Neue Büroregeln

Die Regeln der Büroarbeit im Bund Organe Behörden arbeiten nicht mit Handlungen, die Staatsgeheimnisse enthalten. Basierend auf den Anforderungen entwickelt die autorisierte Struktur Richtlinien zum Ausfüllen, Verwalten und Lagern von Papieren. Bei der Genehmigung der Regeln für die Büroarbeit werden diese mit der Leitung des Staatsarchivs abgestimmt.

Acts erstellen

Die Regeln der Büroarbeit in den Bundesorganen schreiben vor, dass für diese Strukturen spezielle Formulare, Standardpapierbögen im Format A5 oder A4, verwendet werden können. Die Erstellung von Akten in elektronischer Form ist gestattet. Unabhängig von der Form muss das Dokument die erforderlichen Angaben enthalten, die sich auf die vorgeschriebene Weise befinden. Formen werden entsprechend ihrer Winkel- oder Längsschreibung entwickelt. Im ersten Fall befinden sich die Details in der oberen Ecke links vom Blatt. Bei der Längsmethode werden sie in der Mitte des Formulars oben platziert. Die Regeln für Papierkram in Papierkram ermöglichen die Verwendung von Vorlagen bei der Vorbereitung elektronischer Handlungen. Auf jedem Blatt sollten Einschnitte angebracht werden: links mindestens 20 mm, rechts mindestens 10 mm und oben und unten 20 mm. Elektronische Vorlagen und Musterformulare müssen vom Leiter der ausführenden Bundesbehörde genehmigt werden.

Voraussetzungen

Die Regeln für Papierkram in Papierkram bestimmen, dass an den Handlungen teilgenommen werden muss von:

1. Staatswappen von Russland.
2. Der Name der Struktur, aus der sich die Handlung zusammensetzt.
3. Der Name der Struktureinheit.
4. Der Name des Postens der befugten Person, die das Dokument erstellt.
5. Referenzinformationen zur Struktur.
6. Der Name des Dokumenttyps.
7. Datum der Zusammenstellung.
8. Registrierungs Nummer.
9. Link zu den Daten der eingehenden Handlung.
10. Ort der Veröffentlichung (Zusammenstellung).
11. Eine Leiste zum Einschränken des Zugriffs auf Inhalte.
12. Ziel
13. Geier der Zustimmung.
14. Beschlussfassung (Anweisungen für die Ausführung des Gesetzes).
15. Text
16. Referenzmarke.
17. Notieren Sie über die Anwendung.
18. Unterschrift (Hinweis zur elektronischen Unterschrift).
19. Geier auf Zustimmung.
20. Visum
21. Platz für den Stempel.
22. Aufnahme des Künstlers.
23. Ein Hinweis zur Umsetzung des Gesetzes und zur Übermittlung an die Wirtschaft.
24. Empfangsbestätigung des Dokuments.
25. Link zur Handlung.

Die Zusammensetzung der Einzelheiten richtet sich nach Art und Zweck des Rechtsakts. Die allgemeinen Regeln für Papiere legen fest, dass die Genehmigung des Papiers durch das Visum eines befugten Mitarbeiters bestätigt wird. Diese Bestimmung gilt für interne Handlungen der Struktur. Die Abstimmung der in der Bundesvollzugsanstalt erstellten Unterlagen mit anderen Landesorganen wird durch Unterschrift, Protokoll oder Brief bestätigt.

Zustellung, Empfang und Registrierung von Handlungen

In der Büroarbeit der Exekutivorgane werden folgende Papiere verwendet:

1. Posteingang
2. Gesendet.
3. Intern

Der Versand und die Zustellung von Handlungen erfolgt über Telekommunikation, Post, Kurierdienst. Die allgemeinen Regeln für den Papierkram schreiben die erstmalige Bearbeitung eingehender Papiere vor. Danach erfolgt die Registrierung und vorläufige Prüfung von Handlungen, um diese an ihre Geschäftsführung weiterzuleiten. Die erstmalige Bearbeitung von Wertpapieren umfasst die Überprüfung der korrekten Lieferung, die Verfügbarkeit von Unterlagen und Anträgen. Hostspezialisten sortieren auch Zertifikate für und sind nicht registrierungspflichtig. Letzteres erfolgt am Tag des Eingangs, der Vorbereitung (Unterzeichnung oder Genehmigung) oder am nächsten Tag (Arbeitstag), sofern gesetzlich nichts anderes bestimmt ist.

