Τι είδους έγγραφο είναι η περιγραφή εργασίας; Διαθέσιμο σε κάθε ίδρυμα καθορίζει τις λειτουργίες, τα δικαιώματα και το μέτρο ευθύνης του εργαζομένου που κατέχει συγκεκριμένη θέση. Η διδασκαλία είναι απαραίτητη για την σωστή κατανομή των καθηκόντων, την έγκαιρη ολοκλήρωση ενός εργασιακού έργου, τον ορισμό των επαφών εργασίας των εργαζομένων και των σχέσεών τους, την οργάνωση ενός ομοιόμορφου φορτίου.
Από πού προέρχονται οι οδηγίες
Κατά την ανάπτυξη αυτού του εγγράφου, βασίζονται στην υπάρχουσα δομή του οργανισμού, στον οδηγό ταξινόμησης και στα πρότυπα διαχείρισης.
Εξετάστε το παράδειγμα του επαγγέλματος του διευθυντή γραφείου, πώς γίνεται η περιγραφή της θέσης του γραμματέα. Ένα δείγμα του (κατά κανόνα, τυπικό) έχει διάφορα τμήματα.
Το πρώτο είναι γενικές διατάξεις. Το πρώτο τμήμα παρέχει πληροφορίες για το άτομο που έχει προσληφθεί: ποιος ακριβώς μπορεί να υποβάλει αίτηση για αυτή τη θέση, τον οποίο ο γραμματέας υποβάλλει και τι θα καθοδηγηθεί στο έργο, περιγράφει τις γνώσεις και τις δεξιότητές του και ποιος θα τον αντικαταστήσει κατά τη διάρκεια της απουσίας του. Το δεύτερο τμήμα αφορά λειτουργικές ευθύνες. Τι απαιτεί η περιγραφή εργασίας για τον γραμματέα;
Ελέγχει την εκτέλεση από άλλους υπαλλήλους των εντολών και εντολών του επικεφαλής, διοργανώνει συναντήσεις και συναντήσεις, τηλεφωνικές κλήσεις του άμεσου προϊσταμένου του, λαμβάνει επισκέπτες, καταχωρεί αλληλογραφία.
Αυτές είναι κοινές λειτουργίες - εκτελούνται από οποιονδήποτε γραμματέα. Μπορούν να επεκταθούν ανάλογα με τα χαρακτηριστικά της επιχείρησης, τα οποία θα συζητήσουμε παρακάτω.
Άλλα στοιχεία και τμήματα
Στο τμήμα "Ευθύνες" περιγράφονται λεπτομερώς όλες οι λεπτομέρειες της δραστηριότητας. Το περιεχόμενό του απορρέει από το προηγούμενο.
Στην παράγραφο "Δικαιώματα" η περιγραφή της θέσης του γραμματέα εξηγεί τι μπορεί να υποβάλει αίτηση. Αυτά είναι: η βελτιστοποίηση της εργασιακής διαδικασίας, η ικανότητα χρήσης των απαραίτητων εγγράφων ή πληροφοριών για εργασία, η αύξηση του επαγγελματικού επιπέδου.
Στην τελευταία παράγραφο "Ευθύνη" περιγράφεται ο υπεύθυνος γραμματέας στον εργοδότη. Αυτή η ενότητα, όπως και η προηγούμενη, είναι συνήθως πρότυπο για τις περισσότερες από αυτές τις οδηγίες.
Και με περισσότερες λεπτομέρειες;
Τι ακριβώς κάνει αυτός ο υπάλληλος; Εξετάστε ποια λειτουργικότητα περιέχει μια τυπική περιγραφή εργασίας του γραμματέα του κεφαλιού.
Οργανώνει και παρέχει από τεχνική άποψη τις διευθυντικές δραστηριότητες του επικεφαλής. Αποδέχεται εισερχόμενη αλληλογραφία, μεταφορές σε συγκεκριμένους υπαλλήλους ή σε δομικές μονάδες.
