Alle am Umsatz beteiligten Unternehmen sind - wie gesetzlich vorgeschrieben - zur Führung von Aufzeichnungen verpflichtet. Die rechtliche Verantwortung für deren Richtigkeit und Aktualität liegt beim Eigentümer oder dem von ihm ermächtigten Leiter der Gesellschaft sowie beim Hauptbuchhalter.
Signaturentitäten
Der Leiter des Unternehmens und der Hauptbuchhalter unterzeichnen in der Regel alle Buchhaltungsunterlagen des Unternehmens. Ein solches Recht wird ihnen gesetzlich oder durch die internen Unterlagen des Unternehmens übertragen.
Die Befugnisse des Führers sind in der Regel in den Gründungsdokumenten und im Vertrag festgelegt. Die Befugnisse des Hauptbuchhalters können in seiner Stellenbeschreibung, in der Reihenfolge des Leiters oder im Arbeitsvertrag festgelegt werden.
Was tun, wenn Beamte wechseln?
Der Wechsel eines Direktors oder leitenden Buchhalters ist eine ziemlich schwierige Angelegenheit und erfordert einen umsichtigen Ansatz. In diesem Fall muss das Unternehmen nicht nur die Aufsichtsbehörden und die Servicebank benachrichtigen, sondern auch die Annahme und Übertragung der primären Buchungsbelege an einen neuen Mitarbeiter korrekt durchführen.
Gesetzlich ist eine solche Anordnung nur für Haushaltsorganisationen vorgesehen; Selbsttragende Unternehmen bestimmen dies selbständig, beispielsweise durch eine gesonderte Anordnung oder Regelung. In jedem Fall wird ein Akt der Annahme von Dokumenten erstellt, wofür im Folgenden ein Beispiel angegeben wird.
Basierend auf der gängigen Geschäftspraxis erstellt das Unternehmen bei einem Wechsel der für die Rechnungslegung verantwortlichen Personen im Auftrag einer Sonderkommission einen Auftrag, der eine interne Revision durchführt und Dokumente des Leiters oder Hauptbuchhalters entgegennimmt.
Eine Prüfung ist nicht obligatorisch, die Gesellschaft kann jedoch Wirtschaftsprüfer beauftragen, die eine Beurteilung über den Stand der Rechnungslegung und der Steuerbilanz abgeben. Ein solches Dokument kann dem Unternehmen helfen, künftige finanzielle Sanktionen von Inspektionsstellen zu vermeiden.
Waren die wechselnden Beamten finanziell verantwortlich, so erfolgt eine obligatorische Inventarisierung von Eigentum und Unterlagen in der vorgeschriebenen Weise.
So übertragen Sie Dokumente beim Wechsel eines Direktors oder Buchhalters korrekt
Bei Verstößen gegen das Rechnungslegungsverfahren im Unternehmen haften die Beamten bis zur strafrechtlichen Verantwortlichkeit. Daher ist es so wichtig, den Empfang und die Übermittlung von Dokumenten bei deren Änderung korrekt zu organisieren.
Die Fälle werden an den neu ernannten Direktor oder Hauptbuchhalter und in Abwesenheit von Kandidaten an die Kommission oder an den auf Anordnung ernannten Mitarbeiter weitergeleitet. Die Kommission oder der leitende Angestellte übergibt anschließend die akzeptierten Dokumente an den neu ernannten Direktor oder den Hauptbuchhalter. Wechselt der Hauptbuchhalter, so kann der Leiter des Unternehmens die Unterlagen direkt entgegennehmen.
Das Gesetz wird in drei Ausfertigungen ausgeführt: eine für den Schichtmitarbeiter, die zweite für den bestellten Mitarbeiter, die dritte für das Rechnungswesen. Ein Akt der Annahme von Dokumenten bei einem Wechsel des Direktors wird von Mitgliedern der Kommission oder einem verantwortlichen Mitarbeiter, Hauptbuchhalter und neuen Leiter unterzeichnet. Und im Falle eines Wechsels des Hauptbuchhalters tun dies die Mitglieder der Kommission, der Leiter des Unternehmens und der neue Buchhalter.
Akt der Annahme von Dokumenten: Probe
Der Inhalt der Transferpapiere wird vom Unternehmen selbst festgelegt. Im Folgenden wird der Vorgang des Empfangs und Sendens von Dokumenten beim Wechsel des Hauptbuchhalters beschrieben. Dies ist eine indikative Option, zum Beispiel ein Unternehmen.
