Ruské podniky mohou mít na základě legislativních požadavků povinnost poskytovat státním orgánům různé druhy podávání zpráv - zejména účetnictví. Vypracování příslušných dokumentů může vyžadovat konsolidaci významných objemů vnitřních zdrojů. Zároveň mnoho firem věnuje pozornost vytváření specificky zpráv o řízení. Její podřízení státním orgánům je nepovinné, ale mnoho společností jej tvoří, a tento proces může vyžadovat od společnosti méně úsilí. Proč má smysl je aplikovat? Jaká je užitečnost vhodného typu hlášení?
Role manažerských zpráv
Co je výkaznictví managementu a jaká je jeho role v podniku? Tento termín se týká souboru interních dokumentů, které obsahují čísla, která odrážejí různé aspekty obchodních aktivit společnosti.
Na rozdíl od například účetnictví je manažerské výkaznictví dobrovolné. Nemusí být zaslána federální daňové službě a jiným vládním agenturám. Jeho úlohou je poskytovat vedení společnosti nebo jejím majitelům spolehlivé informace o stavu v organizaci.
Manažerské výkaznictví může doplňovat účetní nebo finanční výkaznictví, pokud jde o generování dat, které jsou rozhodující pro optimalizaci obchodního modelu a zvýšení ziskovosti společnosti. Typ zvažované činnosti může také zahrnovat nefinanční informace, které jsou důležité pro správnou interpretaci efektivity manažerských rozhodnutí vedení společnosti. Typ uvažovaného výkaznictví se neoceňuje tím, že obsahuje působivá čísla, ale právě naopak - za příležitost odhalit nedostatky v obchodním modelu podniku, které brání úspěšnému růstu.
Manažerské zprávy jsou základní součástí plánování. Dokumenty, které ji tvoří, obsahují údaje, které mají velký význam pro výpočet vyhlídek na provedení některých rozhodnutí o úroveň řízení. Na druhé straně, po dokončení jedné nebo druhé fáze vývoje společnosti, druh zvažovaného reportingu nám umožní analyzovat, v jakých bodech by vedení společnosti mělo jednat jinak a s čím je spojeno.
Výhody výkaznictví managementu
Co zásadně liší finanční, účetní a manažerské zprávy? Nejprve ze všeho, metodologie. První dva typy účetní závěrky zahrnují shromažďování zejména statistických informací, které odrážejí obrat kapitálu v určitých oblastech obchodních procesů. Hlášení vedení zase předpokládá nejen odraz statistik, ale také interpretaci odpovídajících čísel. Vedení společnosti bude schopno nejen sledovat určité ukazatele, ale také porozumět tomu, co znamenají.
Díky tomu může vedení společnosti podávat zprávy o důvodech vyšší ziskovosti při výrobě konkrétních typů produktů nebo naopak o tom, co je příčinou nedostatečných příjmů a příliš vysokých nákladů pro konkrétní obchodní segment. Interpretace čísel zaznamenaných ve zprávě o řízení umožňuje vedení společnosti činit příslušná rozhodnutí týkající se nezbytných nákupů, aktualizace dlouhodobého majetku, modernizace zařízení atd.
Interní výkaznictví managementu, za předpokladu, že je připraveno včas, může včas identifikovat ty části obchodního procesu, kde efektivita zaměstnanců společnosti není dostatečně vysoká.
Obsah hlášení pro správu
Co může obsahovat dokumenty, které tvoří typ uvažovaného hlášení? Skutečností je, že zdroje informací odpovídajícího typu mohou být reprezentovány v rámci velkého počtu odrůd. Některé dokumenty jsou zpravidla upraveny pro konkrétní manažery. Reporting se nazývá manažerský hlavně kvůli skutečnosti, že je určen speciálně pro manažery.
V struktura řízení moderní organizace zpravidla prezentují pozice generálního ředitele i jeho zástupců. Mohou to být: zástupce pro výrobu, pro prodej nebo například pro finanční záležitosti. V prvním případě mohou interní zprávy o řízení zahrnovat údaje týkající se:
- náklady na výrobky nebo služby (ve vztahu ke konkrétním odrůdám produktů);
- charakteristika nedokončené výroby, produkce zboží a služeb v souvislosti s objednávkami konkrétních zákazníků;
- množství produkce, která jde do skladu;
- zásoby surovin, materiálů nebo součástí, které se podílejí na propuštění zboží.
