Personalakte des Mitarbeiters: Musterdesign

Die Mitarbeiter der Personalabteilung müssen über genaue, vollständige und objektive Informationen zu allen Mitarbeitern des Unternehmens verfügen, die zu ihren Mitarbeitern gehören. Die Dokumentation der einzelnen Aufzeichnungen, die Informationen über die beruflichen Tätigkeiten jedes Arbeitnehmers enthält, wird in einer Art Dossier gesammelt. Als nächstes betrachten wir, wie die Bildung von Personalakten von Mitarbeitern im Unternehmen durchgeführt wird.

Allgemeine Informationen

Das Dossier für den Mitarbeiter ist erforderlich, um die verfügbaren Informationen zu systematisieren und an einer Stelle zusammenzufassen. Die Personalakte des Mitarbeiters, deren Beispiel unten dargestellt wird, besteht aus einer Reihe von Unterlagen zu folgenden Themen:

• Beschäftigung.
• Werbeprozess.
• Einhaltung der Regeln der Arbeitsdisziplin.
• Beendigung der Beziehungen zum Arbeitgeber und anderen.

Hauptkategorien der Mitarbeiter

Es ist zu beachten, dass die Verwaltung von Personalakten von Mitarbeitern nicht für alle Mitarbeiter verpflichtend ist. Ein Beispiel ist das Bundesgesetz Nr. 79. Es sieht die obligatorische Registrierung von Personalakten von Mitarbeitern im öffentlichen Dienst vor. Für andere Arbeitnehmer kann das Verfahren zur Erstellung des Dossiers durch lokale Rechtsakte festgelegt werden. Personenbezogene Daten können von folgenden Mitarbeitern aufbewahrt werden:

1. Manager (Unternehmensleiter, Stellvertreter, Assistenten).
2. Abteilungsleiter und deren Stellvertreter.
3. Führende (Haupt-) Spezialisten.
4. Arbeiter haften.
5. Mitarbeiter, die in der Personalreserve für die Übertragung auf Positionen von besonderer Bedeutung enthalten sind.
6. Spezialisten, die die Tätigkeit des Unternehmensverwaltungsapparats bereitstellen.

Vorteile der Erstellung eines Dossiers

Es ist zu beachten, dass die Personalakte eines Mitarbeiters eine sehr bequeme Datenquelle für jeden Arbeitnehmer darstellt. In einem Ordner werden alle Kopien der Personalpapiere des Mitarbeiters, der ihm zugeordneten Bestellungen usw. gesammelt. Dies ermöglicht es Ihnen, das vollständigste zu machen Merkmal für den Mitarbeiter, seine Verdienste oder umgekehrt jegliche Verstöße und Missbräuche, die er während seiner beruflichen Tätigkeit im Unternehmen begangen hat, zur Kenntnis zu nehmen.

Interne Handlungen des Unternehmens: die Personalakte des Arbeitnehmers

Die Dokumente werden von verschiedenen Mitarbeitern im Ermessen der Geschäftsführung gesammelt und zusammengestellt. Wenn Ordner mit persönlichen Papieren für alle Mitarbeiter vorgesehen sind, ist es ratsam, ein entsprechendes lokales Gesetz zu erstellen. Außerdem sollte ein Abschnitt hinzugefügt werden, der die Notwendigkeit des Öffnens der Personalakte eines Mitarbeiters für jeden Vollzeitmitarbeiter, einschließlich des technischen Personals, festlegt. In einigen Unternehmen ziehen es die Manager vor, einen separaten Rechtsakt zu entwickeln, der alle Einzelheiten der Dossiererstellung regelt.

Die wichtigsten Nuancen

Unabhängig von der Form der Regelung für die Erstellung von Dossiers für Mitarbeiter sollten Sie bei der Arbeit mit ihnen Folgendes festlegen:

1. Kategorien von Mitarbeitern, zu denen Personalakten abgelegt werden. Sind es alle Mitarbeiter oder nur einzelne Gruppen? Beispielsweise können es nur Manager aller Managementabteilungen sein.
2. Die Art und Weise, in der die Personalakte des Mitarbeiters erstellt wird. Die Stichprobe sollte alle erforderlichen Abschnitte und Spalten enthalten, in die Informationen über den Spezialisten eingegeben werden.
3. Die Zusammensetzung der Papiere, die im Dossier gesammelt werden. Gleichzeitig wird angezeigt, welche Dokumente in Form von Kopien und welche im Original abgelegt sind.
4. Die Reihenfolge, in der die Dossiers zusammengestellt werden.
5. Regeln für das Kennenlernen des Mitarbeiters.
6. Das Verfahren zum Speichern persönlicher Dateien von Mitarbeitern.

