Καμία σύγχρονη επιχείρηση δεν μπορεί να λειτουργήσει χωρίς έγγραφα. Ως εκ τούτου, ο αρμόδιος οργανισμός ροής εργασίας είναι ένας από τους παράγοντες που επηρεάζουν τη συνολική απόδοση της επιχείρησης. Τι περιλαμβάνει αυτή η έννοια; Ποιοι είναι οι τύποι και το σύστημα ροής εργασίας; Θα εξετάσουμε όλα αυτά στο άρθρο.
Ροή εργασιών και γραφειοκρατία
Με την πρώτη ματιά, αυτές είναι οι ίδιες έννοιες. Αλλά αν κοιτάξετε προσεκτικά, μπορείτε να δείτε τη διαφορά. Τα έγγραφα περιλαμβάνουν τρία στάδια:
- Δημιουργία εγγράφου με βάση την οικονομική δραστηριότητα - τεκμηρίωση.
- Η οργάνωση της λογιστικής παρακολούθησης των χρεογράφων και η μετακίνηση τους σε ολόκληρο τον οργανισμό και πέραν αυτού είναι μια ροή εγγράφων.
- Αποθήκευση εγγράφων - αρχειοθέτηση.
Η ροή εγγράφων είναι ένα από τα στάδια της εργασίας γραφείου. Μέσα σε αυτή τη διαδικασία διακρίνονται επίσης τα στάδια ή οι ροές:
- Η εισερχόμενη τεκμηρίωση είναι αυτό που έρχεται στην επιχείρηση από έξω.
- Έξοδος - που η εταιρεία στέλνει στους αντισυμβαλλομένους.
- Η εσωτερική τεκμηρίωση είναι αυτή που δημιουργείται μέσα στον οργανισμό και χρησιμοποιείται για δραστηριότητες διαχείρισης.
Η σωστή οργάνωση της διαδικασίας σάς επιτρέπει να ελέγχετε την κίνηση του εγγράφου σε όλα του τα στάδια, από τη στιγμή της δημιουργίας έως την παραλαβή της αποθήκευσης. Αυτό καθιστά δυνατή ανά πάσα στιγμή να μάθουμε πού είναι το χαρτί, τι είδους δουλειά γίνεται με αυτό.
Επεξεργασία εγγράφων Βήματα
Κάθε εισερχόμενο έγγραφο στην επιχείρηση περνάει από ορισμένα στάδια. Το μήκος της διαδρομής εξαρτάται από την σειρά που έχει καθοριστεί στην οργάνωση. Όλες οι εισερχόμενες αλληλογραφίες μπορούν αρχικά να πάνε στο τραπέζι στο κεφάλι, και μόνο τότε στους εκτελεστές. Αυτό είναι περισσότερο, δεν χρησιμοποιείται τόσο συχνά.
Ένας συντομότερος τρόπος είναι όταν ο γραμματέας ασχολείται με την κατανομή των τμημάτων. Αυτή η επιλογή χρησιμοποιείται συχνότερα. Το πλεονέκτημά του είναι προφανές: τα έγγραφα γίνονται πιο γρήγορα στον εργολάβο.
Κάθε εισερχόμενο έγγραφο ακολουθεί τη διαδικασία εγγραφής. Αυτό γίνεται σε ένα ειδικό περιοδικό. Εμφανίζεται η ημερομηνία παραλαβής, καθώς και ο προκαθορισμένος σειριακός αριθμός.
Μπορούν να παρακολουθούνται ιδιαίτερα σημαντικά έγγραφα. Το τελικό στάδιο επεξεργασίας στέλνει το έγγραφο στην αποθήκευση αρχείων.
Αρχές οργάνωσης ροής εργασίας
Η οργάνωση της ροής εργασιών στοχεύει στη μείωση του χρόνου που αφιερώνεται σε έγγραφα. Για την επίτευξη αυτού του στόχου έχουν αναπτυχθεί ορισμένες αρχές:
- Κεντρική λήψη, προεπεξεργασία και αποστολή. Σε μικρές οργανώσεις, ο γραμματέας ασχολείται με αυτό · σε μια μεγάλη εταιρεία, ένα ολόκληρο τμήμα μπορεί να εκτελεί καθήκοντα.
