Pokud někdy potřebujete napsat vysvětlující poznámku, a jak ukazuje praxe, takové případy se vyskytují poměrně často, pak to udělejte správně a správně. Tento dokument nepodceňujte. Vážný přístup pomůže zabránit dalším nedorozuměním a disciplinárním opatřením. Tento článek vám s tím pomůže. Dozvíme se, jak napsat vysvětlující poznámku, jaké jsou typy a požadavky na ni. Tyto informace budou navíc užitečné pro manažery a jednotlivce, jejichž kompetence zahrnují tuto otázku.
Co je vysvětlující poznámka?
V obecném slova smyslu by se vysvětlující poznámka měla chápat jako zvláštní obchodní dokument, který je sestaven tak, aby poskytoval vysvětlení některých ustanovení hlavního dokumentu (plán, zpráva, návrh) nebo poskytl komentář k důvodům jakékoli skutečnosti, události nebo jednání.
Velký počet variací a variací tohoto dokumentu lze podmíněně rozdělit do dvou skupin.
Typy vysvětlujících poznámek
- Průvodní dokument k hlavnímu dokumentu nebo vysvětlení jeho jednotlivých ustanovení.
- Vysvětlivky k jakémukoli incidentu, jednání, aktuální situaci a chování jednotlivých zaměstnanců organizace. Toto je nejběžnější typ dokumentu vypracovaného zaměstnanci organizace na žádost přímého nebo vrcholového manažera. Vztahují se na vztahy vznikající v procesu pracovních a výrobních činností. Řediteli se zpravidla podává vysvětlivka v souvislosti s mimořádnou situací, porušováním pracovní a (nebo) výrobní disciplíny, disciplinárními přestupky a přestupky atd. V těchto případech je zaměstnavatel musí vyžadovat od zaměstnance (podle Zákoníku práce Ruské federace, článek 193) , protože to zákonodárce považuje za formu sebeobrany. Vysvětlivka (ukázka níže) je tedy nedílnou součástí procesu kázně zaměstnance.
Vydání vysvětlující poznámky
Pro první typ dokumentace je papírování povinným požadavkem, pro druhý je přijatelný ručně psaný text na standardním listu papíru A4. Každý by měl vědět, jak napsat vysvětlující poznámku a co v ní uvést, protože v praxi je to velmi běžné. Bez ohledu na to, jak příkladný jste zaměstnanec, situace jsou odlišné a nikdo z nich není v bezpečí. Struktura vysvětlivky obsahuje následující povinné prvky:
- údaje o adresátovi;
- název dokumentu, označení typu;
- název textu (začíná předložkou „O (O) ...“);
- text těla;
- datum psaní dokumentu;
- osobní podpis.
Vysvětlivka (ukázka je uvedena níže) v obsahové části by měla odrážet objektivní údaje o událostech a konkrétních skutečnostech, poskytovat jasná vysvětlení. Hlavní text odráží osobní postavení zaměstnance v současné situaci, jeho postoj k dokonalému pochybení a důsledky. Pokud se zaměstnanec dovolává provinění, může to promítnout do podstatné části, naznačit své pokání za skutek a slíbit, že to v budoucnu nebude opakovat. Pokud se považuje za nevinného, pak má příležitost vyjádřit svůj názor a poskytnout své argumenty a nezbytné důkazy.
Souhrnně lze říci, že vysvětlující poznámka je příkladem toho, jak se zaměstnanec může chránit v přítomnosti kontroverzní situace. Jeho vysvětlení v zásadě přispívají k objektivnímu posouzení určité skutečnosti zaměstnavatelem a umožňují identifikovat všechny okolnosti trestného činu a v případě potřeby zvolit spravedlivé opatření k disciplinární sankci.
