Bedingungen für die Speicherung von Bestellungen auf Personal. Regeln für die Abrechnung und Aufbewahrung von Personalunterlagen

Für jeden Arbeitgeber ist es wichtig zu wissen, in welchen Zeiträumen Aufträge für das Personal gespeichert werden. Schließlich liegt die Sicherheit der Dokumentation in der Verantwortung, die jedes Unternehmen übernimmt. Es soll nicht nur Informationen über das Personal der Mitarbeiter sammeln, sondern auch dessen Speicherung sicherstellen. Und ohne zu versagen. Nur weiß nicht jeder, was diese Dokumentation impliziert. Und noch mehr verstehen viele die Prinzipien der Speicherung und Erfassung von Bestellungen für das Personal nicht. Alle Details zu diesen Themen werden im Folgenden vorgestellt. Sie helfen zu verstehen, wie viel und wie genau Informationen über Mitarbeiter gespeichert sind, sowie andere Dokumente, die der Personaldokumentation zugeordnet werden können.

Was ist das?

Der erste Schritt besteht darin, herauszufinden, worum es geht. Was sind Bestellungen? in personeller Hinsicht? Bevor Sie mit dem Speichern beginnen, müssen Sie schließlich genau wissen, mit welcher Dokumentation Sie arbeiten müssen.

Personalbestellungen - Regulatory Papers Arbeitsbeziehungen zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Diese Dokumentation kann nur auf Dateien und Informationen verweisen, die sich auf die Aktivität beziehen. Alle Bestellungen sind in mehrere Kategorien unterteilt:

• Dokumente zur Langzeitlagerung.
• Kurzzeitarbeiten.
• Befristete Bestellungen.

Dementsprechend hat jede der Kategorien ihre eigenen Merkmale. Bevor Sie sich mit der Theorie der Aufbewahrung und Buchhaltung von Dokumenten für Mitarbeiter im Unternehmen befassen, müssen Sie daher wissen, zu welchem ​​Typ dieses oder jenes Papier gehört. Erst danach ist es möglich, die untersuchten Prozesse durchzuführen, ohne die festgelegten Regeln zu verletzen. Was sind die Aufbewahrungsfristen für Personalaufträge? Was sollte jeder Arbeitgeber über diesen Moment wissen?

Langfristige Dokumente

Nun ist es an der Zeit, jeden Typ zuvor aufgelisteter Dokumente zu berücksichtigen. Es wurde bereits gesagt, dass dies helfen wird, vollständig zu verstehen, wie viel Dokumentation aufbewahrt werden muss. Die Bilanzierung aller Arten von Wertpapieren ist jedoch gleich. Daher ist die Frage in der Regel einfach. Lagerzeit Personalunterlagen hängt direkt von der Papiersorte ab. Die erste ist die Bestellung einer Langzeitlagerung. Es ist nicht schwer zu erraten, dass sie vom Arbeitgeber berücksichtigt und lange aufbewahrt werden. Wie viel genau Dazu später mehr.

Was ist dieser Dokumentation zuzuschreiben? Hierbei handelt es sich um Dokumente, die das Beschäftigungsverhältnis zwischen dem Arbeitgeber und seinen Untergebenen beschreiben und auf wichtige Arbeitsfaktoren hinweisen. Was kann ihnen zugeschrieben werden? Das:

1. Ein Arbeitsvertrag mit einem Arbeitsauftrag.
2. Übersetzungsdokumente.
3. Anordnungen zur Festlegung eines bestimmten Gehalts in einer bestimmten Position.
4. Zertifikate, die die Auszeichnung oder den Bonus von Mitarbeitern bestätigen.
5. Papiere über Geschäftsreisen (lang, ausländisch).
6. Persönliche Dateien.
7. Bewerbungsunterlagen während der Beschäftigung ausgefüllt.
8. Entlassungsbeschlüsse.

Nicht vom Personal

Nun ist klar, welche Dokumente langfristig sind. Die einzige Sache ist, dass die Bestellung eines Mitarbeiters ein Papier ist, das sich auf das Personal bezieht. Es gibt jedoch eine kleine Ausnahme von der Regel. Es sollte daran erinnert werden.

