V každém podniku je účtování mezd a práce zaměstnanců prováděno v souladu s primární dokumentací, kterou provádí a udržuje personální služba. Nejsou-li činnosti této jednotky dodány dostatečně dobře, pak v práci celé společnosti dochází k vážným poruchám. Podívejme se dále na to, jaké jsou dokumenty správy osobních záznamů. 
Obecné informace
Jak je uvedeno výše, s nedostatečně kompetentní organizací personálního oddělení vznikají v podniku různé problémy. Zejména je možné zpoždění vyplácení mezd, náhrad za práceneschopnost a předčasná příprava dokladů k předložení orgánům dohledu. To vše vede k výraznému zhoršení finanční výkonnosti společnosti. Dokumenty personální služby jsou vyplňovány v souladu s požadavky obsaženými v zákoníku práce. Kontrolu správnosti papírování provádějí inspekce práce i daňové úřady. Dohlížitel může navštívit jakoukoli kancelář společnosti bez ohledu na její typ činnosti a typ vlastnictví a vyžadovat k ověření personální dokumenty organizace. Inspektoři mají takové pravomoci v souladu s federálním zákonem č. 134.
Papírové úkoly
Činnosti personální služby zahrnují všechny procesy, které se vztahují k sestavování a zpracování dokumentace v souladu se stanovenými pravidly. Provádí se k řešení řady řídících úkolů. Patří sem zejména:
- Převod zaměstnanců do jiného zaměstnání.
- Uzavírání pracovních smluv a vstup do státu.
- Organizace odborné činnosti dělníci.
- Podpora zaměstnanců.
- Poskytování prázdnin zaměstnancům.
- Certifikace zaměstnanců.
- Zúčtování využití času na práci.
- Personální zajištění.
- Přilákání zaměstnanců k práci na nepracovních svátcích a víkendech.
- Cestovní ujednání.
- Odvolání od práce a ukončení smlouvy.
- Uložení disciplinárních sankcí.
K čemu jsou osobní dokumenty?
Hlavním účelem těchto cenných papírů je zajistit maximální transparentnost v rámci pracovněprávních vztahů. Administrativní systém je založen na určitých pravidlech a požadavcích. Jejich dodržování zaručuje stabilitu zaměstnanců a administrativní zaměstnance společnosti - zjednodušené řízení. Díky přesné regulaci rozsahu povinností a práv poskytovaných personálními dokumenty jsou respektovány zájmy všech účastníků v pracovněprávních vztazích.
Typy papírů
V souladu s normami zákoníku práce jsou hlavní formy osobních dokladů tyto:
- Personální plán.
- Plán dovolené.
- Vnitřní pravidla v podniku.
- Dokumenty, v souladu s nimiž je stanoven postup zpracování osobních údajů zaměstnanců, jakož i jejich povinnosti a práva.
- Pokyny a pravidla pro OT. Každý zaměstnavatel musí zaměstnancům zajistit bezpečné prostředí pro výkon jejich profesních činností. Zaměstnanci by měli být seznámeni s písemnými pokyny a pravidly s podpisem.
- Časové plány řazení. Zákoník práce stanoví maximální přípustnou dobu práce denně. Během práce na směny je čas zohledněn vypracováním příslušných harmonogramů.
Uvedené personální dokumenty jsou nejčastěji předmětem ověření ze strany regulačních orgánů. 
Personál
Personální dokumenty, včetně informací o zaměstnancích, se vytvářejí během práce jednotky se zaměstnanci.Tyto doklady jsou vždy úzce spojeny s konkrétním zaměstnancem podniku. Odrážejí informace o profesní činnosti zaměstnance, jeho kvalifikaci, výsledcích práce, podmínkách pro přijetí k zaměstnancům, délce služby atd. Mezi tyto dokumenty patří zejména:
- Administrativní doklady potvrzující pracovní aktivitu občana.
- Informační a zúčtovací dokumenty.
- Oficiální vnitřní korespondence.
- Knihy / časopisy o registraci a účetnictví.
Dokumenty každé skupiny mají svá specifika. Jsou určeny k různým účelům, vyvíjeny, uváděny do platnosti, schváleny v příslušném pořadí.
Administrativní dokumenty
Tato kategorie zahrnuje objednávky a objednávky od nadřízených. S pomocí svého vůdce provádí pravomoc řídit podnik, jak je stanoveno v Chartě společnosti. Objednávky jsou rozděleny do dvou skupin. První zahrnuje zákony o hlavních činnostech společnosti. Jedná se zejména o objednávky v otázkách výroby, postup certifikace, pokyny atd. Ve druhé skupině jsou rozkazy na zaměstnance. Patří k nim činy propouštění, přijímání, převodu, udělení dovolené, disciplinární sankce, pobídky. Dokumenty první skupiny pokrývají činnosti podniku jako celku a nepřímo se týkají práce personálního oddělení. Další kategorie cenných papírů přímo souvisí s činností zaměstnanců. Většinou se jedná o sjednocené osobní dokumenty. Jejich formuláře schvaluje Státní statistický výbor. Mezi dokumenty odrážející činnosti zaměstnanců patří:
- pracovní kniha;
- osvědčení o zaměstnání;
- pracovní smlouva;
- kopie propouštěcí rozkazy a zápis do státu.
