Una unitat estructural és una part estructural d’una organització que realitza determinades tasques de producció o funcionals en el marc de la carta i les descripcions de treball dels empleats.
Aspectes legals del treball de les unitats estructurals
La unitat estructural no es pot considerar independentment de l'empresa, perquè no està dotada d'independència legal o econòmica. D’acord amb la llei, es poden distingir les següents característiques d’aquestes unitats estructurals:
- si la direcció de l'empresa ha decidit que és necessari crear una unitat estructural, no hi ha necessitat ni obligació d'informar-ho a les autoritats de registre;
- no es requereix registrar-se a les autoritats fiscals, fons de pensions i assegurances;
- no es mantenen documents de comptabilitat separats per a la unitat estructural i les seves activitats es reflecteixen al balanç general de l’organització;
- a aquest enllaç no s’assigna un codi estadístic independent;
- no està permès obrir comptes bancaris separats per a una unitat estructural.
Normativa de divisions
Les activitats de la unitat estructural es desenvolupen a partir d'una disposició especial, que la direcció de l'empresa desenvolupa segons les normes legislatives establertes. El document conté les seccions principals:
- disposicions generals que descriuen l’empresa mateixa, així com les intencions de crear una estructura organitzativa específica;
- visió general del nombre i composició del personal, en general i de cada unitat;
- funcions que hauria de realitzar una unitat estructural;
- determinació dels objectius de les seves activitats, així com establir objectius que assegurin la seva consecució;
- nomenament de la gestió de les unitats, així com la determinació dels seus mandats;
- una descripció dels mecanismes d’interacció entre les unitats estructurals, així com amb els òrgans de govern;
- determinar la responsabilitat de la unitat en general, així com els caps i els empleats individuals;
- el procediment de liquidació de l’enllaç estructural que indica el procediment, així com motius significatius.
Requisits per a unitats estructurals
Per assegurar un funcionament eficient i continu, la unitat estructural ha de complir una sèrie de requisits obligatoris, a saber:
- la subordinació s’ha de centralitzar, és a dir, cada empleat hauria de ser directament responsable davant el cap d’aquesta unitat estructural que, al seu torn, informa periòdicament al director general;
- el treball de la unitat ha de ser flexible, amb la capacitat de respondre ràpidament a qualsevol canvi tant dins de l’organització com en l’entorn extern;
- el treball de cada unitat estructural hauria d'estar estrictament especialitzat (és a dir, l'enllaç hauria de ser responsable d'un determinat àmbit d'activitat);
- la càrrega d’un líder no ha de ser massa gran (no més de 20 persones, si parlem de l’enllaç mitjà);
- Independentment de la seva finalitat funcional, la unitat ha de proporcionar totes les maneres possibles d’estalviar recursos financers.
Funcions de les unitats estructurals
A cada unitat estructural de l'organització se li demana que compleixi determinades funcions reflectides en la disposició corresponent. El seu contingut depèn de l’abast i del tipus d’activitat de l’enllaç. En desenvolupar funcions, l’orientació s’ha de basar en els requisits següents:
- la formulació de funcions implica la formulació simultània de tasques per a la seva consecució;
- la designació de funcions del document es realitza en ordre descendent (de bàsic a secundari);
- les funcions de les diferents unitats estructurals no s’han de superposar i repetir;
- si l'enllaç té certs enllaços amb altres unitats estructurals, les seves funcions haurien de coordinar-se per tal d'evitar contradiccions;
- totes les funcions de les unitats han de tenir una expressió numèrica o temporal clara per tal d’oferir una oportunitat de valorar la qualitat del treball;
- a l’hora de desenvolupar funcions, s’ha de tenir cura de no superar l’autoritat o els drets de gestió.
Direcció del Departament
Igual que l'empresa en general, tots els seus enllaços necessiten una gestió eficaç. La responsabilitat directa de la implementació d’aquesta tasca recau en el cap de la unitat estructural. Val la pena assenyalar que la metodologia i els models de gestió poden ser seleccionats per les autoritats locals de manera independent o delegats des de dalt.
Depenent del camp d’activitat de la unitat, així com de l’àmbit de responsabilitat del cap, aquest té dret a delegar determinats poders en els seus subordinats. Al mateix temps, cal observar un estricte sistema d’informació i control. La responsabilitat final dels resultats del treball recau exclusivament en el gestor.
Les activitats s’han d’organitzar de la manera següent:
- a l’inici del període, el líder realitza una planificació, que queda fixada en els documents rellevants;
- a continuació, hi ha un seguiment continu dels resultats del treball per tal de poder respondre oportú a les desviacions;
- al final del període de notificació, es fa una comprovació del compliment dels indicadors resultants amb els previstos.
Conclusions
La unitat estructural de l’organització és la seva principal unitat de treball, que realitza determinades funcions regulades per la disposició pertinent. Val la pena assenyalar que aquesta divisió estructural només és aconsellable en el marc d'una gran empresa, ja que en les empreses petites els poders es poden distribuir entre empleats individuals.
És important organitzar una interacció efectiva entre diverses divisions estructurals. Les seves funcions no s’han de duplicar, sinó contradir-se entre elles. Es presta una atenció especial a l’organització del lideratge. Els caps de l’enllaç estructural, tot i que té àmplies competències quant a la seva gestió, tanmateix es comprometen a complir estrictament totes les ordres i requisits del director general.
