Téměř každý zaměstnanec by měl mít po ruce vzorovou poznámku. Jedná se o velmi důležitý dokument vnitřní komunikace, bez kterého není možné normální fungování většiny velkých institucí.
Zpráva Poznámka Definice
Poznámka je dokument, který je určen k přenosu informací podél služby svisle zdola nahoru. Účelem je informovat okamžitého šéfa o skutečnostech a událostech, které se vyskytnou v procesu provádění práce.
Kromě informování vykazujícího zaměstnance, jeho kompilátoru, nabízí opatření, která je třeba provést po analýze situace.
Téměř každá vedoucí oddělení ví, jak kouzlit poznámka. Ukázka vždy na ploše. Zpráva má téměř stejnou strukturu, ale trochu jiné zaměření.
Memorandum jsou posílány vodorovně, od vůdce k vůdci jedné úrovně. Hlášení je psáno od podřízeného přímému nadřízenému svisle.
Téma poznámek
Důvodem pro napsání memoranda může být jakýkoli incident v podniku. V dnešní době například vzorek memoranda o hrubosti zaměstnanců není tak běžný, ale dokonce před 30–35 lety to byl rozšířený jev.
Dnes se častěji hovoří o neplnění úředních povinností, o zpoždění. Mohou být také zkompilovány, aby vyjádřily žádost konkrétního zaměstnance nebo celého personálu jednotky.
Zaměstnanci také píšou zprávy informující o provádění pokynů přijatých od vyšších orgánů, zejména pokud byly dány písemně.
Výrobní incidenty, nepředvídané situace nebo plánované akce se také pravidelně stávají informační příležitostí pro psaní zprávy. Předmět tohoto dokumentu je proto poměrně rozsáhlý a může pokrývat naprosto všechny aspekty výrobního procesu, které by měly být hlášeny vyšším orgánům.
Zaměření na přehledy
Každá společnost ví, že existují dva typy poznámek: interní a externí. Více běžně používané interní. Nepřekračují hranice jedné strukturální jednotky a jsou zasílány zaměstnanci okamžitému nadřízenému. Každý, kdo má takovou potřebu, to může napsat. Příkladem je sdělení o neplnění úředních povinností, jehož vzorek je v každém personálním oddělení.
Externí výkaznictví přesahuje hranice strukturální jednotky a jménem jeho vedoucího se zasílá vyššímu manažerovi. Je-li možné vnitřní vložit na běžný list formátu A4, je vnější odeslán pouze na hlavičkový papír a je v jednotce certifikován s pečetí, pokud existuje. Oba tyto typy však musí být sestaveny přísně podle GOST, jinak nemohou být připojeny k obecné dokumentaci podniku.
Požadavky
Podle GOST musí každý vzorek poznámky obsahovat určité podrobnosti, bez nichž dokument přestane být.
Zpráva začíná podrobnostmi označujícími název podniku nebo jeho strukturální jednotky. Dále, stejně jako v prohlášení, existuje záhlaví označující adresáta a autora poznámky. Je velmi důležité uvést celé jméno jejich příspěvků.Název dokumentu je napsán na novém řádku a bezprostředně pod ním je jeho název, který začíná slovy „S pozdravem ...“ nebo „Oh ...“. To okamžitě připraví čtenáře na to, jaké informace jsou uvedeny v textu dokumentu. Hlavní část se skládá ze dvou podmíněných sekcí. První stanoví celou podstatu incidentu a druhá uvádí doporučení nebo navrhuje petici k přijetí opatření z výše uvedeného důvodu. Zpráva je uzavřena datem a podpisem zpracovatele s jeho interpretací.
Osoby oprávněné vypracovávat zprávy
Každý v podniku by měl vědět, jak napsat zprávu o zaměstnanci nebo o incidentu. Závisí to na tom, zda to bude zákonné a zda budou všechny následné kroky přesahovat rámec zákona.
Každý, kdo má podobnou potřebu, může vypracovat dokument tohoto druhu. Zaměstnanci nízké úrovně častěji předkládají informativní poznámky o průběhu plnění úkolů, služebních cest a inspekcí. Méně často píšou zprávy o svých kolegech o jejich neprovedení práce.
