Ruské společnosti, vládní agentury, podnikatelé a další právnické osoby v procesu vzájemné komunikace pravidelně používají úřední dokumenty. Nejdůležitějším aspektem správné interakce organizací a jednotlivců je použití podrobností. Jejich seznam je určen ruským právem. Požadavky na dokumenty - jedná se o nejdůležitější atribut oficiálních zdrojů zveřejňovaných podniky, úřady nebo sestavenými jednotlivci při kontaktu s jakoukoli strukturou. Jaké jsou rysy práce s nimi?
Definice
Požadavky na dokumenty jsou povinné prvky vizuálního designu různých zdrojů informací, zpravidla schválené v tištěné podobě, na papíře, schválené na úrovni státních, průmyslových nebo podnikových standardů.
Tyto typy dokumentace, které patří do kategorie organizační a administrativní, jsou vypracovány v souladu s GOST R 6.30-2003. Tento zdroj norem zahrnuje jednotná kritéria, která jsou povinná při výměně dokumentů za účasti ruských podniků, úřadů a jiných institucí s oficiálním statusem.
Zvažte nejdůležitější podrobnosti dokumentů definovaných zadaným státním standardem.
Základní údaje podle GOST: erb Ruské federace
Mnoho oficiálních dokumentů musí obsahovat erb Ruska. Tento státní symbol lze znázornit ve třech variantách: jako vícebarevné na heraldickém štítu, jako jednobarevné - s podobným prvkem nebo bez něj. Vícebarevný erb Ruské federace by měl být kladen na dokumenty obsahující ustanovení federálních ústavních zákonů a federálních zákonů, nařízení vydaná prezidentem, vládou a Federálním shromážděním.
Na publikovaných dokumentech by měl být umístěn jednobarevný erb Ruské federace bez heraldického štítu:
- Meziresortní komise pro státní tajemství;
- federální soudy;
- státní zastupitelství;
- Vyšetřovací výbor a další orgány podobného profilu.
Znak Ruské federace se používá jako prvek v dopisech a jiných dokumentech.
Znak subjektu Ruské federace a obcí
Podrobnosti o dokumentech přijatých v zakládajících subjektech Ruské federace zahrnují jejich vlastní znak regionu. Pravidla pro jeho umístění se řídí normativními akty přijatými v konkrétním předmětu. Na regionální úrovni mohou být rovněž schválena pravidla pro umístění erbu Ruské federace na některé doklady. Podrobnosti o dokladech vydávaných na úrovni městských území mohou obsahovat znak města a jiné osady nebo obce. Pravidla pro umístění tohoto atributu jsou stanovena regulačními akty přijatými místními úřady.
Ochranná známka
Registrace detailů dokumentů v organizacích může zahrnovat použití znaku nebo ochranné známky. Takové prvky jsou umístěny v souladu s ustanoveními charty společností. Znak navíc není umístěn na dokladech současně s emblémem Ruské federace, zakládajícím subjektem Ruské federace nebo obce. Ochranné známky mohou zahrnovat slova a obrázky. Barva odpovídajících rekvizit může být libovolná.
Kód organizace
V souladu s all-ruským klasifikátorem podniků může být kód dokumentu také kód organizace. Tyto informace obvykle slouží jako referenční funkce. Hlavním dokumentem, jehož struktura je kód organizace, je dopis.
BIN
Ve většině případů vyžadují podrobnosti primárních dokumentů organizace zařazení do její struktury OGRN. V dopisech je tento prvek označen jako součást základních informací o organizaci. PSRN se používá také při vydávání hlavičkových papírů společnosti. Pro podnikatele existuje podobný atribut - OGRN IP. Používá se hlavně pro stejné účely jako odpovídající prvek v toku dokumentů za účasti právnických osob.
DIČ a PPC
Tyto podrobnosti, spolu s PSRN, se nejčastěji používají v primární dokumentaci, jakož i v hlavičkových papírech vypracovaných zaměstnanci organizace. PPC - prvek vlastní právnickým osobám. Jednotliví podnikatelé takové rekvizity nevyužívají.
