Dokument je hmotný objekt, který obsahuje určité informace. Slovo má latinské kořeny a překládá se jako „důkaz, vzorek, důkaz“. Podívejme se dále na to, jaké typy dokumentů jsou. 
Terminologie
Legislativa obsahuje definici dokumentu. V souladu s tím jde o hmotné médium informací v něm zaznamenaných ve formě textu, obrazu, zvukového záznamu nebo jejich kombinace. Téměř všechny typy dokumentů mají své vlastní podrobnosti. Těmito prvky můžete identifikovat média. Používá se k přenosu informací v prostoru a čase pro skladování a následné použití. Tato definice charakterizuje dokument v úzkém smyslu. V širším slova smyslu mohou různé paměťové médium působit jako takové paměťové médium. Například dokumenty lze považovat za knihy, sochy atd.
Klíčové vlastnosti
V současné době existují různé typy dokumentů. Všichni mají své vlastní specifika, charakteristické rysy. Všechny jsou však spojeny jediným účelem - používají se k přenosu jakýchkoli informací. Za nejdůležitější nosiče informací se považují občanské dokumenty. Působí jako certifikáty k identifikaci jedné nebo druhé osoby, přičemž uvádějí, že patří do jakéhokoli sdružení nebo jsou schopny vykonávat jednu či jinou činnost. V informačních systémech je dokument na jedné straně charakterizován komplexem hodnot svých vlastností (podrobností, atributů), tj. Jeho metadat. Spolu s tím je popsán obsah informací, které jsou v něm přítomny a opraveny. To se obvykle provádí prostřednictvím indexů nebo kódů. Například lékaři při vyplňování určitých lékařských dokumentů používají místo slov kódy. 
Administrativní práce
Jedno vydání se může týkat různých typů dokumentů. V některých případech jsou pro zjednodušení práce s nimi kombinovány. Sbírka médií určených pro určitý předmět se nazývá dokumentace. V procesu jeho vytváření a návrhu se zaznamenávají informace. Provádí se podle určitých pravidel. To platí zejména pro případy, kdy jsou vytvářeny dokumenty podniku. Organizace musí mít osobu, která bude zaznamenávat informace na médium. Zdrojem těchto nebo těchto informací je kdokoli, včetně obecných dokumentů společnosti.
Pokud nebudou dodržována stanovená pravidla, mohou být ztraceny důležité informace. Při dokumentaci je třeba zohlednit stávající legislativní normy, dodržovat vnitrostátní požadavky na shromažďování a zpracování informací. Pro úplnější implementaci požadavků jsou vydávány zvláštní pokyny a pravidla a je stanoven postup pro administrativní práci. Účetní doklady jsou tedy prováděny podle PBU. Tato pravidla stanoví základní požadavky na vykazování obsahu. Pro zjednodušení práce se používají formy dokumentů schválených na vládní úrovni. Jejich použití je povinné pro všechny organizace působící v různých oblastech.
Třídy dokumentů
Všichni nositelé této nebo té informace mohou být rozděleni podle různých znaků. Podle původu se tedy rozlišují osobní a úřední dokumenty. První zahrnuje paměťové médium vytvořené osobou mimo její profesní činnost. Mezi osobní dokumenty patří korespondence, deníky, monografie atd. Všechny jsou vytvořeny jako součást osobního soukromí.Úřední dokumenty jsou dokumenty, které jsou sestavovány, prováděny a ověřovány vhodným způsobem fyzickou nebo právnickou osobou.
V této kategorii se rozlišuje skupina nosičů osobních informací. Jedná se zejména o dokumenty, které umožňují identifikaci osoby (povolení k pobytu, cestovní pas), osvědčení o jejím vzdělání a specialitě (osvědčení, diplom), seniority atd. Kancelářské služby obvykle pracují s oficiálními datovými nosiči. Většina z nich souvisí s řízením. Jsou vytvořeny k implementaci takových funkcí a úkolů, jako je plánování, financování, účetnictví (účetní dokumenty), zadávání zakázek, kontrola atd. V současné činnosti společnosti se používají servisní média. 