Ist für eine Teilzeitbeschäftigung ein Dossier erforderlich?

Dies hängt davon ab, ob der Mitarbeiter eine Position einnimmt, in der die Personalakte des Mitarbeiters erforderlich ist. Gleichzeitig wird in der Regel ein neues Dossier für externe Teilzeitkräfte gestartet und für interne Ordner werden die entsprechenden Dokumente in vorhandenen Ordnern abgelegt. Wenn das Unternehmen die obligatorische Durchführung persönlicher Angelegenheiten in behördlichen Verordnungen vorsieht, werden diese nach dem festgelegten Verfahren auch in Teilzeit beschäftigt.

Für Teilzeitbeschäftigte wird das Dossier nach den in den einzelnen Unternehmen festgelegten allgemeinen Regeln erstellt. Nach Art. 283 des Arbeitsgesetzbuches legt ein Bürger bei gleichzeitiger Ernennung einen Reisepass oder ein anderes Dokument vor, das seine Identität bestätigt. Wenn für die Stelle besondere Kenntnisse erforderlich sind, hat der Arbeitgeber das Recht, den künftigen Spezialisten aufzufordern, ein Diplom oder ein anderes Dokument über die allgemeine oder berufliche Bildung (oder eine ordnungsgemäß beglaubigte Kopie davon) vorzulegen. Bei der Bewerbung für ein Unternehmen mit schwierigen oder gefährlichen (schädlichen) Arbeitsbedingungen kann der Arbeitgeber eine Bescheinigung über die Art und die Bedingungen der Tätigkeit am Hauptort des Arbeitnehmers verlangen. Kopien der eingereichten Unterlagen müssen in der Personalakte hinterlegt werden.

Erste Zusammenstellung

Die Erstellung von Personalakten erfolgt für eine geordnete Gruppierung von dokumentierten Informationen über Mitarbeiter, die direkt im Prozess der Festlegung der Arbeitsbeziehungen zu ihnen sind. Die Zusammenstellung erfolgt in der Regel für jeden Mitarbeiter in einem eigenen Ordner. Diese Form der Führung persönlicher Angelegenheiten gilt als die bequemste Art, Informationen zu organisieren. Gleichzeitig muss daran erinnert werden, dass es verboten ist, Informationen zu erhalten, zu verarbeiten und an das Dossier anzuhängen, aus denen seine politischen, religiösen und sonstigen Überzeugungen, sein Privatleben und seine Mitgliedschaft in öffentlichen Organisationen, einschließlich Gewerkschaften, hervorgehen.

Grundlegende Anforderungen

In der Praxis werden beim Zusammenstellen persönlicher Dateien Dokumente in einem Ordner abgelegt. Auf dem Umschlag ist die dem Dossier zugeordnete Seriennummer angebracht. Darunter wird die Personalakte des Mitarbeiters im entsprechenden Journal (Buch) des Rechnungswesens eingetragen. Diese Anforderung ist in Art. Enthalten. 695, Absatz b der Liste der Archivmusterpapiere, die im Zuge der Arbeit staatlicher Stellen und lokaler Behörden mit Angabe der Aufbewahrungsdauer erstellt wurden. Nachdem der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat, wird sein Dossier aus dem Ordner entfernt. Anschließend wird die Personalakte zur Übermittlung an das Archiv ausgeführt und hinterlegt.

Informationen zum Buchungsjournal (Buch)

Dieses Dokument kann folgende Daten enthalten:

1. Dossiernummer.
2. Vollständiger Name Spezialist.
3. Die Anzahl der Erstdossiers.
4. Datum der Übergabe der Unterlagen an das Archiv.
5. Sonstige bereitgestellte Informationen Innenpolitik Unternehmen.

Die erste Ausführung umfasst eine Gruppierung von Dokumenten, die die Beschäftigung eines Bürgers belegen, und anschließend alle Informationen, die sich auf die beruflichen Tätigkeiten eines Mitarbeiters in der Organisation beziehen.

