Προσωπικός βοηθός στο κεφάλι: καθήκοντα και απαιτήσεις

Ο κύριος πόρος κάθε οργάνωσης είναι οι υπάλληλοί του. Συμβάλλουν στην ανάπτυξη και την ευημερία της παραγωγής. Οι αρμόδιοι αρχηγοί εκτιμούν τους υπαλλήλους τους. Μεταξύ άλλων σημαντικών θέσεων, ο βοηθός διευθυντής είναι ιδιαίτερα αξιοσημείωτος. Υποχρεώσεις και η σημασία των οποίων είναι δύσκολο να υπερεκτιμηθεί. Αυτό είναι το δεξί χέρι και κύριος σύμβουλος, διοργανωτής εκδηλώσεων και συντονιστής συναντήσεων. Χωρίς καλό βοηθό, θα είναι πολύ δύσκολο για έναν ανώτερο διευθυντή να διαχειρίζεται μια επιχείρηση.

Χαρακτηριστικά και ιδιαιτερότητες του βοηθού

Δεν υπάρχει τέτοια θέση που θα ήταν τόσο αντιφατική και διφορούμενη όσον αφορά τις απαιτήσεις ως βοηθός διευθυντή. Οι ευθύνες των υπαλλήλων που ασχολούνται με αυτό το είδος δραστηριότητας περιλαμβάνουν αρκετά σημεία. Επιπλέον, οι προσωπικοί βοηθοί συγχέονται συχνά με γραμματείς ή διευθυντές γραφείων. Αν και είναι παρόμοιες, είναι διαφορετικοί τύποι δραστηριοτήτων.

Λειτουργικά καθήκοντα του βοηθού διευθυντή:

• Εξασφάλιση της εργάσιμης ημέρας του αφεντικού - χρονοδιάγραμμα, συνεδριάσεις, υπογραφή εγγράφων και επαγγελματικών ταξιδιών.
• παρέχοντας ένα άνετο χώρο εργασίας για έναν κορυφαίο διευθυντή - φροντίζοντας το μικροκλίμα, την καθαριότητα και την άνεση του δωματίου.
• εργασία με έγγραφα του κεφαλιού, ιδίως με εισερχόμενες επιστολές και κλήσεις.
• εξασφαλίζοντας την ψυχολογική άνεση των ανωτέρων.
• αρχικές διαπραγματεύσεις ·
• μετάφραση;
• την παροχή γραμματείας ηγεσίας κ.λπ.

Ο κατάλογος αυτός είναι πολύ ευρύτερος από τα καθήκοντα γραμματείας και διοίκησης. Ωστόσο, οι ιδιαιτερότητες που αντιμετωπίζει ο υπάλληλος στη θέση του "προσωπικού βοηθού στο κεφάλι", οι ευθύνες και οι αποχρώσεις της δραστηριότητας θα είναι διαφορετικές για διαφορετικούς εργοδότες.

Συμβαίνει ότι πρόκειται κυρίως για εργασίες γραμματείας. Ή ο βοηθός ασχολείται αποκλειστικά με την εξασφάλιση της άνεσης και της τάξης του αφεντικού. Μερικοί βοηθοί είναι πλήρεις βουλευτές και έχουν υποτακτικούς υπαλλήλους τους.

Οι επαγγελματικές έρευνες του εργοδότη για τον υποψήφιο για θέση "βοηθού διευθυντή", τα καθήκοντα και τις απαιτήσεις για την εκπαίδευση

Οι απαιτήσεις για τη βασική εκπαίδευση και την εργασιακή εμπειρία ποικίλλουν ανάλογα με τις αντιλήψεις της διοίκησης. Πιο συχνά, αυτή η κενή θέση θεωρείται ως μια καριέρα εκκίνησης. Ωστόσο, ένας σοβαρός ανώτερος διευθυντής θα ψάξει τον εαυτό του ως βοηθός σε ένα άτομο με μια συγκεκριμένη επαγγελματική και εμπειρία ζωής.