Vedoucí oddělení však často sledují pracovní kázeň. Jeho porušení se stává důvodem finančních pokut. Pro jejich jmenování je však třeba předložit silné argumenty.
Společně s memorandem se manažerovi zpravidla podá vysvětlující dopis, který uvádí dobré nebo nepříliš dobré důvody incidentu. Na základě těchto dvou dokumentů je vypracována příslušná objednávka pro podnik.
Důkaz proveditelnosti
V každém personálním oddělení je v jakémkoli účetním oddělení vzorek poznámky. Tento dokument slouží jako vážné potvrzení, že určité akce byly provedeny přiměřeně.
Ve státních podnicích často dochází k inspekcím službami různých instancí. Všechny jsou navrženy tak, aby potvrdily legitimitu peněžního toku rozpočtových prostředků. Bezdůvodné narůstání pojistného nebo srážky ze mzdy je vážným porušením, které zahrnuje sankce.
Avšak přítomnost memoranda, o kterém byla učiněna právní žaloba, slouží jako závažné odůvodnění této či té skutečnosti. Poznámka může být argumentem i v soudním řízení, je-li formulována a schválena adresátem, který obdržel a seznámil se s jeho obsahem.
Prevalence poznámek
Historicky se stalo, že forma memoranda, jehož vzorek je uveden v tomto článku, se vůbec nezakořenila v soukromém podnikání. Ve firmách a podnicích vlastněných soukromými osobami je běžnější řešit výrobní problémy ústně nebo prostřednictvím vypracování objednávek. Důvodem je skutečnost, že podnik má podstatně méně externích subjektů, které jej kontrolují, o čemž není třeba podávat zprávy o legitimitě určitých akcí. Zde je ale místo pro zprávy, které se vztahují k finančnímu obratu, protože kontrola ze strany daňových úřadů je stále přítomna.
Ve vládních institucích jsou poznámky běžným jevem. Umožňují zajištění každého podřízeného a spolu s dokumentem přenesou odpovědnost za vyřešení problému na svého bezprostředního nadřízeného.
Příklad poznámky zaměstnance
Nejjednodušší zpráva je vypracována o skutečnosti, že zaměstnanec neplní oficiální povinnosti nebo poruší pracovní kázeň.
Začneme dokumentem s názvem jednotky: „Informační oddělení Ústavu pro zemědělský výzkum“. Dále píšeme klobouk: „Vedoucí informačního oddělení Ivanov I. I., od programátora třetí úrovně Petrov P. P.“
V textu zprávy uvádíme podstatu poznámky: „Upozorňuji, že juniorský programátor Sidorov Ivan Ivanovich přišel do práce 02.06.2011 pozdě ve 2 hodiny a ve stavu extrémní intoxikace.Porušovatel neposkytl platné důvody a jejich důkazy, ale reagoval na žádost s otevřenou hrubostí, která mi byla adresována. S ohledem na pravidelnost takového porušení pracovní kázně navrhuji přiměřené sankce za pokarhání a odpočet pokuty rovnající se výplatě jeho práce za 2 hodiny od platu, během kterého I. Sidorov nebyl v práci. “
Zpráva je uzavřena podle data a podpisu s dešifrováním.
Doporučení kompilace
Pokud pečlivě prozkoumáte každou vzorovou zprávu, je patrné, že jsou všechny navrženy v přísném úředně-obchodním stylu. Nemá smysl odchýlit se od něj a jít do detailů s jejich popisem v konverzačním stylu. Čím jasnější a stručnější je text, tím blíže je této zprávě.
Nezapomeňte analyzovat popsaný incident a uveďte svá doporučení k této záležitosti. To neznamená, že tomu tak bude. Vedoucí má právo rozhodnout, jaké sankce je třeba přijmout, častěji však souhlasí s návrhy zpracovatele zprávy, protože nemá čas se podrobně zabývat všemi detaily.
Pamatujte, že memorandum je plnohodnotným právním dokumentem, jehož přesnost ručíte za svůj podpis.
