Una nota és un document interestatal a través del qual es produeix la comunicació oficial entre els empleats. El seu contingut es redueix a tasques, al rendiment de qualsevol tasca, etc., és a dir, a problemes de treball. Malgrat que escriure una nota és una qüestió simple i no regulada per normes molt estrictes, no obstant això, cal conèixer-les. En aquest article, considerarem el procediment per a recopilar aquesta documentació, tipus, etc.
Característica
La naturalesa de la nota de servei és informativa, cosa que significa que conté certes notificacions, missatges, instruccions, etc. Els problemes tractats en ella es relacionen amb l'empleat específic a qui va ser enviat. En altres paraules, una nota és una caixa d’eines per a la comunicació dins d’una empresa.
Nota: la nota obligatòria no s'ha establert. Es tracta d’un document addicional, tot i que es poden elaborar comandes i instruccions sobre la seva base.
Practiqueu
Es considera que la nota és una documentació d’ús freqüent, alhora, no inclosa a la llista de documents de gestió classificats oficialment. Àmpliament utilitzat, es converteix en comunicació a nivell horitzontal: és a dir, un empleat d'una unitat és compilat per transferir una sol·licitud o proposta a un altre empleat.
Important: l'estat dels objectes de gestió, entre els quals es fa comunicació mitjançant una nota, hauria de ser equivalent. En cas contrari, el document no es considera una nota, sinó una nota.
Finalitat de l’ús
Es pot utilitzar una nota per a treballs en diversos casos.
Aquests són alguns exemples:
- per bonificacions dels empleats;
- enviar un empleat en viatge de negocis;
- informar al departament de logística sobre un mal funcionament dels equips;
- nota de compra;
- notificació del cap de seguretat del cap de qualsevol altre unitat sobre la necessitat que persones no autoritzades (no empleats) entrin a l’edifici de l’empresa amb raons;
- una sol·licitud en forma de memòria enviada al departament de comptabilitat per a l'assignació de recursos materials per a determinades necessitats, etc.
Casos seleccionats per escriure notes
Tot i que la nota es considera un document intern, una de les seves varietats és un document enviat a la comissió d’atestació. Tot i això, l’ús de notes enganxoses només per a la comunicació de treball és encara més comú.
Com escriure una nota?
Les regles bàsiques per escriure una nota són similars a les altres. Inclouen escriptura en un full de format A4, instruccions de qui i a qui s'envia, certificació per data i signatura. Però, com es pot escriure una nota complint tots els requisits?
- al centre (també permès a la part esquerra del full) escriviu el nom corresponent del document;
- Hi ha dues opcions per escriure la data: tant en números completament àrabs com en la indicació del mes amb paraules;
- al títol, es pot afegir una breu descripció del contingut del document a l’encapçalament principal;
- La informació sobre l’emissor i el destinatari ha de ser completa: nom, cognoms i patronímic, nom complet de la posició i departament (unitat) al qual s’adjunta aquesta posició.
Contingut de la nota de servei
La resposta a la pregunta sobre com redactar una nota inclou no només els detalls i atributs d’aquest document, sinó també quin ha de ser el seu contingut.
El document que s’està analitzant no requereix una declaració de l’essència del problema en un llenguatge molt sec i oficial, però es permet una narració lliure que reflecteixi específicament la raó de l’escriptura.
El contingut es divideix generalment en dues parts. El primer d’aquests s’anomena preàmbul. Breument parla del que va impulsar el redactor a redactar una nota i enviar-la a un empleat específic.
La segona part es considera principal, també és més gran que el preàmbul. Aquest text inclou una declaració de la sol·licitud o proposta directa. A ella s’hi pot afegir una anàlisi de la situació, conclusions i resultats.
Formulari
Quan se’ls pregunta sobre com es pot escriure una nota, algunes empreses simplement proporcionen als seus empleats un formulari especial. Però, cal destacar, no es tracta d’una unificació obligatòria: GOST només proporciona disposicions d’assessorament (quant a tipus de lletra, dimensions i espaiació) sense una mostra aprovada. Tanmateix, si existeix en una empresa determinada, el millor és seguir-hi.