Oznámení zaměstnance o vysvětlení
Jak již bylo zmíněno, je zaměstnavatel povinen před zahájením disciplinárního řízení požádat svého zaměstnance o písemné vysvětlení (Článek 193 zákoníku práce RF). Kromě toho lhůty, ve kterých by mělo být vysvětlení poskytnuto - dva pracovní dny. Na základě skutečnosti, že zákonodárce přiděluje určitý čas, musí zaměstnavatel doložit datum, kdy požádal svého zaměstnance, aby poskytl poznámku. Neexistuje žádný povinný požadavek, ale z praktického hlediska by takový dokument byl užitečný. Zaprvé je to datum zahájení a zadruhé dokumentární důkaz, že nebyla porušena práva zaměstnance. Níže uvádíme příklad, abychom objasnili, co by v něm mělo být uvedeno a jak psát. Na hlavičkovém papíře se vyžaduje vysvětlivka s podpisem zástupce od zaměstnavatele, jehož pravomoc udělovat kárné sankce. Obvykle se jedná o vedoucího nebo osobu, na kterou byla tato pravomoc přenesena.
Příklad oznámení
Zástupce hlavního lékaře
Kukushkina R.R.
K poskytnutí písemného vysvětlení
V souvislosti s nesprávným výkonem pracovních povinností, které byly vyjádřeny v nepřítomnosti na pracovišti od 21. 12. 2014 do 23. 12. 2014, vás žádám, abyste písemně vysvětlili tuto skutečnost personálnímu oddělení do 26. ledna 2014 do 18:00 hodin.
Hlavní lékař (podpis) P.P. Sorokin
Oznámení bylo přijato 24. ledna 2014
Zástupce hlavního lékaře (podpis) Kukushkin R.R.
Může se stát, že zaměstnanec odmítne takový dokument přijmout a podepsat, a vysvětlující poznámka k dílu je napsána opožděně, když již není možné disciplinární opatření uplatnit a všechny lhůty uplynuly. V tomto případě může být další cesta ven - předat oznámení komisi, tj. Za přítomnosti bezprostředního dohledu zástupce odborů, právního poradce organizace a dalších zúčastněných stran. Pokud došlo k odmítnutí, pak stojí za to jednat s podpisy všech přítomných. Tímto způsobem potvrzujete soulad s ustanoveními Čl. 193 zákoníku práce Ruské federace.
Vysvětlivka (ukázka) k práci: příklad č. 1
Nejčastější situace spojené s nepřítomností nebo opožděnou prací.
Velitel vojenské jednotky 65487
Plukovník Sidorov S.S.
Od zaměstnance ministerstva obrany Ruské federace, úředníka
Volkova R.L.
Vysvětlivka
O zpoždění práce 16. května 2014
Já, Volkov Roman Lvovič, jsem byl 16. května 2014 pozdě v práci 4 hodiny. V podstatě mohu vysvětlit následující. Dnes ráno, během mé cesty do práce ve vlastním autě, jsem byl svědkem nehody. V tomto ohledu byl nucen svědčit u dopravní policie. Trvalo to hodně času. Kopii protokolu přikládám jako důkaz a doplňující poznámku inspektora dopravní policie Orlova P.P.
16. května 2014 (podpis) Volkov R.L.
Příklad č. 2
Řediteli obchodu Parus
Malinina M.M.
Od vedoucího skladu
Smorodintseva S.S.
Vysvětlivka
O zpoždění do práce 30. prosince 2014
Já, Smorodintseva Sofia Semenovna, 30. prosince 2014 jsem byl opožděný do práce na 2 hodiny. Faktem je, že den předtím jsem si koupil nové hodinky s budíkem. Když jsem tomu mechanismu plně nerozuměl, nastavil jsem časovač nesprávně a zaspal jsem jednu hodinu. Potvrzuji svou chybu. Slibuji, že od této chvíle se to už nebude opakovat.
30. prosince 2014 (podpis) Smorodintseva S.S.
Vysvětlivka k chybě: Příklad
Tento typ dokumentu se také nachází poměrně často.Chyby mohou být různého druhu praktické činnosti papírování atd. V tomto případě se zvažuje situace, kdy pracovní plán nebude splněn.
Řediteli hodně peněz LLC
Monetkina L.D.
