Τι πρέπει να γίνει από οποιονδήποτε οργανισμό, ανεξάρτητα από τις λεπτομέρειες και τις γραμμές δραστηριότητας; Φυσικά - κρατήστε αρχεία. Η ροή εγγράφων είναι αυτό που υπάρχει σε οποιοδήποτε ίδρυμα, επομένως είναι σαφές από πού προέρχεται και γιατί ένα τέτοιο επάγγελμα ως υπάλληλος είναι σημαντικό.
Σημαντική θέση
Πολλοί λένε ότι δεν έχει νόημα να προσλάβει έναν υπάλληλο εάν το προσωπικό έχει ήδη γραμματέα ή ακόμα και αρκετούς γραμματείς. Αυτή η προσέγγιση είναι απολύτως λανθασμένη γιατί τα καθήκοντα αυτών των δύο τελείως διαφορετικών επαγγελμάτων περιλαμβάνουν την εκτέλεση διαφορετικών καθηκόντων: ο γραμματέας θα πρέπει να βοηθήσει τον διευθυντή να ακολουθήσει το πρόγραμμα, να απαντήσει σε κλήσεις, να φέρει τον καφέ, να εκτελέσει μικρά καθήκοντα και τα καθήκοντα του υπάλληλου να περιλαμβάνουν έλεγχο όλων των εγγράφων του οργανισμού.
Πολύπλοκος έλεγχος εγγράφων
Ο υπεύθυνος υπάλληλος δεν πρέπει μόνο να ελέγχει την κυκλοφορία των εγγράφων στον οργανισμό, είναι επίσης ο κύριος επιβλέπων του αρχείου. Τα καθήκοντα του γραμματέα περιλαμβάνουν τις ακόλουθες λειτουργίες:
- διαχείρισης επαγγελματική αλληλογραφία σύνδεσμος διαχείρισης.
- δημιουργία διαρθρωμένης βάσης τεκμηρίωσης ·
- παρακολούθηση της εφαρμογής των διατάξεων που καθορίζονται σε ένα συγκεκριμένο έγγραφο.
Η λογιστική για την αλληλογραφία (εισερχόμενη και εξερχόμενη) οδηγεί επίσης στα καθήκοντα του γραμματέα.
Διαφορά αρμοδιοτήτων σε μικρές και μεγάλες επιχειρήσεις
Όπως δείχνει η πρακτική, όσο μεγαλύτερη είναι η οργάνωση, τόσο περισσότερο προσωπικό θα υπάρχουν υπάλληλοι. Σε μικρούς οργανισμούς, όπου απλά δεν υπάρχει τρόπος να προσληφθεί ένας υπάλληλος, αλλά δεν μπορείτε να κάνετε χωρίς τις υπηρεσίες του, προσελκύουν ένα άτομο που θα καταλάβει τη θέση γραμματέα. Ευθύνες του γραμματέα όπως είναι ήδη σαφές, αυτό είναι ένα μίγμα των καθηκόντων αυτών των δύο θέσεων. Ένα άτομο καταφέρνει να αντιμετωπίσει τα πάντα, επειδή η ροή εργασίας στις μικρές επιχειρήσεις δεν είναι τόσο πλούσια και ποικίλη όσο αυτή των megacompanies.
Ειδικές απαιτήσεις που ενδέχεται να παρουσιαστούν σε δυνητικό υπάλληλο
Οι ευθύνες του γραμματέα εξαρτώνται από τις ιδιαιτερότητες του οργανισμού. Για παράδειγμα, οι διεθνείς οργανισμοί ή οι εταιρείες που έχουν ξένους συνεργάτες μπορεί να απαιτούν από τους υπαλλήλους τους να μεταφράζουν αλληλογραφία, για παράδειγμα από τα αγγλικά και αντίστροφα.
Ένα άτομο με εμπειρία στην εργασία παίρνει πιο συχνά σε μια τέτοια θέση, γιατί εδώ πρέπει να έχετε ένα υψηλό επίπεδο επιμονής και να είστε ένας πραγματικά σχολαστικός άνθρωπος, ο οποίος εργάζεται για αρκετά χρόνια. Οι νέοι που μόλις αποφοίτησαν από εκπαιδευτικά ιδρύματα σε αυτόν τον τομέα και που δεν έχουν εμπειρία πρέπει να προσπαθήσουν να εντυπωσιάσουν τον πιθανό μελλοντικό εργοδότη με την επιθυμία τους να εργαστούν, τότε ίσως υπάρχει η ευκαιρία να αποκτήσουν μια τέτοια θέση ακόμη και σε μια μεγάλη, πολλά υποσχόμενη οργάνωση.
Πρέπει να κατανοήσετε τις ιδιαιτερότητες της εταιρείας, με την τεκμηρίωση της οποίας πρέπει να εργαστείτε. Η επαρκής βαθειά γνώση του νομικού πλαισίου που καθοδηγεί την επιχείρηση είναι επίσης ένα μεγάλο πλεονέκτημα για έναν δυνητικό υπάλληλο.
