Durant el desenvolupament de les seves activitats, les persones jurídiques solen prendre decisions sobre qüestions sotmeses a una reunió general, en la qual poden participar fundadors, accionistes, caps d’unitats, així com representants de parts que siguin socis comercials. En tal situació, les tasques a resoldre a la reunió s’elaboren mitjançant un formulari com l’acta de l’assemblea general. Es tracta d’un document força específic, que en un breu formulari reflecteix el transcurs de tot l’esdeveniment, i també pot contenir un breu resum de la informació presentada.
Qüestions resoltes sobre la base de l'acta de l'assemblea general
L’acta de l’assemblea general és necessària per resoldre diversos problemes que formen part integrant de l’organització o empresa. Amb l'ajuda d'aquest document, es poden realitzar canvis en la composició de fundadors o accionistes, emissió d'accions, reorganització o liquidació d'una empresa.
En les qüestions per a les quals sigui necessària una decisió col·lectiva, s’ha d’utilitzar el protocol de l’assemblea general. El model de compilació és el mateix per a tots aquests esdeveniments dins d’una mateixa organització. Per tant, com a reflex de l'activitat econòmica de l'empresa, aquest document té una importància jurídica important.
Diverses actes legislatives de la Federació Russa estableixen l'acta de l'assemblea general, una mostra de la seva compilació i les normes aplicables al seu contingut. Per tant, cal complir estrictament els requisits establerts per a la seva execució, ja que les autoritats reguladores durant les inspeccions tenen dret a invalidar les decisions d’una persona jurídica a causa de violacions existents i incompliment dels requisits bàsics del protocol.
Requisits legals per al registre
L’acta de l’assemblea general dels membres que participen en les activitats econòmiques de l’organització s’ha d’elaborar com a màxim als 15 dies següents a la data de la seva celebració. El document està preparat per duplicat i ha de contenir un conjunt de dades específic:
- Data i lloc de la reunió.
- El nombre de vots propietat dels participants.
- El nombre total de vots que es van donar als participants absents.
- Cognom i nom del president de la reunió.
- La composició del presidi.
- L’agenda.
Per regla general, l’acta indica en forma de resums els principals temes sotmesos a discussió i votació i els resultats que s’han aprovat.
Objectiu del protocol
Acta de l'assemblea general - aquest és un document delineant el curs de la presa de decisions que determinin la direcció de l’entitat jurídica, col·lectivament. Tots els formularis i tipus de protocols estan orientats a documentar les decisions preses pels òrgans col·legials. El protocol també s’elabora durant reunions d’empresa, reunions de comissions, negociacions, reunions deliberatives. L’objectiu del protocol és documentar les decisions i els acords col·legials assolits.
Qualsevol empresa o organització hauria d’utilitzar els mètodes de presa de decisions col·legials i poder elaborar correctament l’acta de les seves reunions. La importància de registrar les decisions adoptades en col·legis és una bona ajuda per a una correcta realització de les seves activitats per part d’una persona jurídica.
Si el fundador o director de l'empresa pren una decisió exclusiva sobre la realització de les activitats empresarials, una reunió deliberativa s'agrupa necessàriament per prendre decisions importants sobre l'empresa.Així, la consideració d'aquestes decisions i qüestions emergents es registra a l'acta de l'assemblea general.
Procediment important
El procés de compilació del protocol consta de diverses etapes:
- Definició i preparació de l’agenda.
- Elaboració i elaboració de la documentació necessària.
- Notificació de tots els participants sobre el lloc de l'assemblea general.
- Distribució de la informació necessària als participants per preparar-se per a l’agenda de la reunió, tractant alguns dels seus problemes.
Abans d’iniciar les negociacions, és necessari registrar les dades de registre dels participants de la reunió al protocol. Per a aquest propòsit, es recopila una llista de tots els participants, el nombre dels quals cal que correspongui al nombre de vots necessaris per prendre una decisió legalment legal.
Per documentar la informació sobre les decisions preses i el transcurs de l'assemblea general, s'utilitzen mitjans tècnics moderns de gravació de so o de vídeo que s'utilitzen per a l'estenografia i el processament de tots els discursos i decisions preses. Així mateix, al mateix temps que es fa la gravació, cal redactar per escrit els minuts d’esborrany durant tota la reunió. Assegureu-vos d'indicar la llista de documents que han participat en la presentació de preguntes per a votacions o discussions. Es tracta d’informes, projectes, referències utilitzades a l’assemblea general.
Normes de registre
L’acta de l’assemblea general de propietaris o participants s’ha d’elaborar de manera competent i complir plenament els requisits normatius de la legislació de la Federació Russa.
Segons el seu contingut, el document pot ser tant un detallat com un resum de la reunió. Tots els discursos que han tingut lloc a la reunió general de l’òrgan deliberatiu es mostren de forma completa. El formulari curt només conté informació sobre els ponents, el tema del discurs pronunciat. El formulari curt s’anomena esquema de protocol. El formulari de redacció de protocols el determina el president de la reunió o durant la decisió col·legial. A continuació, es presenta una mostra de la reunió general de participants.