Wovon redest du Nicht bei allen Arbeitsaufträgen handelt es sich zusammen mit einem Arbeitsvertrag um Personalaufträge. Ähnliche Papiere haben eine Ausnahme. Für die Haupttätigkeit gibt es sogenannte Aufträge. Dazu gehören die folgenden:

• Ein Arbeitsvertrag mit einer entsprechenden Bestellung.
• Änderungen im Arbeitsvertrag (zum Beispiel für die Übertragung auf eine andere Position).
• Dokumente zur Entlassung des Rahmens.

Es ist zu beachten, dass diese Wertpapiere für die Haupttätigkeit nur in Bezug auf Einzelpersonen berücksichtigt werden. In der Regel sind dies Führungskräfte des Unternehmens sowie Buchhalter, Chefs und Stellvertreter. Diese Mitarbeiter sind oft in der Satzung des Unternehmens vorgeschrieben. Diese Regel sollte beachtet werden, wenn der Arbeitgeber herausfinden möchte, unter welchen Bedingungen Aufträge für das Personal gespeichert werden. Nicht alle Dokumente fallen in diese Kategorie.

Kurzzeitlagerung

Als nächstes müssen Sie verstehen, was auf kurzfristige Lagerpapiere zurückzuführen ist. Natürlich wird in dieser Situation eine Art Abrechnung von Personalaufträgen vorgenommen. Aber nach kurzer Zeit werden solche Dokumente zerstört. Was ist dieser Kategorie zuzuordnen? Dokumente zur kurzfristigen Aufbewahrung werden Aufträge genannt, die die Leistung eines Mitarbeiters einer bestimmten Arbeitstätigkeit unverzüglich regeln. Das heißt, es handelt sich nicht um so schwerwiegende Dokumente wie Kündigungspapiere oder Arbeitsverträge. Insbesondere können wir unterscheiden:

1. Urlaubsaufträge.
2. Richtungen auf kurzen Reisen.
3. Dokumente, die auf eine Vielzahl von Disziplinarmaßnahmen hinweisen.
4. Anweisungen zur Entsendung von Personal zu Schulungs- oder Weiterbildungskursen.

Das ist aber noch nicht alles. Speicherregeln für die untersuchten Dokumente weisen viele Merkmale und Nuancen auf. Neben den bereits in Betracht gezogenen Optionen kann zwischen temporärer Speicherung und permanenter Speicherung unterschieden werden. Diese Fälle sind nicht allzu häufig.

Vorübergehend und dauerhaft

Temporäre Dokumente sind Aufträge und Anweisungen, die für die Arbeit keine wesentliche Rolle spielen. Normalerweise sind sie an einem bestimmten Punkt wichtig. Und nachdem sie nicht mehr gebraucht werden, werden sie zerstört. Es gibt auch Aufträge zur dauerhaften Lagerung. In den meisten Fällen können nur die in der Satzung des Unternehmens vorgeschriebenen Personalakten von Managern und anderen Beamten von den Personalpapieren unterschieden werden. Die Abrechnung und Speicherung dieser Unterlagen erfolgt fortlaufend. Und es wird erst nach der Schließung des Unternehmens zerstört.

Lange zeit

Was sind die Aufbewahrungsfristen für Personalaufträge? Es wurde bereits gesagt, dass vieles davon abhängt, um welche Art von Wertpapieren es sich handelt. Es gibt Dokumentation für die Langzeitlagerung. Es sollte systematisiert und gemäß den festgelegten Regeln berücksichtigt werden. Und solche Dokumente werden für eine lange Zeit gespeichert.

Angesichts der Tatsache, dass nur einige Unternehmen nach der Eröffnung eine lange Zeit arbeiten können, kann davon ausgegangen werden, dass das Langzeitspeicherpapier nicht dauerhaft vernichtet werden sollte. Warum? Fakt ist, dass Personalaufträge dieser Kategorie 75 Jahre lang gespeichert werden. Und erst nach dieser Zeit können Sie die Zerstörung tun. Nur einige Unternehmen schaffen es, mehr als den angegebenen Zeitraum zu arbeiten.

