Ο διευθυντής γραφείου είναι ένα από τα πιο απαραίτητα στελέχη στο έργο οποιασδήποτε σύγχρονης επιχείρησης. Ένα ευρύ φάσμα αρμοδιοτήτων περιλαμβάνει τις λειτουργίες ενός οργανωτικού και εποπτικού ειδικού. Συνδυάζει ταυτόχρονα μέχρι τρεις πληρεξούσιους: γραμματέα, διευθυντή, διαχειριστή. Τα καθήκοντα ενός διευθυντή γραφείου συνεπάγονται κυρίως μεγάλη ευθύνη και μεγάλη επιμέλεια.
Απαιτήσεις ειδικών
Οι οδηγίες για τον υπεύθυνο γραφείου εργασίας περιλαμβάνουν τις απαραίτητες προϋποθέσεις για την πρόσληψη και την εφαρμογή του στο μέλλον. Το πρώτο πράγμα που πρέπει να έχει ένας υποψήφιος για αυτή τη θέση είναι η κατάλληλη εκπαίδευση και επαγγελματικές δεξιότητες. Ο υπάλληλος πρέπει να έχει δίπλωμα ολοκλήρωσης δευτεροβάθμιας εξειδικευμένης, ελλιπούς ανώτερης ή ανώτερης εκπαίδευσης.
Οι δεξιότητες πρέπει να έχουν γνώση της δομής του γραφείου και των χαρακτηριστικών του έργου του. Η χωροθέτηση του δωματίου είναι ένας σημαντικός παράγοντας στη λειτουργικότητα. Εάν ο διευθυντής γραφείου είναι εξοικειωμένος με τις αρχές της οργάνωσης των δραστηριοτήτων, θα είναι εύκολο για τον ίδιο να ελέγχει μεμονωμένες θέσεις εργασίας. Το προσωπικό θα πρέπει να κατανέμεται ανάλογα με τα καθήκοντα, ώστε να μην διαταράσσονται άλλες εργασίες. Ο διευθυντής γραφείου πρέπει να γνωρίζει το εύρος της εργασίας και τον βαθμό ευθύνης του κάθε ειδικού.
Αρμοδιότητες του διαχειριστή του γραφείου
Ο διαχειριστής είναι υποχρεωμένος να οργανώσει άριστα άνετη παραγωγή στο κτίριο γραφείων. Εκτός από την τοποθέτηση ζωνών, ο διαχειριστής πρέπει να διαχειρίζεται τους υπαλλήλους έτσι ώστε όλες οι λειτουργίες κάθε πλαισίου να εκτελούνται σταθερά. Τα βασικά στοιχεία του γραφείου καθορίζονται από τον διαχειριστή στα στοιχεία:
- Επιλογή και τοποθέτηση ειδικών.
- Στρατηγικές σχεδιασμού και τακτικές στην εργασία.
- Δημιουργία της οργανωτικής δομής του γραφείου.
Για μια σταθερή κατάσταση εργασίας στο γραφείο, είναι απαραίτητο να διασφαλιστεί ότι κάθε βολή επιτυγχάνει τις δραστηριότητές του. Τα θετικά αποτελέσματα της εργασίας πραγματοποιούνται με μεθόδους υποκίνησης και διαχείρισης της στρατηγικής της. Η ανάπτυξη και η εφαρμογή καινοτόμων προσεγγίσεων για τη βελτίωση της ποιότητας και την αύξηση της παραγωγικότητας είναι καθήκοντα διευθυντή γραφείου.
Η επιχειρηματική επικοινωνία στην ομάδα εργασίας βασίζεται στην ηθική και την επαγγελματική ηθική. Ένας διευθυντής γραφείου είναι ένα παράδειγμα ευγενικού τόνου και σεβασμού των εργαζομένων.
Εσωτερικός έλεγχος
Όλες οι αποφάσεις που λαμβάνονται πρέπει να ελέγχονται από τον διαχειριστή. Ο έλεγχος διεξάγεται στους ακόλουθους επαγγελματικούς τομείς:
- Εισαγωγή και διατήρηση του εσωτερικού χρονοδιαγράμματος εργασίας.
- Συμμόρφωση με συγκεκριμένα πρότυπα επικοινωνίας της εταιρείας.
- Έλεγχος της κουλτούρας της ομιλίας κατά την επικοινωνία με πελάτες και επιχειρηματικούς εταίρους.
- Ο κώδικας ένδυσης είναι ένα σημαντικό σημείο στην εργασία της εταιρείας. Οι εργαζόμενοι πρέπει να φορούν τις κατάλληλες στολές σύμφωνα με τα πρότυπα. επιχειρηματικό περιβάλλον και το καταστατικό της εταιρείας.