Η ελάχιστη απαίτηση είναι η δευτεροβάθμια εκπαίδευση που σχετίζεται με τη διοίκηση ή τη νομολογία. Επιπλέον, οι εργοδότες αναμένουν από τους αιτούντες τις ακόλουθες επαγγελματικές ιδιότητες:

• ικανότητα εργασίας σε όλα τα προγράμματα γραφείων.
• Εκτύπωση υψηλής ταχύτητας.
• αλφαβητισμό ·
• Γνώση τουλάχιστον μιας ξένης γλώσσας, συνηθέστερα αγγλικά.
• η γνώση των βασικών στοιχείων του προγραμματισμού και τα μη τυποποιημένα προγράμματα ηλεκτρονικών υπολογιστών.
• ικανότητα να εκτελεί γραφειοκρατία και αλληλογραφία σύμφωνα με τις κανονιστικές απαιτήσεις ·
• γνώση των βασικών αρχών της ισχύουσας νομοθεσίας ·
• ικανή, παραδοθείσα ομιλία.

Αυτές είναι οι ελάχιστες απαιτήσεις για τον αιτούντα για τη θέση του "προσωπικού βοηθού στο κεφάλι". Οι αρμοδιότητες μπορούν επίσης να συμπληρωθούν, ανάλογα με το πεδίο εφαρμογής του οργανισμού. Σε ορισμένες επιχειρήσεις, προϋπόθεση για την εισαγωγή σε αυτή την εργασία είναι η προφίλ ή η σχετική εκπαίδευση. Επιπλέον, τα πρόσθετα μαθήματα επαγγελματικής εκπαίδευσης ή συνεχούς εκπαίδευσης θεωρούνται ένα μεγάλο πλεονέκτημα.

Βοηθητικά Προσωπικά Χαρακτηριστικά

Εκτός από τον επαγγελματία, οι προσωπικές απαιτήσεις παρουσιάζονται στους βοηθούς διευθυντές.Οι ιδιαιτερότητες της θέσης του "βοηθού διευθυντή", τα καθήκοντα και τα χαρακτηριστικά της εργασίας απαιτούν μια αποθήκη ειδικού χαρακτήρα.

Πρώτα απ 'όλα, είναι:

• την αντίσταση στο στρες - τελικά, ένας βοηθός πρέπει συχνά να πάρει πρώτα το θυμό των αφεντικών του και να ακούσει τη δυσαρέσκεια των υφισταμένων του.
• multitasking - η ικανότητα εκτέλεσης πολλών εργασιών ταυτόχρονα είναι η πιο πολύτιμη ποιότητα ενός καλού βοηθού.
• θετική σκέψη - χωρίς αυτό το χαρακτηριστικό γνώρισμα, ο βοηθός διευθυντής δεν θα αντιμετωπίσει πρόσθετες ευθύνες, επειδή οι δραστηριότητές του συχνά υπερβαίνουν το πεδίο της τυποποιημένης επιχειρηματικής συνεργασίας.
• υψηλή ικανότητα εκμάθησης - η επιθυμία να μάθετε νέα πράγματα και να έχετε μια καλή κατανόηση της ροής εργασίας πρέπει να υπάρχει σε κάθε καλό βοηθό.

Αυτά είναι μόνο τα βασικά, βασικά χαρακτηριστικά γνωρίσματα που χρειάζονται για κάθε βοηθό διευθυντή για μια επιτυχημένη επαγγελματική σταδιοδρομία. Αλλά η πιο σημαντική προσωπική απαίτηση - η ιδιοσυγκρασία και η συμπεριφορά του αφεντικού και του βοηθού δεν πρέπει να διαψεύδουν, αλλά ιδανικά να αλληλοσυμπληρώνονται.

Γενικές Υποχρεώσεις

Ο βοηθός συνεργάζεται άμεσα με τη διοίκηση του οργανισμού, εκτελώντας τόσο προσωπικά καθήκοντα όσο και επαγγελματικά καθήκοντα. Συνήθως περιλαμβάνουν:

• την εκτέλεση εργασιών γραφείου του κεφαλιού και σε ορισμένες περιπτώσεις ολόκληρης της οργάνωσης. Σε μεμονωμένες επιχειρήσεις, οι βοηθοί διαχειρίζονται τη γραμματεία του οργανισμού.
• συντονισμό διαχείρισης. Προγραμματίστε επαγγελματικές συναντήσεις, υπενθυμίζετε στους ανωτέρους για γεγονότα και δραστηριότητες διαφόρων ειδών.
• διεξαγωγή αλληλογραφίας εκ μέρους του οργανισμού ·
• λήψη και ανακατανομή εισερχόμενων τηλεφωνικών κλήσεων.
• παρέχοντας στο κεφάλι όλες τις απαραίτητες πληροφορίες κατόπιν αιτήματος.

