Téměř v každé organizaci, bez ohledu na její právní formu a počet zaměstnanců (i když hovoříme o jednotlivých podnikatelích), se v průběhu její práce hromadí na elektronických médiích velké množství různých obchodních dokladů, dopisů, daňových hlášení a dalších informací. Téměř všechny podniky, které fungují více či méně dlouhou dobu, dříve či později čelí potřebě systematizovat své archivy.
Některé dokumenty musí být zachovány a některé naopak, je čas zničit. Jaká jsou však doby uchovávání účetních dokladů, po kterých mohou být bezpečně odstraněny? Náš legislativní rámec skutečně zřídkakdy blahosklonně k porušování takových podmínek, a proto je nutné je znát.
Tento článek je věnován odhalení tohoto problému.
Jak být?
Je třeba poznamenat, že mnoho dokumentů by mělo být uloženo po dobu nejméně 75 let a některé kategorie výkaznictví se obecně důrazně nedoporučují dotýkat se celé práce společnosti. Jak být? Koneckonců bych chtěl dodržovat zákon v plném rozsahu, ale zároveň nekomplikovat život zaměstnanců odpovědných za vedení archivních záznamů!
Než odpovíme na tuto otázku, seznámíme se s hlavními regulačními dokumenty, které stanoví základní požadavky, které zohledňují trvanlivost účetních dokladů všech podniků, bez ohledu na jejich právní formu, velikost a směr činnosti.
Normativní regulace ukládání dokumentů
Pojďme se podívat na hlavní regulační dokumenty, které upravují archivaci v organizacích.
Zaprvé, federální zákon z listopadu 2004 č. 125-FZ. Toto je obecný dokument, který plně upravuje archivaci v naší zemi. Jeho ustanovení tedy hovoří o organizaci procesu uchovávání všech výrobních a účetních dokumentů, o metodách získávání a používání archivů. Kromě toho legislativně ukládá procesy interakce mezi archivními institucemi a těmi občany, kteří si přejí využít zde uložené informace.
Velkou roli samozřejmě hrají „Základní pravidla pro práci archivních organizací“. Byly oficiálně schváleny a doporučeny k použití na základě rozhodnutí Federálního archivu, který byl přijat dne 2. 6. 2002. Při zahájení organizace archivního oddělení v organizaci důrazně doporučujeme, abyste se nejprve s tímto dokumentem seznámili, protože zobrazuje nejdůležitější a základní body tohoto druhu činnosti.
Další dokumenty
Pro běžné uchování důležitých dokumentů je také nutné znát seznam standardních archivních dokumentů, které jsou vytvářeny v průběhu pracovních činností jakéhokoli podniku. Jsou zde uvedeny doby uchovávání účetních dokladů a tento dokument byl schválen samostatným nařízením Ministerstva kultury Ruské federace zpět v roce 2010. Číslo dokumentu je N 558. Ze samotného názvu je zřejmé, že obsahuje seznam hlavních cenných papírů, které jsou vytvářeny v důsledku podnikání nebo jiných činností podniku.
Odkaz SSSR
Nařízení o dokumentech, zveřejněné ministerstvem financí SSSR dne 29. července 1983, č. 105, je stále relevantní. V rámci tohoto ustanovení jsou stanoveny jak počáteční podmínky uchovávání dokumentů, tak i postupy pro jejich vytváření, přijímání a používání.
Z daňového řádu
Kromě toho najdete příslušné informace v článku 23 odpovídajícího dokumentu. V osmém článku je tedy klauzule, která samostatně zvažuje období uchovávání účetních dokladů, které lze použít k získání a srážení daní. Patří sem cenné papíry, které potvrzují přímý příjem příjmů, výdaje a daně již zaplacené ve prospěch státu.
Konečně jsou tyto informace k dispozici ve federálním zákoně 29 (č. 402- ze dne 6. prosince 2011) „O účetnictví“. V něm najdete doby uchovávání účetních dokladů v organizacích pro komerční podniky.
Co by mělo být uloženo a jak dlouho?
Není divu, že ukládání typických účetních dokladů, které se vytvářejí v průběhu činnosti jakékoli organizace (to vše je ve výše uvedeném seznamu), je obzvláště důležité. Jsou uloženy typické papíry: 1 rok, 5 let, 75 let. Některé dokumenty (informace o získávání finančních prostředků ve zvláště velkých částkách) musí být trvale uloženy.
Skupiny úložišť
Profesionální auditoři tvrdí, že všechny dokumenty, které odrážejí účetní záznamy, lze rozdělit do čtyř hlavních skupin. Zde je seznam období uchovávání účetních dokladů:
- Doklady, které by měly být trvale uloženy. Zahrnují veškeré roční účetní závěrky a veškeré důkazy získané při registraci u finančních úřadů.
