El control departamental és el control d'una autoritat superior en relació amb organitzacions subordinades

El control departamental és un procediment per a la supervisió d'estructures superiors sobre les inferiors. Actua com a component integral de les activitats administratives. Analitzem a més en què consisteix una organització de control departamental.

Informació general

L’estructura de qualsevol sistema de gestió ha d’incloure unitats que proporcionin les seves funcions de control i auditoria. És aquesta disposició que es considera la primera a l’hora d’avaluar diferents opinions sobre la formació d’institucions supervisores. A finals dels anys 90 va aparèixer una idea d’un sistema de control holístic i unificat de l’estat. En aquest sentit, es va fer la tasca de formar un complex d’estructures autoritzades. Es va suposar que la nova construcció del sistema reduirà el nombre d’inspectors, fent més efectiu el control de l’estat.

Objectius institucionals

Els òrgans de control departamentals haurien de proporcionar:

1. Supervisió del compliment d’activitats d’estructures inferiors amb els requisits de la llei.
2. Prevenció, detecció i supressió puntual de les infraccions dels requisits normatius.
3. Prendre mesures per a la conservació, l’ús eficaç i dirigit dels valors materials.
4. Identificació de reserves no operatives per millorar el rendiment d’estructures més baixes.

Funcions de les institucions autoritzades

S’estableixen segons directrius del sector. Aquests documents són elaborats per ministeris i altres institucions administratives d’acord amb els materials normatius i metodològics que regulen el control de l’estat. Les autoritats de supervisió operen dins de la seva competència i compleixen les seves responsabilitats. Entre les seves funcions principals, cal destacar:

1. Coordinació de treball unitats estructurals autoritzat per implementar control departamental.
2. Planificació i execució d’inspeccions.
3. Elaboració d'esborranys de documents legals que regulen el control departamental.
4. Oferint suport metodològic a estructures més baixes per augmentar l’eficiència del seu treball.
5. Estudi i difusió en els sectors rellevants de les formes més avançades d’organització i implementació del control departamental.
6. Anàlisi de les infraccions identificades i suggeriments per actualitzar i complementar el marc legislatiu que regula les relacions econòmiques de la manera prescrita.
7. Proporcionar la supervisió de l’eliminació per part de les estructures subordinades de les inconsistències descobertes, tenint en compte les inspeccions realitzades, els seus resultats i les mesures que s’han adoptat.
8. Elaboració i presentació d’informes sobre el treball realitzat.

Consulteu la classificació

El control i l’auditoria poden ser:

1. Planificat. Es tracta de comprovar les activitats de les organitzacions subordinades a l’òrgan governamental pertinent o que en formen part.
2. No planificat. El control i l’auditoria es poden dur a terme en nom dels serveis d’aplicació de la llei i dels seus líders en el marc de casos penals, instàncies judicials basades en materials en la seva producció.
3. Cameral.

A més, el departament de control i auditoria realitza activitats de seguiment, avaluació, anàlisi, identificació de relacions causals, previsió de circumstàncies que poden afectar els resultats del treball d’estructures subordinades.Aquesta activitat s’anomena monitoratge.

Caps d’autoritats de supervisió

Són els responsables del treball que du a terme el seu departament de control i auditoria. Actualment, el paper d’inspectors ha augmentat significativament. Els caps de serveis que realitzen control financer departamental i supervisió econòmica, per la seva posició, formen part de les estructures col·legials dels ministeris respectius. La legislació preveu un procediment especial per al seu nomenament. Les candidatures s’han d’acordar de la manera prescrita:

1. En els organismes estatals (excepte les estructures administratives i executives locals dels nivells bàsics i primaris) i altres organitzacions, les associacions regionals incloses a la llista d’instituts federals, les seves divisions - amb el Ministeri d’Hisenda.
2. Als departaments (instituts subordinats) - amb els ministeris superiors corresponents, associacions.
3. A les estructures administratives i executives locals dels nivells bàsic i primari, amb les divisions territorials del Ministeri d'Hisenda.

Especificacions laborals

El control departamental està regulat per instruccions del sector. Per augmentar l'efectivitat del seu treball, les estructures supervisores desenvolupen llibres, indicacions, recomanacions, recomanacions, suggeriments i revisions metodològiques, reglamentàries i de revisió sobre la planificació i la implementació de les inspeccions i la millora dels mètodes supervisors. Per decret presidencial, els ministeris i altres institucions administratives estan obligats a dur a terme el control departamental sobre les activitats de totes les estructures subordinades o incloses en elles, amb una forma federal de propietat o amb la seva participació.