Πρόσθετες ευθύνες του βοηθού του επικεφαλής του οργανισμού

Ένας προσωπικός βοηθός του επικεφαλής με πρόσθετες ευθύνες και λειτουργίες είναι η πιο κοινή κενή θέση για αυτό το πεδίο δραστηριότητας. Τις περισσότερες φορές, η διοίκηση αναζητά έναν αρκετά διαφορετικό υπάλληλο, ικανό να επεκτείνει τις ευθύνες του.

Οι πιο κοινές πρόσθετες ευθύνες είναι:

• μετάφραση από μια ξένη γλώσσα, μεταξύ άλλων κατά τη διάρκεια των διαπραγματεύσεων. Όχι πάντα η διοίκηση μπορεί να εμπιστευτεί πλήρως τους εξωτερικούς εργαζόμενους και η γνώση τουλάχιστον των αγγλικών θα είναι πολύ χρήσιμη εδώ.
• την οργάνωση εκδρομών του κεφαλιού και συνοδεία σε ταξίδια. Μια τέτοια δραστηριότητα προϋποθέτει ότι ο βοηθός θα φροντίσει για όλες τις εγχώριες στιγμές: μετακίνηση, παραγγελία ταξί και ξενοδοχείου, τροφοδοσία και χαρτιά.
• συνοδεία ανωτέρων σε συμβάντα πρωτοκόλλου.
• οικιακές υπηρεσίες.

Αυτή η λίστα απέχει πολύ από την ολοκλήρωσή της. Τις περισσότερες φορές είναι αρκετά δύσκολο να απαντήσουμε χωρίς αμφιβολία στο ερώτημα ποια είναι η ευθύνη ενός βοηθού διευθυντή; Αυτή η δραστηριότητα είναι πολύ διαφορετική. Κάθε αφεντικό κάνει τα δικά του αιτήματα, το κύριο πράγμα είναι να εξασφαλίσει ότι όλα αυτά είναι εντός του νόμου.

Λειτουργία Προσωπικού Βοηθού

Ένα από τα κύρια χαρακτηριστικά αυτής της δραστηριότητας είναι η εξάρτηση των ωρών εργασίας του εργαζομένου από τη διαχείριση. Φυσικά, έχει συνταγογραφηθεί κανονικά μια εργάσιμη ημέρα οκτώ ωρών. Στην πραγματικότητα, οι βοηθοί συγκρίνουν το καθεστώς τους με τα αφεντικά.

Αυτή η «θολούρα» του χρόνου εργασίας και η ανάγκη να διατηρείται πάντοτε σε επαφή με τη διοίκηση συχνά φοβίζει τους αποφοίτους από αυτές τις κενές θέσεις εργασίας. Στην πραγματικότητα, πρέπει να εργάζεστε μόνο σε οποιοδήποτε άλλο μέρος. Είναι ακριβώς ότι ο χρόνος ανάπαυσης και εργασίας γίνεται ασταθής.

Βοηθός διαχειριστή περιγραφής εργασίας

Η δομή του "βοηθού διευθυντή" του καθήκοντος, τα καθήκοντα, οι απαιτήσεις για την εκπαίδευση και την επαγγελματική πείρα θα πρέπει να διευκρινίζονται στην περιγραφή της θέσης εργασίας. Πρόκειται για ένα έγγραφο που παρέχει διαφάνεια των απαιτήσεων διαχείρισης και εύκολο έλεγχο της εκτέλεσης των καθηκόντων των υπαλλήλων.

Η περιγραφή της εργασίας είναι κανονιστική και δεσμευτική.Αυτό το έγγραφο εξηγεί όλες τις λεπτές αποχρώσεις του έργου βοηθού διευθυντή. Αυτός είναι πρακτικά ένας οδηγός για δράση. Το έγγραφο περιλαμβάνει όχι μόνο τα καθήκοντα, αλλά και τα δικαιώματα, τις ευθύνες και τα χαρακτηριστικά της επίλυσης των εργασιακών διαφορών.

Σε σχέση με τις ιδιαιτερότητες των δραστηριοτήτων του βοηθού διευθυντή, θα πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στην προετοιμασία της δουλειάς του. Να είστε βέβαιος να συνταγογραφήσει τα χαρακτηριστικά της εργασίας, τις αποχρώσεις της οργάνωσης του χρόνου εργασίας και ανάπαυσης, αποζημίωση για την επεξεργασία.

