Degut al fet que a la vida quotidiana ens trobem constantment amb documents a la feina i a casa, volem dedicar-hi una conversa més. Descobrim què és un document i quins tipus existeixen.
Què és un document?
Un document és informació registrada en un mitjà tangible que té detalls que permeten identificar-lo. Hi ha altres definicions d’aquest concepte. Així doncs, podem dir que un document és informació emmagatzemada per individus i organitzacions com a prova d’activitats o obligacions.
Essència del document
Bàsicament, totes les definicions disponibles d’un document emfatitzen la seva naturalesa (essència) informativa.
La Llei sobre "informació, tecnologies de la informació" estableix que la informació és la informació que es proporciona, independentment de les formes i mètodes de la seva tramesa. I això vol dir que, havent-ho mostrat al document, podem desar i transferir la informació disponible a altres persones, i també utilitzar-la de manera repetida.
Un operador d’informació documentada és un objecte que s’utilitza per emmagatzemar i protegir-lo en forma sonora, de veu i visual.
A partir d’allò anterior, podem concloure que el document és també un element indispensable del treball intern de qualsevol organització, institució, empresa, que asseguri la interacció d’unitats individuals. De fet, es tracta d'informació que és la raó per prendre totes les decisions de gestió, així com la prova de la seva implementació i el material per a altres activitats.
En l’àmbit de gestió, un document és un element de treball, ja que qualsevol decisió presa es registra per escrit.
Els signes externs dels documents són característiques característiques que reflecteixen la seva mida i forma, mètodes de registre i elements de disseny. El seu autor pot ser tant una persona com una persona jurídica. Qualsevol document de treball, si s’executa correctament, té força legal.
Detalls dels documents
Els tràmits estan associats a l’observança de tots els elements obligatoris, que s’anomenen requisits. Aquests inclouen:
- nom
- destinatari;
- l’autor;
- Data
- text
- signatura
- resolució
- aprovació i aprovació.
Cal destacar que diferents documents tenen detalls completament diferents. El seu nombre depèn dels seus objectius i finalitats. Molts, per exemple, tenen un nombre limitat de detalls. Per cert, si almenys un d'ells està indicat incorrectament, el document es considera vàlid.
Comptabilitat de documents
Quins documents es necessiten a l’obra? En el camp de la gestió de l'organització, s'utilitzen diferents formes. Tot depèn d’on i amb quina finalitat cal enviar documents.
Totes elles no existeixen per si soles, però estan subjectes a una estricta sistematització. És a dir, qualsevol empresa guarda registres de documentació. Això és necessari, en primer lloc, perquè qualsevol informació sempre pugui ser fàcil i en el moment adequat per trobar-la.
Documents personals i oficials
Els documents tenen classificació pròpia per diversos motius. Així doncs, per origen són personals i oficials.
- Els personals es creen fora del lloc de treball. Pot ser correspondència, dietari, notes.
- Però els oficials són documents de l’organització, elaborats d’una manera determinada i de la forma establerta.
Però al grup de documents oficials es distingeixen els personals, per exemple: passaport, diploma, certificat, permís de residència, llibre de treball.
És evident que els treballs oficials participen principalment en treballs clericals, la majoria dels quals són documents de gestió.Amb la seva ajuda, es realitzen funcions de gestió de l’organització: planificació, finançament, control, subministrament i comptabilitat. 
Classificació de documentació
Segons el mètode de documentació de la informació pot ser de diferent naturalesa:
- escrit;
- textual
- escrit a mà;
- mecanografiada;
- electrònica;
- bé
Es pot tractar d'un vídeo, un àudio, un document fotogràfic, així com un blanc i un esborrany. Com podeu veure, hi ha una gran varietat.
Quins documents es necessiten comptabilitat de gestió? Absolutament tot. Molts d’ells estan presents en qualsevol organització. És impossible obtenir només amb una espècie. Tots ells es necessiten segons la situació.
Documents entrants, sortints i interns
Documents entrants, sortints i interns, tots hem sentit sobre aquesta classificació. De manera que, la totalitat d'aquests papers forma el flux de documents de tota l'organització. Els títols entrants i sortints estan subjectes a una comptabilitat estricta. Es registren a les respectives revistes de correspondència entrant i sortint.
Pel nombre de problemes plantejats, els documents es divideixen en senzills i complexos. En el primer, només es planteja una qüestió, i en les altres, algunes.
Tipus de restriccions en l’accés a valors
Per disponibilitat, el paper es defineix com a secret, sense classificar i per a ús oficial general. Els secrets estan marcats amb un segell de signatura especial. El seu ús requereix un permís especial. I per treballar amb altres documents no calen toleràncies. Estan destinats als empleats de l’organització.
Manera del text del document
Pel mètode de presentació, els documents es divideixen de la manera següent:
- típic;
- pantalla;
- individual.
En papers individuals, la presentació va al seu propi estil, com si fos de si mateixa. Els documents de pantalla es publiquen segons un esquema determinat mitjançant un conjunt de frases estàndard. El tipus més comú d'aquest document és un qüestionari o certificat. Per regla general, s’imprimeixen en formularis preparats, que després introdueixen algunes dades.
Quins documents es necessiten en el treball diari? Per descomptat, típic. S'elaboren a partir d'una mostra específica i s'utilitzen en situacions similars. Es creen plantilles que, si cal, es prenen com a base, inserint només informació addicional. Molt sovint heu d’elaborar alguns documents per obtenir-ne d’altres, per exemple, al servei d’impostos o en altres casos.
Tipus de documents d'autenticitat
Per autenticitat, els documents es divideixen en originals, còpies i duplicats. És clar que l'original és la primera instància única. Està certificat per un segell humit i signatura.
El duplicat és un duplicat de l'original, s'emet més sovint amb la pèrdua del document original i també té força legal. Però pel que fa a les còpies, tot i que coincideixen completament amb l'original, no tenen cap força legal.
Dividir documents per període d'emmagatzematge i mètode de transferència
Segons la vida útil, els documents es divideixen en papers d’emmagatzematge permanent, temporal (període d’emmagatzematge de fins a deu anys) i d’emmagatzematge a llarg termini (més de deu anys).
I pel mètode de transmissió, a telegrames, cartes, faxos i missatges (electrònica).
Qualsevol cosa que digueu, els documents han entrat molt a la nostra vida. Cada dia estem tractant tot tipus de papers. I no importa en quina àrea treballem, sempre utilitzem documents per rebre i transmetre aquesta o aquella informació.
