Ένας αυξανόμενος αριθμός ρωσικών επιχειρήσεων αρχίζει να μελετά τα προβλήματα που σχετίζονται με τις ροές πληροφοριών. Τι είναι αυτό το φαινόμενο; Ποια είναι η σημασία των ροών πληροφοριών για την ανάπτυξη των οργανισμών; Ποια είναι τα χαρακτηριστικά της εφαρμογής της μεθοδολογίας για τη μελέτη τους για επιχειρήσεις διαφορετικών βιομηχανιών;
Η πρακτική σημασία των ροών πληροφοριών
Μεταξύ των τομέων στους οποίους οι ροές πληροφοριών έχουν τη μεγαλύτερη πρακτική σημασία είναι η διαχείριση των επιχειρήσεων.
Προκειμένου να αυξηθεί η αποδοτικότητα της παραγωγής αγαθών, καθώς και η ποιότητά τους, να καταστεί δυνατή η παραγωγή νέων τύπων και να εισαχθούν προηγμένες τεχνολογίες, οι ηγέτες των επιχειρήσεων χρησιμοποιούν ένα ευρύ φάσμα επιστημονικών και εφαρμοσμένων μεθόδων.
Οι ροές πληροφοριών στην οργάνωση συμβάλλουν σημαντικά στην ποιότητα των εργασιών των διαχειριστών σε όλους τους τομείς που σημειώνονται.
Μελετώντας τις, οι επιχειρήσεις μπορούν να επιλύσουν με επιτυχία τα προβλήματα που σχετίζονται με την εκμετάλλευση των υφιστάμενων παραγωγικών πόρων.
Η χρήση των ροών πληροφοριών στην παραγωγή
Ας εξετάσουμε, με ποιους μηχανισμούς εμπλέκονται οι ροές πληροφοριών στην επιχείρηση. Κατά κανόνα, οι εταιρείες προσπαθούν να τις κατασκευάσουν σε προβολές συστήματος. Η βάση για τη διαμόρφωση των οποίων είναι πόροι πληροφόρησης (με εσωτερική και εξωτερική προέλευση).
Τυπικό μοντέλο πληροφοριών ροές στην εταιρεία, όπως αναφέραμε παραπάνω, αντανακλά το ενδιαφέρον της διοίκησης της εταιρείας για βελτίωση της ποιότητας της διαχείρισης. Η κατασκευή του προϋποθέτει την επίλυση των ακόλουθων βασικών καθηκόντων:
- εισαγωγή συστημάτων ελέγχου στις γραμμές παραγωγής ·
- ανάλυση της ποιότητας των πηγών πληροφόρησης, συλλογή, αξιολόγηση της σημασίας και των προοπτικών της επιχειρηματικής δραστηριότητας,
- μοντελοποίηση μηχανισμών άμεσης επίδρασης των πληροφοριών στις διαδικασίες παραγωγής ·
- τη δημιουργία και την ενημέρωση μιας βάσης γνώσεων των εταιρειών.
Ο συγκεκριμένος αλγόριθμος για την κατασκευή του μοντέλου εξαρτάται, κατά κανόνα, από τις βιομηχανικές ιδιαιτερότητες της εταιρείας. Σε ορισμένα τμήματα, η ανταλλαγή πληροφοριών τόσο εντός της επιχείρησης όσο και με την εξωτερική αγορά μπορεί να είναι δύσκολη λόγω της φύλαξης ή των τεχνολογικών δυσκολιών κατά την κατάρτιση δεδομένων σε αρχεία και τη μετέπειτα διαβίβασή τους στον παραλήπτη.