Ο διευθυντής γραφείου, του οποίου οι ευθύνες εργασίας περιλαμβάνουν τη διαχείριση του προσωπικού και τον έλεγχο δραστηριότητας, θα πρέπει να αναπτύξει τη δική του μεθοδολογία και δομή οργάνωσης για την αξιολόγηση της ποιότητας της εργασίας. Κάθε εργαζόμενος υπόκειται σε πειθαρχική ευθύνη σε περίπτωση παραβίασης του χρονοδιαγράμματος εργασίας και δεοντολογίας εργασίας. Ο ίδιος ο διαχειριστής φέρει τέτοια ευθύνη. Το σύστημα μέτρων για την πρόληψη παραβιάσεων, οι μέθοδοι επίλυσης των συγκρούσεων με τους διευθυντές και τους λοιπούς υπαλλήλους και οι μέθοδοι ηθικών κινήτρων αναπτύσσονται από τον διαχειριστή.
Υποχρεώσεις του διαχειριστή
Οι λειτουργίες του διαχειριστή μπορούν επίσης να εκτελεστούν από τον υπεύθυνο γραφείου. Σε αυτή την περίπτωση, πρέπει να παρέχει το προσωπικό και τις εγκαταστάσεις με τα απαραίτητα εφόδια. Κάθε υπάλληλος πρέπει να έχει ένα σήμα και επαγγελματικές κάρτες έτσι ώστε η προσωπικότητά του, το όνομα, η θέση του, τα στοιχεία επικοινωνίας του να μπορούν πάντα να εντοπιστούν και να χειριστούν σωστά. Το πρόσωπο του ειδικού είναι το πρόσωπο του γραφείου και της εταιρείας.
Τα αναλώσιμα γραφείου παρέχονται τακτικά και αποτελούν ευθύνη του διευθυντή γραφείου. Καταρτίζονται οικονομικά σχέδια για την παροχή αγαθών, λαμβάνοντας υπόψη την ποσότητα προϊόντων που παραδίδονται στην εταιρεία, το κόστος των αγορών χύδην και τα συστήματα εκπτώσεων. Οι συνεχείς παραδόσεις υλικού γραφείου, συμπεριλαμβανομένου του χαρτιού και των αναλώσιμων προϊόντων για εξοπλισμό, πραγματοποιούνται με την ολοκλήρωση συναλλαγών με προμηθευτές και εταιρείες παροχής υπηρεσιών με την άμεση συμμετοχή του διευθυντή γραφείου. Η παραλαβή των αγαθών ελέγχεται από πληρωμές και λογιστικά βιβλία. Το θέμα της χαρτοπωλείου και των προμηθειών του προσωπικού γίνεται με τον διορισμό υπεύθυνων προσώπων και τη διαθεσιμότητα συστημάτων και διαδικασιών για τη διανομή οικονομικών αξιών.
Όλος ο εξοπλισμός ελέγχεται από τον υπεύθυνο προμήθειας, στην περίπτωση αυτή τον υπεύθυνο γραφείου. Οι ευθύνες περιλαμβάνουν την παρακολούθηση της κατάστασης του τεχνικού εξοπλισμού, των επικοινωνιών. Σε περίπτωση βλάβης των συσκευών και των μηχανών, καλείται μια εταιρεία παροχής υπηρεσιών ή τεχνικός επισκευής και ελέγχονται τα αποτελέσματα της εργασίας του. Ένας τέτοιος έλεγχος συμβαίνει επίσης όταν παραδίδεται νέος εξοπλισμός στο γραφείο.
Ο κατάλογος του εξοπλισμού και των προμηθειών πραγματοποιείται από τον υπεύθυνο του γραφείου, περιορίζοντας την διαθεσιμότητα και την τεχνική κατάσταση της οικονομικής ιδιοκτησίας με τα λογιστικά δεδομένα.
Υπό την ευθύνη του, ο διαχειριστής της οικονομικής υποστήριξης διαχειρίζεται τα κονδύλια που διατίθενται στο γραφείο για την αγορά αγαθών που είναι απαραίτητα για την εταιρεία και για τις τεχνικές ανάγκες των χώρων. Ο διαχειριστής της προσφοράς οργανώνει την υλική και τεχνική προμήθεια συμβουλευτικών γεγονότων, διασκέψεων, διαπραγματεύσεων.
Γραμματέα και τα καθήκοντά του
Όλες οι παραπάνω βασικές διαδικασίες στο έργο του διαχειριστή και οι αποφάσεις του πρέπει να καθοριστούν επισήμως και επομένως η ευθύνη του διευθυντή γραφείου, γραμματέας σε ένα άτομο περιλαμβάνει υποστήριξη τεκμηρίωσης για οργανωτικές δραστηριότητες. Κάθε έγγραφο, ανάλογα με το σκοπό, έχει τη δική του μορφή και τη δομή της σύνταξης. Μόνο τότε η απόφαση ή το σχέδιο που έχουν ληφθεί έχουν νομική βάση και απαιτούν αυστηρή εφαρμογή όλων των σημείων. Έτσι δημιουργείται μια σαφής και συνεπής δραστηριότητα της εταιρείας.