Stammdatenliste

In der Gesetzgebung ist die Liste der Dokumente, die in persönlichen Dateien enthalten sein sollten, nicht definiert. Für Beamte ist vorgesehen, dass ihr Dossier personenbezogene und sonstige Daten zur Zulassung zum Dienst, zum Bestehen und zur Entlassung enthält. Zu den personenbezogenen Daten gehören auch die Informationen, die erforderlich sind, um die Tätigkeiten einer staatlichen Stelle sicherzustellen. Das Dossier enthält auch:

1. Interne Liste der Papiere.
2. Persönliches Anmeldeformular oder Anmeldeformular.
3. Autobiographie.
4. Kopien:

• Ausweisdokument;
• Versicherungszertifikat;
• TIN (falls von einem Mitarbeiter bereitgestellt);
• militärische Zulassungsbescheinigungen für Wehrpflichtige und Bürger, die Gegenstand eines Entwurfs sind;
• Wertpapiere, die das Recht des Facharztes auf Steuerabzüge bestätigen, die in Art. 218 Steuernummer;
• Bescheinigungen über die Festlegung des Niveaus der Beschränkungen für Behinderung, Behinderung (sofern von einem Spezialisten bereitgestellt);
• Befehle (Befehle) bei der Aufnahme in den Staat;
• Berufsbezeichnung;
• eine Vereinbarung über die Übernahme der Haftung (sofern die Position dies vorsieht);
• Arbeitsvertrag (wenn das Original in einem separaten Ordner gespeichert ist).

5. Unterlagen über den Zugang zu Informationen, die ein gesetzlich geschütztes Geheimnis darstellen (wenn die Erfüllung der Pflichten eines Spezialisten die Verwendung solcher Informationen beinhaltet).

6. Die Ergebnisse der ärztlichen Voruntersuchung (Untersuchung), die durchgeführt wird, um die berufliche Eignung festzustellen (in gesetzlich vorgesehenen Fällen).

Zusätzliche Papiere

Während der Arbeit des Spezialisten kann Folgendes in seine Personalakte aufgenommen werden:

1. Kopien von Vereinbarungen zum Hauptvertrag (oder deren Kopien).
2. Benachrichtigungen über Änderungen der Arbeitsvertragsbedingungen auf Initiative des Arbeitgebers.
3. Kopien:

• Berichte und Erläuterungen, Erklärungen und Petitionen des Arbeitnehmers zu verschiedenen Themen;
• Anordnungen (Aufträge) über die Versetzung eines Arbeitnehmers in eine andere Tätigkeit (Position), über die Aufhebung von Disziplinarstrafen, Anreize, Beendigung der Tätigkeit im Unternehmen;
• Arbeitsbuch.

4. Die Ergebnisse der regelmäßigen (obligatorischen) ärztlichen Untersuchungen.

5. Zertifizierungsmaterialien (wenn die Position diese Maßnahmen erfordert).

6. Sonstige Unterlagen im Zusammenhang mit der Tätigkeit des Spezialisten im Unternehmen.

Fachfoto

Sie ist auch in der Personalakte vorhanden. In der Regel wird ein 4x6-Foto verwendet. Auf seiner Rückseite steht der vollständige Name Angestellter. Es ist ratsam, das Foto mindestens alle 5 Jahre oder bei Erreichen eines bestimmten Alters zu wechseln. Diese Frage ist nach Ermessen der Behörden geregelt.

Details ändern

Mitarbeiter, die für die Vorbereitung und Führung von Geschäften verantwortlich sind, sollten ihren Status überwachen und die Informationen rechtzeitig aktualisieren. Es ist nicht erforderlich, den Fragebogen oder das Registrierungsformular zu ändern, und es ist nicht erforderlich, dass ein Fachmann das Papier erneut ausfüllt. Alle Anpassungen erfolgen durch Ausarbeitung von Einzelakten. Sie werden als Ergänzungen zu einem bestimmten Abschnitt (z. B. Ergänzung des Fragebogens) bezeichnet. Sie werden in der Regel tabellarisch dargestellt. Die Entwicklung geeigneter Formulare liegt im Ermessen des Arbeitgebers.