Τύποι ροών πληροφοριών
Τα γενικά αποδεκτά κριτήρια ταξινόμησης, που θα καθιστούσαν δυνατή την αδιαμφισβήτητη ονομασία των τύπων ροών πληροφοριών, δεν έχουν αναπτυχθεί ακόμη στη σύγχρονη ρωσική σχολή μάρκετινγκ. Πολλές προβληματικές πτυχές που αντικατοπτρίζουν την εξερεύνηση δεδομένων. Ωστόσο, μεταξύ των εμπειρογνωμόνων υπάρχει ένα αρκετά διαδεδομένο μοντέλο που χωρίζει τις ροές σε τύπους ανάλογα με τη φύση των πληροφοριών. Έτσι, μπορούν να είναι:
- οικονομικά ·
- τεχνολογική;
- μάρκετινγκ ·
Αυτό, βεβαίως, απέχει πολύ από μια εξαντλητική ταξινόμηση των ροών πληροφοριών. Φυσικά, ο κατάλογος συνεχίζεται. Τα συγκεκριμένα παραδείγματα ροών πληροφοριών μπορεί να είναι πολύ διαφορετικά. Είναι σημαντικό να μην τους συγχέουμε λόγω της εναρμόνισής τους με τα φαινόμενα της βιομηχανίας. Για παράδειγμα, οι χρηματοοικονομικές ροές και οι ροές πληροφοριών που υποδηλώνουν κανάλια διακανονισμού μετρητών και μη μετρητών που αντανακλούν πληροφορίες, στατιστικές ή αναλυτικές, σχετικά με τις ταμειακές ροές δεν είναι το ίδιο. Ωστόσο, το πρώτο μπορεί να συμπληρωθεί αρκετά ποιοτικά από το τελευταίο.
Η εμπλοκή των νημάτων ως ανταγωνιστικού εργαλείου
Εάν εισάγεται στην εταιρεία ένα σωστά λειτουργικό σύστημα ροών πληροφοριών, αυτό μπορεί να αποτελέσει σημαντικό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα της εταιρείας. Σε ποιες πτυχές;
Πρώτα απ 'όλα, στον έλεγχο της διαδικασίας. Όταν οι υπεύθυνοι υπάλληλοι της εταιρείας διαθέτουν τις απαραίτητες πληροφορίες, αυτό τους επιτρέπει να βελτιστοποιούν πιο αποτελεσματικά ορισμένα στάδια παραγωγής. Οι πληροφορίες που λαμβάνουμε από ειδικούς μας επιτρέπουν να προσδιορίσουμε τις τεχνολογίες που είναι πιο σημαντικές από την άποψη της κερδοφορίας των επιχειρήσεων, καθώς και να εισαγάγουμε εκείνες που είναι πιθανό να γίνουν τέτοιες.
Ένα άλλο πλεονέκτημα που παρέχει η ανάλυση των ροών πληροφοριών είναι η βελτίωση της ποιότητας της διαχείρισης σε επίπεδο προσωπικού.
Διαθέτοντας τα απαραίτητα στοιχεία, εταιρικά διαχειριστικές δομές το προσωπικό έχει στα χέρια του ένα εργαλείο που επιτρέπει την αποτελεσματικότερη οργάνωση του έργου των εσωτερικών εταιρικών δομών.
Ένας άλλος ανταγωνιστικός παράγοντας που μπορεί να αποκτήσει μια εταιρεία χρησιμοποιώντας ροές πληροφοριών στις εργασίες της είναι η καλύτερη κατανομή των οικονομικών και υλικών πόρων.
Διαθέτοντας τις απαραίτητες πληροφορίες, τα διευθυντικά στελέχη θα γνωρίζουν σε ποιους όγκους και πού θα κατευθύνουν τις ταμειακές ροές και τις πρώτες ύλες πιο εντατικά και όπου λιγότερο.
Και οι τρεις παράγοντες που σημειώθηκαν καθιστούν την εταιρία ισχυρότερη σε πιθανή αντιπαράθεση με τους ανταγωνιστές. Οι ροές πληροφοριών επιτρέπουν, πρώτα απ 'όλα, να ξεπεράσουμε τους παράγοντες της αγοράς λόγω της καλύτερης οικοδόμησης της επικοινωνίας μεταξύ των εσωτερικών εταιρικών δομών. Ως αποτέλεσμα, η παραγωγή είναι πιο αποτελεσματική, η κερδοφορία είναι υψηλότερη, οι τιμές είναι πιο ανταγωνιστικές και, ως εκ τούτου, αυξάνεται η ελκυστικότητα στα μάτια των αγοραστών ή των πελατών στο τμήμα τους.