Kód formuláře dokumentu
V souladu s all-ruským klasifikátorem řídící dokumentace musí být formulářový formulář přítomen ve struktuře podrobností různých zdrojů. Tento prvek se používá hlavně k optimalizaci rychlosti přenosu souborů přes elektronické kanály.
Název společnosti
Povinné údaje o dokumentu zahrnují takový prvek, jako je název organizace. Je důležité, aby byl v souladu s tím, co je uvedeno v zakladatelských dokumentech společnosti. Formuláře musí obsahovat celé jméno společnosti. Zkratka může být umístěna vedle sebe (pod ní nebo za ní).
Referenční informace
Dalším prvkem podrobností o dokumentech - referenční informace o společnosti. Jejich struktura zahrnuje zahrnutí poštovní adresy, telefonních čísel a dalších informací, které společnost považuje za nutné umístit. Rovněž se zpravidla připojí organizační kód, PSRN, TIN a KPP.
Název typu dokumentu
Dokument musí být správně tříděn podle typu. Odpovídající název druhu je uveden v zakládací listině společnosti. Musí také splňovat kritéria obsažená v OKUD. Obvykle je dotyčná položka fixována na formulářích. U písmen není tento atribut (název dokumentu) typický. Je psáno velkými písmeny.
Datum dokumentu
Dalším důležitým atributem je datum dokumentu. Měl by odrážet čas vytvoření odpovídajícího zdroje nebo například jeho podpis. Datum je opatřeno razítkem osoby, která je oprávněna dokument podepsat, nebo interní službou organizace odpovědné za výměnu příslušných zdrojů. V některých případech může být datum opatřeno razítkem původce dokumentu.
Registrační číslo
Registrační číslo (index) je nezbytným předpokladem, který je určen k usnadnění klasifikace zdroje v interních registrech a archivech organizace, jakož i identifikátoru během pracovního postupu s jinými společnostmi. Pravidla pro připojení potřebného se odráží ve správních zdrojích schválených společností.
V některých případech lze dotyčný prvek doplnit odkazem, který ve skutečnosti zahrnuje registrační číslo a datum dokumentu vyžadujícího odpověď. To znamená, že tento atribut je často používán v dopisech, které jsou vypracovány v reakci na výzvy společnosti.
Místo kompilace
V některých případech může být uvedeno místo kompilace dokumentu. Například, pokud to určíte na základě jiných podrobností, je obtížné. Pokud je však místo kompilace již uvedeno v jiných prvcích dokumentu, není nutné do zdrojové struktury zahrnout odpovídající rekvizity.
Adresát
Dalším významným atributem je adresát. Je indikováno, zda je třeba zaslat dokument konkrétnímu strukturální jednotka Odpovídající společnost. Adresátem může být také úředník nebo občan ve stavu jednotlivce.
Sup
Může být vyžadováno razítko schválení zdroje. Tento atribut může dát dokumentu normativní charakter.Ředitel společnosti může například použít razítko typu „Potvrzuji“, po kterém se ustanovení ve zdroji stanou závaznými pro zaměstnance společnosti.
Rozlišení
Dalším zajímavým atributem je rozlišení. Aktivuje se, pokud chce úředník, jako je ředitel společnosti, učinit rozhodnutí na základě informací uvedených v dokumentu. Tento požadavek obsahuje také celé jméno, obsah objednávky, lhůtu, do které musí být vyplněn, podpis, datum. Mohou být označeni vykonavatelé úkolu.
Nadpis
Některé dokumenty používají záhlaví. Jeho účelem je poskytnout stručné shrnutí informací přítomných ve zdroji. Ve skutečnosti by to mělo korelovat s názvem dokumentu. Příklad nadpisu: „Nařízení o vytvoření certifikační komise“.
Kontrolní značka
V některých případech dokument vyžaduje takové rekvizity jako kontrolní značku. Tento prvek naznačuje, že zdroj je přijímán příslušnou strukturou ve společnosti a probíhají práce na něm. Tento atribut obvykle vypadá jako razítko se slovem „control“.
Text dokumentu
Pravděpodobně klíčové náležitosti dokumentu. Odráží podstatu informací přenášených prostřednictvím papírových médií. Obecně je kompilován v ruštině nebo takový, který má oficiální status v oblasti Ruské federace. Text může obsahovat tabulky, různé prvky formátování.