Kategorie podle metody
V závislosti na způsobu zaznamenávání informací se přidělují následující dokumenty:
- Napsáno. Jedná se o textové médium, informace, na které se zaznamenávají různé typy písmen.
- Ručně psané. Informace se do takového dokumentu zadávají ručně.
- Text. Na takových médiích jsou zaznamenány hlasové informace pomocí jakéhokoli systému pro záznam nebo zápis zvuku.
- Elektronický. Tyto dokumenty jsou vytvářeny pomocí počítače.
- Psací stroj. Písemná označení se na taková média používají technickými prostředky.
- Dobře. Dokumenty v této kategorii ilustrují informace ilustrováním objektu.
- Fotografický - vytvořený pomocí fotodetektorů.
- Kinematografické - audiovizuální nebo vizuální dokumenty.
Při řízení společností se používají nosiče textových informací, které jsou vytvářeny strojem nebo rukopisem, jakož i elektronicky. Kancelářské služby provádějí jejich zpracování a skladování. Dokumenty mohou být také:
- Bílá. V takových dokumentech je text psán bez oprav nebo oprav nebo přenesen z jiného média.
- Koncept. Tyto dokumenty odrážejí práci textového editora nebo autora.
V závislosti na přístupu k řídícímu zařízení rozlišují organizace mezi příchozími, interními a odchozími paměťovými médii. Obvykle mají své vlastní sériové číslo. 
Rozsah obsahu a omezení přístupu
V závislosti na počtu otázek, na které se text vztahuje, se rozlišují jednoduché a složité dokumenty. Mezi první patří například prohlášení, dopisy atd. Jejich text vyvolává jednu otázku. Komplexní dokumenty lze zaslat několika úředníkům, strukturálním útvarům, institucím najednou. Jedná se zejména o rozhodnutí, rozhodnutí, příkazy, pokyny a další. Některé z nich se používají jako právní dokumenty.
Například místní regulační akty organizace - příkazy, pokyny. Mezi nimi jsou technické dokumenty. Například to mohou být předpisy, normy, instrukce atd. V závislosti na omezení přístupu mohou být dokumenty neklasifikované, tajné a pro úřední použití. Zaměstnanci této společnosti je mohou v případě potřeby volně využívat. Pro práci s tajnými dokumenty je vyžadováno zvláštní povolení. Jejich použití se provádí v souladu se stanovenými pravidly. Mnoho z nich se používá také jako právní dokumenty. Tajná a oficiální paměťová média jsou označena příslušnými razítky.
Způsob prezentace
Podle tohoto kritéria se dokumenty dělí na:
- typické;
- obrazovka;
- individuální.
Ve druhém případě je obsah prezentován ve formě propojeného textu. Autor (kompilátor, vykonavatel) jednotlivých dokumentů připraví originální prohlášení týkající se jednoho nebo více otázek pro provedení konkrétního manažerského úkolu. Taková média jsou literární text. Dokumenty na obrazovce se vyznačují formalizovanou prezentací.Používají předem připravené fráze nebo jednotlivé fragmenty opakujícího se textu a existují určité opomenutí pro zavedení proměnných informací. Mezi nejčastější typy těchto dokumentů patří certifikát nebo dotazník.
Proměnné informace se do nich obvykle vejdou ručně. Pro trvalé informace existují zvláštní formy dokumentů. Například by to mohlo být dopisy poděkování prohlášení atd. Vzorové dokumenty se používají k zaznamenávání duplicitních informací. Texty jsou modelovány. Například to mohou být právní dokumenty (dohody, smlouvy), pokyny, pravidla atd. Metoda psaní v papírování se používá k vytváření forem textů - vzorků (standardů). Na jejich základě jsou již některé dokumenty vytvářeny. Ukázkový text se nazývá model. Následně jsou na jeho základě uvedeny texty s podobným obsahem. 