Übergabe an bauliche Einheiten

Die Regeln für die Büroarbeit in Bundesbehörden sehen vor, dass Handlungen nach der Registrierung der Geschäftsführung zur Prüfung vorgelegt werden müssen. Es ist jedoch gestattet, Wertpapiere an einen anderen Beamten zu senden. Dies erfordert die Veröffentlichung der entsprechenden Entscheidung durch den Leiter. Dokumente oder deren Kopien mit Beschlüssen (Ausführungsanweisungen) müssen von der Geschäftsleitung an die verantwortlichen Personen übergeben werden. Der Originalakt wird an gesendet strukturelle Einheit auf dessen Umsetzung anvertraut ist. Wenn mehrere Abteilungen als ausübende Künstler auftreten, wird das Original an den Verantwortlichen übergeben, während die anderen Abteilungen Kopien erhalten. Wenn die autorisierte Einheit Zugang zu einer elektronischen Kopie hat, kann die Originalakte im Registrierungsdienst verbleiben, sofern dies in den einschlägigen Vorschriften festgelegt ist.

Einreichen von Akten

Nach der Unterschrift des Leiters des Leitungsorgans oder eines anderen befugten Mitarbeiters werden die Unterlagen an die Mitarbeiter der Büroabteilung übergeben. Letztere führen ihre Registrierung und den Versand durch. Die Regeln der Büroarbeit in Organen verpflichten die Mitarbeiter, die Richtigkeit der Zusammenstellung, die Vollständigkeit und die Konformität der Kopienzahl mit der Mailingliste zu überprüfen. Falsch ausgefüllte Handlungen müssen an die für ihre Durchführung zuständigen Stellen zurückgesandt werden. Liegen keine Verstöße vor, müssen die Papiere am Tag ihrer Anmeldung oder am nächsten Tag (Werktag) versandt werden. Die Übertragung von Dokumenten von einer Struktureinheit zu einer anderen erfolgt über die Büroabteilung.

Buchhaltungsfunktionen

Zu den Grundregeln der Büroarbeit gehört das Verfahren zum Zusammenfassen von Informationen über eingehende, erstellte und gesendete Handlungen. Die Analyse und Systematisierung der Informationen erfolgt durch die zuständige Abteilung. Die Berichte werden dem Leiter des Leitungsorgans auf die von ihm festgelegte Weise übermittelt. Für die Aufzeichnung und Suche von Handlungen in einer elektronischen Datenbank werden gemäß Anhang obligatorische Informationen zu den Handlungen verwendet. Es ist erlaubt, zusätzliche Daten zu verwenden.

Dokumentarfonds

Es wird aus Akten gebildet, die in der Arbeit der Staatsstruktur verwendet werden. Das Exekutivorgan des Bundes erstellt und genehmigt im Einvernehmen mit der Archivabteilung eine Liste der Papiere, die während seiner Arbeit erstellt wurden, sowie die Arbeitsweise seiner nachgeordneten Institutionen. Außerdem wird für jede Handlung die Speicherdauer angegeben. Die Exekutive entwickelt auch Albumvorlagen für vereinheitlichte Formulare und generierte Dokumente. Die für diese Aktivität verantwortlichen Mitarbeiter stimmen dies mit dem Leiter der Struktur ab. Die Regeln der Schreibarbeit schreiben die Bildung einer Nomenklatur von Handlungen vor. Verantwortliche Mitarbeiter haben für ihre Sicherheit, Buchhaltung und Übermittlung an das Archiv zu sorgen.

Nomenklatur

Die Regeln für den Papierkram schließen seine Bildung in die Aufgaben der registrierenden Struktureinheit ein. Nomenklatur:

1. Auf der Grundlage der Buchhaltungsinformationen der Abteilungen zusammengestellt.
2. Genehmigt vom Leiter des Bundesvorstandes. In diesem Fall sollte eine vorläufige Abstimmung mit der Expertenkommission erfolgen. Die Genehmigung erfolgt spätestens zum Ende der laufenden Periode. Die Nomenklatur tritt ab Anfang nächsten Jahres (ab 1. Januar) in Kraft.
3. Es wird alle 5 Jahre von der Expertenkontrollkommission des Staatsarchivs genehmigt. Während der Arbeit entstandene Akten des Archivfonds werden zur dauerhaften Aufbewahrung dorthin übertragen.
4. Bei Änderung der Struktur oder der Funktionen der Bundesbehörde Behörde sollte mit der Expertenkommission abgestimmt werden.