Είναι απαραίτητο να ξεχωρίσετε την περιγραφή εργασίας του βοηθού από το ίδιο έγγραφο για τη θέση του βοηθού διευθυντής έργου. " Τα καθήκοντα των τελευταίων είναι συχνά προσωρινά, όπως και το ίδιο το έργο.

Επιπλέον, στην περιγραφή εργασίας πρέπει να αναγράφεται σαφώς το όνομα της θέσης. Οι περισσότερες φορές υποδεικνύουν "γραμματέα", "γραμματέα-αναφορέα", "διευθυντής κατεύθυνσης". Προσέξτε προσεκτικά ότι αυτή η καταχώρηση είναι συνεπής με τους ισχύοντες κανονισμούς και είναι ενημερωμένη.

Τι να αναφέρει ο εκτελεστικός βοηθός επαναλάβετε

Η θέση του προσωπικού βοηθού είναι ένα καλό ξεκίνημα για μια μεταπτυχιακή σταδιοδρομία. Έτσι, μπορείτε να πάρετε την πρώτη σας δουλειά και να αποκτήσετε ασύγκριτη επαγγελματική εμπειρία. Ωστόσο, για όσους αναζητούν εργασία με εμπειρία αυτή η κενή θέση μπορεί να φαίνεται ενδιαφέρουσα. Ειδικά αν σκοπεύετε να αλλάξετε το πεδίο δραστηριότητας.

Γνωρίζοντας τις κύριες αρμοδιότητες ενός βοηθού διευθυντή, δεν είναι δύσκολο να γράψω ένα βιογραφικό σημείωμα. Αυτό το έγγραφο υποθέτει ότι έχετε διαβάσει το θεωρητικό μέρος της ερώτησης και είστε έτοιμοι να αρχίσετε να εργάζεστε. Μελετήστε προσεκτικά τις απαιτήσεις για τον αιτούντα και αρχίστε να γράφετε το κείμενο.

Στοιχεία που πρέπει να αναγράφονται στο βιογραφικό σημείωμα για τον "Βοηθό" ή τον "Προσωπικό βοηθό στο κεφάλι":

1. Το πλήρες όνομα του επωνύμου και του πατρόνυμου, στο βιογραφικό σημείωμα για μια ξένη εταιρεία, επιτρέπονται μόνο οι δύο πρώτες.
2. Οικογενειακή κατάσταση. Αυτό είναι ένα υποχρεωτικό σημείο - η θέση του βοηθού υποθέτει συχνά παράτυπες ώρες εργασίας. Πρέπει κανείς να είναι σίγουρος ότι ένα τέτοιο πρόγραμμα δεν θα επηρεάσει αρνητικά τις οικογενειακές ευθύνες.
3. Εκπαίδευση Αναφέρεται με χρονολογική σειρά. Εάν εξακολουθείτε να σπουδάζετε, φροντίστε να ελέγξετε πόσο χρόνο θα χρειαστεί για να ολοκληρωθεί. Συχνά, οι εργοδότες λαμβάνουν ως τελικούς βοηθούς φοιτητές των τελευταίων μαθημάτων, ακολουθούμενοι από επαγγελματική εξέλιξη. Εδώ αναφέρονται επίσης η γνώση μιας ξένης γλώσσας και το επίπεδο επάρκειας σε αυτήν.
4. Εργασιακή εμπειρία. Αναφέρετε από την τελευταία. Εάν όχι, τότε καταγράψτε τα εθελοντικά σας προγράμματα, τη συμμετοχή σε κοινοτικές δραστηριότητες ή επαγγελματικές οργανώσεις, πρακτικές κατάρτισης και άλλες κατάλληλες δραστηριότητες. Εάν δεν μπορείτε να παρέχετε τίποτα, πάρτε ένα χαρακτηριστικό στο τμήμα αποφοίτησης και γράψτε ότι είστε έτοιμοι να το παρέχετε.
5. Προσωπικά χαρακτηριστικά. Δώστε στον εαυτό σας την πιο ειλικρινή εκτίμηση. Περιγράψτε τον χαρακτήρα από την άποψη της κλασσικής ψυχολογίας και βεβαιωθείτε ότι έχετε σημειώσει τα πλεονεκτήματα και τις αδυναμίες σας.
6. Πρόσθετες πληροφορίες. Εδώ πρέπει να γράψετε γιατί ο εργοδότης πρέπει να σας επιλέξει από άλλους αιτούντες. Επιπλέον, βεβαιωθείτε ότι αναφέρετε πρόσθετες δεξιότητες, όπως άδεια οδήγησης. Ακόμα και σε αυτό το σημείο θα είναι χρήσιμο να γράψουμε για τη διαθεσιμότητα πρόσθετης εκπαίδευσης, συνεχούς εκπαίδευσης, επιχειρηματικής εκπαίδευσης.
7. Επαφές Αφήστε όσο το δυνατόν περισσότερους τρόπους επικοινωνίας μαζί σας: κινητό και οικιακό τηλέφωνο, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, skype, σύνδεσμος σε μια σελίδα σε ένα κοινωνικό δίκτυο. Αναφέρετε μόνο τα τρέχοντα δεδομένα.