Εκτελεί γραφειοκρατία, εκτελεί διάφορες εργασίες στον υπολογιστή για να συλλέγει και να επεξεργάζεται τις πληροφορίες που απαιτούνται για τη λήψη αποφάσεων.
Η περιγραφή του καθηγητή του γραμματέα αναλαμβάνει πολλές διαφορετικές ευθύνες. Αποδέχεται αιτήσεις και προετοιμάζει έγγραφα για υπογραφή στο κεφάλι, επιλέγει τα υλικά που απαιτούνται για αυτήν την εργασία. Ελέγχει την ορθότητα εκτέλεσης και επεξεργάζεται τα σχέδια εγγράφων, οργανώνει τηλεφωνικές κλήσεις του επικεφαλής, διορθώνει τις πληροφορίες κατά την απουσία του, μεταδίδει και λαμβάνει με φαξ, αντιγράφει έγγραφα σε φωτοτυπικό, λαμβάνει και στέλνει τηλεφωνικά μηνύματα.
Η περιγραφή της θέσης του γραμματέα-αναφορέα υποδηλώνει την ιδιότητα του αρμόδιου και αρμόδιου βοηθού, ο οποίος προετοιμάζει αιτήσεις και επιστολές εξ ονόματος του επικεφαλής, συντάσσει απαντήσεις σε αυτούς.
Και αυτό δεν είναι όλα ...
Ο γραμματέας προγραμματίζει και διοργανώνει συναντήσεις και συνεδριάσεις των αρχών, για τις οποίες συλλέγει τα απαραίτητα υλικά, ενημερώνει τους συμμετέχοντες για την ημερήσια διάταξη της εκδήλωσης, την ημερομηνία της και συντάσσει πρακτικά.
Επιτηρεί την εκπλήρωση από τους υπαλλήλους των παραγγελιών και των παραγγελιών ακριβώς και έγκαιρα και διατηρεί αρχείο αρχείου καταχώρισης. Η περιγραφή του γραμματέα, μεταξύ άλλων, τον υποχρεώνει να παρέχει στον επικεφαλής του χώρου εργασίας εξοπλισμό γραφείου και γραφική ύλη.
Εκτυπώνει υλικά γραφείου, διατηρεί μια τράπεζα δεδομένων με τρέχουσες πληροφορίες. Διαχειρίζεται την υποδοχή επισκεπτών, βοηθά στην επιχειρησιακή εξέταση αιτημάτων και άλλων θεμάτων. Εκτελεί περιπτώσεις, υποβάλλει στο αρχείο, ελέγχει την ασφάλειά τους.
Ο τρόπος λειτουργίας του καθορίζεται σύμφωνα με τους κανόνες του εργασιακού ωραρίου του οργανισμού. Η περιγραφή της θέσης του γραμματέα του επικεφαλής τον κατηγορεί με επίσημα καθήκοντα και επαγγελματικά ταξίδια σε περίπτωση βιομηχανικής ανάγκης.
Συζήτηση για τα δικαιώματα και τις ευθύνες
Τα δικαιώματα του γραμματέα στην οργάνωση συνεπάγονται τη δυνατότητα να ζητούν από τη διοίκηση συνήθεις συνθήκες εργασίας, βοήθεια κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του, υποστήριξη πληροφοριών - μπορεί να ζητήσει οποιαδήποτε έγγραφα χρειάζεται στην εργασία του.
Έχει το δικαίωμα να βελτιώνει τα προσόντα του, να γνωρίζει τις επικείμενες διοικητικές αποφάσεις σχετικά με τις δραστηριότητές του, να υποβάλλει προτάσεις και να υποβάλλει ερωτήσεις.
Ο γραμματέας έχει το δικαίωμα να υπογράφει έγγραφα αναφοράς και πληροφοριών εντός των αρμοδιοτήτων του.