Od hlavního specialisty R. Bozhkiny
Vysvětlivka
O nesplnění plánu na září 2014
Já, Monetkina Lyudmila Denisovna, poté, co jsem analyzoval současnou situaci týkající se nesplnění plánu pro uzavření úvěrových smluv, vysvětlím následující. Problém souvisí s nedostatkem zaměstnanců, protože dva odborníci byli propuštěni za měsíc a nikdo nebyl najat, aby je nahradil. Dva zbývající zaměstnanci se nedokážou vyrovnat s objemem práce, i když pracují nad rámec normy.
15. října 2014 (podpis) Monetkina L.D.
Vypracování aktu o nepředložení vysvětlující poznámky zaměstnancem
Pokud zaměstnanec na konci stanoveného období neposkytl vysvětlující poznámku (příklad výše), musí zaměstnavatel v souladu s ustanoveným článkem zákoníku práce Ruské federace vypracovat zvláštní zákon. Je pravda, že zákonodárce neuvádí, který konkrétní zaměstnanec by to měl udělat, v jakém časovém rámci a zda je povinen s ním zaměstnance seznámit. To je stanoveno na úrovni organizace s přihlédnutím pravidla kancelářské práce. Zákon je vypracován za účasti skupiny osob a potvrzuje jimi zjištěné události nebo skutečnosti. Proto je nutné jej sestavit společně, bude vhodné přilákat ty zaměstnance, kteří byli přítomní v době, kdy byl zaměstnanec informován o požadavku na poskytnutí vysvětlující poznámky. Je napsáno na společném formuláři a může mít níže uvedený formulář.
Ukázkový akt
AKT
10.07.2014
K neposkytnutí písemného vysvětlení zaměstnance v souvislosti s disciplinárním přestupkem
Já, vedoucí personálního oddělení, Koroleva E.E., za přítomnosti hlavní účetní Ivanova N.N. a ekonom Pevtsova R.I. Tento zákon byl vypracován následovně:
07/06/2014 účetní Petrova I.I. dne 9. července 2014 bylo v souladu s článkem 193 zákoníku práce Ruské federace navrženo poskytnout písemné vysvětlení disciplinárního trestného činu, kterého se dopustila, což se projevilo v nepřítomnosti na pracovišti po dobu 6 po sobě následujících hodin. Petrova I.I. Neučinila to v předepsané lhůtě a řekla, že již podala ústní vysvětlení a nechce psát nic jiného.
Tento akt je vyhotoven ve dvou vyhotoveních.
/ podpis / Koroleva E.E.
/ podpis / Ivanova N.N.
/ podpis / Pevtsov R.I.
Kopie přijatého aktu:
/ podpis / Petrova I.I.
Nepovažujte odmítnutí napsat vysvětlující poznámku za nový disciplinární přestupek, protože se jedná o výlučné právo zaměstnance, nikoli o povinnost. Tímto zákonem zaměstnavatel pouze potvrzuje, že byla dodržena všechna zákonná ustanovení.
Rozdíl mezi vysvětlující poznámkou z přednášky a oficiální
Nezaměňujte tyto tři koncepty. Již jsme se zabývali prvním. Pokud víte, jak napsat vysvětlující poznámku, můžete se s ostatními snadno vypořádat. Pojďme si o nich krátce povídat. Memorandum je opak. Účelem psaní je informovat vedení o aktuální situaci, situaci, skutečnostech, které se odehrály, to znamená, motivovat vás k přijetí jakýchkoli opatření.
Memorandum zahrnuje předávání určitých informací o „horizontální“ pobočce řízení, tj. od jednoho vedoucího k druhému, zaměstnanci jednoho oddělení k zaměstnanci jiného atd. Zpravidla se týkají věcných, technických, organizačních, ekonomických a jiných otázek. Ve skutečnosti jde o obchodní korespondenci.
Jak napsat vysvětlující poznámku (vzorek nebo příklad) lze snadno najít na internetu. Neexistuje jediný formulář, existují však určité požadavky, které jsme uvedli. Výše uvedené příklady můžete snadno použít a předělat „pro sebe“.