Ένα σωστά καταρτισμένο βιογραφικό δεν θα περάσει απαρατήρητο από τον εργοδότη.

Ευθύνες του βοηθού προϊσταμένου μονάδας

Συνήθως, οι αιτούντες εργασία αναζητούν εργασία ως προσωπικός βοηθός διευθυντής. Αλλά είναι ευκολότερο να ξεκινήσετε την προώθηση σε αυτή τη θέση καριέρας, με τη θέση του "βοηθού διευθυντή τμήμα πωλήσεων. " Τα καθήκοντα αυτού του υπαλλήλου δεν είναι τόσο ογκώδη, αλλά η εμπειρία και οι προοπτικές είναι ασύγκριτα μεγαλύτερες.

Η κύρια διαφορά μεταξύ βοηθών διευθυντών των τμημάτων στις πιο συγκεκριμένες και στενά εστιασμένες δραστηριότητές τους. Εκτελούν εργασίες που σχετίζονται με συγκεκριμένο τομέα παραγωγής ή διαχείρισης. Αυτή η εμπειρία είναι ανεκτίμητη για περαιτέρω επαγγελματική εξέλιξη.

Τα καθήκοντα του βοηθού του επικεφαλής της μονάδας είναι όμοια με αυτά του επικεφαλής της επιχείρησης. Υπάρχει όμως μια ιδιαίτερη εξειδίκευση:

• την ανάγκη να γνωρίζει καλά την ουσία της διαδικασίας παραγωγής, διαχείρισης ή διαπραγμάτευσης της μονάδας ·
• επαφή με βοηθούς από άλλα τμήματα και βοηθός του γενικού διευθυντή ·
• φυλάξτε συγκεκριμένη τεκμηρίωση της μονάδας.

Προοπτικές σταδιοδρομίας ενός προσωπικού βοηθού

Οι νέοι βλέπουν αυτήν την ανάρτηση ως αρχή σταδιοδρομίας. Ωστόσο, πρέπει να διακρίνετε τι είδους προώθηση επιθυμείτε. Οριζόντια ή κάθετη; Σε αυτήν την επιχείρηση, ή είναι αυτό ακριβώς η γραμμή εκκίνησης σε ένα μελλοντικό βιογραφικό σημείωμα; Η στρατηγική για περαιτέρω ενέργειες εξαρτάται από τις απαντήσεις στα ερωτήματα αυτά.

Η διοίκηση εκτιμά τους καλούς βοηθούς, και αυτό, δυστυχώς, είναι κακό για την ανάπτυξη της σταδιοδρομίας τους. Το αφεντικό δεν θέλει να αφήσει τον ιδανικό υπάλληλο, συμφωνεί να αυξήσει τον μισθό του και να δώσει πρόσθετα οφέλη - αυτή είναι μια επιλογή για μια οριζόντια σταδιοδρομία. Το πιο συνηθισμένο μεταξύ των προσωπικών βοηθών.

Ο ευκολότερος τρόπος είναι να ανεβαίνετε τη σταδιοδρομία σε μια συγκεκριμένη οργάνωση από τη θέση του βοηθού προϊσταμένου μονάδας. Τέτοιες θέσεις λαμβάνονται συχνά με την προοπτική να γνωρίζουμε καλύτερα τον εργαζόμενο και την κατάρτιση. Εάν θέλετε μια κάθετη σταδιοδρομία, τότε αυτό είναι ο δρόμος σας.

Η θέση του βοηθού διευθυντή δεν είναι ορατή στο εξωτερικό μάτι, αλλά είναι πολύ σημαντική για τον οργανισμό. Ένας ικανός βοηθός είναι σε θέση να βελτιώσει την αποτελεσματικότητα των αφεντικών και έτσι να προσφέρει περισσότερα κέρδη στην επιχείρηση.