Historie vývoje takové kategorie, jako je audit, považuje mnoho autorů odlišně. Odpovídající definice v překladu z latiny se interpretuje jako „slyšení“ a v praxi se používá k určení ověření. Auditem se tedy rozumí audit prováděný nezávislým odborníkem zaměřený na konkrétní činnost nebo jev. Proto rozlišují mezi technickými, provozními, environmentálními a logistickými audity, o nichž pojednává tento článek. Co se myslí prezentovanou kategorií? Jak se liší od ostatních? Jaké typy logistického auditu existují? Odpovědi na tyto a další stejně důležité otázky najdete v procesu čtení našeho článku.
Koncepce a organizace logistického auditu
Dnes, spolu s koncepty finančního, účetního, technického a jiného typu auditu, zaujímá důležitou pozici logistický audit. Cílem této akce je především snížit náklady na logistiku a zvýšit efektivitu podniku jako celku.
Logistický audit by se měl chápat jako komplexní audit účinnosti logistických subsystémů. Úlohou logistického auditu při výběru logistické strategie je identifikovat „problémové oblasti“. V průběhu postupu se tedy vytváří strom vztahů mezi nimi, které mají kauzální povahu. Kromě toho se provádí rozsáhlý ekonomický výpočet s ohledem na prodej, využití prostoru a správu zásob. Organizace logistického auditu a fáze jednání se přímo týkají těchto typů inspekcí:
- Audit nákupu, tj. Logistika.
- Plánovací audit podle schématu „prodej - výroba - nákupy“.
- Audit logistických nákladů na skladování, balení, skladování a pohyb prodejných produktů.
- Audit distribuce obchodovatelných produktů v souladu s dodavatelským řetězcem.
Výsledky auditu logistiky
Teoretický základ systému auditu logistiky zahrnuje kromě organizačního problému také výsledek postupu ve formě zprávy obsahující následující informace:
- Posouzení skutečného stavu ve vztahu k logistickému systému podniku.
- Seznam technických, informačních, organizačních a technologických doporučení pro zlepšení všech logistických subsystémů.
- Posouzení potřeby určitých změn.
- Předběžná (potenciální) návratnost investice.
Výsledky, které jsou oznámeny po postupu, jako je audit logistických systémů, obvykle hovoří o vhodnosti určitých projektů souvisejících s následujícími body:
- Vývoj strategie z hlediska logistické složky struktury.
- Reengineering (návrh) systému nebo subsystému logistiky. Pozoruhodným příkladem posledně jmenovaného je návrh skladového komplexu.
- Formování systému související s regulací logistických obchodních procesů.
Logistický audit a jeho hlavní princip
Klíčovým principem logistického auditu je vyvíjející se pohyb z obecného na konkrétní. Jinými slovy, postup začíná kontrolou cílů globální struktury a končí důvody pro zmeškané příležitosti, nízkou produktivitu a nízkou účinnost.Po vyřešení obecných problémů zahrnuje logistický audit podniku podrobnou studii logistických funkčních oblastí ve společnosti.
V souladu s výše uvedeným principem jsou tedy studovány současné strategie podniku, které mohou plně ovlivnit organizaci z hlediska pohybu toků hmotné přírody. K tomu je v každém případě nezbytná analýza poslání společnosti, jakož i strategie produkce, marketingu a zadávání zakázek společnosti. Audit logistických systémů s jeho posledním krokem zahrnuje vytvoření databáze. Lze jej tedy použít k vyhodnocení činnosti těchto systémů v podniku.
Pro implementaci postupu uvažovaného v článku je vytvořen tým, který zahrnuje zástupce logistických služeb a dalších funkčních oddělení společnosti (účetnictví a finance, prodej a marketing, nákup a výroba, informační servis atd.). Je důležité dodat, že například logistický audit podnikového dopravního systému je prováděn za přítomnosti odborníků třetích stran. Kromě toho jsou studenti specializovaných vysokých škol často přitahováni k provádění tohoto postupu. Tento krok je nepochybně vhodný, protože pro začátečníky tak či onak potřebujeme praktický základ pro dosažení cílů stanovených v profesionálním plánu.