Die Namen der Abschnitte der Nomenklatur sind die Namen der Struktureinheiten.

Lagerungshinweise

Bei der Bildung von Fällen werden sie in Abhängigkeit von der Dauer des Inhalts im Archiv verteilt. Es gibt Kategorien für permanente und temporäre Speicherung.Die Regeln des Personalmanagements sehen einen Zeitraum von mehr als 10 Jahren für Personalpapiere vor. Die temporäre Speicherdauer kann unter dem angegebenen Wert liegen. Fälle vom Zeitpunkt ihrer Entstehung bis zu ihrer Übergabe an das Archiv oder ihrer Vernichtung sind in den baulichen Einheiten am Erstellungsort enthalten. Papiere können für eine vom Leiter der Einrichtung festgelegte Dauer zur zeitweiligen Verwendung an Arbeitnehmer ausgegeben werden. Nach Ablauf dieser Frist können sie zurückgesandt werden. Andere Regierungsbehörden erlassen auf deren schriftlichen Antrag hin mit Erlaubnis des Leiters des Bundes oder seines Stellvertreters Handlungen. In Ausnahmefällen ist die Entnahme von Sicherheiten aus dem dauerhaften Lager gestattet. Gleichzeitig schreiben die Vorschriften für die Büroarbeit der Bundesbehörden vor, eine Kopie der beglaubigten Papiere sowie ein Gesetz über die Gründe für die Ausstellung von Originalen zu hinterlassen.

Archivierung

Fälle einer vorübergehenden (mehr als 10 Jahre dauernden) und dauerhaften Aufbewahrungsfrist sind frühestens ein Jahr, spätestens jedoch drei Jahre nach Beendigung ihrer Amtszeit zu übermitteln. Die Übertragung von Wertpapieren erfolgt in Übereinstimmung mit den Vorräten. Fälle, deren vorübergehende Aufbewahrungsdauer weniger als 10 Jahre (einschließlich) beträgt, werden nicht in das Archiv übertragen. Am Ende der angegebenen Frist sind sie der Vernichtung unterworfen. Grundlage für die Bestandserfassung ist die Fallnomenklatur.

Merkmale der Arbeit mit elektronischen Akten

Die Regeln der Büroverwaltung legen fest, dass die Erstellung, Verarbeitung und Speicherung von Informationen im Informationssystem der staatlichen Struktur erfolgen kann. In diesem Fall müssen elektronische Rechtsakte gemäß den Anforderungen für Papierrechtsakte erstellt werden. Sie müssen auch die erforderlichen Angaben enthalten, mit Ausnahme des Staatswappens Russlands. Die Zusammensetzung elektronischer Handlungen wird durch die Liste der Dokumente bestimmt, deren Gestaltung, Speicherung und spätere Verwendung bei der Organisation der internen Arbeit der Struktur ausschließlich in digitaler Form erfolgt. Diese Liste wird nach den Empfehlungen des Staatsarchivs erstellt. Die Liste der Rechtsakte, deren Zusammenstellung, Speicherung und spätere Verwendung in digitaler Form erfolgt, wird vom Leiter der Einrichtung im Einvernehmen mit der Archivabteilung genehmigt.

Elektronische Aktverarbeitung

Die Dokumente müssen von einem befugten Beamten mit einer qualifizierten, erweiterten digitalen Signatur signiert werden. Das Senden und Empfangen von elektronischen Akten erfolgt durch den Registrierungsdienst der Einrichtung. Nach Erhalt des Dokuments muss der Büromanagementdienst die Gültigkeit der digitalen Signatur überprüfen. In dem Informationssystem enthaltene elektronische Handlungen sind mit Registrierungs- und Registrierungsdaten versehen. Sie bieten Dokumentenmanagement. Es umfasst unter anderem die Suche, den Zugriff, die Speicherung, die Kontrolle, die Verwendung usw. Die Registrierung von auf Papier eingegangenen Handlungen erfolgt unter Bildung einer elektronischen Kopie. Die Nomenklatur gibt an, dass der Fall in digitalem Format durchgeführt wird. Dies ist in der Überschrift oder im Feld "Hinweis" angegeben. Nach der Durchführung oder Versendung werden elektronische Handlungen für die Zeiträume aufbewahrt, die für ähnliche auf Papier ausgeführte Fälle festgelegt wurden. Am Ende der Frist werden die in digitaler Form enthaltenen Informationen vernichtet.