Ist es kurz

Und wie lang sind die Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen, die als kurzfristig eingestuft sind? Solche Unterlagen können noch die Vernichtungsphase durchlaufen, ohne die Organisation zu schließen oder zu liquidieren. Kurzzeitdokumente werden in der Regel 5 Jahre aufbewahrt. In einigen Fällen (wenn es in der Charta vorgeschrieben ist) - 10. Aber nicht mehr.

Über Buchhaltung und Lagerung

Wie viele Personalaufträge sind gespeichert? Beantworten Sie diese Frage ist nicht schwierig. Nun können Sie die Rechnungslegungsregeln für diese Belege beachten. Dies ist auch ein wichtiger Punkt, den jeder Arbeitgeber kennen sollte. Denn wenn es Papiere gibt, die für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden, müssen Sie diese irgendwie aufzeichnen, sonst können Sie wichtige Aufträge verlieren.

Jetzt gibt es verschiedene Arten der Dokumentenspeicherung. In jedem Unternehmen müssen sie implementiert werden. Jetzt müssen Unternehmen spezielle Listen für die Bilanzierung ihrer Wertpapiere in Papierform und in elektronischer Form erstellen.Übrigens kann die zweite vernachlässigt werden. Die allgemein akzeptierte Papierform der Präsentation ist jedoch ein Muss. Aber wie führt man Buchhaltung durch? Die Prinzipien für die elektronische und materielle Version sind die gleichen. Über sie weiter.

Grundlegende Rechnungslegungsgrundsätze

Die Bilanzierung von Personalaufträgen ist daher eine verantwortungsvolle Angelegenheit und wird durch allgemein anerkannte Standards geregelt. Alle Personaldokumente müssen registriert werden. Andernfalls können Sie dieses oder jenes Papier nicht aufbewahren. Keine Registrierung - kein Dokument. Was ist mit diesem Prozess gemeint?

Die Registrierung von Personalaufträgen ist die Übertragung von auf Dokumenten geschriebenen Details in spezielle Dokumentationsformulare mit anschließender Zuweisung einer Nummer und dem Datum der Genehmigung des Papiers in der aufgezeichneten Form. Das heißt, bei einer Papierinterpretation und bei einer elektronischen ist es erforderlich, jeder Bestellung eine digitale Bezeichnung zuzuweisen. Und schreibe es auch in der einen oder anderen Form. Dies ist ein erforderlicher Artikel.

Die Daten werden in den Registern der Personalbestellungen erfasst. Der Eintrag erfolgt auch in elektronischen Datenbanken und Archiven. Dies ist die einzige Möglichkeit, Dokumente vollständig aufzuzeichnen und zu speichern. Die Unternehmen sehen die freie Wahl des Formulars zur Speicherung der Dokumentation vor. Die Charta sollte Regeln enthalten, nach denen alle Bestellungen (oder bestimmte) sowohl in gedruckter als auch in elektronischer Form gespeichert werden. Es ist erwähnenswert, dass der erste Absatz in der Regel verbindlich ist. Es ist ein Materialdokument, das in der Lage ist, einen bestimmten Auftrag zu bestätigen.

Tagebuch bestellen

Die gängigste Methode zum Erfassen und Speichern von Dokumenten ist ein vom Unternehmen ausgestelltes Auftragsbuch für das Personal. Dieses Dokument ist ein kleines Notizbuch. Es enthält die Anzahl der Bestellungen sowie deren Hauptdaten (Details). Zum Beispiel Name und Datum der Genehmigung. Das Auftragsjournal erfasst Papiere zur dauerhaften, langfristigen und kurzfristigen Lagerung. Wenn es sich jedoch um eine temporäre Dokumentation handelt, sollte diese nicht in ein solches Notizbuch eingetragen werden. Es sei denn, das Unternehmen stellt eine Charta für eine separate Zeitschrift zur Verfügung, die ausschließlich für befristete Bestellungen bestimmt ist. Es ist bis zum Ende gefüllt. Sobald die leeren Blätter enden, müssen Sie einen neuen Buchhaltungsbeleg in Betrieb nehmen. Das alte wird abgelegt und zur Aufbewahrung geschickt. Übrigens ist dies ein Papier der ständigen Rechnungslegung.