Fáze kompilace odvětví logistického auditu
Moderní vědci rozlišují několik fází logistického auditu, mezi nimiž jsou předběžný, hlavní a podle toho konečný. Nejprve by bylo vhodné zvážit předběžnou fázi logistického auditu.
Během prvních dvou až tří dnů tedy odborníci studují funkční oblasti výroby, dodávek, prodeje a marketingu prodejných produktů. Poté logističtí odborníci v průběhu týdne zpracovávají výsledky výzkumu a připravují seznam logistických funkcí, které jsou tak či onak důkladně ověřeny. Závěrečná fáze auditu logistiky v této fázi obsahuje formulaci otázek pro dotazníky a pohovory, jakož i sestavení seznamu ukazatelů, podle kterých bude provedeno hodnocení logistických funkcí.
Hlavní fáze auditu logistiky
Nejprve je třeba poznamenat, že hlavní fáze takového rozsáhlého postupu je rozdělena na interní a externí audity. Tato kapitola pojednává o auditu logistických nákladů na příkladu průmyslového podniku a jeho hlavní fáze. Výchozím bodem interního auditu je pohovor s vedoucím podniku. Poté je proveden logistický audit v následujících oblastech:
- První směr zahrnuje průzkum zaměstnanců funkčních útvarů společnosti o otázkách, které se tak či onak týkají logistiky (prodej, sklady, doprava).
- Druhý směr zahrnuje práci s ukázkou podnikové dokumentace.
- Třetí oblastí je sběr informací v souladu se smlouvami o dodávkách pro statistickou analýzu prodejů a nákupů obchodovatelných produktů.
V rámci interního logistického auditu se používá systém ukazatelů, které jsou rozděleny do následujících skupin:
- První skupina obsahuje ukazatele obsluhy externích a interních spotřebitelů a posouzení kvalitativních charakteristik služby, které by měly zahrnovat schopnost zásadně měnit vlastnosti objednávek v souladu s požadavky zákazníků, dobu provedení objednávek a stabilitu vzhledem k této době.
- Druhá skupina zahrnuje ukazatele, které přímo souvisejí s náklady na finanční prostředky na provádění logistických operací a postupů.V procesu analýzy nákladů vyhodnoťte poměr „náklady - přínosy“. To znamená výhody, které zákazníci získají z přijetí a další implementace určitých rozhodnutí ve společnosti.
- Třetí skupina má několik ukazatelů využití vlastního vozového parku vozidel (kolejových vozidel) nebo skladovacích zařízení, mezi nimiž je koeficient použití nosnosti vozidla, koeficient použití objemu skladu atd.
Externí audit
Jak se ukázalo, hlavní fáze postupu zvažovaného v článku obsahuje takové typy logistického auditu jako interní a externí. V této kapitole je vhodné se s nimi seznámit. Je důležité si uvědomit, že má smysl stanovit výchozí bod pro externí audit, pouze pokud je zaručeno dokončení postupu interního auditu. V této fázi se tedy provádí studie očekávání a požadavků klientely, aby se stanovil optimální výkon podniku; posouzení technik používaných konkurenty; hodnocení úrovně materiálového toku služeb zákazníkům a tak dále.
Je třeba poznamenat, že externí logistický audit je prováděn formou zasílání speciálně připravených dotazníků nebo selektivních rozhovorů přímo se zástupci obsluhovaných společností, jakož i kupujícími z různých míst v geografickém plánu nebo s jiným objemem nákupů. Je důležité doplnit, aby se standardní dotazníky bez selhání zcela přizpůsobily každé kontrolované struktuře. Dotazovaní jsou zpravidla nejen vedoucí představitelé společnosti nebo jejích jednotlivých divizí, ale také konkrétní zaměstnanci v souladu s jejich oblastí činnosti.
