Mezi celou řadou dokumentů souvisejících s obchodní korespondence zvláštním místem je omluvný dopis. Abyste ji mohli správně sestavit, musíte mít jasnou představu o papírech tohoto druhu.
Funkce dokumentu
Činnosti jakékoli organizace jsou spojeny s řešením různých výrobních a jiných problémů. Někdy existují situace, kdy nesprávné jednání na jedné straně může vést k problémům pro oba partnery. Takové konflikty vyžadují okamžité řešení. V těchto případech je vystaven dopis s omluvou.
Spíše to lze přičíst papírům. obchodní etiketa. Taková zpráva má dvě funkce. Za prvé se musí strana, která se provinila, omluvit adresátovi za nepříjemnosti způsobené touto adresátem. Za druhé, omluvný dopis by měl nést pozitivní a touhu udržovat dobré vztahy a vzájemné porozumění mezi stranami. S tím se musíte pokusit vyhladit ostré rohy a problém vyřešit pokojně. Ospravedlňující dopis se obvykle zasílá v následujících případech:
- Nekvalifikované jednání jednoho ze zaměstnanců se stalo veřejným a vedlo k oslabení reputace společníka.
- Mezi zaměstnanci obou společností došlo k nedorozumění.
- Je zřejmé, že nebyly splněny smluvní závazky.
- Vyšší moc.
Každá z těchto situací svým vlastním způsobem vedla ke vzniku konfliktu, který musí být vyřešen upřímnou omluvou.
Pravidla registrace
Na hlavičkovém papíře, kterým je list A4, na kterém jsou podrobnosti vytištěny, musí být určitým způsobem uspořádány úřední dopis omluvy. Je psáno jménem vedoucího jednoho podniku a je zaměřeno na celý tým druhého. Samozřejmě proto, že se režisér nejčastěji omlouvá ne za sebe, ale za jednání svých podřízených.
Někdy je takový dopis vypracován odpovědným zástupcem společnosti a adresován klientovi, který byl nepohodlný. Takové druh dopisu považován za jeden z nejtěžších. Slova by měla být vybrána tak, aby chtěla věřit ve svou upřímnost. Výsledek případu velmi často závisí na tom. Nesprávné akce by měly být vždy schopny rozpoznat a pokusit se využít každou příležitost, aby vše napravily. Zástupce protistrany musí věřit, že uděláná chyba se v budoucnu nebude opakovat. Cílem takového odvolání je minimalizovat konflikt, aby se v budoucnu udržela dobrá partnerství.
Struktura dokumentu
K přípravě omluvného dopisu nemusíte mít po ruce vzorek. Může být složen nezávisle. Abychom to mohli udělat, musíme nejprve připomenout, že písmena tohoto druhu se obvykle skládají ze tří částí:
- úvodní (úvodní);
- hlavní;
- finále.
Pro psaní textu je lepší použít speciální plán, pomocí kterého bude snazší důsledně vyjadřovat své myšlenky.
V tomto kasačním opravném prostředku lze rozlišovat několik bodů:
- Nejprve musíte vyjádřit své uznání skutečnosti, že partner o situaci informoval.
- Pak vyjádřete politování nad tím, že se všechno stalo právě takto.
- Následuje okamžitá omluva.
- Poté se musíme pokusit vysvětlit důvod, proč k takovému nedorozumění došlo.
- Na samém konci musíte ujistit příjemce upřímné vděčnosti a vyjádřit naději na obnovení bývalých vztahů. Kromě toho stojí za to zdůraznit zvlášť význam týmové práce.