Má-li být hlášení podáváno zástupci ředitele prodeje, může jeho struktura zahrnovat:
- informace o struktuře prodeje ve vztahu ke konkrétním druhům zboží a služeb u konkrétních zákazníků;
- údaje o dynamice přepravy produktů;
- informace o zásobách na skladě;
- údaje o výši nákladů na prodej zboží nebo na dodání spotřebiteli;
- plánované ukazatele týkající se příjmu zboží do skladu;
- informace o pohledávkách za prodané pozice.
Pokud má být hlášení předloženo náměstkovi ředitele financí, může obsahovat:
- informace o plnění podnikového rozpočtu;
- informace o nákladech spojených s ekonomickými činnostmi;
- údaje odrážející náklady na zboží nebo služby;
- údaje o zisku a ztrátě;
Vykazování může také obsahovat informace o pohledávkách a vlastních pohledávkách společnosti za půjčky a jiné závazky.
Frekvence hlášení managementu
Jak často by se mělo vykazování vedení provádět? Je žádoucí, aby informace odrážející uvedené oblasti činnosti podniku nebyly zastaralé déle než týden. V některých případech mohou být klíčové ukazatele definovány v konkrétním podniku, který bude nutné aktualizovat častěji. Podobně může vedení stanovit sekundární ukazatele, jejichž přípravu nelze strávit spoustu času, a proto mohou být takové informace poskytovány mnohem méně často.
Podávání zpráv akcionářům
Odborníci v oblasti podnikového řízení doporučují věnovat zvláštní pozornost přípravě zpráv určených akcionářům společnosti. Jaká je specifičnost příslušných sdělení?
Hlavním rysem je, že akcionáři společnosti se nemohou přímo podílet na řízení společnosti. Často se stává, že jejich jedinou oblastí zájmu jsou údaje o čistém zisku. Podrobná rozhodnutí o řízení ve zprávách poskytnutých akcionářům společnosti jsou v některých případech nevhodná. Protože však vlastníci společnosti jsou ti, kteří činí klíčová rozhodnutí ohledně jmenování vrcholových manažerů, bude možné ve zprávách promítnout informace charakterizující účinnost práce generálního ředitele a jeho zástupců.
Jak by mohlo vypadat hlášení?
Jaké jsou formy výkaznictví managementu? Výše jsme poznamenali, že na rozdíl od finančních a účetních dokumentů je odpovídající typ papíru ve skutečnosti neformální. Formy manažerského výkaznictví nejsou upraveny zákonem. Proto je může organizace vyvinout na základě nejvhodnější struktury - například v závislosti na adresátovi zpráv.
Možná bude pohodlnější, když se náměstek ředitele financí bude zabývat tabulkovými dokumenty a majitel společnosti s plány, které jasně ukazují, jak se mění zisk v závislosti na různých faktorech. V některých případech mohou být dotyčné formuláře hlášení velmi podobné formulářům sestaveným při shromažďování finančních nebo účetních ukazatelů
Postup podávání zpráv
Jak lze vytvářet dokumenty tohoto typu? Dotčené hlášení zahrnuje řešení dvou skupin úkolů.
Zaprvé jde o soubor potřebných čísel. Jejich zdrojem pravděpodobně budou soubory generované účetními a výrobními odděleními společnosti v průběhu běžných činností. Například, pokud byl určitý objem zboží dodán do skladu, odpovídající data se obvykle zaznamenávají do podnikového CRM systému. Údaje o ostatních obchodních činnostech prováděných v podniku se podobně odrážejí.
Za druhé, jedná se o interpretaci ukazatelů shromážděných v různých výrobních závodech nebo prezentovaných v účetních údajích. Vyžaduje se analýza výkaznictví managementu. Jeho provedení bude opět záviset na tom, kde přesně by měly být příslušné dokumenty převedeny. V některých případech je navíc žádoucí méně podrobností a v jiných podrobnějších ukazatelích. Podobně může být vítána dlouhá interpretace výsledků, nebo naopak, je vyžadována extrémní stručnost.
V některých případech nemusí být interpretace čísel vůbec nutná - například pokud jde o podávání zpráv zkušenému finančnímu řediteli. Pravděpodobně interpretuje výsledky lépe než kterýkoli jiný manažer a bude mít dost čistých čísel.
Algoritmus hlášení
Zvažte, jak lze implementaci tvorby manažerských zpráv v praxi implementovat. Mezi ruskými experty je populární algoritmus, který předpokládá řešení uvažovaného problému v dalších fázích.
