Vzhledem k tomu, že v každodenním životě se neustále setkáváme s dokumenty v práci i doma, chceme jim věnovat další rozhovor. Pojďme zjistit, co je dokument a jaké typy existují.
Co je dokument?
Dokument je informace zaznamenaná na hmotném nosiči, která obsahuje podrobnosti umožňující jeho identifikaci. Existují i další definice tohoto pojmu. Můžeme tedy říci, že dokument je informace uložená jednotlivci a organizacemi jako důkaz o činnostech nebo povinnostech.
Podstata dokumentu
V podstatě všechny dostupné definice dokumentu zdůrazňují jeho informační povahu (podstatu).
Zákon o „informačních a informačních technologiích“ stanoví, že informace jsou poskytovanými informacemi bez ohledu na formy a způsoby jejich předložení. To znamená, že po zobrazení v dokumentu můžeme ukládat a přenášet dostupné informace jiným osobám a také je opakovaně používat.
Nosič dokumentovaných informací je objekt, který se používá k uložení a zabezpečení ve zvukové, řečové a vizuální formě.
Z výše uvedeného můžeme usoudit, že dokument je také nezbytným prvkem vnitřní práce jakékoli organizace, instituce, společnosti, která zajišťuje interakci jednotlivých jednotek. Ve skutečnosti jsou to informace, které jsou důvodem pro přijetí všech manažerských rozhodnutí, jakož i důkaz o jejich implementaci a materiál pro další činnosti.
V oblasti řízení je dokument pracovní položkou, protože každé přijaté rozhodnutí je zaznamenáno písemně.
Vnější znaky dokumentů jsou charakteristické znaky, které odrážejí jeho velikost a tvar, způsoby záznamu a konstrukční prvky. Jeho autorem může být jak fyzická, tak právnická osoba. Jakýkoli pracovní dokument, je-li správně proveden, má právní sílu.
Podrobnosti o dokumentech
Papírování je spojeno s dodržováním všech povinných prvků, které se nazývají náležitosti. Mezi ně patří:
- jméno
- adresát;
- autor;
- Datum
- text
- podpis
- rozlišení
- schválení a schválení.
Je třeba poznamenat, že různé dokumenty mají úplně odlišné podrobnosti. Jejich počet závisí na jeho cílech a účelu. Mnoho z nich má například omezený počet podrobností. Mimochodem, pokud je alespoň jeden z nich uveden nesprávně, je dokument považován za neplatný.
Účetnictví dokladů
Jaké dokumenty jsou v práci potřebné? V oblasti řízení organizace se používají různé formy. Vše záleží na tom, kde a za jakým účelem potřebujete dokumenty předložit.
Všechny z nich neexistují samy o sobě, ale podléhají přísné systematizaci. Jinými slovy, každá společnost vede záznamy o dokumentaci. To je nezbytné především proto, aby bylo možné snadno a včas najít jakékoli informace.
Osobní a úřední dokumenty
Dokumenty mají svou vlastní klasifikaci z různých důvodů. Takže jsou původem osobní a oficiální.
- Osobní jsou vytvářeny mimo pracoviště. Může to být korespondence, deník, poznámky.
- Oficiální dokumenty jsou však dokumenty organizace vypracované určitým způsobem a ve stanovené podobě.
Ve skupině úředních dokumentů se však rozlišují osobní dokumenty, například: cestovní pas, diplom, osvědčení, povolení k pobytu, pracovní kniha.
Je zřejmé, že úřední práce se účastní hlavně administrativní práce, z nichž většina jsou řídící dokumenty.S jejich pomocí jsou realizovány řídící funkce organizace: plánování, financování, kontrola, dodávky a účetnictví. 
Klasifikace dokumentace
Podle způsobu dokumentování mohou mít informace odlišnou povahu:
- psaný;
- textové
- ručně psané;
- psaný strojem;
- elektronické;
- dobře.
Může to být video, audio, fotografický dokument, stejně jako bílý a koncept. Jak vidíte, existuje velké množství z nich.
Jaké dokumenty jsou potřeba manažerské účetnictví? Absolutně všechno. Mnoho z nich je přítomno v jakékoli organizaci. Je nemožné získat pomocí pouze jednoho druhu. Všechny jsou potřebné v závislosti na situaci.
Příchozí, odchozí a interní dokumenty
Příchozí, odchozí dokumenty a interní - všichni jsme slyšeli o takové klasifikaci. Celek takových papírů tedy tvoří tok dokumentů celé organizace. Příchozí a odchozí cenné papíry podléhají přísnému účetnictví. Zaznamenávají se do příslušných deníků příchozí a odchozí korespondence.
Podle počtu vznesených otázek jsou dokumenty rozděleny na jednoduché a složité. V první je položena pouze jedna otázka a v ostatních několik.
Druhy omezení přístupu k cenným papírům
Podle dostupnosti je papír definován jako tajný, nezařazený a pro všeobecné úřední použití. Tajné jsou označeny zvláštním podpisovým razítkem. Jejich použití vyžaduje zvláštní povolení. A pro práci s jinými dokumenty nejsou vyžadovány žádné tolerance. Jsou určeny pro zaměstnance organizace.
Způsob prezentace textu dokumentu
Podle způsobu prezentace jsou dokumenty rozděleny takto:
- typické;
- obrazovka;
- individuální.
V jednotlivých příspěvcích jde o prezentaci ve svém vlastním stylu, jako by byl sám od sebe. Obrazové dokumenty jsou vydávány podle určitého schématu pomocí sady standardních frází. Nejběžnějším typem takového příspěvku je dotazník nebo certifikát. Zpravidla se tisknou na hotových formulářích, které pak zadávají některá data.
Jaké dokumenty jsou potřebné v každodenní práci? Samozřejmě typické. Jsou sestaveny na základě konkrétního vzorku a používají se v podobných situacích. Vytvářejí se šablony, které se v případě potřeby berou jako základ a vkládají pouze doplňující informace. Velmi často je nutné vypracovat některé dokumenty, aby bylo možné získat jiné, například v daňové službě nebo v jiných případech.
Typy dokumentů pravosti
Podle pravosti jsou dokumenty rozděleny na originály, kopie a duplikáty. Je zřejmé, že originál je první samostatnou instancí. Je certifikováno mokrou pečetí a podpisem.
Duplikát je duplikátem originálu, nejčastěji se vydává po ztrátě originálu a má také právní sílu. Ale pokud jde o kopie, přestože se zcela shodují s originálem, nemají žádnou právní sílu.
Rozdělení dokumentů podle doby uložení a způsobu přenosu
Podle doby skladování se dokumenty dělí na papíry trvalé, dočasné (doba skladování až 10 let) a dlouhodobé (více než deset let).
A způsobem přenosu do telegramů, dopisů, faxů a zpráv (elektronických).
Ať už říkáte cokoli, dokumenty se do našich životů dostaly. Každý den se zabýváme všemi druhy papírů. A bez ohledu na to, v jaké oblasti pracujeme, vždy používáme dokumenty k přijímání a předávání této nebo té informace.