Stupeň pravosti
Dokumenty mohou být originální, duplikáty a kopie. Originály se nazývají jedna nebo první instance. Jedná se zpravidla o právní dokumenty, které jsou ověřeny podpisem oprávněné osoby, razítkem schválení, pečetí a registračním indexem. Originál, bez selhání, obsahuje informace, které potvrzují jeho pravost. Například právní dokumenty obsahují například informace o autorovi, místě, čase vytvoření. Duplikát se nazývá duplikát. Takový dokument má rovněž právní sílu. Duplikáty se vydávají při ztrátě originálu. Například v případě ztráty pracovní knihy je zaměstnavatel povinen vystavit zaměstnanci duplikát. Kopie zcela nebo částečně reprodukuje informace z originálu. Takový dokument nemá právní sílu. Kopie jej získá na základě uplatnění příslušných podrobností. Například kopie plné moci ověřené notářem má právní sílu.
Další kritéria
V závislosti na době, po kterou jsou informační instituce v orgánu přítomna, přidělí: dokumenty trvalého, dočasného (až deset let) a dlouhodobého (více než 10 let) uchovávání. Tato nebo tato období jsou stanovena Spolkovým archivem a jsou stanovena v příslušných seznamech. V závislosti na způsobu přenosu rozlišují:
- Telefonní zprávy.
- Telexy.
- E-mailové zprávy.
- Telegramy.
- Dopisy.
- Faxové zprávy.
K přenosu některých se používá kancelářské vybavení (například fax).
Přiřazení médií
Dokumenty, které zobrazily (opravily) tuto nebo tu informaci, poskytují tak jejich akumulaci a uchování, možnost předání zájemcům, opětovné použití. Informační nosiče jsou považovány za jeden ze základních prvků vnitřní struktury organizace, instituce, společnosti, prostřednictvím níž je zajištěna interakce jednotek. Na základě těchto informací se přijímají různá rozhodnutí. Informace slouží jako důkaz provádění příkazů, zdroj zobecnění, materiál pro referenční a vyhledávací činnost. Dokument v manažerské práci je jak objektem, tak výsledkem práce, protože je učiněno rozhodnutí, které je v něm zaznamenáno. Úkolem úředníků je sledovat bezpečnost, včasné doručení, vydávání informačních médií. Pokud se práce týká papírových nebo elektronických dokumentů, musí odborníci při sestavování splňovat stanovené požadavky.
Klíčové vlastnosti
Externí parametry dokumentu zahrnují ty, které odrážejí jeho velikost a tvar, způsob záznamu a také konstrukční prvky. Autorem je právnická osoba nebo osoba, která text vytvořila. Dokument obsahuje několik prvků, které se nazývají náležitosti. Jedná se zejména o:
- Jméno.
- Cíl
- Autor.
- Datum.
- Text
- Rozlišení.
- Podpis
- Razítko schválení, schválení atd.
Různé dokumenty používají různé sady podrobností. Některé mají omezený počet požadovaných prvků. Počet podrobností závisí na účelu vytvoření, účelu, požadavcích na formu a obsah dokumentu a na způsobu zaznamenávání informací.
Form
Je to sada podrobností. Formulář, který se používá pro konkrétní druh dokumentů (objednávky, objednávky) se nazývá standardní. Je charakterizována určitou sadou detailů, které jsou uspořádány v přísném pořadí.
Například formulář žádosti obsahuje: adresáta, autora, název dokumentu, text, osobní podpis, datum. Jedno úložné médium se považuje za jednu kopii. Činnosti organizace jsou však dokumentovány a zaznamenávány v komplexu řady dokumentů. Oni nebo jejich skupiny určitým způsobem interagují a odpovídají manažerským funkcím. Celek nosičů informací, které jsou vzájemně propojeny svým jménem, účelem, charakteristikami, rozsahem distribuce a jednotnými požadavky na jejich design, tvoří systém dokumentace. V současné době jsou obchodní obraty společností uváděny na papírových a elektronických médiích.