Πρακτική διαχείρισης πληροφοριών
Με ποιους πρακτικούς μηχανισμούς οι εταιρείες διαχειρίζονται ροές πληροφοριών; Κατά κανόνα, η βάση για την ανταλλαγή και ανάλυση δεδομένων είναι η αλληλεπίδραση των υπαλλήλων που είναι υπεύθυνοι για την εργασία σε σχετικούς τομείς, μέσω εσωτερικών εταιρικών εγγράφων, πόρων δικτύου και διαδικτύου, ενίοτε οικονομικών πηγών. Σε αυτούς, κατά κανόνα, στην πιο αξιόπιστη μορφή (σε αντίθεση με, για παράδειγμα, προφορικές διαπραγματεύσεις, αλληλογραφία μεταξύ εργαζομένων κλπ.), Περιγράφεται η τρέχουσα (ή προγραμματισμένη) κατάσταση των πραγμάτων σε μια συγκεκριμένη οργανωτική δομή.
Υπάρχει μια ειδική κατηγορία ατόμων που εμπλέκονται στη διαχείριση του εταιρικού συστήματος πληροφοριών - γεννήτριες πληροφοριών. Είναι ιδιοκτήτες του συντάκτη των τύπων δεδομένων που αναφέρθηκαν παραπάνω. Η κύρια απόκλιση εδώ είναι ότι σε μια επιχείρηση (ειδικά αν πρόκειται για μια μεγάλη εταιρεία) σε ορισμένες περιπτώσεις είναι προβληματικό να εντοπιστούν οι συγκεκριμένοι εργαζόμενοι που συμμετείχαν στη δημιουργία ορισμένων πληροφοριών. Ο κύριος λόγος είναι ότι ένα σημαντικό μέρος των εγγράφων (ειδικά οικονομικών) περνά από διαδικασίες έγκρισης και προσαρμογής σε πολλά στάδια σε διάφορα επίπεδα διαχείρισης.
Το έργο των "συγγραφέων" των ροών πληροφοριών μπορεί να είναι είτε αυθόρμητο (δηλαδή, τα έγγραφα σχηματίζονται ως παραπροϊόν της κύριας εργασίας) είτε να εκτελούνται με τακτικό τρόπο - αυτοί μπορεί να είναι ειδικοί με σκοπό να παράγουν όσο το δυνατόν περισσότερα δεδομένα σχετικά με τις δραστηριότητες της εταιρείας.
Τα δεδομένα που προέρχονται από εσωτερικά εταιρικά έγγραφα και άλλες πηγές με σημάδια αξιοπιστίας μεταφέρονται στο σύστημα πληροφοριών (θα συμφωνήσουμε ότι υπάρχει ήδη στην εταιρεία). Στη συνέχεια αναλύονται οι πληροφορίες και λαμβάνεται απόφαση για τη χρήση των εγγράφων. Εάν είναι κανονιστικές (για παράδειγμα, είναι οδηγίες), τότε οι διαχειριστές μπορεί να θεωρούν απαραίτητο να τις προσαρμόσουν ή, αντίθετα, να τους αφήσουν αμετάβλητες. Εάν πρόκειται, για παράδειγμα, για λογιστικά έγγραφα, τότε τα συναφή συμπεράσματα σχετικά με αυτά μπορούν να μεταφερθούν στο οικονομικό τμήμα για περαιτέρω ανάλυση και υποβολή εκθέσεων.
Τελικά, καταλήγουμε στο να εξασφαλίσουμε ότι οι ροές πληροφοριών εμπλέκονται κατά κάποιον τρόπο. Και αυτά που δεν έχουν καμία πρακτική χρήση αποκλείστηκαν από την κυκλοφορία. Η εφαρμοσμένη σημασία είναι το κύριο κριτήριο για την πληροφόρηση σε μια επιχείρηση.