Struktura textu je obvykle prezentována ve dvou částech: první odráží důvody a cíle odeslání dokumentu, druhá odráží hlavní myšlenku odvolání, žádosti, doporučení atd. V některých případech je přípustné použít pouze druhou část struktury odpovídajícího atributu.
Přihlašovací značka
Stává se tak, že v textu dokumentu je problematické zobrazit všechna potřebná data. V tomto případě může být zdroj doplněn aplikacemi. Tato skutečnost by se měla na dokumentu zobrazit prostřednictvím příslušných rekvizit. Jak lze dotyčnou značku zahrnout do struktury zdroje? Zpravidla píšou: „Aplikace na takový a takový počet listů v takovém a takovém objemu kopií“. V některých případech může být nezbytné uvést název dokumentu obsahujícího žádost.
Podpis
Mezi nejdůležitější typy podrobností dokumentu patří takový prvek, jako je podpis. Je zadáván úředníkem, čímž se zaznamenává přesnost informací obsažených ve zdroji. A nejedná se pouze o autogram - podpis jako nezávislý atribut by měl obsahovat jméno pozice osoby, která dokument podepisuje, jakož i přepis.
Hmatník
Požadavky na podrobnosti o dokumentech zavedených v některých organizacích vyžadují přítomnost podpisového razítka. Používá se v případech, kdy je nutné opravit skutečnost, že informace ve zdroji jsou schváleny kompetentní osobou nebo strukturou ve společnosti.
Razítko by mělo obsahovat slovo „dohodnuto“, jakož i informace o postavení osoby, která příslušné informace schvaluje, o jejím podpisu a dešifrování. Klíčovým rysem schvalovacího razítka je použití ve správě dokumentů zahrnující několik organizací.
Schválení víza
Prvek dostatečně blízko k hmatníku lze nazvat vízem ke schválení. Jeho klíčová funkce se používá pouze v rámci organizace. Zároveň lze vízum udělit několikrát, protože dokument je postupně kontrolován různými útvary.
Tisk
Téměř vždy údaje o platebních dokladech a dalších typech primárních zdrojů vyžadují, aby organizace připojily pečeť. V Rusku je to obvykle inkoust. Struktura tisku obvykle obsahuje informace o společnosti - název, PSRN, TIN a další podrobnosti.
Papírování: nuance
Zjistili jsme, že údaje v dokumentech jsou nejdůležitějším kritériem pro organizaci správných postupů pro interakci společnosti s partnery, vládními agenturami i pro interní komunikaci. Jaké nuance charakteristické pro praktické provádění pracovního postupu v ruských firmách lze zaznamenat?
Je třeba poznamenat, že uvedení všech podrobností požadovaných GOST je vzácnou událostí. Každý dokument vyžaduje použití vhodné sady prvků. Například pokud jde o úřední dopisy, nejčastěji používají takové údaje, jako je erb Ruské federace, předmět federace, logo města nebo společnosti, kód společnosti, PSRN, TIN, KPP, jakož i název organizace.
Název typu dokumentu v písmenech se obvykle neuvádí. Například takové typy zdrojů, jako je řád, akt, memorandum nebo rozhodnutí musí obsahovat ve své struktuře odpovídající prvek. V dopisech je nutné uvést celé jméno společnosti, které je dokument zaslán, a pokud existuje oficiální zdroj se zkráceným názvem, měl by být také uveden (v zátvorkách za celým jménem).
Existuje několik správných metod pro zmenšení názvů organizací: prvními písmeny (tj. Získá se zkratka jako výzkumný ústav), počátečními slabikami (například lze získat Uralmash) nebo jinou metodou schválenou v oficiálních dokumentech adresované společnosti.
Dalšími důležitými detaily dokumentů jsou poštovní adresa, telefonní a faxová čísla. Také v oficiálních dopisech jsou obvykle uvedeny bankovní údaje organizace. Dalším důležitým prvkem příslušného dokumentu je datum, které odráží okamžik jeho podpisu. Poté je podepsán úřední list, na něj je umístěna firemní známka.
