Obchodní informace jsou kombinací informací a údajů o činnostech podniku, jeho organizační struktuře, vnějších a vnitřních vztazích, výrobních technologiích a řadě produktů, jakož i dalších otázkách souvisejících s jeho činností.
Co se týká obchodních informací
Bez systematického a pravidelného poskytování všech druhů dat organizaci bude její práce nemožná. Následující informace se označují jako obchodní informace:
- údaje o vnějším prostředí podniku (trh, legislativní normy a činnosti soutěžitelů);
- interní informace (o výrobních činnostech, rezervách a problémech);
- informace o spotřebitelích produktů a služeb organizace (jejich finanční možnosti, věk, národní, zeměpisné složení atd.);
- - informace o konkurentech, jmenovitě sortiment výrobků, způsoby prodeje a - cenová politika;
- informace o zboží a službách prodávaných na trhu (kvalitativní, kvantitativní složení a náklady);
- údaje o tržní ceně;
- informace o prodejních a distribučních kanálech produktů, jakož i mechanismy jejich uvedení konečnému dodavateli;
- reklamní materiály a informace o jejich účinnosti.
Hlavní komponenty
Lze rozlišit tyto složky obchodních informací:
- podnikání (týká se práce s protistranami);
- vědecké a technické (popisuje inovace a výrobní technologie);
- produkce (plánované a skutečné ukazatele produkce);
- řízení (organizace podnikového řízení);
- marketing (informace o trhu);
- finanční (peněžní toky).
Distribuce obchodních informací
Informace v obchodních činnostech lze šířit dvěma hlavními způsoby:
- prostřednictvím časopisů - ve formě specializovaných časopisů a katalogů (stojí za zmínku, že je třeba je průběžně aktualizovat, jak se mění situace v podniku);
- vytvořením elektronických databází, které mohou obsahovat komplexní informace o každém podniku, a podrobností o jednotlivých oblastech jejich komerční činnosti.
Je důležité pochopit, že obchodní informace zahrnují veřejně dostupné i soukromé údaje. První zahrnuje kontaktní údaje o organizaci, jména jejích vůdců, oblasti výroby a dalších činností, jakož i informace o některých aktivech. Pokud jde o utajovaná data, jsou určena organizační formou podniku (jedná se o informace o půjčkách, dohodách o partnerství, výrobních technologií atd.) A nelze je šířit.
Druhy obchodních informací
Informace obchodní organizace jsou rozděleny do několika odrůd:
- otevřená veřejná data (to může zahrnovat registraci a kontaktní informace organizace, jejích činností, jakož i sortiment produktů nebo seznam poskytovaných služeb a další body, které vedení společnosti nepovažuje za nutné skrýt);
- informace určené regulačním orgánům (mluvíme o různých formách hlášení);
- přístup k utajovaným informacím má pouze přímý management společnosti a omezený okruh zaměstnanců (jedná se o použité výrobní technologie a materiály, smluvní vztahy, jakož i další informace, které jsou obchodním tajemstvím).
Role komerčních informací
Obchodní informace by měly být spolehlivé a relevantní, aby zajistily hladký chod podniku, a zejména jeho manažerské propojení. To vám umožní správně posoudit současnou situaci a přijmout vhodná opatření.V moderních podmínkách má obchodní informace zvláštní význam, protože se vyznačuje řadou výhod:
- umožňuje neustále analyzovat hospodářskou a výrobní situaci;
- používá se při přípravě plánů, prognóz i ve fázi kontroly; včasné přijímání spolehlivých informací dává organizaci řadu konkurenčních výhod;
- umožňuje zjistit přístup ke společnosti od zákazníků, partnerů a konkurentů;
- neustálé sledování situace ve vnitřním a vnějším prostředí;
- dostatečné množství informací o společnosti ve veřejném vlastnictví zlepšuje její image a zvyšuje úroveň důvěry;
- umožňuje včasné úpravy strategických cílů organizace; snižuje riziko ztráty.
Zdroje obchodních informací
Obchodní informace lze získat z následujících zdrojů:
- marketingový průzkum (lze provést nezávisle a můžete také použít informace poskytnuté partnery a dodavateli);
- interní dokumentace společnosti (různé druhy výkaznictví, jakož i aktuální dokumenty, které jsou vydávány k potvrzení provádění výrobních operací);
- externí zdroje (statistické informace o zvláštních službách, organizacích a agenturách, které jsou publikovány v časopisech a jsou veřejně dostupné).
Klasifikace obchodních informací
Stojí za zmínku, že obchodní informace jsou spíše heterogenní. V tomto ohledu byla vyvinuta následující klasifikace:
- Na základě času:
- retrospektivní (umožňuje posoudit situaci, která převládala v předchozích obdobích a upravit budoucí plány);
- aktuální (dává představu o aktuálních výsledcích činnosti);
- předpověď (určuje odhadovaný stav organizace v budoucích obdobích).
- Pokud jde o fázi rozhodování o řízení:
- uvedení (popisuje současnou situaci v podniku jako celku i v jeho jednotlivých jednotkách);
- vysvětlující (nezbytné k pochopení faktorů, které vedly ke konkrétní situaci);
- plánováno (dává představu o budoucím stavu podniku);
- ovládání (umožňuje posoudit soulad současných ukazatelů s deklarovaným).