Richtlinien

Sie sind in den entsprechenden Anweisungen beschrieben. Die Papierarbeitsregeln dienen als Grundlage für die Entwicklung von Richtlinien und anderen lokalen Gesetzen, die die Technologie für die Arbeit mit Papieren innerhalb der Institution regeln. Sie definieren Techniken, Verfahren zum Kompilieren, das Verfahren zum Arbeiten mit Daten. Auf der Grundlage des Regierungsdekrets Nr. 477 wird die Regel der Aufzeichnungen für jede staatliche Struktur durch genau solche lokalen Gesetze festgelegt.

Entwicklungsfunktionen

Bei der Erstellung der methodischen Empfehlungen werden die aktuellen Regeln der RF-Büroarbeit berücksichtigt. Die für die Entwicklung verantwortlichen Beamten sollten sich an den Musterbestimmungen orientieren und das Projekt mit der öffentlichen Archiveinrichtung abstimmen. Gemäß GOST R ISO 15489-1-2007 muss jede Einrichtung die internen Regeln für die Büroarbeit festlegen und festlegen. Ihr Ziel sollte es sein, ein Managementsystem mit zuverlässigen, authentischen und verwertbaren Handlungen aufzubauen, das die Geschäftstätigkeit über den erforderlichen Zeitraum hinweg unterstützen kann.

Inhalt der Empfehlungen

Die Gliederung des Textes unterliegt keinen Regelungen von branchenübergreifender Bedeutung. In der Regel enthalten die Empfehlungen allgemeine Bestimmungen, Themenbereiche und Anhänge. Bestimmen Sie im ersten Block:

1. Umfang der Empfehlungen. Zum Beispiel: "Die Anweisung gilt für alle Unterlagen der Institution."
2. Verantwortung für Nichteinhaltung.
3. Die Einheit mit der Verantwortung, ein einheitliches Verfahren für die Ausarbeitung von Gesetzen und die Zusammenarbeit mit allen anderen Abteilungen zu gewährleisten.
4. Der regulatorische Rahmen.

Abschnitte

Normalerweise beginnen sie mit den Regeln für die Organisation von Papierkram. Dieser Abschnitt enthält eine Klassifizierung der Rechtsakte, die bei der Durchführung von Informations-, Verwaltungs- und anderen Tätigkeiten in der Einrichtung verwendet werden. Im folgenden Absatz werden die wichtigsten Papieranforderungen aufgeführt. Jede Büroverwaltungsregel wird durch einen eigenen Absatz festgelegt. Dies beinhaltet auch das Verfahren zur Sichtung, Koordination und Unterzeichnung. Die Regeln werden auch in diesem Block festgelegt:

1. Registrierung und Beglaubigung von Kopien (Anträgen).
2. Verwendung und Lagerung von Briefmarken, Formularen, Siegeln.
3. Arbeiten Sie mit Akteuren von Personen, die für deren Umsetzung verantwortlich sind.

In diesem Abschnitt sind möglicherweise weitere Elemente vorhanden. Zum Beispiel kann der Inhalt erweitert werden, um die Vorbereitung von Akten einer kollegialen Struktur, stellvertretenden Leitern usw. einzuschließen. Im Abschnitt "Dokumentenverwaltung" bestimmen Sie:

1. Das Verfahren, nach dem die Annahme, Verarbeitung und Verteilung eingehender Handlungen durchgeführt wird.
2. Transportregeln und Transfer von einer Einheit zur anderen.
3. Wichtige Beispiele für die Bewegung von Handlungen.
4. Regeln für die Vorbereitung und den Versand ausgehender Unterlagen.
5. Das Verfahren zum Aufzeichnen der Lautstärke von Handlungen.

Abschnitt "Registrierung" setzt:

1. Regeln, nach denen eingehenden, internen und ausgehenden Handlungen Nummern zugewiesen werden.
2. Methoden, Formulare und Anmeldefristen.
3. Das Verfahren zur Indexierung wirkt.

Im Abschnitt "Nachschlagewerke" sind festgelegt:

1. Die Prinzipien der Bildung eines Bezugssystems in der Institution.
2. Beschreibung von Aktenschränken, Datenbanken und anderen Quellen.
3. Technologie zur Durchführung von Informationsabrufaktivitäten.