Účelem těchto dokumentů je poskytnout co nejúplnější ukázku pracovní zkušenosti zaměstnance. Na druhé straně bude důležitý jak pro účely přiznání důchodu v budoucnosti, tak pro výpočet dávek v invaliditě během jeho činností v podniku. Základem pro výrobu jsou kopie objednávek od jiných zaměstnavatelů v knize práce o částečném úvazku, o registraci jeho duplikátu.
Kategorie pro výpočet informací
Tyto dokumenty jsou uchovávány za účelem zaznamenávání osobních údajů zaměstnanců, konsolidace informací o jejich pracovních činnostech. Mezi nimi jsou:
- osobní karta;
- časový výkaz;
- personální stůl;
- soukromá záležitost.
Většina z nich používá standardní formuláře. Sjednocené formy osobních dokumentů výrazně zjednodušují proces jejich vyplňování. 
Vnitřní korespondence
V podniku se používá pro registraci přijatých personálních rozhodnutí. Například přilákat disciplinární odpovědnost každý zaměstnanec musí od něj vzít vysvětlení. Má-li být zaměstnanec povzbuzen, zašle jeho přímý nadřízený odpovídající podání řediteli podniku. Interní korespondence je jednou z možností oficiální výměny názorů mezi zaměstnanci.
Knihy kontroly a účetnictví
Registrační časopisy jsou navrženy tak, aby zohledňovaly dostupnou personální dokumentaci (objednávky, certifikáty, osobní soubory, pracovní knihy). Každému článku je přiřazeno konkrétní číslo. Časopis také obsahuje datum registrace dokumentu. Správné účetnictví poskytuje právní sílu cenných papírů. To vám zase umožní prokázat zvláštní postavení v pracovním sporu. Evidenci a uložení osobních dokladů této skupiny provádějí oprávněné osoby. Společnost používá tyto protokoly:
- Příkazy k převodu, propuštění, zaměstnání.
- Pracovní smlouvy.
- Objednávky na dovolenou.
- Cestovní certifikáty.
- Disciplinární příkazy a odměny.
- Úkoly.
- Objednávky na služebních cestách.
- Místní akty.
- Sešity a další přílohy k nim.
- Nápověda.
- Nemocniční povlečení.
- Nehody v podniku.
Některé příklady osobních dokumentů jsou schváleny na federální úrovni, zatímco jiné jsou vyvíjeny samotnou společností.
Jsou všechny dokumenty nezbytné?
Výše uvedené osobní dokumenty jsou rozděleny do tří kategorií:
- V závislosti na specifikách společnosti.
- Doporučeno.
- Povinné.
Posledně jmenované podniky musí být udržovány všemi podniky, bez výjimky, bez ohledu na počet zaměstnanců, druh činnosti, právní postavení. Tyto dokumenty jsou přímo nebo nepřímo uvedeny v zákoníku práce. Například potřeba vypracovat pravidla společnosti vyplývá z článků 189-190, personální obsazení - z čl. 57. Doporučené papíry jsou navrženy tak, aby optimalizovaly počet zaměstnanců. Jejich přítomnost nebo nepřítomnost závisí na rozhodnutí hlavy. Dokumenty, které závisí na specifikách organizace, budou pro konkrétní společnost povinné. Pokud společnost stanoví škodlivé nebo nebezpečné pracovní podmínky, je nutné vyvinout další pravidla a pokyny. Může to být například nařízení o pravidelných lékařských prohlídkách, bezpečnostních briefingech atd. 
Obnova papíru
Když se v podniku objeví nový pracovník, často se setká s určitými problémy. Společnost například nemusí mít jednu nebo druhou požadovanou záruku. Není možné sestavit a implementovat potřebné dokumenty za jeden den. V tomto případě je nutné zdůraznit nejdůležitější a začít s jejich návrhem. Odborníci v první řadě doporučují začít sestavovat prázdninové plány a personální obsazení. Pak byste měli zkontrolovat dostupnost a správnost provádění smluv, příkazů k převodu, zaměstnání, známek v pracovních knihách.
Pokud společnost nemá účetní knihy, je třeba je také vést. Dále je třeba uvést všechny své osobní karty do pořádku. Všechny dokumenty jsou datovány v době provedení. V textu formuláře však například f. T-2, je uvedeno skutečné datum, tj. Číslo, kdy byl zaměstnanec najat nebo převeden. V takovém případě můžete požádat o pomoc účetní oddělení a požádat o osobní účty zaměstnanců, aby informace objasnili a ověřili. V procesu vymáhání ztracených nebo chybějících cenných papírů podniku by člověk neměl zapomenout na současnou práci. Poté je nutné začít sestavovat, navrhovat a provádět povinné místní akty. Doby uchovávání dokumentace personálu jsou schváleny v příslušném seznamu. Všechny zde uvedené příspěvky musí být následně odevzdány do archivu.