Akt der Annahme der primären Buchhaltungsunterlagen von LLC "Rank".
Datum, Ort der Zusammenstellung.
Wir, der Direktor von OOO Rang, Pawlow Iwan Trofimowitsch, handeln auf der Grundlage der Charta, Mitglieder der Kommission für die Annahme von Dokumenten durch den Ökonomen Olepta V.V., die Buchhalterin Kud N.P., den Archivar T. Rudenko, handeln auf der Grundlage der Verordnung, mit einerseits und der leitenden Buchhalterin V.A. Alferova, die auf der Grundlage einer Anordnung zur Beschäftigung und einer Stellenbeschreibung handelt, andererseits wurde dieses Gesetz in dieser Alferova V.A. Übertragungen und LLC "Rang" in der Person des Direktors und der Kommission akzeptiert die folgenden Dokumente von LLC "Rang" für den Zeitraum von April 2010 bis April 2015 (detaillierte Liste):
- Rechnungen für die Freigabe von Waren und Steuerrechnungen, Handlungen für die Freigabe von Waren und Materialien und Waren, Verträge, Rechnungen, durchgeführte Arbeiten, Handlungen Versöhnungen;
- Steuer- und Finanzberichterstattung;
- eine Aufschlüsselung der Schulden, Vermögenswerte und Verbindlichkeiten;
- Gehaltsdokumentation;
- Akt der Annahme und Übermittlung von Dokumenten an das Archiv;
- Inspektionen der Aufsichtsbehörden (falls vorhanden).
Der Direktor und die Kommission haben einen Mangel an 1 Steuerrechnung vom 04.01.2014 unter dem Liefervertrag Nr. 3 vom 01.01.2014 festgestellt. Auf diese Tatsache von V. Alferova. Es wurde eine Begründung übermittelt und eine Kopie des fehlenden Dokuments beim Kontrahenten angefordert.
Die restlichen Kommentare zu Buchhaltungsunterlagen sind nicht verfügbar.
Audit-Check und die Bestandsaufnahme wurde mangels Begründung nicht durchgeführt.
Das Gesetz wurde in drei authentischen Exemplaren abgefasst: eines für V. A. Alferova, das zweite für die Buchhaltungsabteilung von LLC „Rank“, das dritte für den Direktor von LLC „Rank“ und von drei Parteien unterzeichnet.
Rechtsberatung: Die Liste der Unterlagen kann der Einfachheit halber in Form eines verbindlichen Anhangs zum Annahmegesetz ausgestellt werden.
Wer und wie soll über den Wechsel der Verantwortlichen informiert werden?
Innerhalb von 10 Tagen nach dem Datum der Änderung muss das Unternehmen die Steuerbehörden über die Änderung der verantwortlichen Person informieren. Eine solche Mitteilung erfolgt durch Übermittlung eines genehmigten Registrierungsformulars.
Es ist auch erforderlich, bei einer Servicebank eine neue Karte mit notariell beglaubigten Mustersignaturen zu beantragen.
Wenn das Unternehmen über eine elektronische digitale Signatur verfügt, sollten Sie sich an die Zertifizierungsstelle wenden, um die alte zu stornieren und eine neue digitale Signatur auszustellen, die für die Übermittlung elektronischer Berichte erforderlich ist.
Im Falle eines Direktorenwechsels ist auch eine Änderung des staatlichen Unternehmensregisters erforderlich: Hierfür ist ein spezielles Formular vorgesehen.
Verantwortung und Sanktionen
Bei internen Verstößen, die während der Übertragung von Fällen aufgedeckt wurden, muss die Kommission den Direktor oder den Hauptbuchhalter um schriftliche Erklärungen bitten. Wenn das Dokument fehlt oder vernichtet wird, müssen die Strafverfolgungsbehörden schriftlich benachrichtigt und ihre Vertreter in die Kommission aufgenommen werden.
Das Gesetz sieht vor, dass die Unterzeichner die Verantwortung für eine fehlerhafte Rechnungslegung tragen. Dies befreit das Unternehmen jedoch nicht von möglichen Sanktionen bei Inspektionen. Der neue Direktor oder Buchhalter haftet nicht für die Fehler des vorherigen und finanzielle Sanktionen können gegen das Unternehmen als Geschäftseinheit verhängt werden. Aus diesem Grund ist es so wichtig, den Prozess des Empfangs und der Übermittlung von Dokumenten bei einem Beamtenwechsel ordnungsgemäß zu gestalten.
Akt der Übertragung von Angelegenheiten des Hauptbuchhalters