Τεχνολογία δικτύων
Ορισμένοι εμπειρογνώμονες καλούν τη χρήση των τεχνολογιών δικτύων το κύριο κριτήριο για την ποιότητα της λειτουργίας ενός εταιρικού συστήματος πληροφοριών. Τι εννοούμε εδώ;
Το γεγονός είναι ότι η κίνηση των ροών πληροφοριών, ιδανικά, σύμφωνα με τους ειδικούς, θα πρέπει να βασίζεται στην αρχή του πολλαπλού φορέα. Δηλαδή, τα λιγότερο κλειστά (καθώς και μονοκατευθυντικά) κανάλια - το καλύτερο. Όσο πιο ικανά άτομα εμπλέκονται στη δημιουργία και την ανταλλαγή δεδομένων, τόσο πιο αποδοτική είναι η επιχείρηση. Από τεχνολογική άποψη, το δίκτυο θα είναι το πιο βέλτιστο κανάλι για την αλληλεπίδρασή τους. Στην πράξη, μπορεί να είναι ένας εταιρικός ιστότοπος. Αυτό δεν είναι απαραιτήτως δημόσιο - η πρόσβαση από χρήστες του Διαδικτύου μπορεί να είναι πλήρως ή μερικώς περιορισμένη.
Οι τεχνολογίες δικτύων, φυσικά, είναι επίσης χρήσιμες για την οικοδόμηση σχέσεων μεταξύ της εταιρείας και των εξωτερικών παραγόντων, οι οποίες, παρεμπιπτόντως, μπορούν επίσης να είναι γεννήτριες πληροφοριών. Οι εξωτερικές ροές πληροφοριών, που έρχονται, για παράδειγμα, με τη μορφή αιτήσεων πελατών ή εμπορικών προσφορών από άλλους οργανισμούς, σε πολλές περιπτώσεις είναι στοιχεία πρακτικής σημασίας.
Για παράδειγμα, αφού έλαβε από τους πελάτες ορισμένη σειρά αιτήσεων για την αποδέσμευση αγαθών με χαρακτηριστικά που δεν είναι ακόμη χαρακτηριστικά των προϊόντων, η διοίκηση της εταιρείας μπορεί να αποφασίσει να θέσει σε κυκλοφορία τα προϊόντα αυτά. Δεδομένου ότι ο αγοραστής θέλει να τα δει στο μετρητή, έχει ενημερώσει για τις επιθυμίες του μέσω του καναλιού πληροφοριών που παρέχει η εταιρεία. Η δυνατότητα επικοινωνίας με τους πελάτες μπορεί επίσης να θεωρηθεί ανταγωνιστικό πλεονέκτημα στην επιχείρηση.
Κριτήρια ποιότητας πληροφόρησης
Έχοντας εξετάσει πώς σχηματίζονται οι εξωτερικές και εσωτερικές ροές πληροφοριών, μπορούμε να μελετήσουμε τα κριτήρια που καθορίζουν την ποιότητα των πληροφοριών που λαμβάνονται στην εσωτερική εταιρική κυκλοφορία. Σε αυτούς τους ειδικούς περιλαμβάνονται:
- συνάφεια (επικαιρότητα) ·
- αληθεια (επαληθευση);
- σημασία (αντανάκλαση των πραγματικών προβλημάτων) ·
- χρησιμότητα (εφαρμοσμένη αξία) ·
- κατανόηση (σαφής ερμηνεία) ·
- πληρότητα (δεν χρειάζεται να διευκρινιστούν τα γεγονότα) ·
Η διαδικασία, η οποία περιλαμβάνει τον έλεγχο των πληροφοριών που κυκλοφορούν στην εταιρεία, για τα παραπάνω κριτήρια, ορισμένοι εμπειρογνώμονες καλούν τον έλεγχο (από τον αγγλικό έλεγχο). Το καθήκον των ειδικών που είναι υπεύθυνοι για την εργασία αυτή είναι να ελαχιστοποιήσει την παρουσία δεδομένων που δεν πληρούν τα κριτήρια στο πληροφοριακό σύστημα της εταιρείας.