Punt important

Sota els ministeris i altres estructures administratives, es poden formar organitzacions especials que exerceixin el control departamental. En el cas que es realitzi en una empresa amb una participació de la propietat estatal en el període de presentació, s’eximeix d’obligat compliment anual auditories. La responsabilitat individual de l’estat de les activitats de supervisió recau en els líders de les respectives institucions.

Dificultats existents

Segons els experts, amb l’arribada de nous tipus de propietat, l’expansió de la independència de les empreses existents, així com una reducció del nombre de ministeris de línia i un canvi en les seves funcions, l’abast del control departamental es redueix significativament. Actualment, el problema de millorar els mètodes supervisors és cada cop més rellevant. Això es deu principalment al fet que el control departamental implementa una funció auxiliar i subordinada. No és una tasca administrativa separada, sinó que només proporciona la regulació de certes desviacions en el treball de les entitats empresarials. En aquest sentit, el control departamental no pot fer canvis fonamentals en la naturalesa i la forma de les seves activitats. En condicions modernes del mercat, però, aquest tipus de supervisió ha de ser fiable, sensible i mòbil. En aquest sentit, es considera inadequat formar un gran aparell de control departamental en l’estructura ministerial.

Mentrestant, hi ha una altra opinió. Els experts creuen que el control departamental hauria de ser millor que el no departamental, ja que els departaments tenen una independència més gran, tenen especialistes altament qualificats que coneixen millor les característiques de les activitats de les empreses subordinades. Per tant, una reducció del seu nombre pot conduir a una disminució de l'eficàcia de la supervisió.

Realització d'auditories internes a empreses

Aquest control departamental el realitza el responsable, comptables o empleats de l’organització d’assegurances, els membres de la comissió d’auditoria o una unitat especialment formada de l’aparell administratiu, que està subordinat al cap. L’objectiu clau de l’auditoria és assegurar el funcionament efectiu a tots els nivells de protecció dels interessos patrimonials dels propietaris, accionistes i tota l’empresa en conjunt. L’auditoria es realitza segons les instruccions i el pla aprovat pel director. Malauradament, les qualificacions actuals d’experts, la seva dependència de la gestió d’oficines, rotació de personal la manca de pautes específiques, la imperfecció dels sous dels especialistes no permeten assolir tots els objectius. Segons la Llei Federal "sobre empreses de negocis", el comitè d'auditoria exerceix el control sobre les activitats d'aquestes empreses, les seves sucursals, filials, els caps i els funcionaris. És elegida per l'assemblea general de participants. També va aprovar el procediment de verificació.

Treball de la Comissió d’Auditoria

Aquesta estructura és responsable de supervisar el compliment de:

1. Carta de l'empresa.
2. La rutina interna.
3. La validesa dels contractes i les transaccions comercials.

La Comissió de Revisió fa el seguiment de la seguretat de la propietat, la despesa d’inventaris i efectiu, la correcció de la comptabilitat, el càlcul amb els empleats, els informes. A més, comprova la puntualitat de la consideració per part dels funcionaris i l'administració de les sol·licituds i queixes dels membres de l'empresa.

Drets de la Comissió

El servei d’auditoria pot:

1. Comproveu la seguretat en efectiu i la propietat, la conformitat del seu ús amb la finalitat prevista.
2. Requereix als empleats els materials necessaris per a l’auditoria.
3. Participa en auditories empresarials realitzades per agències governamentals autoritzades.
4. Preneu mesures per compensar el dany i porteu els autors a la justícia en cas de robatori, malversació i altres abusos.
5. Feu suggeriments a partir dels resultats de les inspeccions.

Un cop finalitzada l’activitat, la comissió elabora un acte de control departamental. Aquest document s’adjunta a l’informe anual de l’empresa. Sense la conclusió de la comissió, l'assemblea general no té dret a aprovar documentació financera. En la memòria anual, la comissió destaca els resultats de les seves activitats. En concret, a l'informe, els participants de la companyia són informats sobre el grau d'execució del pla de desenvolupament social i industrial, l'estat financer de l'empresa, la seguretat de la propietat, el compliment dels empleats de les normes i la carta. A més, en un apartat separat es presenten els resultats del treball directe de la comissió. En particular, es destaquen els temes relacionats amb la planificació, la implementació d'auditories en l'exercici en curs, els indicadors clau, les mesures adoptades per l'administració. L’informe conclou amb suggeriments destinats a eliminar les infraccions i deficiències descobertes, augmentant l’eficiència de l’empresa l’any vinent.