- Μείωση των σημείων διέλευσης του εγγράφου, εξαλείφοντας τη δυνατότητα επιστροφής του.
- Ανάπτυξη προγραμμάτων και κανονισμών ροής εργασιών.
- Εγγραφή των εγγράφων.
- Εισαγωγή του προκαταρκτικού σταδίου εξέτασης των εγγράφων.
Η συμμόρφωση με αυτούς τους κανόνες εξαλείφει την απώλεια χρόνου σε διπλές ενέργειες, δημιουργεί ένα ομοιόμορφο φορτίο στους ανθρώπους που εργάζονται με χαρτιά.
Τι είναι η ροή εγγράφων;
Επομένως, είναι συνηθισμένο να καλέσετε έγγραφα που είναι παρόμοια σε σκοπό ή τύπο, τα οποία έχουν έναν σκοπό να ακολουθήσουν.
Η ροή χαρακτηρίζεται από δομή, συχνότητα και πυκνότητα. Σε μια εμπορική οργάνωση που μεταφέρει εμπορεύματα σε μεγάλο αριθμό καταστημάτων λιανικής πώλησης κάθε μέρα, η ροή εγγράφων θα έχει ομοιόμορφη δομή, καθημερινότητα και υψηλή πυκνότητα. Εάν η εταιρεία ασχολείται με την παραγωγή δαπανηρού βιομηχανικού εξοπλισμού, τότε η ροή της θα έχει διαφορετικά χαρακτηριστικά.
Διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων
Το γεγονός ότι στην κλασική κυκλοφορία εγγράφων υπάρχει ένα υλικό μέσο του εγγράφου δημιουργεί μια σειρά από σοβαρά προβλήματα. Τα έγγραφα πρέπει κατά κάποιον τρόπο να μεταφερθούν από μια οργάνωση στην άλλη. Για το σκοπό αυτό, χρησιμοποιούνται ταχυμεταφορές ή ταχυδρομείο. Αυτό απαιτεί οικονομικό και χρονικό κόστος, επιπρόσθετα, είναι δυνατή η αποτυχία παράδοσης και τα σφάλματα λόγω ανθρώπινων παραγόντων. Η ροή εγγράφων είναι μια σοβαρή οικονομική και χρονοβόρα δαπάνη.
Τα χαρτιά πρέπει να αποθηκεύονται κάπου. Εάν η οργάνωση είναι μεγάλη, τότε απαιτούνται μεγάλες εκτάσεις για αποθήκευση. Σε περιπτώσεις ανωτέρας βίας, ο θάνατος των εγγράφων είναι δυνατός χωρίς τη δυνατότητα μετέπειτα αποκατάστασης. Και αυτό απέχει πολύ από όλα τα προβλήματα.
Η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων είναι ένα σύστημα που γίνεται όλο και πιο δημοφιλές, καθώς στερείται των παραπάνω μειονεκτημάτων. Τα σύγχρονα ασφαλή συστήματα χρησιμοποιούνται για τη μεταφορά δεδομένων, εξασφαλίζοντας έτσι γρήγορη και ακριβή παράδοση, μειώνοντας τον χρόνο ανταλλαγής εγγράφων και εξασφαλίζοντας αξιόπιστη αποθήκευση. 
Οι κυβερνητικές οργανώσεις, όπως η φορολογική υπηρεσία ή το συνταξιοδοτικό ταμείο, εκτιμούσαν γρήγορα τα οφέλη της ηλεκτρονικής ανταλλαγής πληροφοριών, επομένως προσπαθούν να υποβάλουν όσο το δυνατόν περισσότερες οργανώσεις.
Μια σαφής ροή εργασίας είναι η δυνατότητα να βρείτε γρήγορα τις απαραίτητες πληροφορίες και να τις στείλετε στη διεύθυνση με το μικρότερο χρονικό διάστημα.