Σχετικά με τον έλεγχο
Ορισμένοι εμπειρογνώμονες έθεσαν πρόσθετο νόημα στον όρο "έλεγχος". Ειδικότερα, υπάρχει η άποψη ότι πρόκειται για δραστηριότητα που σχετίζεται όχι μόνο με την ανάλυση της ποιότητας των πληροφοριών αλλά και με την ερμηνεία της, προσδιορίζοντας πτυχές που επηρεάζουν την εφαρμοσμένη σημασία των πληροφοριών. Επιπλέον, υπάρχουν ειδικοί που μειώνουν την έννοια του όρου "έλεγχος" μόνο στις δραστηριότητες των οικονομικών και οικονομικών δομών της επιχείρησης. Δηλαδή, κατά τη γνώμη τους, όλες οι πληροφορίες που κυκλοφορούν στην εταιρεία θα πρέπει τελικά να χρησιμοποιηθούν για τη βελτιστοποίηση των κερδών και των εξόδων. Οποιοδήποτε σύστημα ροών πληροφοριών σύμφωνα με αυτή την έννοια πρέπει να αναλυθεί για να επηρεάσει την κερδοφορία της επιχείρησης.
Υπάρχουν ειδικοί που περιορίζουν κάπως τις λειτουργίες των ειδικών στον έλεγχο. Στη θεωρία τους, η δραστηριότητα αυτή πρέπει να περιορίζεται μόνο στη συλλογή πληροφοριών από διαφορετικούς παραγωγούς και στη διανομή τους στις αρμόδιες υπηρεσίες. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι ελεγκτές μπορούν να διαμορφώσουν τη βέλτιστη, σύμφωνα με την εκτίμησή τους, τη δομή της ροής πληροφοριών, τη μορφή της παρουσίασής της.Οι ειδικοί πιστεύουν ότι θα πρέπει να αναλύονται και να ερμηνεύονται από δομές που ειδικεύονται σε ένα συγκεκριμένο τομέα της επιχείρησης.
Αυτό σημαίνει, σχετικά, ότι οι στατιστικές που αντικατοπτρίζουν την κατανάλωση χρωμάτων κατά την παραγωγή παιχνιδιών πρέπει να διαβιβάζονται στους ειδικούς που είναι υπεύθυνοι για το αντίστοιχο στάδιο παραγωγής. Οικονομικά στοιχεία - στη λογιστική κ.λπ. Ο έλεγχος συνεπάγεται μόνο στατιστική λειτουργία. Η μελέτη των ροών πληροφοριών πραγματοποιείται από τις αρμόδιες δομές της εταιρείας.
Η αξία της διαχείρισης της ροής πληροφοριών
Ας προσπαθήσουμε να προσδιορίσουμε σε ποια σημεία εκφράζεται η μεγαλύτερη αξία της διαχείρισης των ροών πληροφοριών. Ταυτόχρονα, συμφωνούμε ότι ο έλεγχος καταλαμβάνει μία από τις κεντρικές λειτουργίες σε αυτή τη διαδικασία (και όχι μόνο όσον αφορά τη συλλογή δεδομένων και τη δομή τους).
Το κύριο χαρακτηριστικό των ροών πληροφοριών είναι η συγκέντρωση των στόχων διαχείρισης. Το σύνολο των δεδομένων που κυκλοφορούν εντός της εταιρείας καθορίζει μια ποιοτική αύξηση του επιπέδου γνώσης κάθε τμήματος, κυρίως λόγω της αλληλεπίδρασης με άλλες δομές της εταιρείας και της αμοιβαίας αναγνώρισης της συνάφειας των καθηκόντων που αντιμετωπίζει η επιχείρηση.
Η εργασία με τις ροές πληροφοριών, καθώς και ο έλεγχος (με την προϋπόθεση ότι υπάρχει επαρκής βαθμός χρήσης του) σας επιτρέπει να ανιχνεύσετε αδυναμίες στην επιχείρηση. Ατομικές συνδέσεις παραγωγής βελτιώνονται, τα προϊόντα της εταιρείας γίνονται όλο και καλύτερα και πιο ανταγωνιστικά.