Συνεργασία και ενσωμάτωση
Ο γραμματέας-διαχειριστής οργανώνει μια συνάντηση και υποδοχή των επισκεπτών. Οι αντιπροσωπείες και οι επιτροπές, οι εταίροι, οι πελάτες είναι σημαντικοί επισκέπτες της εταιρείας. Οι δραστηριότητες της εταιρείας και η ανάπτυξή της εξαρτώνται άμεσα από αυτές. Η επικοινωνία πραγματοποιείται σε επιχειρηματικό επίπεδο χρησιμοποιώντας μια τυπικά φιλική δεοντολογία, χωρίς να μετακινείται στις προσωπικές σχέσεις και στην αλληλεπίδραση - μόνο στην εργασία. Ο διευθυντής γραφείου πρέπει να συμβολίζει τον πολιτισμό και το σεβασμό όχι μόνο ως κορυφαίος εκπρόσωπος, αλλά και για την εταιρεία ως σύνολο. Η παραλαβή και διαβίβαση των πληροφοριών επαφής πραγματοποιείται απευθείας από τον γραμματέα. Για συνεργασία και επίλυση σημαντικών ζητημάτων αλληλεπίδρασης, πραγματοποιείται η ανταλλαγή επαγγελματικών καρτών, η ανάλυσή τους και η αποθήκευση τους στο τμήμα. Η διατήρηση της επιχειρηματικής αλληλογραφίας με συνεργάτες και υποκαταστήματα είναι ευθύνη του διευθυντή γραφείου. Κάνει ηλεκτρονικό και courier να στέλνει το απαραίτητο υλικό, να λαμβάνει και να αναλύει πληροφορίες, διατηρώντας επαγγελματική αλληλογραφία.
Διευθυντής στη δομή διαχείρισης
Ο διευθυντής, στις περισσότερες περιπτώσεις, υπάγεται άμεσα στον γενικό διευθυντή της εταιρείας και τα ανώτερα στελέχη. Η ευθύνη και τα δικαιώματα καθορίζονται από τις αρχές, οι οποίες παρακολουθούν τη συμμόρφωσή τους.Τα καθήκοντα του διευθυντή γραφείου για το βιογραφικό σημείωμα περιλαμβάνουν μια έκθεση σχετικά με την διεξαγόμενη εσωτερική οργάνωση γραφείων, την επίτευξη αποτελεσμάτων παραγωγικότητας και τις δυσκολίες που συναντώνται κατά την εργασία και την παροχή δραστηριοτήτων. Υποβάλλουν προτάσεις για τη βελτίωση των συνθηκών, οικονομικών και οικονομικών ζητημάτων σχετικά με την αγορά εξοπλισμού και υλικών, αιτήσεις για μετεγκατάσταση, προώθηση και απόλυση εργαζομένων. Οι πειθαρχικές ποινές και τα κίνητρα για διακεκριμένους ειδικούς εγκρίνονται για εξέταση.
Ειδική εκπαίδευση
Η πρόσληψη ενός νέου διευθυντή συνοδεύεται από τη σύνταξη και την υιοθέτηση ενός συνόλου καθηκόντων, δικαιωμάτων και ευθυνών. Η εντολή του διευθυντή γραφείου περιλαμβάνει έναν πλήρη κατάλογο όλων των παραπάνω κανόνων και κανόνων για την εργασία και την οργάνωση, περιλαμβάνει επίσης πρόσωπα ή θέσεις που αναφέρονται στον διαχειριστή.
Σκάλα καριέρας
Η σταδιοδρομία του διευθυντή βασίζεται στην εσωτερική ανάπτυξη και την επαγγελματική ανάπτυξη, η οποία είναι η βελτίωση των δεξιοτήτων. Η αλλαγή επιρροής συμβαίνει μαζί με μια αύξηση ή μείωση της εξουσίας στα μάτια των υφισταμένων και των άλλων υπαλλήλων. Η κάθετη θετική κινητικότητα της θέσης καθορίζεται από επιτυχίες στην επίτευξη των στόχων που έχει θέσει η εταιρεία, πρωτοβουλίες και κοινωνικές ιδιότητες, καινοτόμες ικανότητες και αποτελεσματικές μεθόδους εργασίας.
Ο διευθυντής γραφείου είναι ένα από τα πιο περιζήτητα επαγγέλματα. Ένας αποτελεσματικός ειδικός πρέπει να δώσει ιδιαίτερη προσοχή στους ανθρώπινους πόρους, αυτή η απαίτηση είναι ευθύνη του διευθυντή γραφείου για το βιογραφικό σημείωμα. Η σωστή αντιστοιχία με την εσωτερική ηγετικές ικανότητες και ένα εξειδικευμένο προσωπικό θα επηρεάσει θετικά τη δυναμική της ανάπτυξης της εταιρείας.