Όπως κάθε υπάλληλος, είναι υπεύθυνος για τη δική του μη εκπλήρωση των εργασιακών καθηκόντων σύμφωνα με τον Κώδικα Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας, για αδικήματα που διαπράχθηκαν κατά τη διάρκεια της δραστηριότητας, για την πρόκληση υλικής ζημίας.
Εάν τα δικαιώματα και η ευθύνη που έχουν ληφθεί για τη θέση αυτή σε διαφορετικά ιδρύματα είναι αρκετά όμοια, τότε η λειτουργικότητα των γραμματέων, όπως ήδη αναφέρθηκε, μπορεί να διαφέρει σημαντικά. Εξετάστε αυτές τις διαφορές ως παράδειγμα των ευθυνών άλλων εκπροσώπων της θέσης.
Περιγραφή εργασίας του γραμματέα της μονάδας κατάρτισης
Αυτός ο ειδικός θεωρείται τεχνικός εργολάβος. Για να διοριστεί στη θέση αυτή, χρειάζεται υψηλότερη επαγγελματική ή δευτεροβάθμια εξειδικευμένη εκπαίδευση. Τι ακριβώς πρέπει να κάνει ο γραμματέας του τμήματος εκπαίδευσης;
Όπως κάθε γραμματέας, είναι υποχρεωμένος να διεξάγει επακριβώς γραφειοκρατία, να είναι εξοικειωμένος με την ηγεσία όλων των τμημάτων του ιδρύματος, να μπορεί να χρησιμοποιεί συσκευές καταγραφής φωνής, συσκευές λήψης και επικοινωνίας, κασετόφωνα. Συμμορφωθείτε με τα πρότυπα του συστήματος επιχειρησιακής τεκμηρίωσης και των εργασιακών κανονισμών, καθώς και με την προστασία και ασφάλεια της εργασίας.
Αρμοδιότητες Γραμματέα εκπαιδευτικό μέρος
Η περιγραφή της θέσης του γραμματέα σε ένα εκπαιδευτικό ίδρυμα έχει τα δικά του χαρακτηριστικά. Διατηρεί πρακτικά συνεδριάσεων της επιτροπής επιλογής, συντάσσει τα προσωπικά αρχεία μαθητών (φοιτητών). Εκδίδει και εισάγει τις απαραίτητες πληροφορίες στα δελτία ταυτότητας των φοιτητών και στα ακαδημαϊκά αρχεία, συμπληρώνει βιβλία για την έκδοση διπλωμάτων και διπλότυπων, πιστοποιητικά, μητρώα σπουδαστών με αλφαβητική σειρά.
Λαμβάνει υπόψη τις ώρες διδασκαλίας και παρακολούθησης φοιτητών, προετοιμάζει περιοδικά κατάρτισης, εντολές για την κίνηση του τμήματος. Λαμβάνει τεκμηρίωση λογιστικής και αναφοράς σε εφαρμογές, επεξεργάζεται τα προσωπικά αρχεία σπουδαστών και υποβάλλει στο αρχείο.
Οι δραστηριότητές του πραγματοποιούνται σε στενή επαφή με τους επικεφαλής των τμημάτων, τους καθηγητές και τα λογιστικά τμήματα ενός εκπαιδευτικού ιδρύματος.
Και τι κάνει ο γραμματέας του σχολείου;
Η περιγραφή του γραμματέα του σχολείου δηλώνει ότι ο υπάλληλος αυτός γίνεται δεκτός και απολύεται απευθείας από τον διευθυντή, η εκπαίδευση πρέπει να έχει δευτεροβάθμια επαγγελματική εκπαίδευση ή γενική εκπαίδευση με ειδική εκπαίδευση για το απαιτούμενο πρόγραμμα.
Στη δουλειά του καθοδηγείται από κανονιστικά έγγραφα σχετικά με τη γραφειοκρατία, την εργατική νομοθεσία, οδηγίες για τη διατήρηση των βιβλίων εργασίας, τα πρότυπα προστασίας της εργασίας, τον χάρτη του σχολείου και τη δική του οδηγία.