Nejprve je třeba zjistit, jaký druh informací tvoří prohlášení, která generální ředitel, jeho zástupci a vlastníci chtějí vidět, as jakou frekvencí. Někdo může dávat přednost seznámení s údaji každý týden, u jiného stačí vidět klíčové ukazatele jednou měsíčně. Je také vhodné, aby budoucí kompilátor sestav zjistil na samém začátku interakce s managementem, jaký typ dat bude s největší pravděpodobností prioritní a který typ bude sekundární.
Dalším krokem je komunikace s účetním, aby se určil algoritmus, ve kterém osoba zapojená do řešení daného problému vyžádá potřebná čísla. Kompilátor sestav může také spolupracovat s ostatními zaměstnanci společnosti v těch oblastech, kde se vytvářejí ukazatele relevantní pro požadované dokumenty. Společnost by měla vytvořit systém hlášení managementu, kterého se budou účastnit všichni kompetentní zaměstnanci.
Dalším krokem je vytvoření forem dokumentů, ve kterých budou na jedné straně zaznamenána čísla a na druhé straně interpretována. Osoba odpovědná za podávání zpráv může zároveň čelit potřebě vytvořit různé formy dokumentů přizpůsobené konkrétnímu adresátovi - generálnímu řediteli, jeho zástupcům a majitelům.
Další kroky se budou týkat praktického podávání zpráv.Pokud je podnik malý, pak se v zásadě může osoba podílející se na řešení daného problému pokusit sebrat potřebná čísla sama. Je však pravděpodobné, že bude potřebovat pomoc kolegů. V tomto případě mohou praktickým fázím souvisejícím se shromažďováním informací předcházet některá setkání, na nichž daná osoba sdělí ostatním zaměstnancům, jaké jsou základy manažerského výkaznictví, za jakým účelem jsou vytvářeny relevantní dokumenty a proč je pro společnost důležitá. Řešení tohoto problému může usnadnit řízení společnosti zveřejněním místních právních aktů vyžadujících, aby jednotliví zaměstnanci přispívali k práci osoby odpovědné za podávání zpráv.
Odrůdy vykazování
Po zvážení klíčových principů manažerského výkaznictví můžeme studovat jednotlivé varianty odpovídajících modelů zobrazování čísel, které odrážejí činnosti podniku.
Prvním typem dotyčného výkaznictví je bilance řízení. Jaké jsou jeho vlastnosti?
Manažerská rozvaha je v zásadě podobná účetní. Jeho základní rozdíl spočívá ve funkčním účelu. Účelem bilance řízení je nejen odrážet čísla, ale také je interpretovat z hlediska efektivity obchodního modelu organizace, stavu věcí týkajících se aktiv organizace, závazků společnosti vůči partnerům a naopak.
Číselné údaje, které zahrnují účetní, manažerské a účetní výkazy, lze v zásadě zadávat ve stejných formách. To, jak budou příslušné ukazatele interpretovány, však může předurčit vytvoření dokumentů ve zcela originální struktuře. Záleží na tom, kdo jsou uživatelé reportingu managementu - hovořili jsme o tom výše.
Zůstatek, který zvažujeme, zahrnuje zahrnutí informací, které by mohly být zajímavé jak pro ředitele a zástupce, tak i pro vlastníka společnosti. V tomto smyslu to může být docela univerzální dokument.
Jaké další typy manažerských zpráv existují? Mezi nimi - účet zisků a ztrát. Kromě toho se tradičně přijímá odkaz na účetní zdroje. Výkaz zisku a ztráty - dokument, který jsou podniky povinny předkládat ve formě oficiálního hlášení regulačním orgánům. Může však být také použit jako zdroj při tvorbě manažerských zpráv. Důvodem je především velmi výhodná struktura tohoto dokumentu.
Výkaz zisků a ztrát organizace zaznamenává finanční výsledky činnosti společnosti za konkrétní časové období. Odráží údaje týkající se příjmů, nákladů a finančních výsledků s kumulativním součtem. Struktura dokumentu uvažovaného typu odráží: zdroje výnosů, výdajové položky, ziskovost společnosti. Ale jak jsme definovali výše, manažerské účetnictví a vykazování nezahrnuje tolik řešení problémů souvisejících se shromažďováním čísel, jako interpretace různých ukazatelů. Z tohoto důvodu bude pravděpodobně nutné, aby byl dotyčný dokument doprovázen dalšími zdroji, které zaznamenají nezbytná vysvětlení týkající se čísel odrážejících příjmy, výdaje a zisky společnosti.