Abschnitt "Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten" definiert:

1. Arten von Handlungen, die einer obligatorischen Überprüfung unterliegen.
2. Das Verfahren, nach dem Dokumente kontrolliert werden.
3. Regeln für die Durchführung von Inspektionen. Kartenformen, Verwendung von Sondermarken usw. können hier beschrieben werden.
4. Pflichten der ausübenden Künstler.
5. Typische Fristen für die Umsetzung von Rechtsakten.
6. Die Prozedur zum Kompilieren von Steuerinformationen.
7. Regeln, nach denen die Geschäftsführung über die durchgeführten Kontrollen informiert wird.

Der Abschnitt "Online-Speicher" enthält Informationen zu folgenden Themen:

1. Das Verfahren für den Inhalt von Handlungen. Es wird sowohl für den Büroverwaltungsdienst als auch für andere Struktureinheiten installiert.
2. Verantwortung bestimmter Beamter für die Gewährleistung der Sicherheit von Handlungen.
3. Die Regeln, nach denen die Bildung bestimmter Kategorien von Dokumenten in der Wirtschaft durchgeführt wird.
4. Das Verfahren für die Entwicklung und spätere Verwendung der Nomenklatur.
5. Regeln für die Indexierung und Systematisierung von Fällen.

Im Abschnitt "Vorbereitung zur Auslieferung an das Archiv" werden definiert:

1. Die Reihenfolge der Prüfung.Insbesondere wird die Technologie zur Auswahl der Dokumentation für die spätere Speicherung und Vernichtung beschrieben.
2. Das Verfahren zur Vorbereitung von Akten zur Archivierung.
3. Anforderungen an die Gestaltung und Beschreibung der übergebenen Fälle.
4. Das Verfahren, nach dem Verantwortliche Handlungen übermitteln und annehmen.

Abhängig von der verwendeten Technologie, den Besonderheiten der Tätigkeit, den Arbeitsbedingungen und der Zusammensetzung der Sektionen können diese ergänzt und geändert werden. So können Sie beispielsweise Blöcke in die Anweisung aufnehmen, die das Verfahren für die Bearbeitung von Einsprüchen von Bürgern, Handlungen mit begrenztem Umfang und technische Unterstützung für Schulungen (Kurzschrift, Drucken, Tonaufzeichnung usw.) festlegen.

Anwendungen

Sie sollten ein Maximum an Referenz- und Anschauungsmaterial enthalten. Es muss in Übereinstimmung mit der Reihenfolge der Abschnitte systematisiert werden. In den Anhängen sind Dokumentenflussschemata, Beispiele für Stempel und Siegel, Musterformulare, Ausführung bestimmter Arten von Handlungen, Listen kontrollierter Dokumentation, Formen der Rechnungslegung usw. aufgeführt.

Fazit

Die derzeit geltenden offiziellen Regeln für die Büroarbeit sehen ein klares Verfahren für die Arbeit mit Handlungen anderer Art vor, die in den Exekutivorganen der Bundesregierung sowie in anderen staatlichen Institutionen verwendet werden. Sie legen die wichtigsten Anforderungen an die Mitarbeiter fest, die für das Zusammenstellen und Registrieren, Empfangen und Senden von Dokumenten verantwortlich sind. Die Regeln legen auch das Verfahren für die Arbeit mit elektronischen Dokumenten und Informationsdatenbanken fest. Jede einzelne Institution beschreibt sie detailliert und erstellt lokale Dokumente. Als eine von ihnen ist eine Anweisung auf Papierkram. Es sollte den gesamten Prozess der Arbeit mit Handlungen und technologischen Operationen widerspiegeln, die sich in einer logischen Reihenfolge befinden. Die Anweisung regelt nicht nur die Tätigkeiten des Büroservices. Da die Rechtsakte zwischen strukturellen Abteilungen verschoben werden, sollten ihre Mitarbeiter auch mit dem festgelegten Verfahren vertraut gemacht werden. Die Entwicklung lokaler behördlicher Dokumente wird vom Office Management Service durchgeführt. Gleichzeitig beteiligen sich Mitarbeiter der Archiv- und Rechtsabteilung an dem Prozess. Der Entwurf sollte vom Leiter der Institution gebilligt und unterzeichnet werden. Der Chef erteilt einen Befehl, gemäß dem die Anweisung wirksam wird. In allen Struktureinheiten sollte es als normativer Akt verwendet werden. Darüber hinaus sollten die Bestimmungen für die Arbeitnehmer klar und deutlich formuliert sein. Es entspricht den Bestimmungen und Anforderungen des Instituts, Dokumente zu erstellen, zu registrieren und zu verbreiten.