Die Arbeit einer Organisation ist in der Regel mit einer Vielzahl von Dokumenten verbunden. Hierbei handelt es sich um eingehende Korrespondenz und die an sie gesendeten Antworten, verschiedene Bestellungen und Erklärungen von Mitarbeitern, technische Anweisungen und Buchhaltungsberichte. Alle von ihnen erfordern eine zeitnahe Abrechnung und Optimierung. Eine der Optionen zur Lösung dieses Problems ist eine Bestandsaufnahme von Dokumenten.
In Übereinstimmung mit dem Gesetz
Der Fachmann, der im Unternehmen Büroarbeit leistet, weiß am besten, was ein Dokumentenbestand ist. Während des Jahres werden sehr viele Papiere durchgelassen. Sie alle sind wichtig, und jeder einzelne spielt eine besondere Rolle bei der Lösung dieses oder jenes Problems. Es ist einfach unmöglich, solches Gepäck wegzuwerfen, da jedes dieser Papiere eine bestimmte Aufbewahrungsdauer hat, in der es gültig ist und sich als nützlich erweisen kann. Solche Dokumente werden normalerweise im Archiv abgelegt, wo sie sich ständig befinden.
Sie können jederzeit von dort entnommen und bestimmungsgemäß verwendet werden. Im Bundesgesetz "Über Archivangelegenheiten" vom Oktober 2004 ist eine Liste aller möglichen Arten von Dokumenten und jeder von ihnen hat eine bestimmte Frist, für die sie mit dem Eigentümer sein müssen. Aber wie kann man die enorme Menge an Papieren berücksichtigen, die zur Aufbewahrung eingehen? Zu diesem Zweck gibt es eine Bestandsaufnahme der Dokumente. Es wird vom für die Archivierung verantwortlichen Mitarbeiter erstellt und ist eine obligatorische Ergänzung zu jedem Ordner oder Fall, der zur Langzeitspeicherung eingereicht wird.
Senden wichtiger Papiere
Die Sekretärin des Unternehmens führt auch häufig eine Bestandsaufnahme der Dokumente durch. Dies bedeutet nicht die Registrierung eingehender oder ausgehender Korrespondenz. Dafür hat jede Sekretärin ein spezielles Tagebuch. Dort wird der Zeitpunkt des Eingangs oder des Versands des Schreibens unter Angabe des Datums, des Empfängers und des Geschäftsführers entsprechend festgehalten. Das Inventar kann sich in einigen Fällen innerhalb einer solchen Korrespondenz befinden.
Beispielsweise sendet eine Organisation ein Paket mit Dokumenten an die Adresse. Sie können nicht einfach in einen Umschlag gesteckt und durch Aufkleben eines Stempels in eine Schachtel geworfen werden. Wo ist die Garantie, dass die Papiere in vollem Umfang erreichen? Natürlich, wenn es sich um Broschüren oder einfache Faltblätter handelt, dann machen Sie sich keine Sorgen. Sie können jederzeit erneut gesendet werden. Aber manchmal muss man auf offiziellen Wunsch seriöse Dokumente schicken. In diesem Fall sollten dem Paket zusätzlich zu den Hauptsicherungen ein Begleitschreiben und ein Inventar beigefügt werden, das eine Liste der an diese Adresse gesendeten Unterlagen enthält.
Dokumentübertragung
Mitarbeiter, die an der Auftragsvergabe beteiligt sind, wissen sehr genau, was ein Dokumentenbestand ist. Sie können ganz einfach selbst eine Probe davon machen.
Die Hauptsache ist, dass dieses Papier alle notwendigen Informationen enthält:
- Der Name des Absenders wird in die obere linke Ecke geschrieben oder der Firmenstempel wird gesetzt.
- Rechts die Daten des Adressaten (Firmenname und vollständiger Name seines Kopfes).
- Unterhalb der Mitte befindet sich der Name. Beispielsweise handelt es sich um eine „Liste der dem Vertrag zu übermittelnden Dokumente“, deren Nummer und Datum ebenfalls angegeben werden müssen.
- Außerdem wird eine zufällige Tabelle erstellt, in der mindestens 4 Spalten enthalten sein müssen (Nummer in Reihenfolge, Name des Dokuments, Nummer und Datum, Anzahl der Exemplare, Anzahl der Blätter).
