Οποιοσδήποτε οργανισμός, ανεξάρτητα από τη μορφή ιδιοκτησίας και το πεδίο δραστηριότητας, δημιουργεί έγγραφα. Παραγγελίες, πρωτόκολλα, επιστολές, ηλεκτρονικά και χαρτί. Όλα αυτά αποτελούν μέρος της γενικής και προσωπικής διαχείρισης της επιχείρησης. Η επιτυχία της επιχείρησης και η ευημερία της εταιρείας εξαρτώνται άμεσα από το πόσο καλά εδραιωθεί αυτή η διαδικασία.
Γενικά βασικά στοιχεία της οργάνωσης γραφείων
Η χαρτογράφηση είναι μια διαδικασία δημιουργίας και κυκλοφορίας όλων των εγγράφων ενός οργανισμού. Συμπεριλαμβανομένης της λήψης, επεξεργασίας, δήλωσης σχετικά με τον έλεγχο και την εκτέλεση. Στην επιχείρηση αυτή η δραστηριότητα διεξάγεται από έναν γραμματέα, έναν διευθυντή γραφείου ή από μια ολόκληρη μονάδα με επικεφαλής έναν κορυφαίο ειδικό - έναν ειδικό για τα έγγραφα.
Τα κύρια στάδια της εργασίας γραφείου είναι:
- Δημιουργία ή παραλαβή εγγράφων, συμπεριλαμβανομένης της εγγραφής τους.
- Ελέγχει την εκτέλεση του εγγράφου, τη μεταφορά του στους υπαλλήλους που απευθύνονται, την υπογραφή, την ανταπόκριση και άλλες ενέργειες.
- Χαρτί για επιχειρησιακή ή αρχειακή αποθήκευση. Σε ορισμένες περιπτώσεις, είναι δυνατή η καταστροφή αρχείων και εγγράφων.
Η τήρηση αρχείων στην επιχείρηση μπορεί να οργανωθεί με διάφορους τρόπους, οι πιο συνηθισμένοι τύποι είναι οι ακόλουθοι:
- αποκεντρωμένα - δημιουργούνται, γίνονται αποδεκτά και επεξεργάζονται ξεχωριστά σε κάθε μονάδα. Αυτό ισχύει για μεγάλες επιχειρήσεις με ποικίλες δραστηριότητες.
- κεντρική - ο οργανισμός έχει μια ειδική μονάδα που ασχολείται αποκλειστικά με την εργασία με την τεκμηρίωση. Αυτή μπορεί να είναι η γραμματεία, το γραφείο ή ένας υπάλληλος που εκτελεί αυτές τις λειτουργίες. Χαρακτηριστικό για τις μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις.
- mixed - περιλαμβάνει ένα συνδυασμό των δύο πρώτων τύπων.
Ανεξάρτητα από το πόσο οργανωμένη είναι η γραφειοκρατία - αυτό πρέπει να αντικατοπτρίζεται στα ρυθμιστικά έγγραφα της επιχείρησης.
Διαχείριση αρχείων και διαχείριση εγγράφων στην επιχείρηση - οργανωτική αναγκαιότητα
Η οικονομική επιτυχία των δραστηριοτήτων της εταιρείας εξαρτάται άμεσα από το πόσο καλά οργανώνεται η διαδικασία ροής εργασιών. Οι διαχειριστές θα πρέπει να επιλέγουν αρμόδιο προσωπικό, να εκτρέφουν τακτικά γραμματείς για περαιτέρω κατάρτιση και να παρακολουθούν τις αλλαγές στη νομοθεσία.
Σε κάθε οργάνωση, η γραφική εργασία είναι, στην πραγματικότητα, το "κυκλοφορικό σύστημα" της επιχείρησης. Με μια κατάλληλη προσέγγιση, λειτουργεί ομαλά, παρέχοντας τα απαραίτητα έγγραφα σε υπεύθυνους υπαλλήλους, στέλνοντας επιστολές, αφαιρώντας περιττά έγγραφα για αποθήκευση.
Κάθε διευθυντής της εταιρείας κατανοεί ότι η γραφειοκρατία είναι ένα σύστημα που πρέπει να ενεργεί με σαφήνεια και αρμοδιότητα. Εάν είναι απαραίτητο, εξετάστε διάφορες επιλογές για τους ηλεκτρονικούς βοηθούς και, κατά συνέπεια, εκπαιδεύστε το προσωπικό για να εργαστείτε σε αυτά τα συστήματα.
Διαχείριση αρχείων HR ως βάση για τη σταθερή λειτουργία της επιχείρησης
Στις περισσότερες μεγάλες επιχειρήσεις, δραστηριοποιούνται όχι μόνο γενικά, αλλά και στη διαχείριση αρχείων προσωπικού. Δηλαδή, ένα σύστημα που περιλαμβάνει έγγραφα που σχετίζονται με τα προσωπικά και εργασιακά δεδομένα των εργαζομένων.
Η διαχείριση αρχείων προσωπικού χαρακτηρίζεται από πολύ πιο αυστηρούς κανονισμούς. Τα περισσότερα έγγραφα εκδίδονται σε τυποποιημένα έντυπα. Όλες οι διατυπώσεις και οι σημειώσεις πρέπει να είναι σύμφωνες με το νόμο - ειδικότερα τον Κώδικα Εργασίας. Επιπλέον, η εταιρεία έχει τις δικές της πράξεις που ρυθμίζουν τις εργασιακές σχέσεις με τους εργαζόμενους.
Η οργάνωση της διαχείρισης αρχείων προσωπικού είναι πάντα μια ξεχωριστή μονάδα της επιχείρησης.Εάν η εταιρεία είναι μικρή, τότε μπορεί να είναι ένας εργαζόμενος, αλλά στην περίπτωση αυτή, τα καθήκοντά του πρέπει να καθορίζονται στη σύμβαση εργασίας.
Τα ονόματα των μονάδων μπορεί να είναι πολύ διαφορετικά:
- "Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού".
- "Υπηρεσία Προσωπικού".
- "Διευθυντές HR".
- Τμήμα HR.
Ρύθμιση της εργασίας γραφείου και της ροής εργασιών
Η δομή του γραφείου της επιχείρησης πρέπει να διευκρινίζεται στους τοπικούς κανονισμούς.
Μπορεί να είναι:
- συλλογική σύμβαση εργασίας ·
- οδηγίες για το γραφείο του οργανισμού.
- τις περιγραφές θέσεων εργασίας των υπαλλήλων που σχετίζονται άμεσα με την εργασία με έγγραφα ·
- εταιρική ναύλωση.
Όλα τα κανονιστικά έγγραφα της επιχείρησης σχετικά με το προσωπικό και τη γενική εργασία γραφείου δεν πρέπει να αντιβαίνουν στην ισχύουσα νομοθεσία.
Το σωστά οργανωμένο προσωπικό και τα γενικά έγγραφα είναι η βάση της σταθερής λειτουργίας της επιχείρησης.