- Skupina pro dlouhodobé skladování (nad 10 let). Jedná se o oznámení, dokumenty podepsané zaměstnanci se souhlasem se zpracováním osobních údajů. Údaje o samotném subjektu, který udělil takový souhlas, by měly být k dispozici po dobu 75 let.
- Dočasný typ. Předpokládá se, že papíry této skupiny by měly být skladovány až 10 let včetně. Patří sem faktury a záruční listy.
- Čtvrtá odrůda zahrnuje všechny výše uvedené dokumenty, jejichž platnost vypršela, a proto musí být zlikvidována.
Důležité nuance
Důležité! Musíte vědět, že zkrácení doby skladování je přísně zakázáno, ale prodloužení této doby je přípustné. To se však týká pouze těch organizací, které provádějí velmi specifické činnosti.
Trvanlivost účetních dokladů v LLC, které se zabývají poskytováním finančních půjček obyvatelstvu, tedy začíná 75 lety. Inspekční organizace v praxi berou na vědomí, že takové dokumenty by měly být vždy k dispozici, protože v případě jakýchkoli nároků (například ze strany dědiců) může být nutné je zvednout i po tomto období.
Organizace nomenklatury, která bude v konkrétním podniku použita pro organizaci archivního podnikání, má proto zvláštní význam. Nyní vezmeme v úvahu základní požadavky, které kontrolní organizace kladou na konkrétní organizace, v závislosti na jejich právní formě vlastnictví.
Obecně se neliší v rozmanitosti, ale existují i některé nuance. Zpravidla se vztahují k výši příjmů, které společnost dostává.
LLC
Nejprve zvažte LLC. Vzhledem k tomu, že obrat takových podniků je poměrně významný, jsou požadavky na ně přísnější. Za prvé musí být veškeré účetní a daňové výkaznictví vedeno po dobu nejméně 75 let. Kromě toho lze v případech, které jsme již uvedli, prodloužit dobu použitelnosti účetních dokladů v LLC.
Dokumentace pro vypořádání s personálem by měla být uchovávána po celou dobu práce konkrétní osoby v organizaci a po dobu nejméně 10 let ode dne propuštění. Pokud zaměstnanec odejde z této konkrétní společnosti, musí být dokumenty uchovány trvale, protože v případě nároků týkajících se výše poplatků je třeba je nejprve zvednout.
Faktury, další doklady prokazující vypořádání s dodavateli a zákazníky patří do třetí skupiny, a proto je nutné je uchovávat až 10 let včetně. Jak jsme již řekli, obecná účetní závěrka by měla být vedena trvale.
Jednotliví podnikatelé
Požadavky na tuto kategorii společností jsou mnohem méně přísné, protože počet tam vytvořených dokumentů je mnohem menší. Jaká je tedy životnost účetních dokumentů IP? Podívejme se na tento problém podrobněji. Zaprvé, všechna osvědčení o registraci, roční hlášení daňovým úřadům. Tyto informace by měly být trvale uloženy po celou dobu života konkrétní společnosti.
Pokud však podnikatel nemá zaměstnance a vede záznamy podle zjednodušeného schématu, končí tam všechny požadavky. Trvanlivost účetních dokladů IP je v tomto případě samozřejmě stejná 75 let, protože mezi nimi jsou pouze výroční zprávy.
CJSC
Vzhledem k tomu, že činnost těchto podniků zahrnuje získání významného množství příjmů, jakož i vypořádání s akcionáři, jsou požadavky na dokumenty uložené v tomto případě nejpřísnější. Obecně je ve většině případů doba použitelnosti účetních dokladů ve společnosti nejméně 75 let. Existují však výjimky.
Všechny informace o autorizovaném kapitálu, objemu vkladů, velikosti charterového podílu zakladatelů by samozřejmě měly být průběžně ukládány. Seznam dokumentů, které musí být archivovány po dobu nejméně 75 let, zahrnuje účetní doklady, které mohou použít daňové organizace: informace o návratnosti aktiv, výkazy o vypořádání s akcionáři a elektronická média, o nichž jsou k dispozici údaje o příjmu na účty organizace finančních prostředků ve zvláště velkých částkách.
Informace o osídlení s personálem jsou také uchovávány po dobu 75 let. Ostatní dokumenty (faktury, záruční listy) mají dobu uchování až 10 let včetně.
Rozpočtové organizace
A v jakých obdobích se uchovávají účetní doklady rozpočtové instituce? Zpravidla na to neexistují žádné zvláštní požadavky. Má se za to, že po dobu 75 let by se měly uchovávat pouze informace o roční účetní závěrce a cenných papírech určených pro daňové úřady. Všechny ostatní dokumenty jsou uloženy až 10 let včetně.
Důležité funkce
Pokud se seznamujete se všemi výše uvedenými zákony a předpisy, můžete být překvapeni: standardní doba použitelnosti účetních dokladů nepřesahuje pět let (federální zákon č. 402)! Zároveň v našem článku píšeme asi 10 a více let. Jak to může být? Bohužel v tomto případě dochází k nedostatečnému rozpracování regulačního rámce, když jsou požadavky zákona v rozporu s realitou. Ukážeme si příklad.