Podle výsledků externího auditu je tedy možné formulovat konkrétní doporučení pro strukturu a naznačit ty změny, které je třeba provést v současném logistickém systému v době auditu.
Závěrečná fáze
Po dokončení hlavní fáze logistického auditu je nutné připravit následující analytické zprávy:
- První zpráva, vypracovaná v souladu s analýzou seznamu zásob, obsahuje informace o sortimentu surovin a obchodovatelných produktů, zásoby podle skupin, kategorií nebo pozic, odhady obratu položek podle seznamu zásob.
- Druhá zpráva obsahuje analýzu peněžních toků ve společnosti i mimo ni. Například podrobný popis pohybu peněžních toků ve skladu obecně a objem peněžních toků v souladu s každou logistickou operací zvlášť. Je důležité si uvědomit, že na segmentech linky mezi skladovacími oblastmi je také důležité uvést výši peněžních toků. Získané výsledky se používají ke stanovení počtu tahačů a vozidel pro vnitřní skladování.
- Třetí zpráva je věnována vybavení podniku prostředky. Příslušné informace tedy zahrnují klasifikaci a vlastnosti zařízení pro manipulaci s materiálem. Hlavním účelem popisu není nic jiného než posouzení materiální a technické základny relevantní pro podnik.
Souhrn informací
Jak se ukázalo, provádí se logistický audit za účelem zjištění nedostatků v logistickém systému struktury. Po identifikaci „úzkých míst (oblastí se zvýšeným rizikem), tak či onak, odborníci v oblasti logistiky vypracují doporučení k nápravě zjištěných problémů. Tato doporučení jsou samozřejmě následně využívána ke zlepšení úrovně služeb pro stávající zákazníky, nalezení nových a ke zlepšení řízení peněžních toků.
Příklad auditu logistiky
V této kapitole by bylo vhodné zvážit postup auditu logistiky pomocí konkrétního příkladu.Audit skladu není ničím jiným než hledání metod pro zlepšení činnosti skladu v rámci expresní studie skladových procesů a zdrojů. Výše uvedená událost může být prováděna jednorázově i průběžně. Jak bylo uvedeno výše, audit logistiky je zaměřen především na zjištění nedostatků v organizaci skladu, jakož i v jeho práci. Kromě toho je v tomto případě vhodné vytvořit určité návrhy k odstranění zjištěných nedostatků. Konkrétním úkolem postupu zvažovaného v článku je často zdůvodnění, že sklad musí být automatizován.
Logistický audit je často považován za povinný krok před zavedením systému WMS. Výsledky výzkumu a příslušná doporučení logistických odborníků nám tedy umožňují najít nejoptimálnější možnosti z hlediska skladování komerčních produktů, jakož i optimalizovat implementaci skladových operací, počet zaměstnanců, nakládku atd. Jinými slovy, logistický audit tak či onak přispívá k realizaci toho, co je třeba ve skladu provést, aby byl před automatizací uveden do absolutního stavu.
Logistický audit v praxi
Logistický audit skladu zahrnuje následující operace:
- Analýza týkající se infrastruktury.
- Analýza technického procesu.
- Analýza příslušných dokumentů.
- Analýza počítačových a informačních systémů.
- Vypracování návrhů a doporučení pro zlepšení situace.
- Výpočet z hlediska studie proveditelnosti pro implementaci systému WMS.
Při provádění logistického auditu skladu se používají následující nástroje:
- Rozhovory se zaměstnanci společnosti.
- Dohled nad pracovním postupem ve skladu.
- Analýza příslušné dokumentace, včetně pracovních pokynů, postupů, rozvržení atd.
Výsledkem logistického auditu ve skladu jsou následující položky:
- Seznam skutečných problémů podniku.
- Doporučení pro řešení existujících problémů.
- Zdůvodnění potřeby zavedení automatizovaného systému.