Μιλάει ικανός γραπτός λόγος, ξέρει πώς να εργάζεται στον εξοπλισμό γραφείου.
Οι κύριες κατευθύνσεις της εργασίας
Η περιγραφή των καθηκόντων του γραμματέα του σχολείου τους απαριθμεί αρκετά λεπτομερώς. Εξυπηρετεί τις δραστηριότητες του διευθυντή του σχολείου και των βουλευτών, διεξάγει γραφειοκρατία, συλλέγει πληροφορίες για τους δασκάλους και τους μαθητές. Οργανώνει τηλεφωνικές κλήσεις για τον διευθυντή, λαμβάνει και εκπέμπει φαξ, τηλεφωνικά μηνύματα, καταγράφει μηνύματα απουσία του σκηνοθέτη.
Ο γραμματέας διοργανώνει συνεδριάσεις του σχολικού συμβουλίου, γενικές συνεδριάσεις προσωπικού, κηδεμονία και παιδαγωγικά συμβούλια που διεξάγονται από τον διευθυντή των συνεδριάσεων. Για να γίνει αυτό, συλλέγει και προετοιμάζει τα απαραίτητα υλικά, ειδοποιεί τους προσκεκλημένους για το γεγονός, καταγράφει τους συμμετέχοντες. Καταρτίζει τελικά πρωτόκολλα.
Πρόσθετες εργασίες
Όπως κάθε γραμματέας, παρέχει στον διευθυντή αναλώσιμα γραφείου και εξοπλισμό γραφείου, δημιουργεί τις προϋποθέσεις για αποτελεσματικό έργο του αφεντικού. Μεταδίδει και λαμβάνει πληροφορίες, εκτυπώνει έγγραφα και υλικά.
Καταρτίζει περιπτώσεις σύμφωνα με την εγκεκριμένη ονοματολογία, υποβάλλει εγκαίρως στο αρχείο. Αποδέχεται αλληλογραφία, συστηματοποιεί με τον τρόπο που υιοθετείται στο σχολείο, μεταφέρει από τον διευθυντή στους διορισμένους εκτελεστές, παρακολουθεί την εφαρμογή, αποστέλλει την αλληλογραφία.
Αποδέχεται εφαρμογές και έγγραφα των εργαζομένων, των σπουδαστών, των γονέων. Οργανώνει τη λήψη, τη βέλτιστη ακολουθία αιτημάτων και προτάσεων.
Η περιγραφή των καθηκόντων του γραμματέα στο σχολείο, κατά κανόνα, προϋποθέτει ένα ακανόνιστο χρονοδιάγραμμα εργασίας, που συνδέεται με το πρόγραμμα εργασίας, αλλά ξεκινάει από μία εβδομάδα εργασίας 40 ωρών. Στη διαδικασία αλληλεπιδρά με το διοικητικό, διδακτικό και υπηρεσιακό προσωπικό.
Περιγραφή εργασίας του δικαστικού γραμματέα
Έχει επίσης τα δικά του χαρακτηριστικά. Ο δικαστικός υπάλληλος στο έργο του προχωρά από το έργο της εξασφάλισης της ομαλής λειτουργίας της δικαστικής αρχής. Έχει να εκτελέσει ένα μεγάλο μέρος της απαραίτητης εργασίας ρουτίνας σχετικά με την υποδοχή των πολιτών, την προετοιμασία επιστολών, αιτημάτων, αποσπασμάτων και κλήσεων, καλώντας μάρτυρες και συμμετέχοντες στη διαδικασία.
Συγκεντρώνει και θέτει σε αναθεώρηση καταλόγους υποθέσεων που θα εξεταστούν κατά τη συνάντηση, ελέγχει την κοινοποίηση της ειδοποίησης, δίνει αντίγραφα των συμπερασμάτων, ελέγχει τη συμμετοχή των προσκεκλημένων στη συνεδρίαση, σημειώνει την ώρα της παρουσίας τους στο δικαστήριο στις κλήσεις.