Servei i memòries
Una mica més alta en la nota, es va notar com difereixen les notes oficials i les de notificació. Però molta gent encara s’inclina a confondre’ls entre ells.
Els errors més comuns són:
- nota per a l'empleat de l'empleat al cap (de fet, informe);
- sobre augment de sou;
- sobre promoció.
Els dos últims comporten un tractament no a nivell horitzontal, sinó vertical, que nega la definició d’una nota.
Important: la divisió de notes en memòries i explicatives a priori és incorrecta.
Inscripció
Totes les notes es registren al registre. Segons la forma en què s’organitzen els tràmits a cada empresa en concret, tant el que ha elaborat el paper com el que el va rebre pot tractar-ho. En qualsevol cas, això es refereix al fet que a la nota de servei se li assigna un número únic, que s'ha d'indicar al seu text.
Memòria d’exemple
"Departament de vendes, director de la divisió de tecnologia de la informació V. A. Kutsak
Memòria
№ 19-43/102
13 d'abril de 2015
En provar l'estat d'un PC per al seu rendiment
A partir del 10/04/2015, es produeixen desperfectes habituals de vendes a l’ordinador personal d’un empleat de vendes, R. Maksimenko, és a dir: reiniciar sense donar aquest comandament al PC, problemes amb l’encesa / apagada i també parpelleig de la pantalla. Degut a la descrita, us demano que realitzeu els diagnòstics necessaris per part dels especialistes del vostre departament per tal de detectar les causes dels desperfectes, així com solucionar-los amb èxit. Suggereixo que els resultats de les proves siguin publicats per escrit, resumits en altres accions: reparació o substitució de la màquina.
Cap de departament L. A. Kudryavtsev "
Suposem que el PC no és reparador. En aquest cas, elaborem una nota per escriure l’equip.
Exemple de nota de desistiment
"Departament de vendes, Director de logística Departament M. A. Oleinik
Memòria
№ 21-45/104
16 d'abril de 2015
Quant a desactivar un ordinador que no funciona
A partir del 10 d’abril de 2015, es van produir desperfectes habituals a l’ordinador personal d’un empleat de vendes, R. Maximenko. Els diagnòstics que han dut a terme com a resultat d'aquests especialistes del departament informàtic han demostrat el següent: el PC no és adequat per a més operacions. En aquest sentit, demano que anote els equips anteriors per no funcionar.
Cap de departament L. A. Kudryavtsev "
A més d’ella, necessitareu una altra nota: per substituir l’equip desconnectat.
Nota de substitució d'equips
"Departament de vendes, director del departament de logística M. A. Oleinik
Memòria
№ 22-46/104
17 d'abril de 2015
Quant a la substitució d’un equip trencat
L’ordinador personal d’un especialista del departament, Maksimenko R. D., es va posar en servei i s’ha de substituir per la seva inoperativitat (segons el document núm. 20-44 / 103 del 15/04/2015).Proporcioneu un equipament nou que coincideixi amb els paràmetres desactivats. Informeu-vos per escrit de la implementació. Adjunto a la nota l’informe de la divisió de tecnologia de la informació sobre els diagnòstics i els seus resultats.
Cap de departament L. A. Kudryavtsev "
En conclusió
Normalment, escriure una nota no causa problemes. Aquest document interestatal és un mitjà de comunicació força familiar entre diferents nivells de govern. Només la "confusió" entre notes i notes poden causar barreres condicionades (l'article indica com es diferencien).
En algunes empreses, la recopilació de memòries es fa exclusivament segons el model introduït i aprovat (en aquest cas, és millor emmagatzemar-se amb formularis especials per a ells), en altres és més que gratuït.
Quan compilem aquest document, cal guiar-se per les mateixes regles que per a altres papers: el tipus de lletra i l'espai entre segons GOST, la data i la signatura per a la validesa de la nota.
En general, una nota és un conjunt d’eines molt convenient, que és fàcil de dominar i, quan s’utilitza correctament, hi ha un treball ben coordinat i clar d’un equip d’organitzacions. Ajuda a mantenir una connexió holística entre els departaments i, a més, reforça l'estructura que els integren.