Πρέπει να είστε προετοιμασμένοι για το γεγονός ότι θα πρέπει να μελετήσετε όχι μόνο τη δομή της εταιρείας αλλά και να γίνετε πραγματικός ειδικός στον τομέα των κανόνων και προτύπων προστασίας της εργασίας και να θυμάστε επίσης επιχειρηματική εθιμοτυπία επικοινωνίας.
Τι οργανώσεις δεν μπορούν να κάνουν χωρίς υπάλληλους
Η θέση του γραμματέα υπάρχει πάντα σε σχολεία και νηπιαγωγεία μεγάλων πόλεων.Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι χωρίς ένα άτομο που είναι σε θέση να παρακολουθεί όλα τα έγγραφα και, αν είναι απαραίτητο, να παράσχει άμεσα οποιοδήποτε από τα αποθηκευμένα έγγραφα, δεν μπορείτε να κάνετε.
Τα καθήκοντα του γραμματέα στο σχολείο είναι ελαφρώς διαφορετικά από τα καθήκοντα του γραμματέα, για παράδειγμα, σε μια εμπορική οργάνωση. Εδώ θα γίνει εργασία με τα έγγραφα του κάθε μαθητή. Στο τέλος της περιόδου αναφοράς, θα πρέπει να παρέχονται πληροφορίες για το έργο που επιτελείται. Είναι καλύτερα ένα άτομο που εργάζεται σε τέτοιες οργανώσεις να μπορεί εύκολα να βρει μια κοινή γλώσσα τόσο με τα παιδιά όσο και με τους γονείς τους, επειδή τα προβλήματα στη διαχείριση εγγράφων, η ύπαρξη διαφορών που πρέπει να διευκρινιστούν, είναι ένα αρκετά κοινό φαινόμενο.
Οποιοδήποτε μεγάλο νηπιαγωγείο έχει επίσης δικό του υπάλληλο. Οι ευθύνες εργασίας είναι παρόμοιες με αυτές που έχουν εργαζόμενοι αυτού του προφίλ στα σχολεία. Αυτό οφείλεται στην ενιαία εστίαση των δραστηριοτήτων αυτών των δημόσιων ή ιδιωτικών οργανισμών. Τέτοια ιδρύματα θέλουν επίσης έναν υπεύθυνο και εξειδικευμένο υπάλληλο να συνεργαστεί μαζί τους. Οι ευθύνες στο νηπιαγωγείο για αυτόν τον ειδικό παραμένουν οι ίδιες: εργάζονται με τη βάση εγγράφων και τα αρχεία.
Ορισμένες προσωπικές ιδιότητες που πρέπει να έχει ένας καλός υπάλληλος
- Ένα πρόσωπο που θέλει να γίνει ένας ανώτερος υπάλληλος πρέπει να έχει μια πολύ καλή μνήμη. Η συναισθηματικότητα είναι ένας εχθρός που πρέπει να καταπολεμηθεί και να μην επιτρέπεται, έτσι ώστε οι μεταβολές της διάθεσης να επηρεάζουν με κάποιο τρόπο την παραγωγικότητα της εργασίας.
- Η ανεκτικότητα είναι ένας πραγματικός θησαυρός που πρέπει να έχει ένας υπάλληλος. Οι ευθύνες του για τη δουλειά συμπληρώνονται από τη λειτουργία της εξήγησης σε πολλούς ανθρώπους "στα δάχτυλα" της σημασίας πολλών εγγράφων και της σημασίας κάθε ατομικού "φύλλου", χωρίς την οποία δεν θα ήταν ρεαλιστικό να πραγματοποιηθεί οποιαδήποτε επιθυμία.
- Ο αυτοέλεγχος είναι εξίσου σημαντικός με την ανοχή. Σε αυτόν τον τομέα, πολλές φορές υπάρχουν καταστάσεις που μπορούν να οδηγήσουν ένα απροετοίμαστο άτομο έξω από τον εαυτό του. Πρέπει να ελέγχετε τον εαυτό σας συνεχώς.
- Οι δεξιότητες επιχειρησιακής επικοινωνίας θα σας βοηθήσουν να λύσετε γρήγορα τα ρέοντα προβλήματα με άτομα που εργάζονται στον ίδιο οργανισμό ή συνδέονται με επιχειρηματικές επαφές με την εταιρεία.
- Οργάνωση σε μανιακό επίπεδο. Πράγματι, ένας καλός υπάλληλος δεν θέτει ποτέ τα πράγματα μακριά και τα έγγραφα για αργότερα, επειδή καταλαβαίνει ότι αυτό μπορεί να οδηγήσει σε σφάλματα ή πλήρες χάος, το οποίο δεν θα πρέπει να επιτρέπεται να δουλεύει με έγγραφα σε κάθε περίπτωση.
