Ένας αρχειοφύλακας μπορεί να είναι υπάλληλος του αρχείου ή κάτοχος εγγράφων. Τα καθήκοντα του αρχειοθέτη στην επιχείρηση στοχεύουν στην αρμόδια οργάνωση εργασίας και ροής εργασίας στο αρχείο. Ας μιλήσουμε για αυτά λεπτομερώς σε αυτό το άρθρο.
Πού μπορεί να λειτουργήσει ο αρχειοφύλακας;
Τα καθήκοντα αυτού του ειδικού είναι υπέροχα. Ένας υπάλληλος με ένα τέτοιο επάγγελμα είναι σε ζήτηση όπου υπάρχει ένα μεγάλο ροή εργασίας. Είναι μπορεί να υπάρχουν ασφαλιστικές, χρηματοοικονομικές επιχειρήσεις, τράπεζες, κράτος ιδρύματα.
Υπάρχει επίσης μια τέτοια θέση ως αρχειοφύλακας στο δικαστήριο. Οι ευθύνες του είναι στη διαχείριση εγγράφων σε αυτό το ίδρυμα.
Πώς προέκυψε το επάγγελμα;
Στις εικοσαετίες του 18ου αιώνα, ο Πέτρος Α εξέδωσε τον Γενικό Κανονισμό, ο οποίος καθόριζε τη βάση για το σχηματισμό της κρατικής διοίκησης στη χώρα και η οποία έδειχνε τη δημιουργία αρχείων σε όλα τα θεσμικά όργανα. Ταυτόχρονα δημιουργήθηκε μια θέση όπως ένας αναλογιστής. Αυτός ήταν ένας γραμματέας στο δικαστήριο, ο οποίος συμμετείχε στη σύνταξη διαφόρων πράξεων, καταγράφοντάς τους στο μητρώο.
Με την πάροδο του χρόνου, η λειτουργία του πέρασε το εύρος των δικαστικών διαδικασιών και το επάγγελμα έγινε γνωστό ως "αρχειοφύλακας". Τον 20ο αιώνα η λέξη ήταν ξεπερασμένη και η θέση του "αρχειοθέτη" την αντικατέστησε.
Βασικά σημεία
Ο αρχειοφύλακας είναι τεχνικός εκτελεστής. Η θέση αυτή μπορεί να γίνει από άτομο που έχει επαγγελματική ή δευτεροβάθμια εκπαίδευση και έχει ολοκληρώσει μαθήματα προς αυτή την κατεύθυνση.
Ένας υπάλληλος μπορεί να προαχθεί σε κενή θέση και να απολυθεί από τη διοίκηση της εταιρείας.
Ποια είναι η ευθύνη του αρχειοθέτη;
Τα καθήκοντα αυτού του υπαλλήλου έχουν ως εξής:
- δημιουργία αρχείου: μπορεί να είναι σε χαρτί ή σε ηλεκτρονική μορφή.
- την παραλαβή της αλληλογραφίας που έρχεται στην εταιρεία, τον καθορισμό και την αρχειοθέτηση στο αρχείο,
- την έκδοση αντιγράφων αρχειακών εγγράφων ή προσωρινής χρήσης των αρχικών αρχείων στο αρχείο,
- τη σύνταξη έκθεσης σχετικά με τις δραστηριότητές τους.
Επιπλέον, τα καθήκοντα του αρχειοθέτη στην επιχείρηση είναι τα εξής:
- την παροχή της τεκμηρίωσης στην εταιρεία από την οποία υποβλήθηκε η αίτηση ·
- τη συμμόρφωση με τους κανόνες ασφαλείας στο χώρο αρχειοθέτησης και τον έλεγχό τους.
Ποιες δεξιότητες πρέπει να έχει ένας αρχειοφύλακας; Τα καθήκοντα αυτού του υπαλλήλου είναι να γνωρίζει τις ακόλουθες πληροφορίες:
- διάφορα είδη πράξεων, διατάξεις σχετικά με το έργο του,
- η διαδικασία παραλαβής και υποβολής τεκμηρίωσης στο αρχείο, οι μέθοδοι και οι μέθοδοι αποθήκευσης και χρήσης του.
- ένα ενοποιημένο σύστημα γραφείου, που έχει υιοθετηθεί σε κρατικό επίπεδο.
- οι μέθοδοι καταγραφής των εγγράφων, οι σύντομες περιγραφές τους, οι πράξεις για την καταστροφή των εγγράφων ·
- τη διαδικασία προετοιμασίας των εγγράφων αποθήκευσης και χρήσης ·
- λογιστικών διαδικασιών και διαδικασιών υποβολής εκθέσεων ·
- οργανωτική δομή της εταιρείας ·
- Δεξιότητες ηλεκτρονικών υπολογιστών σε επαγγελματικό επίπεδο.
- μεθόδους εργασίας με εξοπλισμό γραφείου σε προηγμένο επίπεδο χρήστη.
- δεξιότητες για να εργάζονται με κολοσσιαίες ποσότητες πληροφοριών.
- εργασιακής νομοθεσίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας.
Επιπλέον, θα πρέπει να είναι σε θέση να εκφράσει σωστά τις σκέψεις του τόσο γραπτώς όσο και προφορικά. Όσον αφορά την εκπαίδευση, μπορεί να είναι και ανώτατη εκπαίδευση και είναι ιδιαίτερα επιθυμητό να είναι εξειδικευμένο («αρχειακή επιχείρηση», «διαχείριση εγγράφων») και ημιτελή υψηλότερη. Μπορείτε επίσης να πάρετε αυτό το επάγγελμα με τη λήψη εξειδικευμένων μαθημάτων.
Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της θέσης
Το επάγγελμα "αρχειοφύλακας", οι ευθύνες του οποίου περιγράφονται σε αυτό το άρθρο, έχει τα υπέρ και τα κατά.
Πλεονεκτήματα:
- απλή εργασία στο φυσικό επίπεδο.
- δεν απαιτείται ειδική εκπαίδευση.
Μειονεκτήματα του επαγγέλματος:
- οι περισσότεροι εργαζόμενοι το θεωρούν το πιο βαρετό επάγγελμα.
- χαμηλό επίπεδο αμοιβής ·
- σχεδόν καμία σταδιοδρομία.
Επίπεδο μισθού αρχειοθέτη
Το ποσό της αμοιβής για αυτόν τον υπάλληλο μπορεί να είναι από 20.000 έως 70.000 ρούβλια. Το ύψος του μισθού εξαρτάται από την περιοχή, το ύψος της εργασίας και άλλες αποχρώσεις. Ο μέσος μισθός είναι 45.000 ρούβλια.
Τελικές διατάξεις
Ο αρχειοφύλακας, των οποίων τα καθήκοντα είναι αυστηρά κατοχυρωμένα στην περιγραφή του έργου του, στη δουλειά του βασίζεται όχι μόνο στην ίδια, αλλά και στην παροχή του αρχείου.
Αν λάβουμε υπόψη τις ικανότητες που θα έχει ο αρχειοφύλακας, τότε αυτό:
- εξαιρετική μνήμη?
- την ικανότητα να αναλύει τεράστιο όγκο πληροφοριών.
- ικανότητα να δώσουν προσοχή στις λεπτομέρειες.
- χαρτικά δεξιότητες ·
- την ικανότητα να εκτελεί μακροχρόνια μικρή μονότονη εργασία ·
- λεπτή χειροκίνητη κινητικότητα.
Λαμβάνοντας υπόψη τα χαρακτηριστικά της προσωπικότητας, τα συμφέροντα, μπορούμε να διακρίνουμε:
- ικανότητα οργάνωσης
- ακρίβεια ·
- επιμονή;
- ικανότητα να ελέγχει τον εαυτό του.
- σαφήνεια
- επιμονή;
- πεντάνια, ψυχραιμία.
Ποιότητες που θα εμποδίσουν την αποτελεσματική εφαρμογή των καθηκόντων:
- δυσκολία;
- στενοί ορίζοντες.
- αδυναμία να οργανωθείς τον εαυτό σου?
- απροσεξία;
- παρορμητικότητα.
Κύριες δραστηριότητες του επαγγέλματος "αρχειοφύλακας":
- την υποχρέωση τήρησης των εγγράφων.
- παρακολούθηση των εγγράφων αίτησης ·
- εκδίδει κατόπιν αιτήσεως έγγραφα, πιστοποιητικά ·
- τη σύνταξη ενός καταλόγου των εγγράφων που πρέπει να κατατεθούν ·
- αποδοχή τεκμηρίωσης για αποθήκευση για μεγάλο χρονικό διάστημα.
- επαλήθευση του γραμματισμού και της ορθότητας της καταχώρησης των εισερχόμενων πληροφοριών ·
- δημιουργία εισερχόμενου συστήματος πληροφοριών ·
- την αποστολή πληροφοριών στο αρχείο του κράτους ·
- δημιουργία καταλόγου τεκμηρίωσης που βρίσκεται στο αρχείο.
Αρχείο Δικαιολογητικών
Ο εργαζόμενος έχει τα ακόλουθα δικαιώματα:
- να γνωρίζει τα έργα και τις αποφάσεις της διοίκησης της εταιρείας που σχετίζονται με το έργο της.
- να διατυπώνουν συστάσεις για τη βελτίωση της λειτουργικότητας τους ·
- στο πλαίσιο της θέσης και των εντολών του, να ειδοποιήσει την ανώτερη διοίκηση σε περίπτωση εντοπισμού ελλείψεων κατά την εκτέλεση των εργασιών του, να υποβάλει προτάσεις για την κατάργησή τους.
- να ζητήσουν από τα ανώτερα διοικητικά στελέχη ή άλλους υπαλλήλους όλα τα έγγραφα που απαιτούνται για την εκτέλεση των καθηκόντων τους ·
- επικοινωνήστε με τη διεύθυνση της επιχείρησης για βοήθεια και υποστήριξη για την εκπλήρωση των καθορισμένων καθηκόντων.
Ευθύνη
Αυτός ο υπάλληλος είναι υπεύθυνος βάσει του εργατικού δικαίου για την πλήρη εκτέλεση των καθηκόντων του.
Λαμβάνοντας υπόψη την διοικητική και εγκληματική πτυχή της δραστηριότητας, μπορούμε να πούμε ότι ο αρχειοφύλακας είναι υπεύθυνος για τις παραβιάσεις που διαπράχθηκαν κατά τη διάρκεια της εργασίας. Στο πλαίσιο του Αστικού Κώδικα και της νομοθεσίας για την εργασία της Ρωσικής Ομοσπονδίας - για την πρόκληση υλικών ζημιών.