- V rozsahu:
- obecné (obsahuje údaje o podniku jako celku);
- místní (popisuje stav jednotlivých struktur a jednotek organizace).
- Podle účelu:
- plánováno (používá se k určení budoucích ukazatelů);
- účetnictví (zaznamenané v dokumentech pro stanovení aktuálního stavu);
- regulační reference (používá se pro sladění výrobních procesů s pravidly);
- statistické (umožňuje sledovat dynamiku ukazatelů v posledních několika obdobích);
- marketing (popisuje situaci na trhu).
- Podle frekvence příjmu:
- diskrétní (přichází s určitou periodicitou);
- epizodický (v případě potřeby jedná);
- nepřetržitý (používá se ke sledování aktuální situace).
Obchodní informace a obchodní tajemství
Existuje samostatná kategorie údajů, které nelze šířit, ale lze je použít pouze v omezeném okruhu zaměstnanců. Jedná se o kategorii, jako jsou důvěrné obchodní informace. Jedná se o zdokumentované informace, jejichž přístup je omezen nejen interní chartou společnosti, ale také legislativními normami.
Je třeba poznamenat, že takové pojmy jako obchodní informace a obchodní tajemství nelze srovnávat. Ten je chráněn regulačními právními akty. Dá se říci, že státní legislativa dává podnikateli právo klasifikovat řadu informací o činnosti jeho organizace.Důvodem je skutečnost, že zveřejnění některých údajů může způsobit vážné materiální škody. Můžeme tedy říci, že obchodní tajemství má pro podnikatele určitou hodnotu a přínos, pokud není známo třetím stranám. Jejich skrytí by však nemělo společnosti poškodit.
Obchodní tajemství
Jako obchodní tajemství lze klasifikovat následující kategorie údajů:
- vědecké a technické informace (výrobní technologie, konstrukce zařízení, vynálezy, patenty, softwarové produkty, způsoby organizace práce v podniku; technologické plány);
- technologické informace (projektové výkresy, chemické vzorce, plány výroby a výroby);
- finanční informace (algoritmus tvorby cen, zisk získaný z prodeje produktů, bankovní operace a finanční toky);
- obchodní informace (podmínky smluv a smluv, organizační záležitosti, informace o dodavatelích, obchodní korespondence).
Co nemůže být obchodním tajemstvím
Následující obchodní informace nelze klasifikovat jako důvěrné:
- dokumenty týkající se složek, jakož i osvědčení o registraci a osvědčení o povolení;
- účetní závěrky předkládané daňovým a jiným regulačním orgánům, jakož i údaje prokazující solventnost;
- informace o počtu, struktuře a složení personálu, úrovni odměny a dodržování jeho bezpečnostních norem;
- údaje o prodeji potenciálně nebezpečných produktů lidem a dokumenty potvrzující dodržování protimonopolních zákonů;
- údaje o tom, zda jsou úředníci zapojeni do podnikatelských činností.
Ochrana obchodních informací
Podniky používají určité prostředky, aby zabránily šíření důvěrných údajů. Obchodní informace mohou být poskytnuty následující ochraně:
- vývoj konkrétních pokynů, které zaměstnancům vysvětlují vlastnosti a pravidla práce s údaji;
- jmenování osob odpovědných za zachování obchodního tajemství;
- vytvoření kontrolního systému, podle kterého budou mít pracovníci přístup k určitým údajům;
- povinným okamžikem je podpis dokumentů o nezveřejnění obchodních tajemství s každým zaměstnancem;
- zavedení systému dodatečných pobídek pro zaměstnance, kteří se zabývají utajovanými údaji;
- automatizace systému zabezpečení informací;
- nepřetržitá kontrola vedením.
Bezohledné metody získávání obchodních informací
Soubor dat o vnitřním a vnějším prostředí podniku jsou obchodní informace. Řada podniků se může pokusit získat to nepoctivými metodami:
- šíření údajů samotnými zaměstnanci (vědomě nebo neúmyslně);
- vydírání vedení nebo zaměstnanců s přístupem k relevantním datům;
- provokativní nebo vedoucí otázky během konferencí nebo prezentací;
- krádež identity;
- skrytý dohled (nezávislý, s pomocí zaměstnanců nebo pomocí speciálního vybavení);
- nábor zaměstnanců z konkurenční firmy;
- úplatkářství zaměstnanců;
- odposlouchávání nebo zachycení zpráv.
Závěry
Použití obchodních informací do značné míry určuje efektivní fungování společnosti. Jedná se o kompletní soubor informací o činnostech podniku, který vedoucí používá k manažerským rozhodnutím, jakož i externím uživatelům za účelem seznámení s organizací.
Stojí za zmínku, že obchodní informace mohou být jak otevřené (přístupné všem, bez výjimky), tak uzavřené (které může použít pouze určitý okruh osob).Současně legislativa jasně upravuje seznam údajů, které nelze klasifikovat. Pokud jde o utajování určitých skutečností, nemělo by to společnosti poškozovat.
V zájmu ochrany obchodních informací podniká určitá opatření. Kruh osob, které k němu mají přístup, je tedy omezený a je podepsána dohoda se zaměstnanci o nepřípustnosti zveřejnění. Za zveřejnění důvěrných údajů je zveřejněna odpovědnost. Prioritou je automatizace informačního systému pomocí moderních počítačových technologií. Management však musí tento problém osobně sledovat.
