Entre la gran quantitat d’opcions de correspondència empresarial, mereix una atenció especial la carta de confirmació. Què és i en quins casos s’ha d’elaborar un document similar?
Objectiu principal
Ètica empresarial sempre preveu el respecte mutu entre les parts. Aquest és un requisit previ per al normal funcionament del negoci. Sense ell, és impossible imaginar cap cooperació llarga i fructífera. De vegades és necessària una carta de confirmació.
En si mateix, no és tan important. Això només és un gest de cortesia. Deixa clar que allò que els socis van acordar el dia anterior. És a dir, una carta de confirmació indica que es compleix algun fet o acció. En aquest cas, hi ha dues opcions:
- Confirmació de la recepció de mercaderies, cartes o altres documents que s’envien per sol·licitud prèvia. Aquí, una de les parts notifica a l’altra que s’ha finalitzat l’acció.
- Confirmació del consentiment amb alguna cosa concreta (preu o quantitat de mercaderies, data de les properes negociacions, condicions d’enviament de mercaderies i altres). Aquí, els companys expressen la seva aprovació per a determinats punts d’acord.
D’això queda clar que la carta de confirmació és un document opcional. Però enviar-lo una vegada més mostra al company amb quina atenció i respecte se’ls tracta.
Normes d’ortografia
Per entendre com escriure una carta de confirmació, heu de conèixer les regles bàsiques per processar papers de negocis. No heu d’iniciar feina fins que no s’entengui plenament el significat d’aquest recurs. De fet, no hi ha res complicat.
Aquesta carta, com tota la correspondència empresarial, hauria de constar de tres parts: encapçalament, text i conclusió. Cadascun d’ells porta la seva pròpia càrrega semàntica:
- En primer lloc, el títol conté detalls en el formulari de la data de sortida i número de registre de sortida.
- El contingut es divideix generalment en dues parts: introducció i text corporal. Aquesta carta, per regla general, comença amb una crida al destinatari. Aquestes són les regles habituals de bona forma. En la majoria dels casos, està escrit a nom del responsable de l'empresa associada, però de vegades és aconsellable dirigir aquest document oficial a un especialista que estigui directament involucrat en la resolució d'aquest problema. Per exemple, es pot enviar una confirmació de la comanda al treball o directora de vendes.
- En conclusió, és habitual expressar agraïment. També podeu afegir algunes paraules sobre el desig de continuar la cooperació.
Aquests missatges permeten que els socis estiguin confiats els uns dels altres.
Escriptura d’una carta
Hi ha qui confon aquest document amb un avís. Però hi ha una diferència enorme entre les dues lletres. Un d’ells simplement informa d’un fet o d’un esdeveniment i l’altre confirma la realització d’una acció específica sobre la base d’un acord previ. Per evitar errors, heu de saber com ha de ser la carta de confirmació. La mostra es pot preparar de manera independent, ja que no hi ha un formulari especialment aprovat per a una carta comercial.
Ha de publicar-se a la capçalera de l’organització remitent. Si l'empresa no en té cap, es pot utilitzar un segell de cantonada. La informació s'ha de situar seqüencialment:
- Primer, a la cantonada esquerra de les columnes especials indiqueu el número i la data d’acord amb l’entrada al diari de registre.
- A continuació, a la dreta, indiqueu els detalls complets del destinatari (nom de l’empresa i adreça, posició i nom complet del destinatari).
- A continuació s’escriu una frase clau que conté l’essència d’aquest missatge.
- La part principal comença amb una crida al destinatari. És millor fer-ho per nom i patronímic i, al principi, afegir la paraula "respectat".
- A més, en paraules clares, cal informar que es compleixen els termes de l’acord.
- Després d’això, hi hauria d’haver paraules d’agraïment.
- Podeu finalitzar el text amb la frase "Salutacions".
El document està signat pel responsable, que ha de ser confirmat pel segell de l'organització.