Η εργασία με τις ροές πληροφοριών περιλαμβάνει τη συγκέντρωση των εταιρικών πόρων (όχι μόνο υλικού αλλά και προσωπικού), προσδιορίζοντας τις ισχυρότερες πλευρές του επιχειρηματικού μοντέλου, εύρεση νέων πηγών αυξανόμενης ανταγωνιστικότητας, εισαγωγή καινοτόμων μηχανισμών παραγωγής που δεν έχουν δοκιμαστεί στην εταιρεία πριν.
Η χρήση των ροών πληροφοριών στην εφοδιαστική
Σε ποιες άλλες περιοχές χρησιμοποιούνται ενεργά ροές πληροφοριών; Στην εφοδιαστική, σίγουρα. Ποιος θα μπορούσε να είναι ο λόγος για αυτό;
Οι επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται στον τομέα της παραγωγής και των πωλήσεων αγαθών χαρακτηρίζονται όχι μόνο από την πληροφόρηση αλλά και από μια μεγάλη ποικιλία υλικών ροών - τη μετακίνηση των προϊόντων από το εργοστάσιο στους καταναλωτές, με και χωρίς μεσάζοντες, στη χώρα και στο εξωτερικό. Στην πραγματικότητα, αυτή η λειτουργία είναι ευθύνη της εφοδιαστικής, η οποία έχει εξελιχθεί σε μια ανεξάρτητη βιομηχανία. Το πιο σημαντικό χαρακτηριστικό του είναι ότι σε αυτό μπορούν να μελετηθούν ταυτόχρονα πληροφορίες και ροές υλικών. Πώς;
Οι ειδικοί πιστεύουν ότι η αποτελεσματική διαχείριση των ροών υλικών εξαρτάται άμεσα από την ποιότητα της επεξεργασίας πληροφοριών που χρησιμοποιείται στα συστήματα εφοδιαστικής.
Εδώ εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από το επίπεδο γνώσεων που διαθέτουν οι διαχειριστές και οι ειδικοί που εκτελούν την αντίστοιχη ανάλυση.
Το γεγονός είναι ότι η εφοδιαστική είναι ένας σχετικά νέος τομέας για τη Ρωσία. Και τα κριτήρια που είναι χαρακτηριστικά για τα συστήματα πληροφοριών, για παράδειγμα, τραπεζικού ή παραγωγικού τύπου, δεν είναι απολύτως συμβατά με αυτόν τον κλάδο.
Πρώτα απ 'όλα, λένε οι ειδικοί, στο επίπεδο των μεθόδων και των αρχών. Από τεχνολογική άποψη, η ροή υλικοτεχνικής πληροφόρησης μπορεί να διερευνηθεί με παραδοσιακά εργαλεία. Αλλά πώς να τα χρησιμοποιήσετε σωστά σε μια μεθοδολογική πλευρά, η ρωσική εφοδιαστική απλώς μαθαίνει να κατανοεί, λένε οι ειδικοί.
Ταυτόχρονα, οι ειδικοί της βιομηχανίας, όπως αναφέρουν οι αναλυτές, σημειώνουν κάποια πρόοδο. Αυτό οφείλεται κυρίως στην εντατική μηχανοργάνωση του τομέα της εφοδιαστικής. Τώρα, οι περισσότεροι υπάλληλοι των ρωσικών εταιρειών έχουν πρόσβαση σε υπολογιστές και τεχνολογίες δικτύων · αναπτύσσεται ενεργά λογισμικό σχετικό με ερευνητικά και αναλυτικά καθήκοντα. Οι εταιρείες εφοδιαστικής έχουν περισσότερες ευκαιρίες να είναι ανοιχτές στο πλαίσιο των τεχνολογιών δικτύων - τόσο όσον αφορά την αλληλεπίδραση με άλλους παράγοντες της αγοράς όσο και όσον αφορά την ανταλλαγή δεδομένων με τους πελάτες.
