A partir de les mesures, prepareu l'aprovació de nous estàndards per al treball de la unitat estructural corresponent.
- Participa en una conferència sobre la millora de l’eficiència laboral a l’empresa, prevista per al 18/02/2016, preparant preguntes i suggeriments.
Totes les tasques s’han completat, a saber:
- Es van passar cinc vegades i es va recopilar el mateix nombre de nous estàndards per als treballs del taller de producció;
- va participar a la conferència, nota amb suggeriments adjunts.
També es va treballar amb la documentació entrant, a saber:
- Es van recopilar 2 respostes a les sol·licituds d’IOT.
- Respostes a cartes del gr. Yurieva A.A., Zhakova S.I., Mileeva K. B.
Per al període comprès entre el 22.02.16 i el 26.02.16, es preveu un viatge de negocis per verificar el treball de la unitat estructural de la sucursal de Pechersk.
Data de la compilació: 19.02.16
Signatura: Petrov Yu.R. "
D’acord que aquesta versió de l’informe llegeix millor i la direcció pot veure el funcionament d’un dels empleats.
Com redactar informes per a períodes més llargs?
Per descomptat, no és difícil un període d’una setmana per pintar bellament sobre paper. És més difícil elaborar un informe sobre la feina feta durant mig any o fins i tot un any. Tot i això, és més fàcil de fer del que podria semblar a primera vista. Per exemple, si teniu informes setmanals per al període requerit, podeu utilitzar-los de forma segura.
Volum màxim: 1 full A4
Al mateix temps, heu d’intentar ampliar lleugerament la informació perquè el resultat encaixi en 1-2 pàgines. En el cas que no es realitzin resultats setmanals a l’organització, però teníeu l’objectiu de generar un informe sobre la feina feta durant l’any, no pogueu pànic i lluiteu contra la histèria.
Tota la informació que us envolta: consulteu l’historial de missatges als registres de documents o al correu electrònic, obriu la carpeta amb els vostres informes, examineu els fulls de viatge. Tot això ajudarà a recordar les gestions que heu realitzat durant l’any laboral.
Per resumir
A la part superior vam donar alguns exemples de com redactar un informe de progrés. El més important és indicar les operacions realitzades, indicant característiques quantitatives (tantes vegades o tal, i un nombre de peces, etc.). Així, informareu la guia sobre la quantitat de treballs que heu pogut realitzar.
No oblideu indicar al començament de l'informe una llista de tasques específiques que se us ha donat per realitzar. Una part important és la realització de l’informe. Assegureu-vos d’escriure el que voleu realitzar a la feina en un futur proper. D’aquesta manera mostraràs que et sembla més ampli que l’àrea de les teves funcions i funcions immediates que s’han de realitzar segons la descripció del lloc de treball.
També podeu considerar l'exemple anterior.
Per tal de facilitar la compilació d'aquests informes, podeu gravar la feina feta cada dia en un quadern o en un document electrònic. Dedicareu només 3-5 minuts al dia en aquesta mica. Això no ho és tant. Tanmateix, a causa d'aquests registres, podreu crear un informe sobre el vostre treball durant qualsevol període futur sense cap problema.