Pokud jste dokonce jediným živnostníkem, můžete snadno narazit na situaci, kdy daňová inspekce vyžaduje předložení dokladů, které již vypršely (v souladu s požadavky zákona). V případě společností CJSC a LLC, jejichž roční obrat může překročit desítky nebo dokonce stovky milionů rublů, může absence významných cenných papírů způsobit velké potíže.
Například často vyžadovaly doklady potvrzující zákonnost nároku na pohledávky. Není žádným tajemstvím, že v praxi lze jeho období odhadnout na téměř deset let. Podle zákona je již možné zničit dvě sady účetních dokladů současně. Pokud by je společnost skutečně zbavila, mohlo by to vést k velkým výdajům. Jak? Velmi jednoduché.
Pokud společnost není schopna poskytnout požadované cenné papíry, budete muset přepočítat daň ze zisku (i když nemusí vůbec existovat) a platit vysoké pokuty.Jednoduše řečeno, při určování doby skladování by se člověk neměl řídit ani tak požadavky zákona (paradoxně, jak to může být), ale skutečnou důležitost dokumentu pro konkrétní společnost.
Trvanlivost primárních účetních dokladů by samozřejmě měla být v každém případě co nejdelší, ale i mnoho faktur za určitých podmínek musí být uloženo v archivu déle než 15 let. Pokud má společnost nějaké dlužníky, nebo pokud sama někomu dluží, musí být takové doklady uloženy trvale, bez ohledu na požadavky spolkového zákona a usnesení.
Jak zjistit význam účetních dokladů pro organizaci?
Jak pochopit, jaké papíry by měly být při skladování označeny jako „před potřebou“ a co by se s nimi mělo dělat v budoucnu? V tomto případě profesionální právníci doporučují samostatné přezkoumání hodnoty uložených dokumentů.
Hlavním požadavkem, podle kterého by se členové komise měli řídit, není jen hodnota samotných informací v uložených dokumentech, ale také škoda, kterou může organizace utrpět, pokud se ztratí.
Je tedy třeba prodloužit skladovatelnost následujících finančních a účetních dokladů: jakékoli smlouvy a odhady těchto prací, které dokonce teoreticky mohou zvýšit hodnotu jak samotného podniku, tak jeho jednotlivých složek; všechny papíry a elektronická média související s konkurenčním zadáváním zakázek; všechny dokumenty, které mohou být požadovány stejným způsobem v případě sporu (i teoreticky možné).
Poznámky pro jednotlivé podnikatele
Protože existuje mnoho požadavků a jejich interpretace v různých legislativních aktech a soudních rozhodnutích je nápadně různorodá, proces ukládání dokumentů se stává pro podnikatele obzvláště obtížným, protože jednotlivý podnikatel často nemá žádné právní zázemí ani odborníky, kteří jsou speciálně najati k řešení těchto problémů. V takovém případě je nutné se v případě jakýchkoli sporů obrátit na právnické firmy, pokud jsou založeny na účetních dokladech, jejichž podmínky a postupy nejsou v právních předpisech jasně stanoveny.
Poznámka: čím kompetentnější a kompletnější byl proces archivace, tím méně problémů se v budoucnu setkáte.
Požadavky na organizaci archivace ve společnosti
Prověřili jsme tedy základní informace o načasování. Ale jak organizovat ukládání dokumentů organizace? Jaké metody jsou k dispozici?
Nejprve si můžete vytvořit svůj vlastní archiv. V případě individuálních podnikatelů a malých společností LLC se archivář často stává manažerem podniku nebo speciálně najatým zaměstnancem. Samotný archiv se stává buď vyhrazenou místností, nebo dokonce velkým trezorem.
V posledních letech se však obracejí na speciální společnosti, které se specializují na vytváření a ukládání archivů. Mohou pomoci jak uspořádat stávající úložná zařízení, tak vytvořit nová od nuly. V případě společností, pro které je obzvláště důležité uchovávat zvláště cenné dokumenty v naprosté bezpečí, mohou tyto společnosti organizovat své skladování ve speciálně chráněných a zvláště chráněných krabicích.
Výhodou první metody je úplná kontrola nad vašimi dokumenty a levnost této metody je zřejmá. Nevýhody zahrnují zranitelnost archivu (ne každý má prostředky na vybavení protipožární místnosti). Navíc ne každý má odpovídající právní vzdělání pro řádnou organizaci skladování.
Mezi výhody druhé metody patří ideální organizace skladování, jakož i úplná právní připravenost zaměstnanců agentury. Negativní stránka zdaleka není úplná kontrola nad archivem řízení společnosti.
Prověřili jsme tedy trvanlivost účetních dokladů stanovených legislativními normami a požadavky, které se v tomto případě vztahují na hlavní právní formy podnikání.