Επιπλέον, ο γραμματέας συντάσσει έγγραφα για τα καλούμενα θύματα και τους μάρτυρες να πληρώσουν για το ταξίδι, κατόπιν αιτήματος των συμμετεχόντων φέρνει το περιεχόμενο του δικαστικού μητρώου, συντάσσει υποθέσεις στο τέλος της επανεξέτασης (διοικητική, ποινική και αστική), τηρεί βιβλίο ρεκόρ.
Δύσκολο επάγγελμα
Έχει επίσης καθήκον να ετοιμάσει αντίγραφα των δικαστικών εγγράφων, να εκτελέσει και να μεταβιβάσει εκτελεστόγραφο, άλλα στοιχεία σε σχέση με την εκτέλεση της ποινής, καθώς και σε ξεχωριστή δικαστική εντολή.
Η περιγραφή των καθηκόντων του γραμματέα του δικαστηρίου απαιτεί επαρκές επίπεδο προεπιλογής για την εκτέλεση καθηκόντων. Πρέπει να συμμορφώνεται με ορισμένες απαγορεύσεις και περιορισμούς που αφορούν ειδικά τη δημόσια διοίκηση, τους κανόνες της επίσημης συμπεριφοράς των εργαζομένων.
Ποιες γνώσεις και δεξιότητες απαιτούνται από τον δικαστικό υπάλληλο;
Πρώτα απ 'όλα, νόμιμο. Η επίσημη περιγραφή εργασίας για τον δικαστικό υπάλληλο διατυπώνει την απαίτηση να γνωρίζει πολλούς νόμους, από το Σύνταγμα και τον Εργατικό Κώδικα μέχρι τις γραπτές οδηγίες που έχουν εγκριθεί στη συστατική του οντότητα της Ρωσικής Ομοσπονδίας.
Οι περισσότερες από αυτές αφορούν δικαστικές διαδικασίες και δραστηριότητες των αρχών.Εκτός από αυτά, πρέπει να γνωρίζετε τα βασικά στοιχεία της αλληλεπίδρασης με τις δομές διαχείρισης και τους διάφορους οργανισμούς, τη γραφειοκρατία, τα γραμματικά πρότυπα της ρωσικής γλώσσας, τις λεπτές αποχρώσεις του επιχειρησιακού στυλ στη γραπτή και προφορική γλώσσα, τους κανόνες διόρθωσης και μοντάζ.
Αυτό περιλαμβάνει επίσης το βασικό επίπεδο των απαιτήσεων προσόντων στον τομέα της τεχνολογίας των πληροφοριών, τη γνώση των ροών εργασίας και θέματα ασφάλειας των πληροφοριών.
Και πολύ, πολύ περισσότερα ...
Ο γραμματέας χρειάζεται δεξιότητες για να προγραμματίζει μια εργάσιμη ημέρα, να αναλύει και να συστηματοποιεί τις εισερχόμενες πληροφορίες, να προετοιμάζει αναλυτικά υλικά και να διεξάγει εποικοδομητικό διάλογο.
Στη δραστηριότητά του, πρέπει να μπορεί να εργάζεται με περιφερειακές συσκευές υπολογιστή και το Διαδίκτυο, να χρησιμοποιεί e-mail, υπολογιστικά φύλλα και συντάκτες κειμένων, να προετοιμάζει παρουσιάσεις κλπ.
Όπως μπορούμε να δούμε, η περιγραφή των καθηκόντων του γραμματέα-δακτυλογράφου τις τελευταίες δεκαετίες έχει υποστεί ριζικές αλλαγές και σήμερα περιλαμβάνει πολλές νέες τεχνικές και πληροφοριακές απαιτήσεις. Ο σύγχρονος γραμματέας πρέπει να είναι όχι μόνο ένας προσεκτικός και εκτελεστικός υπάλληλος, αλλά και να συμβαδίζει με την ηλικία, χρησιμοποιώντας τις τελευταίες εξελίξεις στον επαγγελματικό του τομέα.