Dalším významným dokumentem je přehled o peněžních tocích. Tento zdroj odráží finanční příjmy společnosti ve vztahu ke zdrojům, jakož i platby společnosti ve vztahu ke klíčovým oblastem výdajů - také ve vztahu k určitému období. Výkaz o peněžních tocích může ukázat, jak se ve společnosti děje, pokud jde o současné výsledky ve výrobě, v oblasti likvidity. Tento dokument vám umožňuje vyhodnotit bonitu společnosti. Dotčený zdroj může být užitečný jak pro vedení společnosti, tak pro její majitele.
Uvažovali jsme o hlavních druzích manažerského výkaznictví - výkazu zisku a ztráty, rozvahy a dokumentu zaznamenávajícího údaje o peněžních tocích, které lze samozřejmě doplnit o další zdroje. Mohou být podobné těm, které jsme studovali, a mohou být založeny na zásadně odlišných přístupech ke kompilaci.
Výzvy k podávání zpráv
Zkoumali jsme tedy, co je to manažerské výkaznictví, jak se liší od účetního nebo finančního, seznámili jsme se s postupem jeho tvorby. Bude také užitečné zvážit možné obtíže, které doprovázejí jeho přípravu.
Podle odborníků v oblasti podnikového řízení je nejdůležitějším problémem charakteristickým pro daný proces hlášení nedostatek loajality k příslušnému dokumentu ze strany zaměstnanců společnosti a v některých případech také vrcholových manažerů a vlastníků. Zaměstnanci společnosti - účetní, zaměstnanci výrobních závodů - ne vždy vnímají reporting managementu jako dokument, kterému by měl být poskytnut čas, což dává smysl utrácet energii. Podniky, jak víte, jsou již povinny předkládat státní orgány oficiální dokumenty, jejichž vypracování není snadný úkol.
Podobnou situaci, kdy manažerské zprávy nejsou vnímány jako něco, co by stálo za pozornost, mohou zastávat i vrcholoví manažeři a vlastníci, jak jsme poznamenali výše. Mnoho z vůdců, podle odborníků, odkazuje na dotyčné dokumenty jako na řadu metod klamavého řízení, zejména pokud potřebujete odvrátit pozornost od nejvýraznějších ukazatelů výroby.
Jak vyřešit podobný problém? Analytici doporučují začít s úrovní vedení. Pro manažery zájmů bude v první řadě při přípravě manažerských zpráv odůvodněné, aby zase vytvářeli nezbytné místní právní akty, podle kterých budou ostatní zaměstnanci muset pomáhat při tvorbě příslušných dokumentů.
Dalším problémem charakterizujícím řešení daného problému je potřeba neustále rozvíjet nové přístupy k interpretaci čísel obsažených ve zprávách. To může být způsobeno především změnami ve výrobní struktuře podniku. V případě účetního a finančního výkaznictví, jak víme, není vyžadována žádná interpretace čísel. Proto je možné použít standardizované formuláře, ve kterých jsou zaznamenávány odpovídající ukazatele.
Hlášení managementu organizace zase řeší několik dalších problémů. Nejprve to potřebuje společnost samotná, a nikoli vládní orgány, jako je tomu v případě účetních a finančních ukazatelů. Pokud interpretace čísel obsažených ve zprávách vedení pro danou výrobní strukturu v určitém období hrála pozitivní roli, není zaručeno, že bude stejně užitečná za předpokladu, že se změní vlastnosti některých obchodních procesů. Je pravděpodobné, že kompilátor reportovacích dokumentů bude muset zlepšit interpretační přístupy, jak se společnost mění v oblasti výrobních činností. To může vyžadovat spoustu času - jeho osobní i kolegové, na které se může obrátit o radu, názor nebo nějaké pomocné ukazatele odrážející výsledky společnosti, aby pochopili, jak zlepšit přístup k interpretaci čísel.
Tento problém lze opět vyřešit pravidelnou komunikací s kolegy ve formě schůzek, jejichž předmětem je posouzení současných ukazatelů produkce, jakož i vývoj opatření na jejich zlepšení, a to i zavedením nových metod vykazování, jako je řízení.V kontextu pozitivních přístupů k optimalizaci výrobních ukazatelů je pravděpodobnější, že je zaměstnanci společnosti vnímají pozitivně.