- Danach wird endgültig festgehalten, wie viele Dokumente gemäß diesem Inventar übertragen werden. Sie müssen auch die Gesamtzahl der Anhangsblätter berechnen.
- Ganz unten auf der Seite wird vermerkt, wer diese Papiere mit Datum, Name und Position übertragen und erhalten hat.
Dies ist die gebräuchlichste Liste von Dokumenten, von denen ein Beispiel jedem Sachbearbeiter als Postformular Nr. 107 bekannt ist. Fertige Formulare können vorab bei jeder Poststelle abgeholt werden, um sie am Arbeitsplatz langsam auszufüllen und zu überprüfen.
Feinheiten der Archivierung
Jeder Mitarbeiter des Archivs ist mit der Liste der Falldokumente vertraut. Sie erfolgt bei der Übergabe von Sicherheiten zur Lagerung. Dieses Dokument ist nicht nur der Inhalt eines bestimmten Ordners. So ist es jederzeit möglich, auf einer Vielzahl von Papieren die notwendigen Informationen zu finden.
Aufträge, Berichte und andere Investitionen werden systematisiert und in einer Tabelle zusammengefasst, die sechs erforderliche Spalten enthalten sollte:
- Ordnungsnummer.
- Index eines bestimmten Dokuments gemäß der Nomenklatur.
- Sein Datum (das bei der Registrierung angegebene).
- Titel (Bestellung, Brief, Vertrag).
- Blattnummern.
- Hinweis
Der Tisch kann ziemlich groß sein. In jedem Fall sollte jedoch am Ende ein endgültiges Protokoll darüber erstellt werden, wie viele Dokumente darin aufgeführt sind und wie viele Seiten insgesamt berechnet wurden. Wenn Sie nun in einen solchen Ordner schauen, können Sie das gewünschte Papier anhand der erforderlichen Parameter leicht und ohne besonderen Aufwand finden.
Merkmale des Inventars
Die interne Liste der Dokumente erfordert vom Compiler besondere Kenntnisse und besondere Aufmerksamkeit. Manchmal führen Designfehler dazu, dass Papier einfach in einem riesigen Informationsfluss verloren geht. Da sie nicht am richtigen Ort ist, fliegt sie außer Sichtweite.
Zum Beispiel für geplante Inspektion Die Steueraufsichtsbehörde hat vor einem Jahr einen Bericht benötigt, der zusammen mit anderen Unterlagen fahrlässig eingereicht wurde. Es gab eine Situation, in der ein Mitarbeiter des Unternehmens diese oder jene zuvor bereitgestellten Informationen nicht bestätigen konnte. Ein solches Missverständnis kann zu einer Geldstrafe für die Organisation und zu einer Bestrafung der Mitarbeiter führen, die für die Bereitstellung von Informationen und die Speicherung von Dokumenten verantwortlich sind. Die Höhe des Schadens hängt von der Wichtigkeit der gesuchten Daten ab. Um dies zu verhindern, müssen die Unterlagen ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Dieser Prozess ist natürlich sehr komplex und zeitaufwendig. Darüber hinaus ist die Mehrstufen- und Reihenfolge des Verfahrens zu berücksichtigen.
Personalakten der Mitarbeiter
Der Personaldienst eines Unternehmens oder einer Organisation ist auch ein Bereich, durch den viele verschiedene Dokumente gehen. Die meisten von ihnen sind in den Personalakten der Mitarbeiter angesammelt.
Sie werden bis zur Kündigung aufbewahrt und erst danach archiviert. In diesem Fall muss der Personalverantwortliche ein Inventar der Personalakten erstellen. Es ist anzumerken, dass es in der Gesetzgebung Russlands keine bestimmten Regeln bezüglich seiner Vorbereitung gibt. Alle Regeln stammen aus der Sowjetzeit. Ein solches Inventar sollte demnach eine Typentabelle mit sieben Spalten sein:
- Nummer in der Reihenfolge.
- Index eines bestimmten Dokuments.
- Datum
- Titel und Zusammenfassung des Dokuments.
- Blattnummern.
- Datum, an dem das Dokument in die Datei aufgenommen wurde.
- Hinweis für besondere Hinweise.
Ganz am Ende wird die Gesamtzahl der aufgelisteten Dokumente berechnet. All dies erfolgt unter der Unterschrift des Personalbeauftragten, aus der das Datum der Übergabe des Falls hervorgeht.