Aquest document està elaborat complint totes les normes i requisits del treball d’oficina per tal de fer-ne els detalls d’acord amb GOST.
El contingut del protocol. Dades de l'organització
L’acta de l’assemblea general, una mostra en fase de desenvolupament, ha de contenir necessàriament dades sobre el nom complet de l’organització, així com abreviatures acceptades sobre la forma jurídica (LLC, JSC, etc.). En aquest cas, el nom ha de correspondre a l’especificat a la carta de l’empresa i inscrit al Registre Unificat d’Estat, així com tenir una descodificació completa sense l’ús d’abreviacions.
Si aquest és el protocol de l’assemblea general de la LLC, la mostra s’elabora segons les mateixes regles i estàndards que per a organitzacions amb una forma legal de propietat diferent. Arregla la ubicació de l’entitat jurídica, reflectida en forma de registre de l’adreça legal de l’organització i ha de correspondre a la que s’inclou en els documents constitutius, així com la inscripció al Registre Unificat de l’Estat.
Dades de reunions
A la secció següent, després d’especificar les dades legals que reflecteixen el nom real de la ubicació de l’empresa, cal indicar informació relacionada amb l’hora i la forma de la reunió. En primer lloc, s’indica el tipus de reunió general, que pot ser anual, extraordinària, planificada, etc. El protocol de l’assemblea general dels participants de la LLC segons la legislació vigent es determina amb una freqüència d’almenys un cop a l’any.
Formulari de reunió
La forma de la reunió es pot definir com:
- Presència personal de representants autoritzats o membres accionistes.
- Formulari de correspondència recollint documentació enviada anteriorment per aclarir opinions sobre qüestions de votació.
També es marca la data i el lloc de la reunió del consell assessor, indicant-se l’adreça real en què es van reunir els participants.
La part principal del protocol
S'indica el tema, temes sobre els quals es va celebrar la reunió. En el cas de les reunions anuals, la llei defineix una sèrie de qüestions que s’han de tenir en compte. A la resta de la reunió, els participants podran escollir els temes necessaris per resoldre.
Cal indicar l’hora d’inici i finalització de les persones amb dret a assistir i participar en la discussió. En aquest cas, l’organitzador o el secretari duen a terme el procediment de registre de totes les arribades establint la identitat dels presents i introduint aquestes dades a la secció “Present” del protocol. Assegureu-vos d’indicar el participant, així com la posició ocupada i el nombre de vots per ell. En el cas de societats anònimes, també es podran introduir dades sobre una targeta d’identitat o un procurador emès.
També en aquesta part s’indica el moment d’obertura i tancament de la reunió col·legial, els resultats de les votacions, que es fixen en el moment del recompte de vots.
Quan es consideri cada punt de l’ordre del dia, s’indicaran els següents:
- El nombre de vots elegibles per participar a la reunió.
- El nombre de vots emesos.
- El nombre de vots emesos per a diferents opcions de vot.
- La redacció de les decisions preses.
Tot seguit es realitzarà una secció on es registren totes les disposicions principals dels discursos escoltats, així com els noms de les persones que van parlar sobre cada tema. La informació es presenta en forma de resums que formen un resum dels discursos.
Part final
Després de l'elaboració de l'acta de l'assemblea general de fundadors, accionistes o altres participants, seran segellades les signatures del president, així com del secretari de la reunió. També s’estableix la data de la seva preparació, que pot no coincidir amb la data de la reunió.
Protocols i reunions especials
Un altre cas interessant d’aquesta documentació és l’acta de la reunió general dels propietaris de la casa o associació hortícola. Aquestes reunions i el seu enregistrament es distingeixen pel fet que els participants tenen igualtat de drets i, en cas que no aparegui un gran nombre de persones, encara es poden prendre decisions sobre la base de les opinions dels que van arribar i van participar en la resolució dels problemes sotmesos a discussió. A partir d’aquest protocol, els membres restants del parc d’habitatges o de l’associació de jardineria estan obligats a sotmetre’s a les decisions preses, independentment de si han participat o no en aquesta reunió.
Quan redacta aquest document, sol indicar la composició del comitè de recompte. Tant les persones autoritzades com les seleccionades per votació dels participants presents poden actuar com a president i secretari de la reunió. Camí gestió d’edificis d’apartaments o una associació hortícola és seleccionada per la reunió general de propietaris de locals o terres residencials. Les decisions preses sobre aquestes qüestions són vinculants per a tots els propietaris.
L’execució de l’acta de l’assemblea general requereix una atenció especial i certes habilitats documentals. No s’ha de permetre l’abandonament de les normes establertes per a l’execució d’aquest document, ja que és l’única reflexió documental de la legalitat de les decisions de la reunió col·legial, que són importants, i que també tenen una gran força jurídica i es proporcionen durant. auditories autoritats reguladores.