Archive

Unabhängig davon, um welche Aufträge es sich bei den Mitarbeitern handelt, bietet jedes Unternehmen die Archivierung von Dokumenten an. Dies ist die häufigste Form der Papierbuchhaltung. Und alle von ihnen. Nicht unbedingt im Personal. Alle Daten werden an Archive gesendet, nachdem sie nicht mehr benötigt werden. Oder solche, die bereits aufgeführt sind. Zum Beispiel Personalakten der Mitarbeiter. Sobald unterschrieben Entlassungsanordnung Sowie der Fall abgeschlossen ist, muss er zur Aufbewahrung für einen bestimmten Zeitraum an das Archiv gesendet werden. Es gibt verschiedene Arten der Datensortierung, aber dazu später mehr.

Zunächst ist zu beachten, dass Archive sowohl in Papierform (erforderlich) als auch in elektronischer Form vorliegen können. Unabhängig davon wählt das Unternehmen die Grundsätze für die Organisation der gespeicherten Informationen. Archivdaten haben ein Inventar. Es enthält eine kurze Liste aller gespeicherten Dokumente. Die Archivierung von Dokumenten ist die bequemste Form der Datenerfassung. Es wird sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form verwendet. Es ist zu beachten, dass temporäre Dokumente nicht archiviert werden. Sie werden an die Hauptpapiere gebunden und anschließend vernichtet. Es wird empfohlen, alle Zwischenlagerungsaufträge an einen separaten Ort zu senden und nicht mit Langzeit- oder Kurzzeitaufträgen zu kombinieren.

Tipps zur Systematisierung

Die Aufbewahrungsfristen von Personaldokumenten sind nachvollziehbar. Normalerweise ist es 5 und 75 Jahre alt. Das ist aber noch nicht alles. Besondere Aufmerksamkeit gilt den Archiven.Nach der Registrierung der Bestellung und dem Ablegen in das Archiv müssen alle verfügbaren Daten systematisiert werden. Zu diesem Zweck wenden Unternehmen verschiedene Prinzipien an:

• Dokumentenspeicherung in separaten Ordnern mit Unterteilung in Kurzzeit- und Langzeitdokumente. Es wird empfohlen, nicht alle Papiere zusammen zu stapeln.
• Systematisierung nach Jahr, Monat und Datum. Jeder Ordner mit Dokumenten ist Aufträge eines bestimmten Zeitraums. Im Inneren werden alle Papiere so angeordnet, dass ihre Eintragung im Buchungsjournal (für Monate und Tage) berücksichtigt wird. Auf diese Weise wird die Suche nach einem bestimmten Dokument erleichtert.
• Verwenden des Standorts nach Bestellnummern unter Berücksichtigung der alphabetischen Reihenfolge. Es wird empfohlen, bereits in jedem Ordner nach Bestellnummern und Großbuchstaben zu sortieren.

Ende der Abrechnung

Was tun, wenn ein Dokument im Archiv abgelaufen ist? Ein besonderer Service im Unternehmen prüft die Papiere. Dann systematisiert er sie und gibt bestimmte Befehle zur Zerstörung aus. In der Regel werden Dokumente entweder gebrannt oder durch einen Aktenvernichter geleitet. In jedem Fall können Bestellungen nicht einfach weggeworfen werden. Es geht genau darum, sie zu zerstören. Um Dokumente einem bestimmten Typ zuzuordnen, ist eine spezielle Provision erforderlich. Sie weiß die Bedeutung von Bestellungen zu schätzen und weist ihnen eine Haltbarkeit zu. Und nur dann werden sie in der einen oder anderen Form in die Archive gestellt.