Všichni účastníci obchodního obratu jsou povinni vést záznamy - jak stanoví zákon. Právní odpovědnost za její správnost a včasnost je svěřena vlastníkovi nebo vedoucímu jím pověřené společnosti, jakož i hlavnímu účetnímu.
Podpisové entity
Vedoucí podniku a hlavní účetní zpravidla podepisují všechny účetní doklady podniku. Takové právo je jim přiděleno legislativně nebo interními dokumenty podniku.
Pravomoci vůdce jsou obvykle stanoveny v zakládajících dokumentech a smlouvě; pravomoci hlavního účetního mohou být stanoveny v jeho popisu práce, v pořadí vedoucího nebo v pracovní smlouvě.
Co dělat, když se úředníci změní
Změna ředitele nebo hlavního účetního je poněkud problematická záležitost a vyžaduje promyšlený přístup. V tomto případě musí společnost nejen informovat regulační orgány a servisní banku, ale také správně provést přijímání a převod primárních účetních dokladů na nového zaměstnance.
Legislativně je takový příkaz poskytován pouze rozpočtovým organizacím; samonosné podniky to určují nezávisle, například samostatným nařízením nebo nařízením. V každém případě je vypracován akt o přijetí dokumentů, jehož příklad je uveden níže.
Na základě převládající obchodní praxe společnost při změně osob odpovědných za účetnictví vytvoří příkaz na objednávku zvláštní komise, která provádí interní audit a přijímá dokumenty od vedoucího nebo hlavního účetního.
Audit není povinný, společnost však může samostatně najmout auditory, kteří se vyjádří ke stavu účetnictví a daňového účetnictví. Takový dokument může společnosti pomoci vyhnout se budoucím finančním sankcím kontrolních orgánů.
Pokud byli měnící se úředníci finančně odpovědní, provádí se povinně inventarizace majetku a dokumentů předepsaným způsobem.
Jak správně přenášet dokumenty při změně ředitele nebo hlavního účetního
Za porušení účetního postupu v podniku jsou úředníci odpovědni až do trestněprávní odpovědnosti, proto je důležité správně zajistit příjem a převod dokumentů při jejich změně.
Případy jsou předávány nově jmenovanému řediteli nebo hlavnímu účetnímu, a v případě nepřítomnosti uchazečů o provizi nebo zaměstnancům jmenovaným příkazem. Komise nebo výkonný referent následně převádí přijaté dokumenty nově jmenovanému řediteli nebo hlavnímu účetnímu. Pokud se hlavní účetní mění, může vedoucí podnik dokumenty přímo přijmout.
Zákon se provádí ve třech vyhotoveních: jedna pro směnného zaměstnance, druhá pro jmenovaného zaměstnance, třetí pro účetnictví. Akt o přijetí dokumentů o změně ředitele podepisují členové komise nebo odpovědný zaměstnanec, hlavní účetní a nový vedoucí. A v případě změny hlavního účetního to dělají členové komise, vedoucí podniku a nový účetní.
Akt přijetí dokumentů: vzorek
Obsah převodních dokladů určuje podnik samostatně. Níže je uveden akt přijímání a předávání dokumentů při změně hlavního účetního. Toto je indikativní možnost, například jeden podnik.
Zákon o přijetí primárních účetních dokladů LLC "Rank".
Datum, místo kompilace.
My, ředitel OOO Rang, Pavlov Ivan Trofimovich, jednající na základě Charty, členové komise pro přijímání dokumentů ekonomem Oleptou V.V., účetní Kud N.P., archivář T. Rudenko, jednající na základě objednávky, s na jedné straně a hlavní účetní V.A. Alferova, jednající na základě příkazu k zaměstnání a popisů zaměstnání, na druhé straně byl tento akt vypracován v tomto Alferově V.A. převody a LLC „Rang“ v osobě ředitele a komise přijímají následující dokumenty LLC „Rank“ za období od dubna 2010 do dubna 2015 (podrobný seznam):
- faktury za propuštění zboží a daňové faktury, úkony týkající se propuštění zboží a materiálu a zboží, smlouvy, faktury, skutky provedené práce, skutky usmíření;
- daňové a finanční výkaznictví;
- rozpis částek dluhů, aktiv a pasiv;
- mzdová dokumentace;
- akty o přijetí a předání dokumentů do archivu;
- inspekce regulačních orgánů (pokud existují).
Ředitel a komise zjistili nedostatek 1 daňové faktury ze dne 01.01.2014 na základě smlouvy o dodávce č. 3 ze dne 01.01.2014. K tomu od V. Alferovy. byla obdržena vysvětlivka a protistrana si vyžádala duplikát chybějícího dokumentu.
Ostatní komentáře k účetním záznamům nejsou k dispozici.
Kontrola auditu a inventarizace nebyla provedena z důvodu nedostatečného odůvodnění.
Zákon byl vyhotoven ve třech autentických vyhotoveních: jedna pro V. A. Alferovu, druhá pro účetní oddělení LLC „Rank“, třetí pro ředitele LLC „Rank“ a podepsaná třemi stranami.
Právní poradenství: seznam dokumentů lze pro zjednodušení vydat ve formě povinné přílohy aktu o přijetí.
Kdo a jak informovat o změně odpovědných osob
Do 10 dnů ode dne změn musí podnik informovat daňovou správu o změně odpovědné osoby. Toto oznámení se vydává předložením schváleného registračního formuláře.
Je také nutné požádat o servisní banku novou kartu se vzorovými podpisy, notářsky ověřenou.
Pokud má společnost elektronický digitální podpis, měli byste se obrátit na certifikační středisko a zrušit starý certifikát a vydat nový digitální podpis, který je nezbytný pro podávání elektronických zpráv.
V případě změny ředitele je také nutné provést změny ve státním rejstříku podniků: pro tento účel je k dispozici zvláštní formulář.
Odpovědnost a sankce
Pokud dojde při předávání případů k jakýmkoli vnitřním porušením, musí komise vyžádat písemná vysvětlení od ředitele nebo hlavního účetního. Pokud dokument chybí nebo je zničen, je třeba o tom orgány činné v trestním řízení písemně informovat a jejich zástupce zahrnout do komise.
Zákon stanoví, že signatáři nesou odpovědnost za nesprávné účetnictví, to však nezbavuje společnost možných sankcí při inspekcích. Nový ředitel nebo účetní nenesou odpovědnost za chyby předchozího a podniku, jakožto obchodnímu subjektu, mohou být uloženy finanční sankce. Proto je při výměně úředníků tak důležité řádně vypracovat proces přijímání a předávání dokumentů.
Akt převodu věcí hlavního účetního
